Loeng 4 Töö analüüsi läbiviimise praktilised näited Koostas: Riina Rohelaan, 2013

1. Loeng 4 Töö analüüsi läbiviimise praktilised näited Koostas: Riina Rohelaan, 2013

2. Töö analüüsi praktilised näited: KLIENDITEENINDUSE TÖÖ ANALÜÜS (2005) • Valmistada Tööturuteenuste ja toetuste seaduse rakendumine • Määratleda kriteeriumid klienditeenindajate töökoormuse hindamiseks ja sellest tulenevad töö mõõdikud • Koostada standardiseeritud (näidis) ametijuhendid klienditeenindajatele, kus oleks määratletud ka nõuded klienditeenindajatele: • aluseks koolitusprogrammi koostamisel • teenindusstandardi väljatöötamisel • klienditeenindajate töö hindamisel • klienditeenindajate karjääri planeerimisel

3. METOODIKA KIRJELDUS • Analüüs viidi läbi viies regionaalses klienditeenindusbüroos • Raplamaa • Tallinn • Järvamaa • Ida-Virumaa • Tartumaa • Analüüs sisaldas • Ankeetküsitlust • Intervjuusid • Dokumentide analüüsi

4. * Analüüs sisaldas informatsiooni: töötute arv töötaja kohta piirkondade kaupa, mis võimaldas hinnata klienditeeninduse töökoormust

5. Klienditeenindajate töökoormuse näitajad ja rollid • Klienditeenindajate töö hindamine: Kolmemõõtmelise mõõdikute süsteemi loomine • Töö maht (n. klientide arv kliendiportfellis) • Töö efektiivsus (aktiivsus) (n. pöördumiste arv, rakendumiste arv) • Töö kvaliteet (kliendi rahulolu, testostud, 360° tagasiside) • Klienditeenindajate ametijuhendite koostamiseks määratleti klienditeenindajate rollid tulenevalt uuest seadusest

6. Töö analüüsi praktilised näited: INSPEKTORITE TÖÖ ANALÜÜS (2008) • Analüüsida seadusandlusest tulenevalt (valdkonda reguleerib ligikaudu 10 erinevat seadust, mis käsitlevad vee, õhu, maapõue jne loodusressursside kasutamist) keskkonnainspektorite tööülesandeid ja –koormust • Töötada välja sobiv töökorraldusmudel ja tüüpametijuhendid inspektorite ametikohtadele • Ametijuhendid on aluseks personalitöös: • kompetentsimudelite koostamisel; • ametikohtade hindamisel; • töötajate hindamisel

7. METOODIKA KIRJELDUS • Töö analüüs hõlmas erinevate struktuuriüksuste ja valdkondade ametikohti (juhtivinspektorid, vaneminspektorid, inspektorid; valdkondade kaupa); • Töö analüüsi standardiseeritud küsimustiku kasutamine. • Intervjueeriti 50% küsitletutest.

8. Tulemused • Kirjeldati töö analüüsi läbiviimise perioodil töötajate poolt täidetavad tööülesanded ametikohtade (juhtivinspektor, vaneminspektor, inspektor) kaupa. • Töötajate poolt täidetavate ülesannete suure erinevuse tõttu piirkondlikes osakondades koostati piirkondlike osakondade erisuste kirjeldus (käsitleb juhtimise ja töökorralduse iseärasusi). • Töö edaspidiseks korraldamiseks pakuti välja töökorraldusmudel, mis põhineb suundadel “elus keskkond” ja “eluta keskkond” ning nende valdkondade jaotusel. Töökorraldusmudel integreeriti karjäärisüsteemiga.

9. Töö analüüsi praktilised näited: ASUTUSE PERSONALITÖÖ ANALÜÜS (2006)

10. Töö teostamise metoodika • Intervjuud personalitöö eest vastutavate isikutega, kokku viidi läbi 24 intervjuud • Personalitööga seotud dokumentide analüüs (seadusandlus, asutusesisesed töökorraldusdokumendid jms) • Ankeetküsitluse läbiviimine

11. Töö analüüsi tulemused: soovitused personalitöö ümberkorraldamiseks • Personalitöö vastutuste määratlemine “ameti” ja selle allasutuste vahel. Tsentraliseerimine strateegia ja poliitika osas (amet), detsentraliseerimine operatiivtoimingute osas (allasutused) • Personaliarvestuse toimingute kattumise vältimine • Seadusega mittenõutud ja ilma “tarbijata” toimingute teostamise lõpetamine • Informatiivsete paberkandjal olevate dokumentide asendamine elektrooniliste dokumentidega • Kasutatava personalitöö tarkvara kaasajastamine ja vastavusse viimine personalitoimingutega • Personaliga seotud otsustamisprotsessi ülevaatamine, toimingud reguleerivate kordade kehtestamine, otsuste delegeerimine vastutavale juhtimistasandile

12. Spetsialiseerumise vähendamine personaliarvestuses • Personalijaoskondade juhtide töö laiendamine. Lisaks juhtimisfunktsioonile mõne personalivaldkonna ülesande täitmine. • Personalitöötajate arvu määratlemine allasutustes jõudluskoefitsiendi alusel, alla 100 ametikohaga allasustuses kombineeritud ametikohtade loomine. • Personalialase aruandluse ühtlustamine, “tarbijate” määratlemine, vormide kehtestamine • Koolitus- ja arendustegevuse osas kompetentsipõhise lähenemise rakendamine. Karjääri edendamise ja koolituse vahelise seose loomine.

13. AMETI personali-osakond

14. AMETI poolt hallatavad asutused

15. Töö analüüsi praktilised näited: 16 SOTSIAALVALDKONNA ASUTUSE ÜHENDAMINE AS-ks (2008) • Riigi poolt finantseeritud sotsiaalteenuseid (erihoolekanne) osutava 16 hooldekodu ühendamine üheks riiklikuks aktsiaseltsiks • Asutuse töötajate arv ligikaudu 1200 inimest, klientide arv üle 2000, asutus paikneb 16-s erinevas asukohas • Töö analüüsi tulemus: • Asutuse struktuuri väljatöötamine • Asutuse koosseisu väljatöötamine • Koosseisu ametikohtadele töö sisu lühikirjelduste koostamine • Klienditöö ja personalitöö juhendite koostamine

16. Klastripõhine struktuur

17. Näidis: töö sisu lühikirjeldus

18. Töö analüüsi praktilised näited: Sadamate haldamisega tegeleva ettevõtte struktuuri ümberkujundamine (2008) • Ettevõte, milles töötab ligikaudu 300 töötajat. • Ettevõte tegeleb sadamaala kinnisvara arendamise ja haldamisega • Töö analüüsi tulemus: • Tööprotsesside muutmisest tuleneva struktuuri väljatöötamine • Uuel struktuuril põhineva koosseisu väljatöötamine

19. ORGANISATSIOONI STRUKTUURI SKEEM

20. Töö analüüsi praktilised näited: Transpordivahendite hooldus- ja remonditöid teostava organisatsiooni motivatsioonisüsteemi väljatöötamine (2009) • Eraettevõte, milles töötab ligikaudu 200 töötajat, hooldatakse ja remonditakse transpordivahendeid. • Töid teostatakse üle maailma tellimuste alusel • Töö analüüsi tulemus: • Töötajate tööülesannete kirjeldamine ja tööks kuluva aja mõõtmine • Asutuse koosseisu ülevaatamine • Motivatsioonisüsteemi ja töötajate hindamise süsteemi uuendamine

21. RÜHMATÖÖ: töö analüüsi läbiviimise kavandamine Rühmatöö eesmärk on kavandad lähteülesande alusel töö analüüsi läbiviimine erinevate tegevusvaldkondade organisatsioonides: • tootmisettevõttes • teenindusettevõttes • avaliku sektori asutuses (ministeerium, amet) • haridusasutuses (kool, kõrgkool) Iga rühm saab töö analüüsi kavandamiseks ühe tegevusvaldkonna ja määratleb täpsemate tunnuste järgi konkreetse ettevõtte kirjelduse. Näiteks tootmisettevõte – 250 töötajaga elektroonikatööstuse ettevõte, mis valmistab allhanke korras elektroonikaseadmeid jms

22. Ettevõttes/asutuses viiakse läbi töö analüüs seoses viimase kalendriaasta jooksul (2013 aastal): • klientide (tarbijate, teenuse saajate) arvu või käibe15-25%-se vähenemisega ning • sellest tuleneva kulude optimeerimise vajadusega. Töö analüüsi tulemusena: • optimeeritakse ettevõtte/asutuse tööprotsessid, sh võimalusel kujundatakse ümber teenused või võetakse kasutusele uusi tehnoloogiaid, mis on inimtööjõu kasutamisest odavamad • kujundatakse ettevõtte/asutuse ametikohtade koosseis ja personali arv.

23. Koostage tegevuskava ettevõttes/asutuses töö analüüsi läbiviimiseks. Töö analüüsi läbiviimine peab vastama lähteülesandele ja seda teostatakse ajavahemikul 01.12.2013-30.02.2014. Tegevuskava koostamisel kasutage slaidil olevat tabeli vormi. Rühmatöö tegemiseks on aega 20 minutit

24. KÜSIMUSED?