Vincenzo Pensa Direttore Sistemi Informativi ACI Forum PA ‘05

1. La dematerializzazione dei documenti:Gestione documentale, archiviazione e protocollo informatico in ACI Vincenzo Pensa Direttore Sistemi Informativi ACI Forum PA ‘05

2. Chi siamo Sede centrale ACI Delegazioni ACI ACI Global AC Provinciali 103 Uffici Provinciali Agenzie MONDO A.C.I. Banche Ancitel Consorzio Sermetra Sistema Informativo Centrale 20.500 Utenti Comuni PUBBLICA AMMINISTRAZIONE LOCALE IMPRESE Consorzio Avantgarde Regioni Consorzio ISACO PUBBLICA AMMINISTRAZIONE CENTRALE Direzione Nazionale Antimafia Ministero Interno Ministero Finanze Ministero Trasporti Altri Enti CONI

3. Compiamo 100 anni di vita, quindi…

4. …ne sappiamo qualcosa! Gestire grandi quantità di materiale cartaceo fa parte del nostro lavoro. Il Pubblico Registro Automobilistico nasce nel1927 Come abbiamo affrontato il problema? Abbiamo trasferito il cartaceo su supporti ottici o magnetici, tenuto conto: - delle soluzioni tecnologiche via via rese disponibili dal mercato; - dei vincoli normativi esistenti

5. La microfilmatura ha risolto il problema della ricerca e conservazione della documentazione relativa a 90 milioni di targhe. Mettendole una a fianco all’altra si coprirebbe l’intera superficie della Corsica Mettendo una dopo l’altra tutte le pagine di volumi microfilmati si coprirebbe l’intera lunghezza dell’equatore terrestre

6. Abbiamo riunito oltre 1 milione di volumi e 30 milioni di pratiche in un unico deposito nazionale.Recuperando circa 10.000mq.di spazi Pari a metà della superficie del Colosseo

7. La cooperazione con le altre amministrazioni • Anche i processi nati dall’apporto comune con altre amministrazioni hanno consentito di fare passi avanti sulla via dell’abbandono del supporto cartaceo • con SOGEI / Ministero dell’Economia e le Regioni per la gestione delle tasse automobilistiche; • - con il Dipartimento dei Trasporti Terrestri e con le Agenzie di pratiche automobilistiche per la realizzazione e la gestione dello Sportello Telematico.

8. QUALI BENEFICI • I cittadini usufruiscono della gestione telematica dei flussi documentali ( invio telematico del flusso di stampa del Certificato di proprietà e Carta di Circolazione) presso circa 5.000 punti di servizio. • Inoltre i cittadini hanno risparmiato: • circa 8.200.000 ore, pari a oltre 1.000.000 di giornate lavorative all’anno. • circa 26 milioni di euro all’anno per carburante. • Lo sportello telematico è attivo dal 2003 e ad oggi sono state effettuate circa 20 milioni di pratiche.

9. … è auspicabile che … le future innovazioni normative possano ulteriormente migliorare la gestione dei servizi di registrazione dei veicoli, portando nuove e migliori soluzioni, nel rispetto dei ruoli e delle prerogative riconosciute dalla legge.

10. La situazione attuale La recente produzione normativa e le tecnologie disponibili consentono di conseguire la completa digitalizzazione dei processi interni ed esterni.

11. Il disegno complessivo GESTIONE DOCUMENTALE FIRMA DIGITALE ARCHIVIAZIONE OTTICA SOSTITUTIVA POSTA ELETTRONICA DEMATERIALIZZAZIONE DEI DOCUMENTI CARTACEI PROTOCOLLO INFORMATICO POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA AUTOMAZIONE ITER PROCEDIMENTI - WORKFLOW

12. @ @ L’importanza dei documenti e del loro flusso nella realtà ACI • Pubbliche Amminis. • Punti di servizio • Enti privati • Cittadini • Pubbliche Amminis. • Punti di servizio • Enti privati • Cittadini Documenti elettronici Documenti elettronici • Uff. Prov. ACI • Direz. Centrali ACI • Sportelli Uff. ACI • Retrosportello Uff. Prov. ACI • Direz. Centrali ACI • Uff. PRA • Direz. Centrali ACI Documenti cartacei Documenti cartacei

13. Migrazione verso la gestione digitalizzata dei documenti: vantaggi I vantaggi derivanti dall’adozione di sistemi per la gestione digitalizzata dei documenti sono noti : Efficienza: maggiore rapidità nello svolgimento dei servizi, minore impegno di risorse per attività automatizzabili • Trasparenza: possibilità di conoscere in ogni istante lo stato delle richieste pervenute e delle pratiche in lavorazione • Affidabilità: informazioni protette dal rischio di perdite • Correttezza: garanzia del rispetto delle norme e dei processi definiti • Sicurezza: protezione da accessi per consultazioni o modifiche indesiderate / dolose dei documenti … ma la migrazione va attentamente progettata, soprattutto in realtà complesse e con forti interazioni verso l’esterno, per evitare di dover successivamente gestire situazioni di “confusione” tecnico/organizzativa … quindi occorre…

14. Punti di attenzione • “Ripensare” e descrivere i processi: non è possibile affidare ad un sistema automatizzato processi non chiaramente definiti o dove la componente “umana” sia ancora determinante • Precisare ruoli e responsabilità degli attori coinvolti: il sistema seguirà il workflow definito, in cui ognuno avrà compiti precisi da svolgere • Progettare il sistema di sicurezza, in sinergia con il modello organizzativo generale di sicurezza dell’Ente: il sistema sarà in grado di proteggere le informazioni e salvaguardare il lavoro dei dipendenti se saranno definite regole chiare, semplici e stabili • Adottare soluzioni che siano in grado di integrare le evoluzioni previste per la PA: si dovrà poter evolvere in funzione della crescita globale del sistema P.A., accogliendo le nuove indicazioni normative.

15. L’esperienza di ACI: situazione attuale CED PROTOCOLLO INFORMATICO (protocollazione, workflow, archiviazione) SERVIZI TRANSAZIONALI (PRA, Tasse, Associazioni) SERVIZI INFORMATIVI (Turismo, Mobilità, Sport, …) SERVICES INFRASTRUTTURA DI RETE ACI Centrale Uffici PRA RM, MI, NA,TO Uffici PRA Aut. Club Punti vendita Porta di dominio (altra Amministraz.) Cittadini e Imprese Pubbliche Amm. Enti Pubblici UTENTI

16. Migrazione verso la gestione digitalizzata dei documenti: l’esperienza di ACI Un’attuazione graduale ma costante, sia riguardo alle funzionalità che alla diffusione territoriale: • inizialmente solo funzionalità di Protocollazione, Archiviazione elettronica dei documenti e Gestione del workflow documentale e diffusione estesa a un numero contenuto, ma importante per carichi di lavoro, di uffici provinciali (RM, MI,TO ,NA). • impatto contenuto nei confronti degli interlocutori, nessun impatto sugli applicativi gestionali • diffusione della “cultura” della smaterializzazione, condivisione dei vantaggi del passaggio da cartaceo a digitalizzato

17. Migrazione verso la gestione digitalizzata dei documenti: il presente e il futuro prossimo • Entro il 2005: introduzione della gestione del workflow in uscita e dell’interoperabilità tra Amministrazioni, attraverso l’integrazione con i sistemi di firma digitale, di posta elettronica certificata e di trasmissione sicura sulla rete • Nel triennio 2006-2008: • Integrazione della gestione documentale con i servizi applicativi erogati, in particolare con le pratiche auto effettuate tramite Sportello Telematico presso i Punti di Servizio (Delegazioni, Agenzie) • Conservazione sostitutiva dei documenti archiviati, sia quelli soggetti a Protocollo Informatico, sia quelli acquisiti per lo svolgimento delle pratiche auto!!!

18. Sistema di sicurezza Profilatura utenti La soluzione ACI: schema architetturale a tendere Postazione locale Protocollo Informatico Attivazione Gestione Documentale in back-office Gestionali ACI (Pratiche, Contratti, Soci, Tasse) Protocollazione Transazioni per gestione dati strutturati Workflow Interfaccia Interoperabilità Richiesta funzioni di Gestione Documentale LDAP Utenti Profili Gestione Documentale Dati strutturati Acquisizione tramite scanner (compreso codice a barre) Archiviazione, classificazione, fascicolazione Sistema Informativo Centrale ACI Ricerca Base dati Documentale Conservazione sostitutiva

19. …il futuribile… tutte le informazioni utili allo svolgimento rapido di qualunque operazione risiederanno in un chip sottocutaneo che sarà parte integrante di ciascuno di noi!!!