R iigi I nfosüsteemide A renduskeskus Katrin Kivi Projektide haldur Margus Püüa

1. SF meede 4.5 “Infoühiskonna arendamine” projektijuhtide ja koordinaatorite seminar“Projektide juhtimise kord” Riigi Infosüsteemide Arenduskeskus Katrin Kivi Projektide haldur Margus Püüa arendusosakonna juhataja

2. Seminari päevakord • Projektide juhtimise kord • Projekti juhtrühma roll ja vastutus • Projektijuhi roll ja vastutus • Projekti töörühma roll ja vastutus • Projekti avamine • Projekti edenemise mõõtmine ja sellest rakendusüksuse teavitamine • Projekti lõpetamine • Kulude abikõlbulikkuse tõestamine • Koordinaatorite ja projektijuhtide koostöö • Küsimused ja vastused

3. Projekti juhtimise tasemed (soovitus) Projekti juhtrühm Strateegiline juhtimise tase Projektijuht Projekti töörühm Operatiivjuhtimise tase Projekti töögrupp Projekti töögrupp Projekti töögrupp Projekti töögrupp

4. Projektide juhtimise kord: Projekti juhtrühma koosseis • Juhtrühma juhi ja koosseisu kinnitab toetuse saaja asutuse juht oma käskkirjaga. Juhtrühma kuuluvad: • Kõigi osapoolte kõrgema juhtkonna esindajad • Projektijuht • Rakendusüksuse poolt määratud koordinaator • Riiklik järelevalve ametnik (vajadusel)

5. Projektide juhtimise kord: Projekti juhtrühma roll ja vastutus • Juhtrühma töö reglemendi kinnitamine; • Projektijuhi kinnitamine; • Töörühma kooseisu kinnitamine; • Töörühma koosseisu muutmine; • Projekti tegevuskava kinnitamine; • Projekt etappide alustamine; • Projekti etappide lõpetamine. Kindlasti peab juhtrühm heaks kiitma need projekti etapid, mille järgselt toimub maksete tegemine töö teostajale. St. etapi lõpetamise otsuse järgselt saab taotleja esitada väljamaksetaotluse. tagasi

6. Projektide juhtimise kord: Projektijuhi roll ja vastutus Projektijuhi ülesandeks on tagada projekti tööde korraldamine selliselt, et saavutatakse projekti esialgu kokkulepitudeesmärkesialgu kokkulepitudtähtajaksesialgu kokkulepitudeelarvega tagasi

7. Projektide juhtimise kord: Projekti töörühma koosseis • Juhtrühma koosseisu kinnitab projekti juhtrühm. Töörühma kuuluvad: • Tulemust vajava üksuse protsessi omanikud ja spetsialistid • Täitja poole vastutavad spetsialistid • Rakendusüksuse poolt määratud koordinaator • Töörühma juhib projektijuht

8. Projektide juhtimise kord: Projekti töörühma roll ja vastutus • Töörühma töö reglemendi kinnitamine; • Projekti tööde alustamine ja lõpetamine; • Projekti etappide tulemuste aktsepteerimine; • Vajadusel töögruppide moodustamine tagasi

9. Projektide juhtimise kord: Projekti alustamine • Projekti alustamiseks kutsub juhtrühma juht projektijuhi ettepanekul kokku projekti juhtrühma. • Projektijuht esitab juhtrühmaleprojekti kirjelduse • Juhtrühm langetab otsuse projekti sh. etapi(de) alustamise suhtes • Juhtrühma koosolek protokollitakse (Näidisfail: XXXX_JuRu_Pr_aakkpp) • Projektijuht saadab koheselt teate projekti avamise kohta PNK’le (Riigi infosüsteemide Arenduskeskuse juures toimiv projekte haldav nõukogu) pnk@ria.ee. • Projekti juhtrühma koosoleku protokoll pannakse RIA projektide haldamise keskkonda (https://www.ria.ee/projektid/) vastava projekti dokumentide kataloogi jaotuse „projekti haldus” alla. • Projekti rahastaja poolt määratud koordinaator täidab kontrolllehe projekti nõuete kohase alustamise kohta

10. Projektide juhtimise kord: Projekti kirjeldus • projekti eesmärgid, • projekti tegevuskava ja eelarve etappide lõikes, • projekti detailne plaan, • projekti riskide juhtimise kava, • projekti töörühma koosseisu • juhtrühma otsuse eelnõu, kus on toodud konkreetsed avatavate etappide nimetused ja iga avatava etapi kohta on äratoodud kuluartiklite täpsed sõnastused kuhu kirjendatakse etapiga seotud kulud. tagasi

11. Projektide juhtimise kord: Projekti edenemise mõõtmine • Projekti edenemise mõõtmiseks on vaja • andmeid kui palju iga avatud töö lõpetamiseks veel aega vaja on? • teada palju määramatuse vastu kaitsevat varuaega alles on? • Projekti edukaks juhtimiseks on vaja võrrelda tegelikust plaaniga ja viia elu vastavusse plaaniga.

12. Projektide juhtimise kord: Projekti läbiviimine • Projekti edenemise mõõtmiseks fikseeritakse: • Perioodil lõppenud projekti tööd; • Jätkuvate tööde kohta märgitakse kui palju on veel tegelikult vaja aega töö lõpetamiseks; • Millised tööd plaanitakse järgmisel perioodil avada; • Määratakse projekti seis tähtaja suhtes (normaalne, ohtlik, kriitiline). • Samuti vaadatakse üle kas on muutunud väljamaksete prognoos (tööde etappide lõpetamise eeldatavad ajad) • Töörühma koosolekud protokollitakse. • Töörühma protokoll pannakse RIA projektide haldamise keskkonda vastava projekt dokumentide kataloogi jaotuse „projekti haldus” ( https://www.ria.ee/projektid/ ) alla. • Juhul kui on muutunud etappide lõpetamise ajad (väljamakse prognoos), teeb projektijuht vastava muudatuse RIA projektide haldamise keskkonnas vastava projekti kirjelduse jaotuse „kulu prognoos” (https://www.ria.ee/projektid/) all.

13. Projektide juhtimise kord: Projekti etapi lõpetamine • Juhul kui töörühm loeb projekti etapi lõppenuks, valmistab projektijuht ette materjalid projekti juhtrühmale ja kutsub projekti juhtrühma kokku. Projektijuht esitab juhtrühmale: • Projekti etapi tulemuste aruande • Juhtrühma otsuse eelnõu • projekti etapi(de) lõpetamise kohta, kus muuhulgas on täpselt sõnastatud ka kulu artikkel, mille eest tehakse väljamakse ja • järgmise etapi(de) alustamise kohta • Projekti juhtrühm langetab otsused • Juhtrühma koosolek protokollitakse (Näidis file:XXXX_JuRu_Pr_aakkpp) • Projekti juhtrühma koosoleku protokoll pannakse RIA projektide haldamise keskkonda vastava projekt dokumentide kataloogi jaotuse „projekti haldus” ( https://www.ria.ee/projektid/ ) alla.