1 / 35

PENGANTAR MANAJEMEN ARSIP

PENGANTAR MANAJEMEN ARSIP. Anon Mirmani Staf Pengajar Program Studi Perpustakaan Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya – UI Disampaikan Pelatihan Ajun Arsiparis Jasa Raharja 21-26 Juli 2008. Perbedaan rekod dengan perpustakaan. Bahan Fungsi Isi Konteks Struktur Manajemen dan pengelolaan.

pegeen
Download Presentation

PENGANTAR MANAJEMEN ARSIP

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. PENGANTAR MANAJEMEN ARSIP Anon Mirmani Staf Pengajar Program Studi Perpustakaan Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya – UI Disampaikan Pelatihan Ajun Arsiparis Jasa Raharja 21-26 Juli 2008

  2. Perbedaan rekod dengan perpustakaan • Bahan • Fungsi • Isi • Konteks • Struktur • Manajemen dan pengelolaan

  3. PENGERTIAN DAN ISTILAH • Rekod…. Informasi terekam, dalam segala bentuk, termasuk data dalam sistem komputer, diciptakan atau diterima atau dipelihara oleh organisasi atau orang dalam transaksi bisnis atau menjalankan kegiatan dan disimpan sebagai bukti kegiatan tersebut. • Arsip adalahRekod yang bernilai dan memiliki nilai guna berkelanjutan karena mereka telah memenuhi nilai administratif, hukum atau sejarah.

  4. Karakteristik rekod • Records are static; they provide evidence of a particular action in time. • Records have authority; they provide official evidence. • Records are unique; they have meaning in relation to a specific action or transaction. • Records are authentic; their creation and use can be verified.

  5. Peran rekod/arsip dalam organisasi • Sumber informasi penting organisasi • Menyediakan bukti kegiatan dan pelaksanaan organisasi • Accountabilitas organisasi • Mahal dalam penciptaan dan pemeliharaan. Rekod/arsip adalah mission-critical business resource –harus dan perlu dikelola—manajemen rekod

  6. Manajemen Rekod • Suatu fungsi disiplin dan organisasi dalam mengelola rekod untuk memenuhi kebutuhan operasional bisnis, kebutuhan akuntabilitas dan harapan masyarakat. • Fungsi manajemen yang bertanggung jawab terhadap efisiensi dan kontrol sistematis rekod mulai dari penciptaan, penerimaan, pemeliharaan, penggunaan dan pemusnahannya. • Sistem tata simpan kearsipan (Recordkeeping systems) Sistem yang dirancang untuk ‘capture’ rekod sebagai bukti aktivitas bisnis, untuk mengelola rekod tersebut dan untuk menyediakan rekod bila dibutuhkan.

  7. Prinsip manajemen rekod • Rekod yang ada • Rekod yang seharusnya ada

  8. DAUR HIDUP DAN KONTROL REKOD/ARSIP SEND RECEIVE USE CREATE CAPTURE FILE SEND TO THE ARCHIVES ARCHIVES INVENTORY PRESERVE DESTROY

  9. Daur hidup rekod… • Current records: Records regularly used for the conduct of the current business of an organisation or individual. Also known as active records. Current records will normally be maintained in or near their place of origin or in a registry or records office. • Semi-current records: Records required only infrequently in the conduct of current business. Also known as semi-active records. Semi-current records will normally be maintained in a records centre or other offsite intermediate storage pending their ultimate disposal. • Non-current records: Records no longer needed for the conduct of current business. Also known as inactive records.

  10. Unmanaged Records/File

  11. Managed Records/File

  12. Mekanisme untuk membuat sistem kontrol (ISO 15489) Registrasi Klasifikasi dan sistem pengkodean Index Pelacakan (tracking) Penilaian dan pemusnahan

  13. Registrasi Registrasi : proses pencatatan informasi standar Unsur-unsur registrasi : tanda pengenal unik, tanggal pencatan, nama dokummen , isi dokumen, pencipta, pengirim, penerima, bentuk fisik, transmisi, hubungan dengan rekod/arsip lain

  14. Kode dan klasifikasi Klasifikasi: proses identifikasi dan pengaturan rekod/asrip kedalam kategori tertentu sesuai dengan struktur logika dan menyusun sistem klasifikasi Sistem pengkodean : representasi dari skema klasifikasi, huruf dan atau nomer atau kombinasi keduanya. Pengindeksan (Indexing): proses pengembangan dan penerapan istilah sebagai titik temu rekod/arsip.

  15. Sistem klasifikasi Analisis fungsi bisnis : deskripsi tentang fungsi organisasi  unit/departemen/definisi secara luas Kegiatan (Proses): deskripsi tentang kegiatan Transaksi : deskripsi tentang penciptaan, penggunaan dan penyimpanan rekod dalam kegiatan yang bersangkutan

  16. Klasifikasi dan pemberkasan • Klasifikasi dan kategori rekod • Rekod Administrasi : dokumen-dokumen prosedur, formulir dan koresponden. • Rekod acoounting : laporan-laporan, formulir koresponden yang saling berhubungan. Misal : invoice, rekod bank account, laporan billing customer. • Rekod project : koresponden, catatan, dokumen-dokumen hasil pengembangan produk proyek khusus. • Berkas kasus: rekod client, rekod personnel, asuransi, kontrak dan berkas hukum

  17. Lanjutan……. • Pengembangan skema klasifikasi dan filing • Klasifikasi merupakan proses pembagian dan penerapan dimana skema transaksi rekod dikategorikan dalam cara yang sistematik dan konsisten, untuk memudahkan penemuan kembali, penciptaan, pemeliharaan dan pemusnahan rekod. • Klasifikasi adalah bagian dari proses pembentukan file dan penyediaan dasar untuk indeksing dan titling.

  18. Sarana Temu balik • Rekod kontrol yang berkaitan dengan ‘retrieval’ adalah klasifikasi dan indeksing, yang merupakan komponen kunci dalam program manajemen rekod. • Dalam Standar Australia dinyatakan bahwa sistem kontrol dan prosesnya mencakup registrasi dan tracking lokasi rekod juga klasifikasi dan indeksing. • “Classification… allows for appropriate grouping, naming, security protection, user permissions and retrieval”; and indexing…. allocates attributes or codes to particular records to assist in their retrieval (Standar Australia 1996,pt.4, p.31)”

  19. Lanjutan…… • Series, files, documents • Series : rekod dikelompokkan kedalam series sesuai fungsinya, misal rekod accounting dan personel rekod. • File atau dokumen : pembagian series menjadi unit pencarian kembali. Dokumen-dokumen yang saling berhubungan, diletakkan pada file cover atau folder

  20. Ilustrasi series rekod page Document File Series

  21. Alphabetical Systems • ADM/P&E/APP = Administration: Productivity and Efficiency: Staff Appraisal • ADM/P&E/COM = Administration: Productivity and Efficiency: Computerisation • ADM/P&E/EFR = Administration: Productivity and Efficiency: Efficiency Reviews • ADM/P&E/ORG = Administration: Productivity and Efficiency: Organisation and Methods • ADM/P&S/ELM = Administration: Office Procedures and Services: Electronic Mail • ADM/P&S/MES = Administration: Office Procedures and Services: Messengers • ADM/P&S/REP = Administration: Office Procedures and Services: Reprographics • ADM/P&S/TEL = Administration: Office Procedures and Services: Telephones • Figure 8: A Classification Scheme based on Meaningful Letter Codes

  22. AB/7/27/01 is the first file dealing with ‘Early Retirement in the Ministry of Health’: • AB is the code for the file series ‘Management Services’ • 7 is the code for the keyword ‘Early Retirement’ • 27 is the code for the keyword ‘Ministry of Health’ • 01 is the first file to be created with these two keywords representing its content. • Figure 9: Typical Keyword Code File Reference

  23. Classification and Coding Scheme: Operational Files • 2100 LIVESTOCK – PLANNING • 2110 LIVESTOCK - STATISTICS • 2120 LIVESTOCK – SUBSIDIES • 2130 LIVESTOCK – CATTLE • 2140 LIVESTOCK – HORSES • 2150 LIVESTOCK – POULTRY • 2150.00 Policy • 2150.01 Domestic fowls • 2150.02 Ducks • 2150.03 Geese • 2150.04 Turkeys

  24. Classification and Coding Scheme: Administrative Files • 500 BUILDINGS – REQUIREMENTS • 505 BUILDINGS – CHARGES AND INVOICES • 515 BUILDINGS – REPORTS AND STATISTICS • 530 BUILDINGS – ACQUISITIONS • 535 BUILDINGS – ALTERATIONS AND REPAIRS • 540 BUILDINGS – CONSTRUCTION • 550 BUILDINGS – DAMAGE • 555 BUILDINGS – DISPOSAL • 575 BUILDINGS – MAINTENANCE • 575.00 Policy and procedures • 575.01 Repairs and renovations • 575.02 Janitorial services • 575.03 Painting • 575.30 Inspection reports

  25. Indexing • Classification indicates the context of records. Indexing, on the other hand, is used as a fast means of access by subject, regardless of context or provenance. Indexing indicates the content of records. • Subject, name of a person (last name, first name), • Geography

  26. Appraisal and Disposal • Appraisal: The process of determining the value of records for further use, for whatever purpose, and the length of time for which that value will continue. Also known as evaluation, review or selection. • Disposal: The actions taken with regard to recordsas a consequence of their appraisal and the expiration if their retention periods. • Disposal schedule:The control document recording appraisal decisions and prescribing disposal action. Also known as disposal list, disposition schedule, records schedule, retention schedule, retention and disposal (or disposition) schedule or transfer schedule.

  27. Appraisal value • Primary value • Administrative value • Fiscal value • Evidential value • Informational value • Legal value • Secondary value • Historical value • Research value

  28. Pelacakan (Tracking) Tracking: The process of documenting the movements and use of recordsso that their whereabouts are known at all times. Tracking systems monitor the physical movement of records, control the issue of records and document their transfer between offices or persons and their return to storage. As a minimum, such controls need to record the item identifier (usually its reference number), the person or office to whom it has been transferred and the date of movement. Tracking systems ensure that the location of records is always known.

  29. KEBIJAKAN DAN PROSEDUR Strategi manajemen rekod berdasarkan pada adopsi dan pengembangan kebijakan-kebijakan, prosedur dan praktek serta merancang dan mengimplementasikan sistem dengan cara untuk memenuhi kebutuhan operasional organisasi dan sesuai dengan lingkungan peraturannya. Strategi diadopsi oleh organisasi untuk pendokumentasian kegiatan bisnis harus menentukan rekod/arsip apa yang dibutuhkan dan kapan, bagaimana dan dimana harus diperoleh (‘capture’) dalam sistem rekod. Memiliki kebijakan, pedoman dan prosedur dianggap telah memenuhi persyaratan ‘good corporate governance’. Sehingga menjadi ciri acuan bahwa telah tercapai luaran manajemen rekod yang memadai :

  30. Lanjutan…. Rekod resmi telah tercipta (created) Rekod resmi telah diperoleh (captured) Rekod resmi telah dimusnahkan (disposed) secara sistematis Akses ke rekod resmi telah dikelola Rekod resmi dapat ditemukan Rekod resmi dapat diandalkan

  31. I. PEDOMAN DAN KEBIJAKAN Pedoman untuk manajemen rekod/arsip – kebijakan dan prosedur Berisi tentang definisi dan istilah, manajemen arsip aktif di unit kerja atau pengolah di seluruh lingkungan universitas Standar dan keseragaman Mekanisme transfer, mekanisme pemusnahan, mekanisme akses

  32. II. PEDOMAN KLASIFIKASI Pengelompokan dokumen dan sistem pemberkasan di unit kerja/pengolah dan unit kearsipan Disusun atau dibuat berdasarkan fungsi bisnis utama di organisasi, sesuai dengan visi dan misi serta tujuannnya.

  33. III. PEDOMAN JADWAL RETENSI ARSIP Pedoman untuk berapa lama rekod/arsip disimpan secara aktif dan in-aktif. Memberikan gambaran nilai guna arsip Penentuan status arsip/rekod.

  34. Sumber Bacaan • Ham, Gerald F. 1193. Selecting and appraising archives and manuscripts. (Archival Fundamentals Series). Chicago : ASA. hal. 25-37. • ISO/TR 15489-2. Information and Documentation-Records Management 2001. • Kennedy, Jay. 1998. Records Management : a guide to corporate record keeping. 2nd.ed. Melbourne :Addison Wesley Longman. • Saffady, William. 2004. Records and Information Management : Fundamentals Practice. Kansas : ARMA International

More Related