VERHANDLUNGSVERFAHREN FÜR DIE LEISTUNGEN DER ÖRTLICHEN RAUMPLANUNG

1. VERHANDLUNGSVERFAHREN FÜR DIE LEISTUNGEN DER ÖRTLICHEN RAUMPLANUNG

2. Ausgangssituation: • Vermehrte Anfragen der Gemeinden an die AIK über richtigen Vergabemodus der Leistungen der örtlichen Raumplanung • Uneinigkeit unter den Kammermitgliedern bei diversen Vergaben von Gemeinden in jüngster Zeit und Wunsch nach einer Klärung der Rechtssituation

3. Vorgangsweise: • Gründung einer kammerinternen Arbeitsgruppe im Rahmen des interdisziplinären Raumordnungsausschusses • Einholung eines Rechtsgutachtens

4. Rechtsgutachten o.Univ.Prof. Josef Aicher: • Basierend auf dem steierm. Vergabegesetz und dem Bundesvergabegesetz • Fragestellung: Wie sind Leistungen der örtlichen Raumplanung durch die Gemeinden rechtlich korrekt zu vergeben ?

5. Ergebnis: • Leistungen der örtlichen Raumplanung sind geistig-schöpferische Dienstleistungen, die nicht in ausschreibungsfähiger Weise hinreichend exakt und detailliert beschrieben werden können • Daher: Vergabe nur im Verhandlungsverfahren

6. Konsequenzen: • Einzig rechtlich korrekter Vergabemodus für Gemeinden ist das Verhandlungsverfahren unter Berücksichtigung von Qualitätskriterien und nicht die Vergabe einzig nach dem Preiskriterium

7. Strategie der AIK: • Zurverfügungstellung eines einfachen und rechtlich abgesicherten Vergabemodells als Serviceleistung für die Gemeinden und die Kammermitglieder • Keine Verpflichtung zur Anwendung dieses bestimmten Modells

8. Erarbeitung des Modells: • 2 Mustergemeinden als Testlauf • Kammerinterne Arbeitsgruppe und mehrmonatiger Abstimmungsprozess • Abstimmung mit Landesdienststellen und Städte- und Gemeindebund

9. Servicepaket beinhaltet: • Beschreibung des Mustermodell des Verhandlungsverfahrens • Beratungspool als Unterstützung in der Verfahrensabwicklung

10. Aufgabendes Beraters •  Erstgespräch mit der Gemeinde, Formulierung der Art des Referenzbeispieles und der Frage •  Moderation und Zusammenfassung während des Hearings  Preisbewertung (Anbot wird erst nach Hearing geöffnet !!)  Gesamtpunktezusammenstellung • Protokollkoordination, Formulierung der Begründungsstichworte der Bewerter zu einem konsistenten Text

11. Verfahrenseckpunkte •  Verfahren einfach, kurz und günstig  Vergleichbarkeit durch strikte Vorgaben und Beschreibung  Verfahren so weit wie möglich objektiviert  Geringer Vorbereitungsaufwand für Gemeinden und Bieter • Keine Benachteilung von 1-Frau(Mann)-Büros • Verbleibender Beurteilungsspielraum der Gemeinden  Keine Beurteilung durch Kollegen, ausschließlich Beratung

12. 2 Hauptkriterien in unterschiedlicher Gewichtung • Qualität: 70%-75% • 1.1. Auftragsbezogene Planungsqualität • a. Auftragsbezogenes Referenzbeispiel (davon 50%) • b. Auftragsbezogener Problempunkt (davon 50%) • 2. Angebotspreis 30%-25%

13. Ablauf Hearing 0. Persönliche Vorstellung des Bieters Mündlich dargestellt werden können u.a. persönliche Vorstellung, Werdegang, Zugang und Meinung zur Raumplanung, Spezialgebiete, Betreuungsqualität, Anwesenheit und Teamzusammensetzung, etc. Dauer max. 10 min. Präsentationsart frei wählbar Achtung: Diese Präsentation ist nicht Bestandteil der Bewertung und darf daher auch nicht in die Beurteilung der Bieter einfließen. Sie dient lediglich zur Information der Gemeinde !

14. Kriterium Qualität Auftragsbezogene Planungsqualität: Präsentation eines adäquaten Referenzbeispieles incl. beispielhafter Darstellung der Problemlösungskompetenz anhand von einem vergleichbaren raumplanungsfachlichen Detailpunkt (wird vorher bekanntgegeben), Dauer max. 15 min., Präsentationsart frei wählbar b. Beantwortung eines raumordnungsfachlichen, auftragsbezogenen Problempunktes (ad hoc Frage), Dauer max. 5 min.

15. Kriterium Qualität BEWERTUNGSVORSCHLAG  Bewertung ausschließlich durch die Gemeinde •  Zeitvorgabe: max. 20min. (+ 10 Informationsvorstellung) •  keine Zusatzfragen durch den Berater •  Punkteskala – 2 x 1-5 (nach Schulnotensystem) • Vorformulierung des zu behandelten Problems im Teil 1.1.b. durch den Berater in Zusammenarbeit mit der Gemeinde

16. Kriterium Angebotspreis • Verpflichtendes Anbot nach geltendem Mustervertrag • Berücksichtigt wird Gesamtpreis ohne MWSt., Mehrleistungen, Nebenkosten und Digitalisierung • Anbot wird erst nach Hearing geöffnet Punktebewertung: Günstigstes Anbot = 100% = bewertet mit 0 Punkten 1% Abweichung vom günstigsten Preis = + 0,1 Bewertungspunkte z.B. Anbot 27% über günstigstem Anbot = 2,7 Punkte z.B. doppelt so hoch wie günstigstes Anbot (=200%) = 10 Punkte

17. Endbewertung Teil 1 Qualität: Minimale Punkteanzahl 2 x 1 (= 2 x sehr gut) Maximale Punkteanzahl 2 x 5 (= 2 x nicht genügend) Teil 1 multipliziert mit Faktor 0,7 (bzw. 0,75) Teil 2 Preis: Günstigstes Anbot 0 Punkte Nachfolgende Anbote je nach Höhe (2 Kommastellen) Teil 2 multipliziert mit Faktor 0,3 (bzw. 0,25) Bestbieter = Bieter mit geringster Punkteanzahl !!

18. Ausstattung und Infrastruktur • Hinweis an die Gemeinde, dass sie bei der Bietersuche für das Verfahren auch über den Weg der öffentlichen Bekanntmachung bestimmte Zugangskriterien (bieterbezogene Kriterien) wie Mit-arbeiteranzahl, Interdisziplinarität, EDV-Ausstattung, Qualifikation des Projektleiters, etc. anwenden kann (ab € 60.000,-- ver-pflichtend) • Ausnahmebestimmung: Verhandlungsverfahren ohne Bekanntmachung mit nur einem Bieter bis € 154.000,--, wenn wirtschaftliches Verhandlungsverfahren nicht möglich ist (Bundesvergabegesetz §26, Abs.4)

19. Gemäß BVergabegesetz sind mind. 3 Bieter einzuladen • Stillhaltefrist von 7 bzw. 14 Tagen ist vor Auftragsvergabe einzuhalten • Unmittelbar nach dem Verfahren sind die nicht berücksichtigten Bieter zu verständigen • Unterlegene Bieter haben das Recht binnen 3 bzw. 7 Tagen nach Verständigung die Gründe zu verlangen (ist binnen 7 Tagen bekannt zu geben) • Reine Punktebewertung ist nicht ausreichend – verbale Begründung der Zuschlagsentscheidung erforderlich • Direktvergabe ohne Verhandlungsverfahren bis zu € 30.000,-- excl. UST. gemäß §27 Bundesvergabegesetz ab 1.7.2003 in der Stmk. möglich

20. Zusammenfassung: • Verhandlungsverfahren ist das einzig rechtlich korrekte Vergabemodell (Ausnahmen) • Servicepaket der AIK hat nur empfehlenden Charakter • Jede Gemeinde kann bei Bedarf selbst ihr eigenes Verhandlungsmodell entwickeln • Berater ist nur Serviceangebot und kann auch von außerhalb der AIK gewählt werden