Download
1 / 15
E N D
KURSSIN TAVOITTEET? Oppia hallitsemaan projektin keskeiset periaatteet ja käsitteet Aikataulun laatiminen Ajallinen ja taloudellinen valvonta Projektin johtaminen ja viestintä projektissa Projektisuunnitelman tekeminen ja käyttö Muodostaa kuva käytännön projektityöstä
Projektin määritelmiä 1 Nykysuomen sanakirjassa projekti määritellään seuraavasti: ”Hanke, suunnitelma, tutkimus(suunnitelma); nyk. yksityiskohtaisen suunnitelman toteuttaminen kaikkine työvaiheineen lopputulokseen asti.” SFS-käsikirja 78 Projektitoimintasanasto ”Varta vasten muodostetun organisaation määrätarkoitusta varten toteuttama ainutkertainen hanke, jonka laajuus- ja laatutavoitteet sekä aika- ja kustannuspanokset on ennalta määritetty.”
Projektin määritelmiä 2 Projekti on joukko ihmisiä ja muita resursseja, jotka on tilapäisesti (ainutkertaisuus!) koottu yhteen suorittamaan tiettyä tehtävää sovitun aikataulun ja budjetin määräämissä rajoissa. (Project Directors Oy:n koulutusmoniste 1995)
Miksi projektinhallintaa? Taustalla yritysten pyrkimys kasvaa ja kehittyä Projekti on linjaorganisaatiota joustavampi ja tehokkaampi tapa hoitaa tietyntyyppisiä tehtäviä Viestintä tehostuu hierarkiarajojen vähetessä Työskentely on muuttunut yhä enenevässä määrin projektimuotoiseksi Milloin tehtävä kannattaa organisoida projektiksi? Kun tehtävä on suhteellisen monimutkainen ja laaja työkokonaisuus, joka edellyttää työn aikana väliohjausta
Projektiorganisaatio Projektiorganisaatio on tarkoitettu kertakäyttöön Ns. perusorganisaatio delegoi projektille tietyn tehtävän ja sen suorittamiseen tarvittavat valtuudet Tehtävän suoritettuaan projektiorganisaatio puretaan ja projekti päättyy Luonteenomaista tavoitekeskeisyys, joustavuus ja tilapäisyys Organisaatio muuttuu projektin elinkaaren mukana Projektiorganisaation toimivuus edellyttää, että vastuut ja valtuudet on määritelty ja että päteviä henkilöitä on projektin käytettävissä
Toimijoita projektiorganisaatiossa Projektin asettaja on henkilö, jonka päätöksellä projekti käyn-nistetään Projektipäällikkö vastaa projektin päivittäisjohtamisesta ja siihen liittyvästä päätöksenteosta, asema projektiorganisaatiossa keskeinen Johtoryhmä valvoo ja tukee projektipäällikköä tämän johtamis-tehtävässä sekä tekee projektin rajausta, aikataulua ja resurs-seja koskevia päätöksiä Projektiryhmä koostuu asiantuntijoista, jotka vastaavat oman erityisalueensa tehtävistä, tässä sekä projektissa päätoimisesti, että sivutoimisesti työskenteleviä henkilöitä Suurissa projekteissa voi projektipäällikön apuna olla projekti-sihteeri Mahdollisia myös viiteryhmät (sisältö), laaturyhmät ja ali- projektipäälliköt
Mitä sitten on projektinhallinta? Määritelmien mukaan se on • Suunnittelua • Päätöksentekoa • Toimeenpanoa • Ohjausta • Tehtävien koordinointia • Valvontaa • Suunnan näyttämistä • Ihmisten johtamista
Projektin tunnusmerkkejä 1 • Selkeät tavoitteet • Elinkaari • Itsenäinen kokonaisuus vastuun keskittyminen • Ryhmätyöskentely • Vaiheistus (kasvu, kypsyminen…) - projekti on myös oppimista • Ainutkertaisuus • Muutos vaikuttaa projektin toimintaan • Seurannaisperiaate käynnissä oleva vaihe vaikuttaa tulevan vaiheen sisältöön • Tilaustyö asiakas asettaa projektille vaatimuksia ja reuna-ehtoja • Yhtenäisyys ja epäyhte-näisyys - lukematon määrä toimintaan vaikuttavia muuttujia liittyen tekno-logiaan, laitteisiin, ihmi-siin ja kulttuureihin • Alihankinnat • Riski ja epävarmuus
PROJEKTITYYPIT Tuotannolliset projektit - tavoite on tarkasti määritelty ja melko konkreettinen - työprosessi etukäteen pääosin tiedossa Tutkimus- ja kehittämisprojektit - lähestymistapana ongelmakeskeinen ajattelu - ratkaisuvaihtoehtoja paljon - työprosessi ei ole tunnettu
Projektin keskeiset tekijät • Projektityön paradoksi ”Vaikka kaikilla projekteilla on jotain yhteistä, kuten aikataulu, resurssit, budjetti jne., ovat kaikki projektit tavallaan aina uniikkeja, eli ainutkertaisia”. (Virtanen 2000: Projektityö, WSOY Yritysjulkaisut)
ONGELMIA…eli siis haasteita • Projektiorganisaation sitouttaminen ja jatkuva motivointi • Kehittämis- ja projektityötaitojen puutteet • Uusien jäsenten ”sisäänajo” • Ryhmätyövalmiudet ja ihmissuhdetaidot • Projektin ja projektiryhmän väliset roolit ja epäselvyydet • Henkilöiden valinta projektiorganisaatioon • Vetäjän asiantuntemus ja ihmissuhdetaidot • Muiden osallistujien kyvyt ja ajankäyttö • Erilaisten työkulttuurien yhteensovittaminen
ONGELMIA…eli siis haasteita • Ulkoiset olosuhteet • Päätöksentekovaikeudet • Projektissa esiintyvät poikkeamat • Työmäärän arviointivaikeudet • Henkilöresurssien puute ONGELMAT PROJEKTIN VETÄJÄN KANNALTA • Projektin työn käynnistäminen ja motivaation ylläpito • Johdon sitoutuminen • Projektihenkilöiden valinta, työn- ja vastuunjaon määrittely sekä työpanoksen saanti • Reagointi projektin etenemisessä tapahtuviin poikkeamiin • Projektin sisältömuutosten ja poikkeamien hallinta • Työmäärä-, resurssitarve- ja aikatauluarvioinnin virheet • Henkilöstöresurssien sitouttaminen ja hallinta
Matkalla projektitoimintaan Projektien vetäminen ≈ yleisjohtamista Jatkuvaan kehittymiseen tähtääminen Yhteistyön konkretisointi sidosryhmien kanssa Yhteisten projektitoiminnan tietojärjestelmien hankinta ja käyttöönotto
Onnistunut projekti? Onnistuneessa projektissa saavutetaan lopputuotteelle asetetut tavoitteet suunnitellun aikataulun mukaisesti ja sovituilla kustannuksilla.
