ZGŁOSZENIE DO PROGRAMU

1. EUROPEJSKI PROGRAM POMOCY ŻYWNOŚCIOWEJ DLA NAJUBOŻSZEJ LUDNOŚCI UEPEAD 2013Wytyczne dla Partnerów/Placówek DWP

2. ZGŁOSZENIE DO PROGRAMU UDZIAŁ PLACÓWEK W PROGRAMIE Placówki chcące uczestniczyć w programie PEAD zgłaszają zamiar udziału do Caritas diecezjalnej oraz podają szacunkową liczbę osób wymagających pomocy, a także osobę do kontaktu.

3. W PROGRAMIE MOGĄ UCZESTNICZYĆ PLACÓWKI, KTÓRE: • są podmiotami niedziałającymi w celu osiągnięcia zysku, • działają na terenie diecezji warszawsko-praskiej, • zgodnie ze statutem prowadzą działalność polegającą na bezpłatnym udzielaniu pomocy osobom potrzebującym, • zobowiązują się do rzetelnego prowadzenia programu PEAD i terminowego przekazywania rozliczeń. • posiadają odpowiednie warunki organizacyjne i lokalowe na przechowywanie artykułów spożywczych,

4. Realizacja umowy i wszelkie zawarte w niej postanowienia na przekazywanie artykułów spożywczych są bezwzględnie obowiązujące. Caritas diecezjalna zobowiązana jest do podpisania umowy z Placówką, które powinno nastąpić przed datą pierwszego wydania artykułu spożywczego z magazynu dla danej Placówki. Każda ze stron umowy musi w swojej dokumentacji posiadać umowę dwustronnie podpisaną. W dokumentacji Caritas diecezjalnej przy umowie musi znajdować się Statut organizacyjny Placówki - o ile nie jest to Parafia.

5. UMOWA z parafią W przypadku podpisywania umowy z parafią, umowa powinna zostać podpisana przez proboszcza lub rektora parafii. Parafialne Zespoły Caritas nie są i nie powinny być stroną w umowie. PZC tylko i wyłącznie reprezentują parafię na podstawie udzielonego upoważnienia przez proboszcza parafii !

6. UMOWA z placówką W przypadku podpisywania umowy z inną placówką umowa powinna być podpisana przez dyrektora/kierownika reprezentującego daną placówkę. W dokumentacji Caritas diecezjalnej przy umowie musi znajdować się Statut organizacyjny Placówki z zaznaczeniem punktu, z którego wynika że dana placówka jest podmiotem niedziałającymi w celu osiągnięcia zysku!

7. Każda zawarta umowa powinna zostać wydrukowana z programu komputerowego !!!!!!!!! W przypadku gdy osoba podpisująca umowę z Caritas diecezjalną sama nie będzie odbierała artykułów spożywczych z magazynu, zobowiązana jest do wystawienia pisemnego upoważnienia dla osoby odpowiedzialnej za odbieranie, wydawanie oraz prowadzenie wszelkiej dokumentacji związanej z dystrybucją żywności.

8. ILOŚCIOWE KRYTERIA PODZIAŁU Po podpisaniu umowy Caritas diecezjalna zobowiązana jest do przekazania na piśmie wytycznych dotyczących realizacji programu oraz kryteria przydziału artykułów spożywczych przypadających na jedną osobę w czasie trwania programu 2013 (należy ustalić kryteria miesięczne lub roczne dla jednej osoby).

9. Kryteria ilościowe określane są w oparciu o ilość artykułów spożywczych przyznanych na potrzeby diecezji oraz liczbę osób i placówek zgłoszonych do programu. Wydawane ilości mogą odbiegać od przyjętych kryteriów ze względu na organizację i częstotliwość wydawania artykułów spożywczych w poszczególnych placówkach, jak też sprawność organizacyjną placówek. Jednorazowo mogą być wydawane artykuły spożywcze w ilości przeznaczonej na potrzeby konsumpcji na okres kilku miesięcy. (np. kwartał)

10. Na etapie przygotowywania udziału w programie Placówka (Parafia) zobowiązana jest do uaktualnienia danych osobowych osób, które będą objęte pomocą w ramach programu PEAD. W celu ustalenia podstawy przyznania pomocy wymagane są podstawowe informacje o beneficjencie programu lub jego rodzinie – kartoteki, zaświadczenia, oświadczenia, opinie, decyzje PZC, które zawierają informacje o statusie materialnym danej osoby lub rodziny. W październiku 2012 decyzją MPIPS odstąpiono od obowiązku podawania przez beneficjentów numerów PESEL, który nie będzie wymagany również w 2013 r. Dokumenty na podstawie, których możliwe jest zakwalifikowanie do pomocy z programu PEAD:

11. zaświadczenie o dochodach wszystkich członków rodziny lub w przypadku osoby bezrobotnej zaświadczenie z Urzędu Pracy, odcinek renty lub emerytury, • decyzja o zasiłku rodzinnym, pielęgnacyjnym, • decyzja o wysokości alimentów, • potwierdzenie liczby osób na utrzymaniu (kserokopia dowodu lub odpisy skróconych aktów urodzenia), • zaświadczenie o pobieranej nauce w przypadku dzieci uczących się, • zaświadczenie (skierowanie) z Miejskiego lub Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej, • orzeczenie o niepełnosprawności, zaświadczenie lekarskie (epikryzy) o chorobach w danej rodzinie. W przypadku braku potwierdzenia trudnej sytuacji jednego z w/w dokumentów, beneficjent lub rodzina nie otrzyma pomocy w postaci unijnych artykułów żywnościowych.

12. LISTA OSÓB ZAKWALIFIKOWANYCH DO POMOCY POWINNA ZAWIERAĆ: • imię i nazwisko przedstawiciela rodziny, • adres osoby/rodziny uprawnionej do pomocy, • liczbę członków rodziny, • pieczęć, podpis osoby, która sporządziła listę, • Lista osób zakwalifikowanych do pomocy powinna być podpisana przez: proboszcza parafii, Komisję Parafialnego Zespołu Caritas, kierownika/dyrektora placówki oraz może zawierać podpisy przedstawiciela MOPS, GOPS, którzy jednocześnie mogą weryfikować beneficjentów w celu wyeliminowania pobierania artykułów spożywczych w innej organizacji – Banku Żywności, PKPS czy PCK.

13. DOKUMENTY WYDAWANIA ARTYKUŁÓW SPOŻYWCZYCH OSOBOM INDYWIDUALNYM Podstawowym, obowiązującym w 2013 roku dokumentem wydawania artykułów spożywczych osobom indywidualnym jest Dziennik PEAD przygotowany przez Caritas Polska. W dzienniku wpisuje się dane osób(rodzin) zakwalifikowanych do otrzymywania pomocy. Wymagane jest wypełnienie wszystkich rubryk w celu prawidłowej identyfikacji osoby(osób) objętych pomocą. Częstotliwość dokonywania wpisów w dzienniku jest dowolna i zależy od częstotliwości wydań. Każdy dziennik jest przygotowany na 25 wpisów (osób, rodzin). Dziennik obejmuje dystrybucję dotyczącą jednego programu!!!!!!!!!!! 2012, 2013. Oznacza to, że każda Placówka, która rozpocznie wydawanie artykułów spożywczych pochodzących z programu PEAD 2013, który rozpocznie się 15 marca 2013 roku zobowiązana jest zamknąć i rozliczyć dystrybucję za 2012 rok, i założyć nowe dzienniki na potrzeby programu 2013.

14. Ponieważ w 2013 roku zostały wydrukowane nowe dzienniki, w których został usunięty numer PESEL, a wprowadzono płeć beneficjentów oraz powód udzielanej pomocy (wpisując „X”) do odpowiedniej rubryki. Dlatego (stare) dzienniki z roku ubiegłego można wykorzystać po wprowadzeniu ich aktualizacji. Aktualnie mamy w rezerwie 10 000 dzienników, które muszą wystarczyć na cały 2013 rok, gdyż nie wiadomo jak będzie przebiegała realizacja programu w kolejnych latach. • W nagłówku na każdej stronie należy umieścić pełne nazwy wydawanego artykułu spożywczego: np. makaron świderki, kasza gryczana, dżem wiśniowy itd. • Przy każdej osobie (rodzinie) wpisuje się datę i ilość odebranego artykułu spożywczego. Ilości wpisuje się w kilogramach lub w sztukach, jednak przy podliczaniu wydania na dole każdej strony, ilości wpisuje się w kilogramach, tj. jednostce rozliczeniowej programu.

15. Każdy odbiór artykułu spożywczego przez beneficjenta musi być poświadczony jego podpisem. • Wszelkie wpisy w dzienniku nie mogą być poprawiane, ( korektorowane) każda poprawka wymaga parafki osoby, przy której dokonano zmiany „poprawki”. • W przypadku zakończenia wydawania artykułu spożywczego z magazynu w danym miesiącu (w okresie rozliczeniowym) wszystkie „puste” nie uzupełnione miejsca powinny zostać zakreślone „X” lub • „Z” tak aby niemożliwe było jakiekolwiek dopisanie ilości w późniejszym czasie. • Po zsumowaniu ilości wydanych w danym miesiącu osoba odpowiedzialna za prowadzenie rozliczeń w parafii lub w placówce zobowiązana jest do zamknięcia każdego miesiąca i przeniesienia danych do zestawienia znajdującego się na końcu dziennika, który powinien być uzupełniany narastająco.

16. WYMAGANIA ARR PODCZAS PROWADZANIA KONTROLI 1) prowadzenie odrębnej (oddzielonej od innych działań) ewidencji magazynowej oraz dokumentacji związanej z dystrybucją gotowych artykułów spożywczych, 2) prowadzenie rzetelnej dokumentacji potwierdzającej kwalifikowalność osób odbierających gotowe artykuły spożywcze, 3) przestrzeganie wytycznych Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej. 4) nieodpłatne przekazywanie artykułów spożywczych osobom najuboższym spełniającym kryteria określone w art. 5 oraz art. 7 ustawy z dnia 12 marca 2004 o pomocy społecznej,

17. 5)zakaz przekazywania gotowych artykułów spożywczych nieuprawnionym osobom, 6) przechowywanie w odpowiednich warunkach artykułów spożywczych w magazynach spełniających wymagania określone w obowiązujących przepisach prawa, 7) niezwłoczne informowanie Caritas diecezjalnej o wszelkich przypadkach nieprawidłowości pojawiających się w trakcie realizacji programu, 8) udostępnianie pracownikom Agencji pomieszczeń i dokumentów związanych z realizacją programu,

18. ŻYWIENIE ZBIOROWE

19. Ilościowe kryteria podziału artykułów spożywczych różnią się od kryteriów stosowanych w pomocy indywidualnej. Ilościowe kryteria przydziału artykułów spożywczych dla potrzeb żywienia zbiorowego w placówce ustala się na podstawie liczby osób objętych pomocą, dla których przygotowywane i wydawane są posiłki: dzienne (żywienie całodniowe, poszczególne posiłki: śniadania, obiady, kolacje, itp.), a także od okresu funkcjonowania placówki (placówka funkcjonująca cały rok kalendarzowy, rok szkolny, określony przedział czasowy – np. ferie, wakacje).

20. Placówka prowadząca żywienie zbiorowe zobowiązana jest prowadzić rzetelną dokumentację potwierdzającą kwalifikowalność osób otrzymujących pomoc w formie posiłku. Każda osoba objęta pomocą musi zostać wpisana na listę osób zakwalifikowanych do Programu PEAD. Ponadto wymagane jest: • prowadzenie zestawienia poszczególnych rodzajów artykułów spożywczych wykorzystywanych do sporządzania posiłków, • Jadłospis – rodzaje przygotowanych posiłków w poszczególnych dniach, tygodniach, miesiącach.

21. ZESTAWIENIE W zestawieniu podaje się: • ilość posiłków, do których wykorzystane zostały artykuły spożywcze dostępne w ramach Programu PEAD. Ilość posiłków w danym dniu oblicza się sumując liczbę osób korzystających z tych posiłków razy ilość posiłków wydanych danego dnia (śniadanie, obiad i kolacja – 3 posiłki) np. 20 osób x 3 posiłki dziennie= 60 posiłków.

22. W przypadku gdy ilości artykułów spożywczych zużytych do przygotowania posiłków są liczone w sztukach, na koniec okresu rozliczeniowego powinny zostać przeliczone na kg/l.np. na przygotowanie śniadania dla 10 osób zużyto: 6 kartonów mleka – jest to (6l), 6 op. płatków kukurydzianych x 0,50kg (3kg), 3 słoiki dżemu wiśniowego x 0,390 (1,17kg), na przygotowanie obiadu zużyto: 5 op. makaronu świderki x 0,50kg(2,5kg), 5 puszek klopsików w sosie pomidorowym x 0,850 (4,25kg), Na przygotowanie kolacji zużyto: 5 puszek mielonki wieprzowej x 0,40kg (2,0kg), 1 kostkę masła x 0,20kg (0,20kg), 1 op. sera podpuszczkowego x 0,40kg (0,40kg).