Johdon ohjelmistotyökalut 3 op

1. Johdon ohjelmistotyökalut 3 op KTT Janne Lehtinen

2. Tavoite • Kurssin tavoitteena on luoda katsaus nykyaikaisiin yritysjohdon ja taloushallinnon ohjelmistoihin sekä perehtyä yksityis-kohtaisemmin SW Kannattavuus-laskentaohjelmistoon.

3. Toteutustapa • Aktiivinen osallistuminen luennoille • Koneharkat • Kotitehtävät • Ryhmätyö • Harjoitustyö

4. Sisältö • Johdanto • Toiminnanohjausjärjestelmät • Taloushallinnon järjestelmät • Kannattavuuslaskennan järjestelmät • Toimintolaskennan kertaus • Käytännön esimerkkinä toimintolaskenta-ohjelmisto ja sen hyväksikäyttö • Yhteenveto

5. 1. Johdanto • Informaatioteknologian kehittymisen myötä tarjolla on yhä monipuolisempia johdon ohjelmistotyökaluja • Periaatteessa työkalut voivat olla joko osana laajempaa toiminnanohjausjärjestelmää tai erillisenä ohjelmistona • Uudet ohjelmistot ja niiden suomat mahdollisuudet ovat haasteena nykypäivän johdolle

6. 1. Johdanto • Taloushallinnon rooli on muuttunut • Aiemmin oli enemmän rutiinityötä • Esimerkiksi kirjanpito ja muut rutiinit veivät enemmän aikaa • Ohjelmistojen integraation myötä rutiini on vähentynyt • Nykyään taloushallinnon työ on laajentunut - tietokantojen ”pyörittäjä” - järjestelmän ”fiilaaja” - mittaristojen kehittelijä - tiedon analysoija

7. 1. Johdanto Toiminnanohjausjärjestelmän sisällä olevien integroitujen ohjelmistojen analysointia, esimerkkinä kannattavuuslaskenta + kerran syötetty data on jo järjestelmässä, ei tarvita datan siirtoja + sama käyttöliittymä, ei tarvitse opetella lukuisia käyttöliittymiä + tiedot ovat koko ajan ajantasalla

8. 1. Johdanto Toiminnanohjausjärjestelmän sisällä olevien integroitujen ohjelmistojen analysointia, esimerkkinä kannattavuuslaskenta • Usein tällaiset järjestelmät ovat kovin monimutkaisia • Virhe yhdessä paikassa heijastuu useaan paikkaan • Kun on monta kokkia, voi tulla sekava soppa • Onko tiedot kuitenkaan luotettavia Esimerkkinä SAP R/3 kannattavuuslaskenta

9. 1. Johdanto Erillisohjelmistojen analysointia, esimerkkinä kannattavuuslaskenta + Yksittäinen ohjelmisto on usein helpompi käyttää kuin integroitu + Pysytään selvillä siitä, mitä sinne on haettu muista ohjelmistoista + Usein erillisohjelmisto on yksinkertaisesti toimivampi, koska se on yhden asian työkalu + Datan siirto on nykyään helppoa ohjelmien välillä + Voidaan siirtää molempiin suuntiin, esimerkkinä Kensapuu Oy

10. 1. Johdanto Erillisohjelmistojen analysointia, esimerkkinä kannattavuuslaskenta • Tiedot eivät ole ajan tasalla reaaliajassa • Automatiikka on rajoitettua • Joutuu opettelemaan useita käyttöliittymiä

11. 2. Toiminnanohjausjärjestelmät Toiminnanohjaus tarkoittaa toiminnan ohjauksessa käytettäviä periaatteita, menetelmiä ja ohjausjärjestelmää (kuvaus tyypillisestä järjestelmästä) Toiminnanohjausjärjestelmä on oikein hyödynnettynä kattava johdon työkalupakki

12. 2. Toiminnanohjausjärjestelmät Tarjontaa on riittävästi, ongelmana valinnan vaikeus - Mikä järjestelmä palvelee meidän organisaatiota? - Mitä operatiivisia toimintoja halutaan hoitaa? - Mitä halutaan mitata? - Mitä osa-alueita järjestelmän pitää kattaa? - Kuinka paljon järjestelmä saa maksaa? - Kauanko käyttöönotto saa kestää?

13. 2. Toiminnanohjausjärjestelmät Järjestelmän valinnan ongelmia; Puolueeton tieto järjestelmistä? - Vierailut käyttäjillä - Oppilaitokset Myyjä myy liian laajan ja raskaan järjestelmän - Ostajan asiantuntemuksen merkityksen ymmärtäminen - Tietääkö ostaja mitä on ostamassa? Käyttöönotto - Konsultit suorittaa, jolloin tietotaito ei jää yritykseen -> ongelmantilanteessa ollaan pulassa Käyttöönoton vaatima aika yleensä aliarvioidaan Järjestelmän kriittisten kohtien tunnistaminen tärkeää

14. 2. Toiminnanohjausjärjestelmät • Toiminnanohjausjärjestelmä johdon mittaamisen välineenä • Tuottaako järjestelmä johdolle mittarit, joilla onnistumista voidaan mitata ja ihmisiä motivoida? • Mittaamisen ongelmat; • Mitataanko sitä, mitä halutaan mitata? • Mistä mittarin arvot saadaan kerättyä? • Johtaako mittaaminen haluttuun tulokseen? • Operatiiviset toiminnan ohjauksen mittarit • Kokonaisuuden onnistumista kuvaavat mittarit • Mittareiden kytkentä palkkaukseen • Ongelmat; Ovatko mittarit oikeudenmukaisia?

15. 2. Toiminnanohjausjärjestelmät Toiminnanohjausjärjestelmän tehtävät johdon työkaluna; Mahdollistaa operatiivinen toiminta - Käytännön toimet Mitata operatiivisen toiminnan onnistumista - ”Lattiatason” mittarit Tuottaa informaatiota laajemmin toiminnan onnistumisesta - Esim. BSC Järjestelmä toimii myös organisaation muistina ja tietovarastona

16. 2. Toiminnanohjausjärjestelmät Toiminnanohjausjärjestelmän tehtävät työkaluna, esimerkkinä taloushallinto; Operatiiviset toiminnot mm.; - laskutus - saatavien seuranta - ostolaskujen seuranta ja maksaminen - kustannuspaikkalaskenta - suoritekohtainen laskenta - tuote, palvelu, projekti - kannattavuuslaskenta - mm. tuote- ja asiakaskannattavuus - budjetointi - kirjanpito

17. 2. Toiminnanohjausjärjestelmät Toiminnanohjausjärjestelmän tehtävät työkaluna, esimerkkinä taloushallinto, tyypillisiä ongelmia; - Toimiiko/käytetäänkö integraatiota? - Onko perustiedot oikein ja riittävät? - Hyödynnetäänkö uutta tekniikkaa? - Täsmääkö osajärjestelmät? - Saadaanko tieto oikealla tasolla? - Halutaanko liian tarkkaa tietoa eikä siksi saada mitään luotettavaa tietoa? - Mihin taloushallinto käyttää aikansa?

18. 2. Toiminnanohjausjärjestelmät Mitä tietoa toiminnanohjausjärjestelmä tuottaa taloushallinnon kannalta johdolle ja yleensä yritykselle? Esimerkkejä; Yritystasolla; -Tulos ja tase & Budjetit -Tilinpäätösanalyysit -Kustannuspaikkatasolla; -Kulut, tuotot, budjetit -Suoritetasolla; -Tuotekustannukset - laskennalliset - toteutuneet??? -Tuote- ja asiakaskannattavuus

19. 2. Toiminnanohjausjärjestelmät Toiminnanohjausjärjestelmän hankinta - Kyseessä on pitkä investointi - Valinta ei ole helppo tehtävä - Huomioitavia seikkoja; - liiketoiminnan vaatimukset -> ohjelmiston vaatimusmäärittely - tarjolla olevien ohjelmistojen ominaisuuksien vertailu - vierailut hankittavan ohjelmiston käyttäjillä - demojen testaus käytännössä

20. 2. Toiminnanohjausjärjestelmät Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto - uuden järjestelmän käyttöönotto on hyvä tilaisuus uudistaa toiminnan käytäntöjä - käyttöönottoa ei pidä aliarvioida - aikaa kuluu yleensä odotettua enemmän - pk-yrityksessäkin käyttöönotto voi kokonaisuudessaan kestää helposti yli vuoden - kannattaa selvittää tukikuviot - myös käyttöönoton ajoitus on tärkeä

21. 3. Taloushallinnon järjestelmät • Laajojen toiminnanohjausjärjestelmien rinnalle on kehitetty joukko erillisiä taloushallinnon työkaluja • Johdon kannalta näistä mielenkiintoisia ovat mm. kannattavuuslaskennan työkalut • Yritystason ohjelmistot, esimerkkinä Teemuaho Navita • Tuote- ja asiakastason ohjelmistot, esimerkkinä SW Kannattavuuslaskenta

22. 3. Taloushallinnon järjestelmät Lyhyesti TA Navitasta • Edeltäjä TA Ymalli • Helppokäyttöinen analysointi- ja suunnittelutyökalu • Voidaan analysoida menneisyyttä ja suunnitella tulevaisuutta • Voidaan luoda omia kenttiä ja kaavoja • Voidaan käyttää esim. BSC:n luomisessa • Vastaavia ominaisuuksia tuskin löytyy mistään laajasta järjestelmästä

23. 4. Kannattavuuslaskennan järjestelmät Lyhyesti SW Kannattavuuslaskennasta • Erillisohjelmisto, jolla voidaan laskea mm. tuote- ja asiakaskannattavuuksia • Perustuu toimintolaskennalle, mutta sillä voidaan toteuttaa myös muita kustannuslaskentamenetelmiä • Ohjelmiston toimintaperiaate ja tekoprosessi

24. 5. Toimintolaskennan kertaus - Toimintolaskennan idea - Toimintolaskentamallin luomisen vaiheet käytännössä - Toimintolaskennan tuottama informaatio yritysjohdolle - Järjestelmän integrointi muuhun laskentaan

25. Toimintolaskennan idea; • Kustannusten jakaminen tapahtuu aiheuttamisperiaatteella • Voidaan käsitellä joustavasti kaikki kulut • Kaksivaiheinen kohdistus • Kirjanpidon kulut • Yrityksen toiminnot • Laskentakohteet; esim. tuotteet, palvelut, asiakkaat • Kustannusten jaossa käytetään erilaisia kustannusajureita

26. Toimintolaskennan idea; AIHEUTTAMISPERIAATE!!!!! Kirjanpidon kulut Suora kohdistus, välittömät Laskentakohteiden yksikkökustannukset -tuotteet -projektit -työnumerot -yms. Kannattavuusulottu- vuudet 1. Toimintojen kulut kulu- lajeittain 2. 3.

27. Toimintolaskentamallin luomisen vaiheet käytännössä • Projektin valmistelu ja tavoitteiden asetanta • Toimintoanalyysi • Kulujen jako toiminnoille • Toimintokustannusten analysointi • Toimintojen jako laskentakohteille • Välittömien kustannusten käsittely • Laskentakohteiden kustannusten analysointi • Kannattavuusulottuvuuksien luominen • Laskentatietojen integrointi muihin järjestelmiin • Laskentatietojen hyväksikäyttö ja raportointi

28. Mitä toimintolaskennalla voidaan saavuttaa? • Läpinäkyvä kustannuslaskentajärjestelmä • Tietoa toimintojen kustannuksista kululajeittain • Toimintoihin liittyvien suorituskykymittareiden hyödyntäminen • Yksityiskohtaiset tuote- ja palvelukustannukset

29. Mitä toimintolaskennalla voidaan saavuttaa? • Todellisten asiakaskustannusten hallinta • Erilaiset kannattavuusanalyysit; • Myyntikatteet ja/tai Voitot • Tuoteryhmittäin, tuotteittain • Asiakasryhmittäin, asiakkaittain, tuoteryhmittäin, tuotteittain

30. Toimintolaskennan ongelmat; • Yrityksissä ei tiedosteta riittävästi sisäisen laskennan merkitystä • Sovellusohjelmistoja on vähän saatavilla • Toimintolaskentajärjestelmä on usein erillinen operatiivisen toiminnanohjausjärjestelmän rinnalla oleva järjestelmä, joka vaatii päivittämistä • Hyvän mallin rakentaminen vaatii asiantuntemusta ja yhteistyötä

31. 6. Käytännön esimerkkinä toimintolaskentaohjelmisto ja sen hyväksikäyttö • Ohjelmistoprojektin kuvaus • Ohjelmiston käyttö ja hyöty käytännössä

32. Ohjelmistoprojektin tausta Tarve! IT-osaa- minen Substanssi- osaaminen SW Kannattavuus- laskenta Taloudelliset resurssit Markki- nointi osaaminen Motivaatio

33. Ohjelmistoprojektin vaiheet • Vaatimusanalyysin teko • Ensimmäisen version koodaus • Ensimmäisen version testaus • Virheiden korjaus • Testaus • Ominaisuuksien lisääminen • Testaus • Virheiden korjaus - Tätä kierrosta jatkettiin lukuisia kierroksia

34. Ohjelmiston käyttö käytännössä Harjoitukset • Perus-Super kustannuslaskenta • Perus-Super kannattavuuslaskenta • Leipomo kustannuslaskenta • Leipomo kannattavuuslaskenta • Leipomo asiakaskustannukset • Ovitehdas tietojen tuonti ja mukut • Ovitehdas kikut mukaan Harjoitustyö itsenäisesti