Sähköinen esitietolomake palvelu

1. Sähköinen esitietolomake palvelu Historiaa; • v. 2006 kesällä VTT:n kanssa pilotti, jossa n. 20 päiväkirurgista potilasta mukana  kirjautuminen oli melko hankalaa • Potilaan piti lähettää allekirjoitettu lupa  ilmoitus VTT:lle, joka etäasensi ohjelman potilaan tietokoneelle • Potilaat kuitenkin käyttivät  kehitystyö alkoi • v. 2006 syksyllä kävimme kirurgian poliklinikan, osasto K6:n ja päiväkirurgian prosesseja läpi ( työryhmä) • Prosessien muokkaus, miten sähköinen järjestelmä vaikuttaa, mitä voidaan tehdä toisin potilaan parhaaksi J.Koivistoinen

2. Palvelun kuvaus • Asiointipalvelu toimii Helsingin ja uudenmaan sairaanhoitopiiriin ( HUS) kuuluvien Kirurgisen sairaalan päiväkirurgian, Jorvin sairaalan päiväkirurgian, Jorvin kirurgian poliklinikan sekä Jorvin osaston K 6 potilaiden ja osastojen henkilökunnan välisessä asioinnissa. • Ammattilaiset kirjatuvat järjestelmään HUS:in toimikorteilla • Palvelusta kaaviokuva seuraavassa diassa • Palvelun osoite: https://lomake.itella.net/hus-kirurgia/ J.Koivistoinen

3. Kokonaisuus • Lomakkeiden allekirjoitus (VETUMA) • Asiakkaan tunnistus Vetuma • lomakkeiden toimitus • viestinvaihto asiakkaan kanssa Itella eForms PÄIVÄKIRURGIA • kirjautuminen Ammat--tilais- liittymä Kansalais liittymä lomaketieto / hetut Itella eForms • notifikaatio: e-mail pdf Itella eCareAsiointipalvelu eKirje • digitointi ja tulkinta • OTS J.Koivistoinen

4. Lähetys: • Potilaan hetun perusteella haetaan postin osoitetietojärjestelmästä nimi ja voimassaoleva jakeluosoite. Mikäli potilas pyytänyt käyttämään muuta osoitetta, sen voi syöttää kohtaan ”oma osoite”. • Mikäli potilaalle on lähetty aiemmin materiaalia ne listataan näkyviin niin, että oman yksikön materiaalitiedot näkyvät kaikkineen ja ulkopuolisen yksikön materiaaleista vain hoitokokonaisuuden numero. J.Koivistoinen

5. Lähetys jatkuu… • Lähetyksessä annetaan toimenpiteen nimi sekä valitaan osasto, erikoisala, kiireellisyysluokka, kirjepohja, täytettävät lomakkeet sekä liitteet ja vastausaika. • LIITTEET JA TOIMENPITEEN NIMI: laita kohtaan liitteen ja toimenpiteen/vastaanoton selkokielinen nimi, koska se näkyy otsikkona potilaalle. • Vastausaika on 7 päivää, ellei arvoa muuteta. J.Koivistoinen

6. Lähetys (jatkuu) • Valitun kirjepohjan osalta aukeaa näkymä, missä ” MUOKKAA” kohtiin muutetaan tietosisältö ( esim. toimenpide ja kellonaika). MUOKKAA – sanaa seuraa yleensä XX.XX-XX.XX, joka kuvaa missä muodossa tieto on tarkoitettu syötettäväksi. • Sovellus ei anna lähettää kirjettä eteenpäin, ennen kuin kaikki MUOKKAA- kohdat on muokattu. J.Koivistoinen

7. Lähetys ( jatkuu) • Lähetyksessä järjestelmä luo hoitokokonaisuustunnuksen, tunnus on nähtävissä palvelun eri osioissa. Samaa hoitokokonaisuutta voidaan täydentää uusilla lähetyksillä. • Potilas vastaanottaa lähetyksen ensimmäisellä lähetyskerralla kirjeenä, missä ohjeistetaan että vastauksen voi suorittaa joko internetissä tai kirjeenä. Jos potilas valitsee internetin, hän vastaanottaa jatkossa sähköiset dokumentit. Heräte lähetetään potilaan ilmoittamaan sähköpostisoitteeseen. J.Koivistoinen

8. Lähetetyt kirjeet: • Lähetettyjen kirjeiden näkymässä on osastoittain, erikoisaloittain sekä kiireellisyysluokittain tehdyt lähetykset ja niiden tilat • Oman yksikön materiaalista näkyy kaikki tieto. Ulkopuolisen yksikön materiaalista näkyy hoitokokonaisuuden numero, asiakkaan nimi ja henkilötunnus. • Tietoja on mahdollista lajitella joka kenttäotsikon perusteella. • Hakulomakkeella tietoja on mahdollista suodattaa ( esim. hakea ainoastaan kiireellisyysluokka 1 potilaita) J.Koivistoinen

9. Lähetetyt kirjeet ( jatkoa) • Hoitokokonaisuuden tila kertoo, onko kokonaisuus avoin/ suljettu. • Vastausaika kertoo paljonko vastausaikaa on jäljellä • Kun vastausaika umpeutuu, lähetetään potilaalle automaattinenmuistutusviesti. Muistutus lähetetään sähköpostitse ja paperilla. • Lähetettyjä hoitokokonaisuuksia on mahdollista sulkea käsin Sulje valitut - painikkeella, jos potilas palauttaa lomakkeet vo:lle J.Koivistoinen

10. Lähetetyt kirjeet (jatkoa) • Lähetettyjä hoitokokonaisuuksia on mahdollista tarvittaessa poistaa manuaalisesti Poista valittu – painikkeella. Esim. jos tehty vahingossa tuplakirjaus. • Valittaessa oman yksikön potilaan hoitokokonaisuus, järjestelmä antaa tiedot potilaalle lähetetyistä materiaaleista. Valittaessa ulkopuolisen yksikön potilaan hoitokokonaisuus pyytä järjestelmä ennen tietojen näyttämistä perustelemaan miksi ammattilainen haluaa katsoa ko. tietoja. J.Koivistoinen

11. Asiakkaalle lähettäviä tietoja: • Jonokirje ( ilmoitus leikkausjonoon asettamisesta, informaatio jonotusajasta ja jonohoitajan/hoidonvaraajan yhteystiedot) • Päiväkirurgian esittelylehtinen ( informaatiota päiväkirurgiasta) • Kutsu ( hoidonvarauskirje, ajanvarauskirje, kutsu preoperatiiviselle sairaanhoitajan tai kirurgin vastaanotolle) • Ohjeita ( Ohje leikkaukseen valmistautumiseen, ohjeet magneettikuvausta varten jne.) • Esitietolomake • Henkilötietolomake • Suostumuslomake ( tietojen hankinta/luovutus) • Oirekysely • PDF- dokumentteja J.Koivistoinen

12. Saapuneet kirjeet: • Saapuneet - näkymässä näkyy potilaiden HUS: iin palauttamat materiaalit hoitokokonaisuuksittain. • Tila kertoo, onko vastaukset käsitelty/ käsittelemätön. Tila ”käsitelty” tarkoittaa, että joku ammattilainen osastollasi on kuitannut hoitokokonaisuuteen liittyvät tehtävät tehdyiksi ( esim. täytettyjen lomakkeiden tulostus potilasasiakirjoihin jne.) Hoitokokonaisuuden tilan voi palauttaa käsittelemättömäksi keskeneräisyyden kertomiseksi muille ammattilaisille. J.Koivistoinen

13. Saapuneet kirjeet: • Avattaessa hoitokokonaisuutta näkee kaikki siihen liittyvät lomakkeet ja niiden täyttämisen osalta tilan. Lomakkeet voi avata yksittäin linkistä. Samanaikaisesti voi tulostaa myös useiden potilaiden lomakkeita. • Potilaan täyttämiin tietoihin liittyen voi pyytää lisätietoja (lisäselvityspyyntö), pyyntö menee sähköisesti tai kirjeitse potilaalle. J.Koivistoinen

14. Potilasnäkymät:kirjautumissivu J.Koivistoinen

15. Potilasnäkymät:VETUMA / pankit J.Koivistoinen

16. Potilasnäkymät:sähköpostiosoitteen kysely kirjautumisen jälkeen (muistutuksia ja kirjeitä varten) J.Koivistoinen

17. Potilasnäkymät:”etusivu” J.Koivistoinen

18. Potilasnäkymät:kirje avautuu automaattisesti, lomakkeet valittavana alempana ruudulla J.Koivistoinen

19. B2C :stä • Pilotti alkoi 1.4.2007 jatkuen aina vuoden 2008 loppuun ( tauko 1.9.-31.12.2007). • V. 2009 jatkoimme sähköisen palvelun käyttöä , konsernista vihreää valoa • Keväällä päätös palvelun laajentamisesta Kirurgiseen sairaalaan, koskien päiväkirurgiassa hoidettavia gastrokirurgian erikoisalan potilaita • Prosessia työstettiin koko kesä, palvelun käyttöön otto Kirurgisessa sairaalassa 26.10.2009. Prosessista vastasi projektiryhmä. • Palvelua tuottaa Itella • Erillinen järjestelmä, toistaiseksi ei integraatiota HYKS: in järjestelmiin J.Koivistoinen

20. Asiakkaiden kokemuksia:( tuloksia 1.4.-30.9.2007 pilotista) • 97, 5 % käyttäjistä arvioi palvelun joko erittäin tai melko hyödylliseksi. • N. 75 % käyttäjistä arvioi käyttävänsä tulevaisuudessa vastaavaa palvelua. • N. 10 % käyttäjistä arvioi ettei todennäköisesti tai varmasti käytä vastaavaa palvelua. Näistä suurin osa yli 60- vuotiaita ja vain yksi alle 40-vuotias • Palvelu koettiin yleisesti ottaen turvalliseksi • Internetin kautta asioivista 92,5 % piti palvelua hyvin tai melko turvallisena • Perinteisesti ( paperilla) asioivilla asiakkailla vastaava luku 46,9 % J.Koivistoinen

21. Mitä hyötyä palvelusta: • Saadaan ajoissa tiedot potilaan sairauksista vaikututtavuus hoidon suunnitteluun • Pystytään suunnittelemaan preoperatiivisen käynnin rakenne, kaikki konsultaatiot / ohjaukset yhdellä käynnillä • Nopea tiedonkulku • Potilaiden käynnit sairaalassa ennen leikkausta vähentyneet J.Koivistoinen