1 / 22

BAGAIMANA MENGWUJUDKAN SISTEM NOMBOR RUJUKAN FAIL ?

BAGAIMANA MENGWUJUDKAN SISTEM NOMBOR RUJUKAN FAIL ?. Oleh : Jabatan Perkidmatan Awam Malaysia. SISTEM NOMBOR RUJUKAN FAIL MAMPU. Sambungan…. PERHATIAN : Tidak semestinya semua kod mesti digunakan. Ikut keperluan agensi. 2. Kod rujukan pecahan perkara

rane
Download Presentation

BAGAIMANA MENGWUJUDKAN SISTEM NOMBOR RUJUKAN FAIL ?

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. BAGAIMANA MENGWUJUDKAN SISTEM NOMBOR RUJUKAN FAIL ? Oleh: JabatanPerkidmatanAwam Malaysia

  2. SISTEM NOMBOR RUJUKAN FAIL MAMPU

  3. Sambungan….

  4. PERHATIAN : • Tidak semestinya semua kod mesti digunakan. Ikut keperluan agensi. 2. Kod rujukan pecahan perkara ( Sub subjek ) dan kod pecahan kecil perkara (Sub sub subjek) diberikan oleh organisasi berkenaan

  5. 3. Hendaklah didaftarkan 4. Hanya jika benar-benar perlu baru lah digunakan 5. Menentukan subjek yang benar- benar tepat dan membayangkan maksud kandungan fail dapat mengelakkan pecahan kecil perkara digunakan.

  6. 6. Bagi kod siri kes pengasingan antara kod pecahan kecil perkara dan kod siri kes hendaklah menggunakan tanda ( - ).Kod siri kes digunakan bagi fail yang mempunyai perkara yg sama tetapi mempunyai perbezaan dari segi nama, tempat, tahun dan sebagai nya. E.g. Fail peribadi, Bajet dll

  7. Contoh Kod Nama Ringkas Organisasi atau Bahagian JPM BK Nama ringkas organisasi Nama Ringkas Bahagian Kewangan Ruj : JPM: BK/…../……

  8. Contoh Kod Organisisi itu sendiri INTAN BL 108 Nama ringkas organisasi (INTAN WIL UTARA) Nama ringkas bahagian (Bhg. Latihan Kod Organisasi INTAN Ruj : INTURA:BL/108/……

  9. Rujukan Fail Organisasi Peringkat Negeri 108 INTAN SWK BL Nama ringkas organisasi peringkat negeri (SARAWAK) Nama ringkas bahagian (BHG LATIHAN) Nama ringkas organisasi (INTAN) Kod Organisasi INTAN Ruj : INTAN.SWK:BL/108/……

  10. Rujukan Fail Bertaraf Keselamatan (S) 108 INTAN BL (RB) (R) Taraf Keselamatan Sulit (S), Rahsia Besar (RB), Rahsia ( R ) Kod organisasi INTAN Nama ringkas organisasi Nama ringkas bahagian Ruj : INTAN.SWK:BL(S)/108/……

  11. KOD ORGANISASI AGENSI LAIN Kod untuk fail dibuka oleh agensi INTAN atas urusan khusus dengan agensi lain iaitu Kem. Kewangan INTAN SWK BL 10 Nama ringkas organisasi peringkat negeri (SARAWAK) Kod organisasi Kementerian Kewangan Nama ringkas organisasi Nama ringkas Bahagian Latihan Ruj : INTAN.SWK:BL/10/……

  12. Contoh Kod Perkara Utama – Perkara Utama : ADUAN No. Rujukan : 2 108 / 2 (S) INTAN BKP Taraf keselamatan Sulit Kod Aduan Nama ringkas organisasi Nama ringkas bahagian Ruj : INTAN:BKP(S)/108/2/……

  13. Contoh Kod Pecahan Perkara Utama ( Sub Subjek) No. Rujukan Fail pertama Huruf A : Aduan Pecahan Perkara Utama : Aduan Awam INTAN BKP (S) 108 / 2 / 1 Nama ringkas organisasi Nama ringkas bahagian Taraf Keselamatan Sulit Kod Aduan Awam ( Kod diberi oleh organisasi ) Kod Aduan Ruj : INTAN:BKP(S)/108/2/1

  14. Contoh Kod Pecahan Perkara Utama (Sub Subjek) No. Rujukan Fail Kedua Huruf A : Aduan Pecahan perkara utama: Aduan Agensi Lain INTAN BKP (S) 108 / 2 / 2 Taraf keselamatan Sulit Kod Aduan Nama ringkas organisasi Nama ringkas bahagian Kod Aduan Agensi Lain Ruj : INTAN:BKP(S)/108/2/2

  15. Contoh Kod Perkara Utama Huruf B: Belanjawan 108 / 81 (R) INTAN BK Taraf keselamatan Rahsia Kod Belanjawan Nama ringkas organisasi Nama ringkas bahagian Ruj : INTAN:BK(R)/108/81

  16. Kod Siri Kes Bagi Fail Kakitangan • No rujukan anggota menggunakan Kod Siri Kes ditulis selepas Kod Perkara Utama bagi kakitangan “431” • Kod Siri Kes berturutan 1 hingga ke satu angka melambangkan jumlah anggota dalam organisasi • Empat nombor akhir Kad Pengenalan anggota boleh menggantikan Kod Siri Kes

  17. Contoh Fail Menggunakan Kod Siri Kes Huruf K: Kakitangan – Fail Peribadi 108 / 431 INTAN BKP - 1 Kod Perjawatan Nama ringkas organisasi Nama ringkas bahagian Taraf keselamatan Fail pertama bagi kakitangan pertama Ruj : INTAN.SWK:BKP/108/431-1 – AHMAD ABD AZIZ

  18. Contoh Fail Menggunakan Kod Siri Kes Huruf K: Kakitangan 108 / 431 INTAN BKP - 2 Kod Perjawatan Nama ringkas organisasi Nama ringkas bahagian Taraf keselamatan Fail pertama bagi kakitangan kedua Ruj : INTAN.SWK:BKP/108/431-2 –ISMAIL BIN SAHARI

  19. Contoh Fail Menggunakan Kod Siri – 4 Angka Akhir No. KP Huruf K: Kakitangan – Fail Peribadi - BKP 5741 108 / 431 INTAN Fail kakitangan menggunakan no. KP Nama ringkas organisasi Nama ringkas bahagian Taraf keselamatan Kod Perjawatan Ruj : INTAN:BKP/108/431-5741– AHMAD ABD AZIZ

  20. Contoh Fail Menggunakan Kod Siri – Mengikut tahun Huruf B: Belanjawan - 108 / 81 2006 INTAN BK (S) Nama ringkas organisasi Nama ringkas bahagian Kod Belanjawan Kod Tahun Taraf keselamatan Ruj : INTAN:BK/108/81 – 2006 – BELANJAWAN 2006

  21. PENUTUP • Pastikan kulit fail yang dibuka betul • Pastikan tajuk fail tepat • Pastikan no rujukan digunakan betul • Pastikan fail ditutup mengikut prosedur • Pastikan fail sambungan dibuka tajuk dan nombor rujukan sama seperti yang asal • Elakkan surat keluar diedar tidak bersama fail dan tanpa direkod dalam Buku Daftar Pergerakan Fail atau Kad Pergerakan Fail.

  22. SEKIAN INTAN Wilayah Utara Jabatan Perkidmatan Awam Malaysia

More Related