Dokumenten- u. Wissensmanagement Chancen für das Verwaltungshandeln

1. Dokumenten- u. Wissensmanagement Chancen für das Verwaltungshandeln • 1. Erfahrungsbericht aus Wallenhorst • Ablauf von der Piloterprobung zum flächendeckenden • Einsatz • Ergebnisse nach einem Jahr Produktionsbetrieb • 2. Die eingesetzte Lösung VIS-kompakt Referent: Clemens Lammerskitten, Gemeinde Wallenhorst

2. 24.000 Einwohner • 120 Beschäftigte • dav. 65 im Rathaus • >50% geh. Dienst • 46 Mio. Verw.Haush. • 9 Mio. Verm.Haush. • 8 Mio. Pers.Kosten • ausgeglichener Haushalt (2000) • Investionsrate von 2,5 Mio. DM(früher 5 Mio. DM) Gemeinde Wallenhorst

3. VISkompakt in der Gemeinde Wallenhorst • IT-Erfahrung seit 1988 (All-In-1, LinkWorks,RIS) • VIS-Kooperations-Partnerschaft • Produkttest V1.7 im 1. Halbj. 98 • 15 Arbeitsplätze im Hauptamt • Zugriffsrechte • Personen- und Sachakten • Attributzugriff • Serienbriefverarbeitung • Installation und Datenmigration (9/1998) • der flächendeckende Einsatz VISkompakt V1.7 • Amtsweise Einführung bis 7/1999 • enge Zusammenarbeit zw. Team, Organisation und EDV • Schulungen und Workshops • begleitende Fortbildung „Gemeinsam Gestalten“

4. Ziele - Maßnahmen - Erkenntnis • Ganzheitliche Sachbearbeitung • Prozesse schlanker gestalten • Dezentrale Reorganisation der Prozesse • Unternehmenskultur: Vertrauensmanagement, Kooperativer Führungsstil, Teamarbeit Maßnahmen der Neuen Steuerung: Bürgerbefragung, Bürgerbeteiligung, Kundenbefragung, Mitarbeiterbefragung Kosten- und Leistungsvergleiche, Zielvereinbarungen, Qualitätszirkel Erkenntnis: Nur durch den konsequenten Einsatz von IT-gestützter Vorgangsbearbeitung lassen sich die Ziele der Verwaltungsreform in einem überschaubaren Zeitrahmen erreichen.

5. Wandel • Von der IT-Unterstützung (seit 1988 IT-gestützte Verwaltung) • einheitliches Handling • geregelter Umgang mit Geschäftsobjekten bei traditioneller und projektorientierter Arbeitsweise. Anspruch: flexibel, schnell, transparent, • verbindliche, gesicherte und dokumentierte Verfahren bei umfassender Recherche- und Auskunftfähigkeit • effiziente Verwaltungsabläufe, insbesonders in den Planungs-, Bau- und Sozialbereichen und Beherrschung bzw. Minimierung von Medienbrüchen, z.B. Einbeziehung externer Stellen) • Archivierung zur Langzeitaufbewahrung • zum Führungsinstrument • die Information ist der Wert • durch ganzheitliche Nutzung der vorhandenen und neuen Technologien • gleichzeitiger Wandel von IT- und Organisations-Konzepten • Bürokommunikation --> Arbeitsplatz • Groupware-Systeme --> Teamorientierung • Workflow System --> Prozeßorientierung, Dokumentation, • Wissens-Mgmt. --> Qualitätsorientierung • Geschäfts-Mgmt. --> Produkt- und KLR-Orientierung

6. Schulungen und Workshops 65 MitarbeiterInnen geschult 2,5 Tage pro Person VIS-Arbeitsgruppe (Erfahrungsaustausch, Wünsche, Problemlösungen) VIS-Workshops(GGV‘s, Adreßverw., Vorlagen, VIS-Ablage, Effizienter Umgang mit den Suchmasken) Gemeinsam gestalten Mitte 1998 bis Mitte 2000 13 TeilnehmerInnen aus 6 Ämtern 18 Tage „Qualitätsmanagement“ 18 Tage „Soziale Kompetenz“ 14 Tage „Supervision“ Akzeptanz durch Beteiligung.

7. Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung Die Mitarbeiterbefragung wurde im Jahr 2000 von einer externen Gesellschaft durchgeführt und ausgewertet

8. Mitarbeiterbefragung

9. Produktiv im Einsatz • Textproduktion, Adresswesen, Serienbriefe • Registratur • Dokumenten-Management • Vorgangsbearbeitung, Aufgaben-Management • fachbereichsspezifische Ablagekonzepte • geplant: Archiv • geplant: Integration eines Rats- Infosystems

10. VISkompakt - Produktinformationen ganzheitliche IT-Unterstützung in der Verwaltung • Unterstützung informeller und formeller Aufgabenstellungen • DOMEA-Konzept zertifiziert • bedarfs- und phasengerecht einführbar: • DOMEA Phase I: IT-gestützte Registratur • DOMEA Phase II: Textproduktion, Dok.-Management, elektronische Akte • DOMEA Phase III: IT-gestützte Vorgangsbearbeitung integrierte Arbeitsumgebung bestehend aus: • virtuellem, elektronischen Schreibtisch mit Akten, Vorgängen und beliebigen Dokumentarten • Funktionsbereiche: Registratur, Textproduktion, Adressen, Dokumenten-Management, Aufgaben-Management, Ablage, Archiv • BK Funktionen MS-Office, MS Exchange • Einbeziehung von Fachanwendungen • Zugriffskonzept auf Einzelobjekte nach kundenspezifischen Vorgaben

11. Leitungsebene Posteingang Postausgang Sachbearbeitung / Registratur Das Ziel: Aufgabenunterstützung

12. Postein- / ausgangsbearbeitung • zentral / dezentral • physisches Schriftgut / Korrespondenz und elektronische Dokumente, Fax, Mail usw. • Scannen, optional: intelligente Dokumentenanalyse • Verteilung: physisch / elektronisch / manuell / automatisch • Korrespondenz - Mgmt. • Nachweis im Korrespondenzjournal • Textproduktion • Ausgangsbehandlung Schriftgut Scannen erkennen eMail, Sprache

13. Textproduktion • Unterscheidung von Dokumentenklassen • Vorlagenverwaltung / Entwurf / Reinschrift • Zugriff auf Registraturinformationen • Automatische / manuelle Übernahme von Meta- / Protokollinformationen, • Dokumenteninhalte mit Steuerungsfunktion im Geschäftsgang (z.B. Zeichnungsverfahren) • Serienbrieffunktion mit Schnittstelle zur Adressen- und Verteilerverwaltung • Unmittelbare Nutzung von Kommunikationsdiensten intern und extern (Fax, e-Mail) Sekretariate Sachbearbeiter Hierarchie

14. Eingang • Einsender Datum • Geschäfts- • zeichen • xxxxxxxxxxxxxxxxxx • xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx • xxxxxxxxxxx • xxxxx • xxxxxx • xxxxxxxxxxxxx • xxxx • xxxxxxxxxxxxxxx • xxxxxxxxxxx • Unterschrift Korrespondenz-Management • Verwaltungsobjekt: Korrespondenz • Eingang mit Antwort und internen Dokumenten • automatische Führung des Korrespondenzjournals • Posteingangsbuch mit dazu gehörenden Ausgängen und internen Dokumenten • “Vorzimmerjournal” • Recherche im Korrespondenzbuch • keine Klassifizierung gegen Aktenplan • gegenwärtig keine automatische Überführung in Vorgang bzw. Akte Eingang Sekretariate / Sachbearbeiter Ausgang

15. Rundschreiben Eingang Besprechungbericht Aktenvermerk Antwort Eingang Einsender Datum Geschäfts- zeichen xxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxx xxxxx xxxxxx xxxxxxxxxxxxx xxxx xxxxxxxxxxxxxx Schriftgutverwaltung, Registratur • Organisation: als Organisationseinheit / durch den Bearbeiter; zentral, dezentral, Mischformen, Massengeschäft, Arbeitsabläufe Registratur • Aufgaben: Schriftstücke zum Akten- / Vorgangsbestand nehmen, ordnen, Metainformationen erfassen und pflegen, Anlegen von Dok., Vorgängen und Akten; Schriftgut bereitstellen: Wiedervorlage, Recherche; Schriftgut verwalten, Bestandsverzeichnisse; Ausgabe und Aussonderung • Objekte: Akte, Band, Vorgang, Dokument; Beziehungen • Verwaltung: Wiedervorlagen, Aktenplänen, Papierablage • Adresswesen, Dokument Vorgang Akte Registratur Archiv

16. Rundschreiben Eingang Besprechungbericht Aktenvermerk Antwort Eingang Einsender Datum Geschäfts- zeichen xxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxx xxxxx xxxxxx xxxxxxxxxxxxx xxxx xxxxxxxxxxxxxx Dokumenten-Mgmt. / Archiv • Ablageorganisation: persönlich, Gruppe, Registratur • Dokumente in beliebigen Formaten (Text, Bild, Video, Sprache usw.) • Explorer für Ablagestruktur • Dokumententypübergreifende Browserfunktion • Zugriffsrechteverwaltung, • Recherchefunktionen in Metadaten und Dokumenten, strukturiert und Volltext • Versionsführung (werkzeugabhängig / werkzeugunabhängig) • Statusführung z.B. abgeschlossen • Checkin / Checkout • Elektronische Unterschrift, Signaturverfahren* Dokument Vorgang Akte Registratur Archiv

17. Besprechungbericht Aktenvermerk • Eingang • Einsender Datum • Geschäfts- • zeichen • xxxxxxxxxxxxxxxxxx • xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx • xxxxxxxxxxx • xxxxx • xxxxxx • xxxxxxxxxxxxx • xxxx • xxxxxxxxxxxxxxx • xxxxxxxxxxx • Unterschrift Geschäftsobjekte im Geschäftsgang Eingang / Entwurf / Ausgang Vorgang Akte Eingang, Registratur Exakte Identifizierung der bearbeitenden Stelle Schneller Durchlauf zur bearbeitenden Stelle Nachweisbarkeit aller Posteingänge Richtige Zuordnung des Aktenzeichens Vereinfachung der manuellen Abläufe Abbau von Karteien und Listen • Vorgangsbearbeitung Abwicklung des Geschäftsgangs • Entwurfsproduktion, Abstimmung, Zeichnung, Mitzeichnung • Weiterleitung / Nachvollziehbarkeit • Schneller Durchlauf zur bearbeitenden Stelle, • leichtes Auffinden von Vorgängen • Richtiges Einordnen der erforderlichen Schriftstücke in die Umlaufmappe / Akte Gewährleistung der Vollständigkeit Einhaltung von Wiedervorlageterminen Zugriffskontrolle Elektronische Unterschrift,

18. Beteiligung externer Stellen Schlußverf. Vermerke Anweisungen Leitungs- ebene Medienbruch Unterlagen Klärung Wiedervorlage Sachbe- arbeitung Entwurf Zeichnung Anforderung Unterlagen beteiligte Org.Einh. Zusatzinfo Reinschrift Ausgang Anfrage Ablage Eingang Archiv Prozess-Sicht - Geschäftsgang • Themenliste • Organisation • Regeln • Eingangs- • registratur • Aktenplan • Geschäfts- • verteil.-Plan • Zeichnung/ • Mitzeichnung • Ablage • Archiv

19. Eingang • Einsender Datum • Geschäfts- • zeichen • xxxxxxxxxxxxxxxxxx • xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx • xxxxxxxxxxx • xxxxx • xxxxxx • xxxxxxxxxxxxx • xxxx • xxxxxxxxxxxxxxx • xxxxxxxxxxx • Unterschrift Aufgaben-Management Ablauf- organisation Aufbau- organisation • Abbildung der Organisation im System • Ad-hoc und strukturierte Vorgänge • Abwicklung des Geschäftsgangs, • Steuerung durch Verfügungen und Geschäftsgangvermerke an: Dokument, Vorgang, Umlaufmappe • Entwurfsproduktion, Abstimmung, Zeichnung, Mitzeichnung • Informationsdienste • Protokollierung • Organisationsweit und behördenübergreifend • Gewährleistung von Sicherheit und Vertraulichkeit Ein-/Ausgänge Entwürfe Vorgänge

20. VISkompakt Version 2.0 Produktstrategie • Weiterentwicklung VISkompakt V1.7 • Basis Microsoft-DNA Konzept und Produktfamilie “2000” • nützlich für jeden Anwender mit verwaltenden Aufgabenstellungen, orientiert am DOMEA-Konzept • Zukunftssicherheit durch Add-Value Konzept • Verwaltungslösung mit mandantenfähigem ASP Application Service Providing • Fat- / Thin- / Mobil-Clients • Strategische Aussagen: • umfassende Verwaltungsfunktionalität, • schnell einsetzbar, • attraktiver Preis, • kompromisslose Follow Microsoft-Strategien, • maximale Skalierbarkeit, • Sicherheit für Betrieb und Zukunft

21. ist skalierbar, entsprechend der Arbeitsorganisation einsetzbar VISkompakt V2.0 PC Individuelle Arbeitsorganisation am Einzelarbeitsplatz, schwerpunktmäßige Nutzung zur Korrespondenzbearbeitung, Adresswesen, Vorgangsbildung und Aktenablage mit Nachweisfunktionen für z.B. Postbuch, Bearbeitungsabfolge von Dokumenten und Vorgängen VISkompakt V 2.0 Server / Netzwerk-Client Arbeitsorganisation in Verwaltungen. Unterstützung der Arbeit in der Sachbearbeitung, Gruppen, Referaten, Abteilungen und der Gesamtorganisation. Bereitstellung behördengerechter Ablage-organisationen, Zugriffsrechte und hinterlegten Verwaltungsregeln. Arbeitsorganisation durch Termin-, Aufgabenmanagement und Geschäftsprozessunterstützung • VISkompakt V 2.0 Add-on‘s • Add-On: Web Professional • Add-On: SAP-Connector • Add-On: Archiv-Connector • Add-On: Intelligence-Connector • Add-On: Erweiterte Security VISkompakt Version 2.0