IHR – Studier

1. IHR – Studier Status, verdistrømmer, kartlegging 29.04.2011

2. IHR-studier: Organisering og ressursbruk Admin. ledere Koordinerings-gruppe Monica Bakken, STA (leder) Bård Kjos, UV Gudleik Grimstad, SV Knut Heidar, SV Andreas Lund, UV Frederik Helland (student UV) Espen Wilberg (Student SV) Siri Høgseth (tjenestemannsorg) Jenny Nornes, SV (leder) Anne Marthe Gibbons, STA Line Sletten, UV Camilla Thorkildsen, SV Kristin Fossum Stene, STA Karianne Myrholen, UV Beslutter Ca 1 time annenhver måned (+ evt forberedelse) Admin ledergruppe: ca 1 time annenhver uke (+ evt forberedelse) Plangruppe Ca 1 time per uke (+ evt forberedelse) Jenny: 50% Anne M: 40% Forbereder og anbefaler Referansegruppe: Nettverket for administrative studieledere

3. Oppgaver i fase 1 • Gå opp verdistrømmer innenfor studier • Kartlegge nok til å gi et prioriteringsgrunnlag: • Lage en overordnet vurdering av hvor det er potensiale for gevinster basert på både kvalitative vurderinger og hypoteser og kvantitativ kartlegging av dagens ressursbruk • Lage en vurdering av områder for “quick wins” • Korte overordnede vurderinger/hypoteser om: • kvalitet av leveransene for hovedprosessene • organisasjonsmessige utfordringer • større endringsbehov • brukerperspektivet Anbefaling om hvilke verdistrømmer innen studieadministrasjon som bør prioriteres i IHR Frist: 1. mai Status

4. Kartlegging KonsulenthjelpLean-metodikk Innhenting av data har foregått på følgende måter: • Plangruppeseminar (+komplementær kompe-tanse) med noe metodeopplæring, definering av verdistrømmer og kvalitativ kartlegging Resultat presentert for referansegruppen. • Innhenting av årsverksfordeling av studieadministrative stillinger fordelt på de 20 definerte verdistrømmene. • Utarbeidet nettskjema • Administrative ledere ved UV, SV og STA bedt om å kartlegge ressursbruk per verdistrøm på sin enhet • Uthenting av DBH-data for å kartlegge studiepoengsproduksjon. • Resultater sammenstilt og foreløpig anbefaling utarbeidet i plangruppen: Presentert for og godkjent av koordineringsgruppen. Presentert for referansegruppen 15. april. • Seminar 27. april med gjennomgang av rapporteringsmal Nå til innspill hos koordineringsgruppe KonsulenthjelpLean-metodikk

5. Verdistrømmer og verdistrømskategorier

6. Årsverk per verdistrømskategori

7. %-vis nivådelt med årsverkstall

8. Sammenstilling av kartleggingene • Kvantitativt: Sett spesielt på verdistrømmer med høyt og lavt volum på minst to nivåer. • Høyt volum (særlig på instituttnivå) betyr at endringer vil få stor påvirkning i organisasjonen • Lavt volum må vurderes spesielt ift hensiktsmessighet med organisering på flere nivåer • Kvalitativt: Foretatt vurderinger og utarbeidet hypoteser om forbedringspotensial basert på kartlegging av verdistrømmer. Eksempler: • identifisering av kompliserte arbeidsprosesser • lange ventetider • overproduksjon av f.eks notater og fremlegg • uhensiktsmessig arbeidsdeling • gevinstpotensiale og vurdering av gjennomførings-kompleksitet • Kriterier for foreløpig prioritering: • Kvalitative og kvantitative prioriteringer må sees i sammenheng • Høy score på både foretatt kvalitativ og kvantitativ kartlegging. • I tillegg igangsetter noen områder der vi mener vi kan gjøre betydningsfulle forbedringer med små og enkle midler raskt Bruk av IS-systemer skilles ikke ut som egen verdistrøm, men kartlegges ifm hver enkelt verdistrøm

9. Prioritering: Verdistrømmer iht. effekt (bruker/ressurs) og krevende gjennomføring Faglig-sosial oppfølging Eksterne relasjoner Lav Forvaltning Kvalitets-sikring Forvalte emner Rapportere Dok kvalifikasjon Rekruttering Håndtere praksis Saksbeh som oppfølging Krevende i gjennomføring Regelverk Forvalte program Student-mobilitet Styre ressurser Info på web Eksamen Muntlig info Admin undervisning Høy Opptak NOM Lokalopptak Lav Høy Effekt

10. Sammenligning av prioriteringer

11. Rangering av verdistrømmer - kriterier • Vente litt med de prioriterte verdistrømmene som har tung involvering av vitenskapelig ansatte • Prøve å se flere (to) verdistrømmer i sammenheng • Studentmobilitet og lokalopptak har noe sammenfall i kompetanse • Ta hensyn til arbeidsbelastning (årshjul på feltet) ift tidspunkt/rekkefølge

12. Anbefaling fra IHR-studier Verdistrømmer som skal prioriteres i rangert rekkefølge: • Lokalopptak(Foreløpige mål = senke frustrasjonsnivået, Skille på saksflyt i tunge og enkle saker, sikre riktig kompetanse på de tunge sakene) • Studentmobilitet (inkl godkjenning/innpassing) (Gjøre større, mer gjennomgripende forbedringer for å: korte ned svartid, skille på saksflyt i tunge og enkle saker, se på hensiktsmessig arbeidsdeling mellom ulike nivåer) • Planlegge/gjennomføre eksamen (Foreløpige mål = hensiktmessig arbeidsdeling mellom nivåer, identifisere saker som krever lokal kompetanse ift spesialisering/standardisering, Foreta avveining mellom bruk av admin. ressurser og riktig servicenivå) • Administrere undervisning (Foreløpige mål = foreta avveining mellom bruk av admin. ressurser og riktig servicenivå, identifisere potensial i tilgjengelige IS-systemer, forenkling og standardisering av aktiviteter – eks pensumbestilling, flerfaglighet) • Anbefaler ikke å prioritere muntlig studieinformasjon/-veiledning nå pga viktig for brukergruppen, området holder høy kvalitet, allerede igangsatte tiltak og det foretas jevnlig kvalitetsvurdering/-forbedring.

13. Quick-wins: Mindre prosesser/forbedringer vi igangsetter: (i form av kort gjennomføringstid, enkle grep med god effekt): • Små, enkle grep innen godkjennings- og innpassingsprosesser (Tilrettelegge for arbeidsstuer, samarbeid på tvers. Mål = korte ned ventetid for studenter, dele kompetanse på tvers av enheter) • Studiekvalitetsrapporten (Mål i første omgang: forenkle prosessen, redusere gjennomløpstiden, fokusere på det som gir relevant styringsinformasjon) • Planlagte mindre tiltak: SFB-opptak (mål: forenkling, bruke mindre admin. ressurser), Rombooking utenom FinnRom (mål: redusere feil, hensiktsmessig arbeidsdeling), Etter- og videreutdanning (Mål: kartlegge ressursbruk i ulike org. modeller) I tillegg synliggjøre pågående utviklings- og forbedringsprosesser, spesielt innen muntlig og skriftlig studieinformasjon • I tillegg: Identifisere noen utvalgte tiltak som vil gi mer direkte effekt for studenter og vitenskapelig ansatte. Dette vil gjøres i tett dialog med disse brukergruppene.