Réunion de fin d’année Gestionnaires 8 novembre 2007

1. Réunion de fin d’année Gestionnaires8 novembre 2007

2. Points examinés • Opérations de fin d’année: - Calendrier - Actions à réaliser - Conseils - Check list - Historiques • Marchés : - DU = PRM jusqu’à 210 000 euros HT - Marché mission - Carte achat • Points divers - Audit - TVA rémanente - Liens utiles

3. Opérations de fin d’année

4. Calendrier de fin d’ année • Jeudi 13 décembre: • Derniers transferts xlab vers la BFC • Date de clôture XLAB • Lundi 17 décembre à 12 H • Réception à la Délégation des FACTURES PAPIERS • Vendredi 28 décembre: - Dernier retour 2007 xlab disponible

5. Opérations clôture 2007

6. Opérations clôture 2007

7. Conseils • Rappel: • Adresser au plus tôt et au fil de l’eau les factures à la Délégation • Dans l’urgence passer en priorité les factures anciennes et de gros montants • Régulariser en priorité et transmettre à la DR les quelques états de frais pour lesquels une avance a été faite et pour lesquels l’agent a utilisé sa carte affaire • Saisissez les services faits au fil de l’eau pour générer les charges à payer dans BFC (pour les contrats de dépenses, le service est fait par défaut donc ajustez vos engagements sur la réalité engagement annuel) • La CAP est automatisée depuis vos services faits

8. Check list • Pointage historique • Sauvegardes régulières de vos données • Vérification régulière de cohérence de la base • Suivi régulier des commandes non soldées • Récupération des factures fournisseurs • Vérification des factures (statuts) • Envoi régulier des factures à la délégation • Nouveaux Fournisseurs : envoyer les RIB et informations au moment de la commande • Vérifier que vos cdes de personnel sont désoldées ( les dernières factures 2007 arrivant le 28/12/07)

9. Historiques • Huit états ont été créés pour permettre le suivi de la consommation des crédits dans BFC • Ces états se substituent aux anciens historiques • - 1) un état permettant de visualiser la situation budgétaire par adresse budgétaire • - 2) un état permettant de visualiser les demandes d’achat non transformées • en commandes d’achat • - 3) un état listant les commandes d’achat (non supprimées) existantes • dans BFC • - 4) un état listant les factures et avoirs enregistrées dans BFC • - 5) un état listant les missions intégrées (et non supprimées) dans BFC • - 6) un état listant les montants liquidés pour chaque mission dans BFC • - 7) un état listant les engagements individuels de rémunération • - 8) un état listant les liquidations (payes) pour chaque engagement • individuel CNRS – Projet BFC SEMINAIRE DES FORMATEURS XLAB DU 11 ET 12 OCTOBRE 2007 - GIENS

10. PRINCIPAUX ECARTS CONSTATES SUR L’ENGAGEMENT • - Commandes XLAB soldées à 0 alors qu’il reste un service fait. • ➥ le service fait consomme toujours les crédits dans BFC • Absence du service fait sur les commandes standards alors qu’une facture a • été liquidée et réglée : • ➥ le montant facturé dans BFC inclut la TVA rémanente avec impact sur les • crédits de l’unité • Plusieurs cas : absence totale de service fait • création d’un ligne pour les frais de port sans • constatation d’un service fait • Imputation des dépenses sur un groupe de discipline différent de celui envoyé • par l’unité (cas des unités ayant des crédits TGIR et Equipements nationaux) • ➥ recensement en cours pour correction avec les unités (pour INSU Toulon) Réunion des formateurs XLAB du 13 septembre 2007 CNRS – Projet BFC

11. Reports de crédits et charges à payer • Le reports ou non des crédits est un choix de politique budgétaire qui raisonne à partir de l’engagement • Le bon de commande consomme les AE • La charge à payer est une technique comptable qui raisonne à partir du service fait • Le service fait consomme les CP

12. LA NOUVELLE ORGANISATION ET POLITIQUE D’ACHAT DU CNRS (présentation DU – octobre 2007)

13. Deux réglementations au CNRS • Pour les achats destinés à la conduite des activités de recherche des unités : (fournitures, services et travaux) • L’ordonnance du 6 juin 2005 et ses deux décrets d’application (Décrets du 30 décembre 2005 et du 25 avril 2007) • Pour les autres achats: • Le Code des marchés publics (Décret du 1er août 2006)

14. Quels changements pour les unités?

15. Fourniture et service Le directeur d’unité est Personne Responsable des Marchés pour les achats de son unité jusqu’à 210 000 € Hors Taxes Dans la limite des crédits notifiés Rappel : La P.R.M veille à 3 grands principes : • Liberté d’accès à la commande publique • Egalité de traitement des candidats • Transparence des procédures

16. Connaître son besoin (besoin annuel ou besoin ponctuel) Evaluer son montant en début d’année Essentiel pour réaliser le bon achat Se fait sur la base d’une estimation annuelle pour les besoins récurrents Se fait sur la base d’une estimation « à l’acte »pour des besoins ponctuels Les recommandations du CNRSDéfinition des besoins Évaluation des besoins

17. Besoins annuels: publicité et mise en concurrence • En fonction de la prévision de dépenses par code nomenclature, j’en déduis la procédure à réaliser pour tous les achats de mon laboratoire, code par code

18. Besoin annuel < à 4 000 € HT Achat librePublicité (PUMA ou autre): facultatifDemande de devis ou liste de prix: facultatif 4 000 € HT < Besoin annuel< 20 000 € HT Publicité recommandée(PUMA ou autre)A défaut : Demande de devis ou liste de prix 20 000 € HT < Besoin annuel< 90 000 € HT Publicité très recommandée (PUMA ou autre) A défaut : Demande de devis ou liste de prix 90 000 € HT < Besoin annuel ≤ 210 000 € HT Visa préalable de la DRPublicité (PUMA ou autre) obligatoire Besoin annuel > 210 000€ HT Prendre contact avec le service achat de votre délégation régionale Besoins annuels

19. Besoin ponctuel (unité fonctionnelle): • J’évalue sur toute la durée de mon besoin, le montant à dépenser et j’en déduis le bon niveau de mise en concurrence

20. Besoin ponctuel • Réglementation identique à ce qui précède: • Besoin < à 4 000 € HT • 4 000 € HT < Besoin < 20 000 € HT • 20 000 € HT < Besoin < 90 000 € HT • 90 000 € < Besoin ≤ 210 000 € • Besoin > 210 000€ HT

21. Négociation La négociation est possible et donc conseillée pour tous les achats Les candidats doivent être informés des modalités de négociation La négociation doit être conduite de manière équitable Choix de la meilleur offre La PRM choisit l’offre économiquement la plus avantageuse La PRM consigne son choix dans le formulaire d’accompagnement prévu à cet effet La PRM informe les candidats rejetés Avis d’attribution Signature du bon de commande ou du contrat Les recommandations du CNRS

22. Politique d’achat du CNRS: déconcentration des achats • Assistance des laboratoires • Mise en place d’outils de gestion • Contrôler a priori et a posteriori • Traitement optimisé de la commande • Marchés nationaux • Développement des offres préférentielles

23. Recommandations • Lire le guide de l’achat au CNRS • Afficher les tableaux annexés au guide (annexe 5 tableau 1 et 2) • Étudier préalablement la nomenclature des achats du laboratoire • Utiliser les outils de gestion (PUMA, RECA…) Code accès intranet achat : Utilisateur : science2295 Mot de passe : @chat2295

24. Activités de travaux et entretien: qui est PRM? • PRM = DR dès le premier euros: pour les opérations de travaux financées par les crédits suivis sur OIP, • PRM = DU jusqu’à 210000 HT: pour les opérations d’entretien ou travaux financées sur les crédits du laboratoire

25. Activités de travaux et entretien: intervention de la DR • 4000 HT< peinture et revêtement de sols< 210000 HT: • DR: information préalable STL et IRPS (envoi du devis sélectionné avant la commande), • Laboratoire: pub et devis obligatoires • 4000 HT< CVC, re-cloisonnement, modification installations terminales électriques et distribution d’alimentation< 210 000 HT: • DR: validation du projet par STL et IRPS (envoi du cahier des charges et du projet de publicité avant consultation puis, envoi du devis sélectionné avant la commande) • Laboratoire: pub et cahier charges et devis obligatoires • Au-delà de 210 000: • DR=PRM

26. Le marché mission

27. Marché MissionTransport + hébergement Rappels sur les validations • Réservation on-line Code division + L + n° commande xlab Exemple 0422L05555 Et rien d’autre!!!! • Réservation off-line Utilisation du bon de commande xlab uniquement Paramétrage du code division dans l’adresse de facturation Coin du gestionnaire du 6/09/07 http://www.cote-azur.cnrs.fr/cnrs/dr20/Documents/Bon_commande_xlab_FRAM_actu2339.pdf

28. Marché Mission (suite) Rappels sur les commandes - prévisionnelle - monoligne (montant billet + frais TTC) - fournisseur Fram - Référence au marché - Pensez à imprimer le bon de commande (statut complète) pour que le transfert se fasse A défaut  Rejet vers Xlab

29. Marché mission (suite) • Vous devez donc immédiatement : - Exploiter les rejets et les intégrer dans xlab - Solder les commandes erronées - Recréer une commande correcte et la transférer vers bfc - Informer par mail les gestionnaires en délégation du nouveau n°de commande

30. Marché mission (suite) • Traitement du ROP : Dans le labo : Saisie des commandes traitement des rejets – traitement des problèmes (demande d’avoir …)au fil de l’eau En DR : Réception du ROP vers le 7 du mois – Fin du traitement vers le 7 du mois suivant date imposée par calendrier national

31. Marché mission (suite) • Traitement du ROP (nouveauté!!) - Vous pouvez désormais consulter les lignes de facturation concernant votre laboratoire dans NOUBA Accès par la rubrique « le coin du gestionnaire » / « vos liens favoris » / « département des achats » / « intranet achats » (util: science2295 mdp: @chat2295) / NOUBA Vous pouvez ainsi visualiser les motifs d’erreur (commande non renseignée, commande absente de BFC…) et dialoguer avec la délégation pour corriger ces anomalies

32. Marché mission (suite)

33. Marché mission (fin)

34. Carte achat – Audit – TVA

35. CARTE ACHAT • Carte achat de niveau 1 Achats internet , achats de proximité , inscription colloques - La DR20 est pilote date de démarrage le 15/09/07 - 9 laboratoires concernés + 2 services de la DR - 19 porteurs de carte achat - Une trentaine d’opérations déjà effectuée

36. CARTE ACHAT (fin) • Principe Le porteur - effectue ses achats - paye avec sa carte achat - transmet la facture à l’administrateur (trice) du labo qui - saisit la commande dans xlab - « enrichit » le site carte achat du code division + n°commande Xlab et du montant de tva (48H après l’achat et dans un délai de 7 jours) Les factures sont ensuite traitées en délégation suivant le principe du ROP.

37. Audit des laboratoires • 3 audits sur 5 réalisés • 2 à 3 jours en laboratoires • 5 à 6 jours par laboratoires jusqu’à la rédaction du rapport • Globalement: nécessité d’améliorer l’organisation de l’achat et l’organisation et le suivi des recettes et donc du budget, ainsi que le suivi de l’inventaire

38. Déroulement type d’un audit • Préalablement: courrier d’explication et de prise de RDV • 1ere partie: • Présentation de l’objectif • Qui fait quoi • Distribution de la liste des pièces à auditer • Examen de la liste des codes nomenclatures CMP • Relevé des opérations sur Xlab avec la gestionnaire • 2eme partie: • Questionnaire sur tous les sujets: Xlab, achat, dépense, mission, inventaire, recette, budget • 3eme partie: • Rédaction puis discussion avec le DU sur la base d’un rapport provisoire • Rapport définitif

39. COMMENT ATTRIBUER UN NUMERO D’INVENTAIRE ? • Dès lors qu’un matériel est destiné à rester durablement dans le laboratoire et que son coût est supérieur à 800.00 euros, il faut attribuer un numéro d’inventaire. • Ce n’est pas le total de la facture qui détermine s’il y a lieu d’inventorier un matériel mais le montant unitaire du matériel (ex : ne pas inventorier une facture de 2000 euros si elle concerne 5 matériels à 400.00 euros) • Attribution d’un numéro d’inventaire : • Par ligne de commande dans le cas où chaque ligne correspond à un matériel unique donc autant de numéros d’inventaire que de lignes supérieures à 800.00 euros (ex deux ordinateurs sur la même facture = 2 numéros d’inventaire) • Un numéro unique si toutes les lignes de commande concernent un matériel unique mais composé de différents éléments indissociables. Dans ce cas, chaque ligne peut être inférieure à 800.00 euros mais totalisées elles constituent un matériel dont le montant est supérieur à 800.00 euros. • Pièces justificatives à envoyer à la DR : BC – devis et facture

40. TVA rémanente? • Le prélèvement de rémanente ne sera plus réalisé sur les contrats signés après le 1er janvier 2008 • Pour les contrats à cheval sur 2 exercices: • S'il y a un commencement d'exécution en 2008 en terme de dépenses effectuées, la DR ne prélèvera pas la TVA • Si il y a des dépenses 2007, et à titre de simplification, la rémanente sera prélevée globalement sur la base des factures payées. • A priori, pas de communication auprès des clients, sauf pour l’ANR et par le siège • Monter vos budgets en conséquence

41. Plan de formation 2008 - WEB

42. Formations 2008 En janvier Xlab V7.5 Rappel marché Formations débutants besoin à faire connaître Formations achat en 2008: modules de formation pour les acheteurs en préparation

43. Le web • Le guide de l’agent: • Vos déplacements • Vos achats (carte de paiement du laboratoire) • Le guide de l’achat: • mise à jour à réaliser • Le guide des recettes: • Les recettes accidentelles • Les contrats (6eme PCRDT et bientôt 7eme) • Les opérations internes • Le coin du gestionnaire: - Informations régulières • La bibliothèque pratique: - Pièces justificatives - Procédures diverses : recettes – dépenses – missions – personnel…

44. Les accès • Sur le site de la délégationhttp://www.cote-azur.cnrs.fr/cnrs/dr20/;view • Dans « guide pour les agents du CNRS » - rubrique « vos déplacements » - rubrique « vos achats » • Dans « la délégation à votre service » / « Service financier » - guide des recettes ( recettes accidentelles, recettes contractuelles et subventions, 6ème PCRDT, colloques, facturation interne) • Le coin du gestionnaire : http://www.cote-azur.cnrs.fr/cnrs/dr20/CoinGestAccueil/;view • Bibliothèque Pratique : http://www.sg.cnrs.fr/bpc/pratique/FI/form_ftr_fi.htm