Medarbejderportal og sagsstyring i ”Den Digitale Amtsgård”

1. Medarbejderportal og sagsstyring i ”Den Digitale Amtsgård” Microsoft Executive Circle Brunch - Intranet og Portaler version 1.0 Claus Jørgensen, Netcompany IT and Business Consulting Arken den 8. oktober 2002

2. Nordjyllands Amt har gennemført en række initiativer for at opfylde visionen om ”Den Digitale Amtsgård” Nordjyllands Amt vil med afsæt i ny teknologi skabe en åben og digital forvaltning, der sætter borgere og erhvervsliv i centrum med døgnåben selvbetjeningsservicer på internettet og effektiv og hurtig sagsbehandling • Elektronisk blanket system • IT-arkitektur • Elektronisk sags- og dokumenthåndtering • Interaktive kort • Digital signatur • Elektroniske skadesanmeldelser • Nyt Internet og Intranet • Medarbejderportal og sagsstyring • Projektrum • …

3. Initiativerne har et vist overlap og understøtter i mange tilfælde hinanden Sagsstyringssystemet giver amtets medarbejdere adgang til arbejdskøer, samt oversigt over behandlingstider og liggetider Elektroniske blanketter giver amtet mulighed for at sammensætte formularer til elektroniske henvendelser Det nye Internet er kundens indgang til elektronisk kommunikation med Amtet Elektronisk sagsbehandling Interaktive kort Elektronisk blanket system Projektrum Internet Intranet Medarbejderportal Medarbejderportalen understøtter en effektiv arbejdsplads ved at give en samlet adgang til alle amtets dokumenter og værktøjer Journalisering i FICS Øvrige systemer Projektrum giver amtets medarbejdere mulighed for at samarbejde og udveksle dokumenter eksterne partnere i lukkede fora …

4. Formålet med medarbejderportalen er at understøtte effektiv vidensdeling og samarbejde, samt muliggøre en opgaveorienteret arbejdsplads Medarbejderportalen bygger på nogle fundamentale antagelser omkring effektiv vidensdeling • Del viden med udgangspunkt i de processer og værktøjer, som allerede anvendes • Forretningskritisk viden kommunikeres og formidles bedst umiddelbart i forbindelse med at den viden opstår og dokumenteres • Vidensdeling er ikke en primær proces og vil altid opfattes som besværlig dersom den ikke faciliteres let og automatisk

5. De effektivitetsfremmende tiltag bygger imidlertid også på at samle alle medarbejderens værktøjer i én og samme desktop - medarbejderportalen Medarbejderportalen integrerer kontor- og effektivitetsværktøjer, samt adgange til fagsystemer, ERP og ESDH • Kontorprodukter og skabeloner er integreret så dokumenthåndtering bliver ”usynlig” • Kalender, opgavelister, adresseinformation og elektronisk post er integreret • En række selvbetjeningsydelser som tidligere var manuelle eller lå dybt i fagsystemer er integreret i portalen • Portalen er ”indbygget” i MS Outlook for at sikre synlighed og bekvemmelighed

6. Medarbejderportalen bygger på Microsofts Sharepoint Portal Server som er tæt integreret med de mest anvendte daglige værktøjer Kernen i Nordjyllands Amts medarbejderportal vil løbende kunne udbygges med yderligere selvbetjeningsydelser og integration til fagsystemer Medarbejderportal Dokumenthåndtering Vidensdeling Projektrum Søgning Selvbetjening Personali-sering Sagsstyring Integration Versionskontrol Abonne-ment Nyhedsformidling Dokument- håndtering Filer Fraværs-registrering Nyheds-kategorier Sagslister Kontakt-information Office Checkind/ud Søgning Quicklinks Diskussions- fora Intranet Reservation Opdateregne data Sags- oplysninger Kalender Mail … Publisering Kategori-sering Vejledninger Opgave- lister Internet-sider Rekvisitioner ”Minafdeling” Fag-systemer LotusNotes Kategori-sering Personale-profiler Kalender Metadata Service-anmodninger ”Mineprojekter” ESDH Workflow Historik Bruger- håndtering Eksternekilder ”Minedokumenter” Konfigurerbar standardfunktionalitet Egenudviklet funktionalitet, samt udvidelsesmuligheder

11. Sagsstyringsløsningen er et eksempel på at mange fagsystemer med fordel kan stille kernefunktioner til rådighed i den sammenhæng hvor de anvendes Fagsystemer kræver som oftest at brugerne ”kommer til” fagsystemet for at udføre deres handlinger, samt at de er bekendt med langt mere funktionalitet end nødvendigt er • Systemer med Web interface er umiddelbart integreret som web parts, med single sign-on via Active Directory • Windows applikationer bliver launched via LaunchIE. I nogle tilfælde sker det kontekstafhængigt • Enkelte funktioner er bygget med integration på database niveau via ODBC kald • Sagsstyringen er bygget via soap enabling af web services som stilles til rådighed af fagsystemet

12. Sagsstyring Sagens faglige behandling Digitalisering Fase 1 Fase 2 Fase 3 Proces-omlægning Formålet med sagsstyrings-initiativet er at anvende digitalisering til at opnå en betydelig reduktion i sagsbehandlingstiden på udvalgte sagstyper Effektivisering af sagsbehandlingen skal opnås gennem decentralisering af sagsallokeringer, synliggørelse af liggetider og effektivitet, samt understøttelse af relevante videnskilder • Fase 1 • Gennemsigtighed i sagsstyring med simpel IT-støtte • Begrænset indflydelse på faglig behandling og arbejdsprocesser • Mulig Fase 2 • Gradvis øget digitalisering af sagens dokumenter og arbejdsgange • Effektivisering af sagsstyring på basis af erfaringer fra Fase 1 • Mulig Fase 3 • Etablering af ”endelige” arbejdsprocesser baseret på højt niveau af digitalisering

13. Illustrativ Den nuværende sagsgang afvikles sekventielt og er styret af den fysiske sags vej gennem amtsgården hvilket ofte resulterer i unødvendige liggetider     O Indgående post Sagens akter journaliseres i FICS Fysisk sag sammensættes og sendes til sektorleder Sektorleder vurderer sagen politisk og videresender til afdelingsleder Afdelingsleder allokerer og videresender sag til sagsbehandler  Sag høres og svar sendes retur til sagsbehandler  O  Kunde modtager afgørelse Sagsbehandler behandler sagen og sender afgørelse til kunde. Sag sendes eventuelt til høring. Akter journaliseres i FICS

14.  Sag sendes via sagssystemet til høring og svar sendes retur til sagsbehandler NJA.dk Elektroniske blanketter fra Internettet journaliseres automatisk i FICS Illustrativ  Sektorleder vurderer sagen politisk I fremtiden styres sagsgangen af et sagsstyringssystem som understøtter decentral fordeling og styring af sager, parallel afvikling af høringer, samt fuld gennemsigtighed i sagsgange, liggetider og effektivitet    Indgående post Sagens akter journaliseres i FICS Sags- styrings- system + FICS Sagsbehandler behandler sagen og sender afgørelse til kunde. Sag sendes eventuelt til høring. Akter journaliseres i FICS Kunde modtager afgørelse

15. Sagsstyringssystemet er baseret på simpel web-enabling af eksisterende ESDH kernefunktioner, hvilket tillader andre applikationer at tilgå ESDH back-end uden at skulle opgradere og konvertere det eksisterende ESDH ESDH ”tyk” klient (Windows) Sagsstyring Internet Gemsag Opret sag Gemsag Hentsag Web front Hentsag Gemakt Hentakt Opret sag ESDH integration services Gemsag Hentsag Gemakt Hentakt Application server ESDH data services Stamdata BrugerAdmin. Sagsakter Database server

18. Medarbejderportalen er sammen med de øvrige initiativer bygget af et dedikeret projektteam på tre måneder Projektteamet har været sammensat af 5-8 dedikerede Netcompany medarbejdere og 3-4 dedikerede medarbejdere fra Nordjyllands Amt Internet Intranet Medarbejder portal Sagsstyring Opstart Test Implementering Design Implementering Test Design Test Implementering Design Test Implementering Design 25.03.02 18.03.02 08.07.02 10.06.02 29.04.02