Déboursé sans mouvement de fonds

1. Déboursé sans mouvement de fonds Présentation au Forum des gestionnaires en ressources matérielles Direction générale des finances 8 février 2012

2. Plan de la présentation • Historique • Déboursé sans mouvement de fonds (DSMF) • Projets pilotes • Implantation • Conclusion

3. Historique Contexte • Plus de 10 000 chèques reçus des ministères et organismes (MO) clients • Orientation gouvernementale : encourager les transactions électroniques entre les MO • Préoccupation du comité clientèle du Centre de services partagés du Québec (CSPQ) • Plan d’action pour l’amélioration de la facturation - 2009 • Partenariat avec le ministère des Finances, le Contrôleur des finances et la DGSAGIR • Utilisation plus grande du virement comme mode de paiement

4. Historique Travaux préalables réalisés au CSPQ • Consolidation des 8 comptes bancaires du CSPQ • Opérations de caisse inscrites dans un compte bancaire du gouvernement (Fonds consolidé du revenu) • Modernisation des modalités de paiement : • Un seul numéro de fournisseur (38 numéros au préalable) • Une nouvelle entente de paiement pour les MO afin de faciliter le paiement des factures du CSPQ • Modification de SAGIR pour permettre le paiement de lots de factures à l’aide du « déboursé sans mouvement de fonds »

5. Déboursé sans mouvement de fonds Généralités • Paiement sans mouvement de caisse au Fonds consolidé du revenu • Paiement en lotde plusieurs factures, uniquement celles du CSPQ - Exclus les relevés du Courrier gouvernemental • Utilisation du groupe de paiement « CSPQ – TRANSFERT – 500 » • Numéro de fournisseur unique pour le CSPQ : 68836 • Mode de paiement : « Compensation » • Adhésion par unité d’exploitation

6. Déboursé sans mouvement de fonds Avantages • Mode de paiement plus sécuritaire, plus économique et plus écologique • Économie de temps et d’argent (Ex. : manipulation de chèques) • Modernisation et optimisation des façons de faire dans l’administration publique (déboursés et encaissement) • Risques de fraude limités • Inconvénients d’une éventuelle grève des postes évités • Entente de paiement préparée en collaboration avec la DGACQ : • génération automatique des bons de commande • association du bon numéro de fournisseur #68836 et du bon lieu de paiement • Contribution au développement durable (±10 000 chèques en moins) • Modifications minimes aux paramètres de SAGIR et à certains processus

7. Trois projets pilotes Validation des processus et des outils En décembre : - 95% des transactions - 94% des sommes déposées passent par le DSMF Projets pilotes

8. Projets pilotes Bilan • Mode de paiement simple et rapide • Peu de changement - Commis au virement : un lot supplémentaire à faire (environ 2 à 3 fois par semaine) • Période d’information et d’harmonisation nécessaire dans les ministères • Avantage à utiliser le déboursé sans mouvement de fonds (DSMF) en début d’année financière pour la révision des bons de commande

9. Implantation Adhésion • Au moment choisi par le MO • Conditions d’adhésion : • Utiliser SAGIR • Avoir ses opérations de caisse inscrites dans un compte bancaire du gouvernement (Fonds consolidé du revenu) • Remplir le formulaire d’adhésion Soutien • Séances d’information offertes par le CSPQ : Quand? Des séances ont eu lieu, le 24 janvier à Montréal et les 26 janvier et 2 février à Québec Comment?Inscription obligatoire pour l’adhésion au DSMF

10. Implantation Soutien (suite) • Outils et services disponibles pour les MO lors des séances d’information : • Guide concernant les paiements des MO au CSPQ par transfert de débours et de recettes sans mouvement de fonds • Aide-mémoire • Soutien du CSPQ et du Contrôleur des finances À noter • Période nécessaire pour informer tous les employés concernés par ce nouveau mode de paiement • Opportunité pour les MO d’adhérer au DSMF dès la fin de l’année financière 2011-2012

11. Implantation Modification de l’en-tête fournisseur 68836 • L’agent au dossier fournisseur modifie: • le lieu de paiement : *QUÉBEC-P • le groupe de paiement : « CSPQ – Transfert – 500 » • le mode de paiement : « Compensation » • Il désactive les autres lieux de paiement à l’exception de celui du courrier gouvernemental Révision de tous les BC actifs pour le CSPQ • Agent acheteur : ferme les anciens BC actifs du CSPQ et crée un nouveau BC avec le lieu de paiement *QUÉBEC-P OU • Agent au dossier fournisseur : modifie chacun des lieux de paiement du fournisseur 68836 en utilisant une option de redirection vers * QUÉBEC-P

12. Implantation Mise en paiement via LSA (FSR) ou CàP • Les utilisateurs doivent être informés afin qu’ils s’assurent de sélectionner les bonnes données lors de la saisie des factures, des notes de crédits et des notes de débits, soit : • le lieu de paiement : *QUÉBEC-P • le groupe de paiement : « CSPQ – Transfert – 500 » • le mode de paiement : « Compensation » Gestionnaire ou chef d’équipe • S’assure que tous les paramètres ont bien été modifiés afin que le MO soit à 100 % en DSMF Exclus du DSMF • Les relevés du «courrier gouvernemental »

13. Conclusion • La contribution des agents acheteurs est importante pour le succès de l’implantation du DSMF • L’adhésion en début d’exercice financier limite l’effort associé à la modification des bons de commande actifs • Une fois les modifications faites et les nouveaux paramètres de SAGIR en application, le DSMF devient le mode de paiement par défaut de l’organisation • Il est encore possible de faire des chèques ou des virements au CSPQ, mais le commis à la saisie devra modifier les paramètres manuellement, transaction par transaction

14. Aidez-nous à moderniser et à optimiser les processus administratifs gouvernementaux. Adhérez au déboursé sans mouvement de fonds dès maintenant! Questions ?

15. Personnes-ressources au CSPQ Pour plus d’information Manon Audet, CA Chef du service des opérations comptables standardisées 418 644-7588 manon.audet@cspq.gouv.qc.ca Lise Roberge, CA Directrice des ressources financières 418 643-4259 lise.roberge@cspq.gouv.qc.ca

16. Remerciement Merci !