Integração e Mobilidade no Controle da Empresa

2. Integração e Mobilidade no Controle da Empresa O QUALIS é uma solução sob forma de software e serviço, desenvolvida para a administração e o gerenciamento do Sistema de Gestão Integrado (SGI) organizacional. Constituído em ambiente Web, o QUALIS visa automatizar de forma segura, fácil, ágil, eficiente e extremamente objetiva, controles requeridos da gestão dos processos de qualidade, meio ambiente, saúde e segurança ocupacional e segurança de alimentos, não limitando-se a apenas esses. O QUALIS está em conformidade com vários requisitos de diversas normas, tais como: ISO 9001, ISO 14001, ISO-TS 16949, OHSAS 18001, ISO 22000, dentre outras . Todo workflow dos processos são gerenciados pelo QUALIS, podendo ser visualizados e monitorados pelos gestores do sistema. Este monitoramento apresenta de forma rápida e transparente quem são os usuários e quais as ações que estão impactando no controle dos processos e consequentemente comprometendo a excelência na gestão.

3. Diferencias • Sem limite de usuários; • Software em Ambiente Web, independente de plataforma; • Multiempresa e multiunidade (filial); • Painel que contém as pendências de cada usuário; • Mecanismo de notificação de pendências via e-mail; • Gerenciamento de todo Workflow dos processos

4. Qualis – Sistema de Gestão da Qualidade O QUALIS provê um controle de pendências que indica aos usuários de forma objetiva as ações que são de sua competência. Para toda pendência gerada no sistema, o usuário responsável por executar a ação correspondente é notificado via e-mail e ao entrar no sistema tem de forma clara as pendências que dependem de sua ação. As pendências são geradas por todos os módulos do QUALIS. No QUALIS temos rastreabilidade de todos os processos e ações executadas pelos usuários, proporcionando segurança e transparência. Uma das características que se destacam no QUALIS é a forte integração entre seus diversos módulos, visando garantir segurança e eficiência no workflow dos processos e eliminar retrabalho, proporcionando, assim, envolvimento e compromisso das diversas áreas e usuários. Outro grande diferencial do QUALIS é fato dele não trabalhar com limite de usuários, uma vez que um de seus principais objetivos é a distribuição da informação de forma eficiente e segura, minimizando o fluxo de papéis na empresa, o que propicia uma excelente relação custo-benefício. O resultado final é uma gestão totalmente automatizada, integrada, participativa, transparente, funcional e segura. Em todos os módulos do QUALIS disponibilizamos ferramentas de pesquisa à sua rica base de dados. Os resultados visualizados nas pesquisas estão disponíveis também na forma de relatórios.

5. Alguns dos benefícios que o software oferece: • Agiliza o trâmite de aprovação, verificação e análise de documentos diversos. • Gerencia não conformidades. • Implementa ações corretivas e automatiza as avaliações de eficácia. • Identifica e gerencia as calibrações de equipamentos e instrumentos. • Auxilia e detalha o planejamento e realização de auditorias, provendo relatórios precisos. • Gera melhorias contínuas durante toda etapa produtiva. • Orienta e facilita a tomada de decisões por meio de indicadores quantitativos gerenciáveis. • Gerencia atendimentos realizados com as partes interessadas, garantindo total feedback aosstakeholders. • Garante que todos os colaboradores estejam com seus treinamentos atualizados, em referência cruzada com documentos do próprio sistema Qualis, e/ou, qualquer evento diverso. • Realiza cadastro, manutenção e pesquisa avançada dos currículos de usuários do sistema. • Gerencia e controla as descrições dos cargos existentes na organização, identificando todos os conhecimentos, habilidades, responsabilidades e experiências necessárias às funções. • Possibilita a criação, manutenção, preenchimento e controle de registros.

6. Composto pelos Módulos: • Acesso; • Básico; • Documentos; • Registros; • Registros Eletrônicos; • Não Conformidades; • Ações Corretivas; • Ações Preventivas; • Melhoria Contínua; • Indicadores; • Auditoria; • Atendimento; • Calibração; • Treinamento.

7. Tela Inicial Tela principal do QUALIS. Na parte superior existe um menu, composto pelos módulos do Qualis. Logo abaixo existem dois painéis: o “Menu Principal” (painel verde) e “Pendências” (painel alaranjado). No “Menu principal” está contemplado um acesso rápido às principais funções do sistema, enquanto no painel de “Pendências”, todos os registros de processos que possuam alguma pendência de ação no sistema para o usuário conectado.

8. Pesquisa de Pendências A pesquisa de pendências é uma função do Qualis de grande importância para o(s) gestor(es). Através dela é possível visualizar todas as ações pendentes dos usuários, podendo, o gestor, enviar novos e-mails cobrando a execução de tais ações.

9. Controle de Acesso Controle de acesso é o módulo onde são configuradas todas as permissões de acesso aos menus do sistema, por usuário. É totalmente flexível e possui mecanismos que facilitam a configuração geral do sistema, como, por exemplo, a aplicação de perfil que configura as permissões de um usuário igual ao de outro. Ele garante a segurança e as responsabilidades dos usuários. • Funcionalidades: • Ações dos usuários devem ser previamente autorizadas, ou seja, os usuários só terão acesso aos menus que lhes forem delegados pelo gestor do sistema. • Aplicação de perfil quando um usuário é semelhante a outro. • Troca de gestor é uma função onde todas as atribuições de um usuário gestor do sistema são atribuídas a outro.

10. Controle de Acesso O controle de acesso ao sistema é totalmente flexível, permitindo aos gestores a configuração individualizada do nível de acesso do usuário às diversas funções do sistema.

11. Módulo Básico

12. Controle de Documentos Controle de documentos é o módulo que gerencia o acesso aos documentos de acordo com as permissões de cada usuário. Todos os documentos ficam armazenados em banco de dados no cliente, possuindo alto grau de segurança e confiabilidade. O sistema garante a visualização aos usuários somente da versão atual do documento. Todo o processo de validação dos documentos é feito eletronicamente garantindo agilidade e baixo custo, possibilitando situações configuráveis (verificação, aprovação, homologação, etc.) e hierarquias diferentes para os validadores. Todo o controle de documentos atende aos requisitos das normas garantindo sua conformidade, além de eficácia e segurança em todo o processo. Suporta todos os tipos de arquivos. • Funcionalidades: • Flexibilidade na configuração das situações de validação de documentos, por exemplo: verificação, aprovação, homologação. • Documentos são gravados no banco de dados, restringindo o acesso somente a usuários autorizados, acrescentando mais uma camada de segurança. O sistema verifica a permissão do usuário autorizando a visualização, impressão ou edição em cada documento de acordo com seu privilégio.

13. Controle de Documentos • Como os documentos são gravados no banco de dados, passam a fazer parte da rotina do backup corporativo, contando ainda com vários métodos de contingência. • Geração de cabeçalho dos documentos e página de rosto (histórico de alterações) pode ser feita pelo sistema automaticamente. • Controle de validação dos documentos onde são identificados os usuários que deverão validar a versão/revisão do documento, bem como, a situação de validação e a hierarquia que deve ser seguida. Este processo gera pendências e envia e-mail aos usuários responsáveis por validar o documento. • Em intervalos de tempo previamente configurados, o sistema envia automaticamente e-mail e gera pendência para o elaborador/responsável pelo documento, informando que o mesmo precisa ser analisado criticamente. • Mecanismo de busca de conteúdo nos documentos de toda a base de dados do QUALIS semelhante à encontrada na ferramenta de busca Google.

14. Controle de Documentos • Controle de proposta de alteração ou sugestão de exclusão de documentos sugerida pelos usuários. • Marcas d’água com os dizeres “cópia controlada”, “cópia não controlada”, “documento obsoleto” e “documento não validado” são inseridas nos documentos automaticamente pelo sistema em função da situação do mesmo. • Controle de localização de cópias físicas de documentos e mecanismo de alerta ao gestor da necessidade de entrega nos departamentos em caso de inclusão de novas versões/revisões dos documentos, bem como, impressão dos protocolos de entrega individuais ou gerais para o departamento. • No cancelamento de um documento o sistema informa ao gestor quais os documentos que o referenciam, assegurando assim que não existirão documentos no sistema com referência inválida.

15. Controle de Documentos Resultado da pesquisa pela palavra ÁGUA em todos os documentos da base de dados. No lado direito da tela, o sistema apresenta parte do texto onde foi encontrada a palavra pesquisada e a apresenta em negrito. Caso o usuário queira ler o documento, basta clicar no link e realizar o download do mesmo.

16. Controle de Documentos A pesquisa de referência é um recurso imprescindível para evitar referências inválidas entre os documentos. De forma rápida e segura o sistema indica ao(s) gestor(es) todos os documentos que fazem referência a um documento específico. Ou seja, em uma situação de alteração ou cancelamento de um documento, o sistema tem mecanismo de busca na base de dados e como resultado apresenta todos os documentos que fazem esta referência, eliminando assim a possibilidade de uma referência inválida. Clicando em “Referenciado Por” para o documento NP-SGQ-001 temos o seguinte resultado.

17. Controle de Documentos Resultado da pesquisa dos documentos que fazem referência ao documento NP-SGQ-016.

18. Controle de Documentos Marca d'água “CONTROLADO” inserida automaticamente pelo sistema pois o documento acima é a versão atual.

19. Controle de Documentos Marca d'água “DOCUMENTO OBSOLETO” inserida automaticamente pelo sistema pois o documento acima está na versão anterior. Essa consulta só foi possível devido ao privilégio do usuário conectado (neste caso, gestor). Para demais usuários, o sistema exibe somente esse documento na versão/revisão 4.

20. Controle de Documentos A Lista mestra é gerada automaticamente pelo sistema. Nela é possível identificarmos a quantidade de cópias físicas – F disponíveis em cada departamento, bem como a quantidade de usuários que possuem acesso eletrônico – E, por documento.

21. Controle de Documentos Pesquisa que proporciona acesso rápido e fácil aos documentos que o usuário tem acesso. Neste exemplo, na primeira tela o usuário pode filtrar o departamento do documento.

22. Controle de Documentos Na sequencia o usuário pode filtrar o tipo de documento.

23. Controle de Documentos O resultado da pesquisa dos documentos que o usuário tem acesso do departamento SGQ e tipo de documento NP é apresentado nesta tela. Clicando no link do documento é feito o download para a visualização. Por esta tela o usuário pode fazer proposta de alteração no documento e a mesma será encaminhada ao(s) gestor(es), ou para um usuário superior (aprovador).

24. Controle de Documentos O sistema cria uma pendência para o(s) gestor(es) quando existem documentos que necessitam de análise crítica em um determinado período. Este período de dias é previamente configurado. A tela acima apresenta os documentos nestas condições.

25. Controle de Documentos Clicando no “Ver Lista” da tela anterior, o(s) gestor(es) tem a possibilidade de ver todas as versões do documento que ficam armazenados historicamente na base de dados.

26. Controle de Documentos Tela em que é apresentado um exemplo de definição dos usuários que farão a validação de um documento. A validação pode ser hierarquizada.

27. Controle de Registros • O Módulo de Controle de registros realiza o gerenciamento dos registros, mantendo informações importantes sobre eles, tais como: data de descarte, forma e local de armazenamento, proteção, tempo de retenção ativo e inativo, recuperação e indexação. Com base nestas informações, o sistema comunica os usuários responsáveis via e-mail e cria pendência sobre a data de descarte dos mesmos. • Funcionalidades: • Configuração de descarte, forma de armazenamento, local de guarda, observações, proteção, tempo de retenção ativo e inativo, recuperação e indexação. • Cadastro dos documentos que são vinculados ao controle de registros com usuário responsável pelo descarte e data. • Criação de pendência e aviso via e-mail para o usuário responsável pelo descarte dos registros na data que deve ser feito. • Geração e impressão do documento de controle de registros com todos os documentos que fazem parte do mesmo. • Módulo integrado com controle de documentos.

28. Controle de Registros Exemplo do relatório de controle de registros emitido pelo sistema.

29. Controle de Registros e Registros Eletrônicos Registros Aqui é feito o gerenciamento dos registros mantendo informações sobre sua forma física, tais como data de descarte, local de guarda, proteção, etc... Registros Eletrônicos Agora é sua vez... Crie seus próprios registros com seus próprios campos. Isso e mais! Sem a necessidade do uso de papel. Os registros eletrônicos são preenchidos diretamente no Qualis pelos usuários responsáveis pela inserção.

30. Não Conformidade • Não conformidade é o módulo onde são registradas todas as ocorrências que não estão em conformidade com as normas, ou com requisitos determinados pela organização, identificados em auditoria, manifestação de cliente, na violação de um indicador de desempenho etc. O sistema Qualis garante a automatização das etapas subsequentes para o tratamento da ocorrência, com definição de responsabilidades e datas para execução. A comunicação das ações a serem tomadas pelos usuários responsáveis é feita automaticamente via e-mail, gerando pendência no sistema. Todo o estudo da análise de causa realizado pelo diagrama de Causa x Efeito (diagrama de “Espinha de Peixe” – Ishikawa), pode ser registrado no sistema. Para as causas reais identificadas o sistema permite a abertura de ação corretiva, enquanto para as causas potenciais é permitida a abertura de ação preventiva. • Funcionalidades: • Neste módulo são registradas e tratadas todas as não conformidades identificadas nos processos. • As não conformidades abertas a partir de uma auditoria no Qualis são integradas automaticamente com o módulo de NC, assim como, as não conformidades geradas a partir de uma manifestação de cliente (SAC) e as oriundas da violação de um indicador. Essas integrações evidenciam a forte inter-relação que há entre os módulos do Qualis, eliminando retrabalhos e colaborando fortemente para agilidade e eficiência do sistema de gestão.

31. Não Conformidade • O encaminhamento de uma não conformidade permite direcionar o processo para as seguintes etapas: proceder e registrar a análise de causa, abrir ação corretiva ou associar a uma ação corretiva em andamento que trate do mesmo problema. • O sistema possibilita todo o registro da análise de causa realizada pelo diagrama de Causa x Efeito. • Ao escolher abrir uma nova ação corretiva a partir da identificação de uma causa real, o sistema Qualis realiza a abertura da ação de forma automática, evitando a necessidade de redigitação de informações. Seguindo o mesmo mecanismo, pode-se abrir a ação preventiva para as causas potenciais. • Em toda não conformidade é possível associar arquivos que evidenciem/elucidem a mesma, de vários formatos, tais como: vídeos, fotos, e-mail, laudos.

32. Não Conformidade Exemplo de uma não conformidade aberta automaticamente e de forma integrada a partir de uma manifestação de cliente.

33. Não Conformidade Toda a análise de causa pode ser registrada no sistema e ao determinar a causa real, abre-se automaticamente a ação corretiva.

34. Ações Preventivas, Corretivas e Melhoria Contínua • Ações preventivas, corretivas e melhoria contínua são módulos que automatizam todo o processo de tratamento das não conformidades, e demais ações que visam a melhoria da qualidade, colaborando efetivamente para a execução e conclusão de todas as tarefas planejadas dentro dos prazos estabelecidos. O mecanismo de pendências e notificações via e-mail é uma eficaz ferramenta de apoio para que sejam atingidos os objetivos estabelecidos nos planos de ações onde utilizamos o método 5W2H. As informações referentes a todas as ações são armazenadas historicamente e ficam disponíveis para consultas de forma rápida e segura. Para enriquecer as informações sobre as ações estão disponíveis mecanismos de inclusão de anexos por ações, tais como: fotos, vídeos, laudos etc. • Funcionalidades: • As ações corretivas são geradas no sistema automaticamente pelos módulos de não conformidade ou análise de causa. • Planos de ações são definidos para as ações preventivas, corretivas e melhoria contínua utilizando o método 5W2H mundialmente conhecido. • Os planos de ações estabelecidos passam por processo de aprovação eletrônica.

35. Ações Preventivas, Corretivas e Melhoria Contínua • Os responsáveis das ações previstas no plano são notificados de sua responsabilidade e data para conclusão via e-mail e com pendência no sistema. O sistema monitora as pendências e faz cobranças aos usuários, sendo uma ferramenta muito eficiente para gerenciar o workflow dos processos. • Concluídas todas as ações do plano, o sistema enviará e-mail e criará pendência para o usuário responsável pela verificação de eficácia. • Todas as informações referentes às ações preventivas, corretivas e melhoria contínua são mantidas no sistema para consulta e relatório. • Nas ações preventivas, corretivas e melhoria contínua é possível associar arquivos que evidenciem/elucidem as mesmas, de vários formatos, tais como: vídeos, fotos, e-mail, laudos.

36. Ações Preventivas, Corretivas e Melhoria Contínua Exemplo de ação corretiva aberta no módulo de análise de causa. A ação corretiva é criada com várias informações previamente preenchidas, eliminando retrabalhos.

37. Ações Preventivas, Corretivas e Melhoria Contínua Definição do plano de ações da ação corretiva pelo método 5W2H. Conforme as tarefas do plano são definidas, o sistema gera um resumo das mesmas para facilitar a visualização.

38. Ações Preventivas, Corretivas e Melhoria Contínua Finalização da ação corretiva com a indicação da data de verificação de eficácia e o responsável. Um resumo do plano de ações é apresentado.

39. Auditoria • Auditoria é o módulo que sistematiza todo o processo de uma auditoria, contemplando todas as suas etapas. Desde o planejamento, a escolha dos auditores e sua convocação, passando pela definição da agenda da auditoria e a elaboração do plano de auditoria com base nos itens das normas e sua lista de verificação (LVA/check-list). Todo o registro da auditoria é lançado no sistema pelos auditores de forma estruturada, tornando o processo bastante eficiente, além de manter todos os dados historicamente disponíveis para consulta de forma extremamente ágil e segura. O sistema possibilita o controle dos resultados da auditoria por pontuação enriquecendo de forma substancial as análises gerenciais posteriores que visam à melhoria contínua dos processos avaliados. • Funcionalidades: • Convocação de auditores via e-mail e pendência no sistema para confirmação de presença do mesmo na auditoria. • Definição da agenda da auditoria, com flexibilidade para designar quais auditores estarão em cada departamento e em que data e hora. • Possibilidade de manutenção da agenda caso haja mudança nas datas da auditoria. • Com a agenda definida, o sistema permite a comunicação via e-mail aos usuários dos departamentos que serão auditados (fica a critério de cada empresa).

40. Auditoria • Possibilidade de montagem do plano de auditoria com base em listas de verificação de auditoria (LVA/check-list). • Configuração dos tipos de pontuação que serão utilizados em cada tipo de auditoria, definindo os critérios para abertura de não conformidade automática pelo sistema, conforme pontuação obtida. • Ao inserir no Qualis os resultados da auditoria, caso o auditor informe que um determinado requisito não está em conformidade, automaticamente o Qualis cria uma pendência para abertura de NC, onde o auditor (caso seja auditoria interna) identifica o usuário responsável por dar encaminhamento à mesma. • Os auditores podem associar arquivos que evidenciem/elucidem os itens auditados, de vários formatos, tais como: vídeos, fotos, laudos, etc. • Impressão do relatório de auditoria com todas as informações a respeito da mesma, inclusive com fotos. • Possibilidade de controlar auditorias externas, cadastrando os auditores externos e os arquivos de resultados gerados por eles. • Integrações com os módulos de não conformidade, controle de documentos, ações corretivas.

41. Auditoria Exemplo de relatório de auditoria. As fotos que foram incluídas para evidenciar uma não conformidade ou oportunidade de melhoria, é apresentado como no exemplo acima.

42. Auditoria Exemplo de relatório do plano de auditoria.

43. Auditoria Tela de trabalho do auditor. Todas as informações levantadas na auditoria são lançadas no sistema de forma simples e objetiva. O sistema automaticamente apresenta um resumo do trabalho já realizado pelo auditor.

44. Auditoria Tela onde o auditor informa o resultado da auditoria por item da norma ou pela Lva (check-list), podendo incluir anexos de diversos tipos para evidenciar/elucidar os mesmos.

45. Indicadores • Indicadores é um módulo de registro e monitoramento dos indicadores de desempenho. Após definida a política de gestão, seus objetivos, princípios e indicadores de desempenho, o sistema faz cobrança aos responsáveis via e-mail e gera as pendências para alimentação das informações de medições nas datas previstas para preenchimento. Informações consolidadas são apresentadas aos gestores, gerentes e diretores para avaliação e tomada de ações em função do desempenho apurado nas medições. • Funcionalidades: • Os indicadores são totalmente configurados pelo usuário. Um indicador pode ser vinculado a um princípio, que, por sua vez, pode ser vinculado a um objetivo que remete a política de gestão da empresa. • Todo indicador incluído no sistema passa pelo processo de validação, onde podemos utilizar o conceito de situação de validação e hierarquia semelhante ao controle de documentos.

46. Indicadores • Para cada indicador é definido o usuário responsável e a data em que devem ser inseridas as informações no sistema. O sistema se encarrega de enviar e-mail e gerar pendência para o usuário nas datas definidas. • Quando uma informação de um indicador é inserida no sistema, será confrontada com a informação esperada, e, caso esteja em desacordo (indicador violado), o sistema pode abrir, automaticamente, uma não conformidade. • Relatórios são gerados para acompanhamento das metas estabelecidas. • Integrações com os módulos de não conformidade e controle de documentos.

47. Indicadores Exemplo de um relatório dos indicadores.

48. Atendimento • Atendimento é de fundamental importância para o sistema de gestão da qualidade. Neste módulo é registrado todo tipo de atendimento, tais como: reclamação, sugestão, necessidade etc. Todos os registros ficam armazenados historicamente e podem ser consultados a todo o momento, servindo de base para análise de problemas reincidentes. Pelo sistema é garantido que todo e qualquer atendimento terá uma análise e encaminhamento através da determinação dos responsáveis de cada atendimento. O sistema se encarrega de garantir o controle sobre o workflow das ações pertinentes. • Funcionalidades:  • Controle de todos os registros de atendimento. • No registro do atendimento o usuário tem a liberdade de utilizar o conceito de atributos. Por este conceito o usuário tem a possibilidade de criar e associar com muita flexibilidade informações adicionais pertinentes ao atendimento e fazer uso dos mesmos em pesquisas e relatórios, posteriormente.

49. Atendimento • Para todo atendimento deverá ser designado um usuário que se responsabilizará pelo andamento do mesmo. O sistema enviará e-mail e criará pendência para este usuário. • Em todo atendimento é possível associar arquivos que evidenciem/elucidem o mesmo, de vários formatos, tais como: vídeos, fotos, e-mail, laudos. • Um atendimento pode dar origem a uma não conformidade, uma ação preventiva ou uma melhoria contínua, sempre de forma integrada aos demais módulos.

50. Indicadores Tela inicial do cadastro de um atendimento.