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Réunion Agents comptables

Réunion Agents comptables. 17 janvier 2014. Réunion Agents comptables. L es opérations de fin d’exercice et le compte financier. La fin d’exercice. La variation des produits scolaires Les écritures de variation de stock Les amortissements Les vérifications et contrôles à opérer Le COFI.

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Presentation Transcript

  1. Réunion Agents comptables 17 janvier 2014

  2. Réunion Agents comptables Les opérations de fin d’exercice et le compte financier

  3. La fin d’exercice • La variation des produits scolaires • Les écritures de variation de stock • Les amortissements • Les vérifications et contrôles à opérer • Le COFI

  4. La variation des produits scolaires • Nouvelle codification, avec le nouveau cadre budgétaire et comptable, pour la décision budgétaire modificative de variation de produits scolaires. • Rappel: cette DBM est obligatoire • DBM de type 22 « Constatation des produits scolaires » qui remplace la DBM de type 27. • La DBM de type 22 n’est pas disponible en budget annexe hors Budget Annexe de Restauration et d’hébergement.

  5. Les variations de stock Les écritures de variation de stocks sont modifiées avec le nouveau cadre budgétaire et comptable des établissements publics locaux d’enseignement. Il convient tout particulièrement de noter : • La disparition des DBM de type 291 & 292 remplacées par une seule DBM de niveau 2 (type 293) • Cette DBM servira uniquement pour la diminution du stock de matières premières et autres approvisionnements • Les comptes de la classe 3 ne sont plus saisis en comptabilité budgétaire • En fin d’exercice, la comptabilité générale retraçant les stocks (classe 3) est mouvementée suite à : • des mandats ou ordres de reversement • des ordres de recettes ou des réductions de recettes

  6. Les variations de stockLes écritures • 1 – Stocks de matières et autres approvisionnements • 1.1 Diminution du stock • Un mandat au débit du compte 6031 – 6032 • compte de liaison : crédit du 581 • compte de paiement : compte 31 - 32 • 1.2 Augmentation du stock • Un ordre de reversement au crédit du compte 6031 – 6032 • réceptionné au compte 31 - 32

  7. Les variations de stockLes écritures • 2 – Stocks d’en cours et de produits finis • 2.1 Déstockage • Annulation de recette au débit du compte 7133 – 7134 – 7135 • réceptionnéau compte 331 – 345 – 355 • 2.2 Stockage • Ordre de recette au crédit du compte 7133 – 7134 – 7135 • réceptionnéau compte 331 – 345 – 355

  8. Les variations de stockLes contrôles à opérer Les principales vérifications de la classe 3 porteront sur : • Les rapprochements classe 6 – classe 3 • Variation des stocks – Diminution • Dotations aux dépréciations des actifs circulants (autres que valeurs mobilières de placement) • Dotations aux amortissements, dépréciations et provisions - Charges exceptionnelles • Les rapprochements classe 3 – classe 6 • Variation des stocks – Augmentation • Les rapprochements classe 3 – classe 7 • Variation du stock des en-cours de production de biens, de services (services en cours) et des produits finis (objets confectionnés) • Reprise sur provisions (des dépréciations de stocks)

  9. Les variations de stockLe contrôle COFI Contrôle de cohérence des variations de stocks (COFI) • Permet de signaler une situation anormale dans la comptabilité des comptes de variations de stock avec les opérations de l’exercice des comptes de stock correspondant. • 6031 : variation des stocks de matières premières avec les 31 • 6032 : variation des stocks des autres approvisionnements avec les 32 • 7133 : Variation du stock des en-cours de production de biens et 331 • 7134 : Variation du stock des en-cours de production de services et 345 • 7135 : Variation du stock des produits finis et 355 Pour chaque ligne ci-dessus : le solde du compte de variation de stock doit être égal au solde inversé (de même montant mais de sens opposé) des opérations de l’exercice des comptes de stock de la racine associée. (exemple : le solde du 6031 doit être égal au solde des opérations de l’exercice des comptes de racine 31) Si l’une des égalités au moins n’est pas vérifiée : anomalie bloquante ; Restitution de toutes les égalités qui ne sont pas vérifiées : une ligne par égalité non vérifiée

  10. La comptabilité patrimoniale • En fin d’exercice, il convient de vérifier si toutes les écritures annuelles relatives à la comptabilité patrimoniales ont bien été passées. • Les écritures d’amortissement • Les écritures d’annulation du financement d’un bien financé par une subvention entièrement amorti (exercice N).

  11. La comptabilité patrimoniale L'amortissement d'un bien est la consommation des avantages économiques attendus sur la durée de l'utilisation probable. Il est irréversible. • Amortissement du bien au prorata temporisconformément au plan d’amortissement de ce bien au service ALO, Domaine « Opérations spécifiques • DBM de Type 291≪ Dotations aux amortissements neutralisés ≫ • Seul compte proposé pour une ligne de dépenses : 6811 « Dotations aux amortissements des immobilisations incorporelles et corporelles • Seuls comptes proposés pour une ligne de recettes : 776 « Produits issus de la neutralisation des amortissements » ou 777 « Quote – part des subventions d'investissement virée au compte de résultat de l'exercice » • Type 292 : ≪Dotations aux amortissements réels ≫ • Seul compte proposé : 6811 « Dotations aux amortissements des immobilisations incorporelles et corporelles »

  12. Comptabilité patrimoniale Les écritures • Les opérations annuelles • Mandat • Service ALO • Domaine « Opérations spécifiques » code « 0AMOR» • compte : 6811 • Compte de liaison : 581 • Compte de paiement : 28XX • Opération de neutralisation de l’amortissement sauf pour le bien acheté sur FDR : ordre de recette • Service ALO • Compte 776 pour les dotations avec débit d’un 102X • Compte 777 pour les subventions avec débit du 139 • Lorsqu’un bien financé sur subvention a été totalement amorti, il faut annuler le financement de ce bien : écriture courante au débit du compte 131X – 138 avec le crédit du compte 139

  13. Comptabilité patrimoniale Les contrôles à opérer

  14. Comptabilité patrimoniale Les contrôles à opérer

  15. Comptabilité patrimoniale Les contrôles à opérer

  16. Comptabilité patrimoniale Les contrôles à opérer

  17. Comptabilité patrimoniale Les contrôles à opérer

  18. Comptabilité patrimoniale Les contrôles à opérer

  19. Comptabilité patrimoniale Les contrôles à opérer

  20. Comptabilité patrimoniale Les contrôles à opérer

  21. Les contrôles de la balanceavant COFI De multiples rapprochements sont à opérer entre les différentes classes de la balance : un certain nombre de relations existent en effet qui peuvent constituer • soit la partie double de l’écriture • soit la conséquence d’une écriture ou d’un contrôle. Si les montants ne correspondent pas, les différences sont à expliquer. • Classe 1 • Classe 2 • Classe 3 • Classe 4 • Classe 5 • Classe 6 • Classe 7

  22. Les contrôles de la balance La classe 1 Les comptes de capitaux • Les capitaux propres dont dispose l'EPLE (apport, résultats excédentaires, pertes, subventions d’investissement) • Financement des immobilisations • Entrée des biens (débit 4 – crédit 1) et, le cas échéant, 1068 - 1068 • Neutralisation amortissements (débit 102X, 139 – crédit 776, 777) • Annulation financement subv. (débit 131X et 138 – crédit 139 ) • Sorties (débit 1 – crédit 2) (part non amortie) • Affectation du résultat • (1 – 1) comptes 1068X, 11, 12 • Provisions • Dotation (débit 6815, 687 – crédit 151, 157, 158), • Reprise (crédit 151, 157, 158 – crédit 7815 ou 787) • Comptes de liaison (BA)

  23. Les contrôles de la balance La classe 2 Les comptes d’immobilisation • Ensemble des biens et valeurs destinés à rester durablement dans l'établissement. • des immobilisations incorporelles ; • des immobilisations corporelles ; • des immobilisations financières. • Rapprochement classe 1 – classe 2 (Les ressources stables doivent a priori financer ses emplois stables) • Entrée des immobilisations • (débit 205, 21X – crédit 404) • Immobilisations par avances et acomptes (débit 205, 21X – crédit 237, 238) • Immobilisations en cours (débit 232, 231 – crédit 721, 722) , • Amortissement des biens • (débit 6811 – crédit 280, 281X) • Dotation aux dépréciations • Dotation (débit 6816 – crédit 290, 291) • Reprise (débit 290, 291 – crédit 7816, 786, 787) • Sortie des immobilisations • (débit102, 131X – 138 – crédit 205, 21X) part non amortie

  24. Les contrôles de la balance La classe 3 Les comptes de stocks et d’en cours (rappel : les stocks et en cours font partie de l’actif circulant) • Variation des stocks • Matières premières • Augmentation (débit 311, 313 – crédit 6031) • Diminution (débit 6031 – crédit 311, 313) • Autres approvisionnements • Augmentation (débit 32X – crédit 6032) • Diminution (débit 6032– crédit 32X) • En cours et produits finis • Stockage (débit 331, 345, 355 – crédit 7133, 7134, 7135) • Déstockage (débit 7133, 7134, 7135 – crédit 331, 345, 355 ) • Dépréciations des stocks • Dotation (débit 6817 – crédit 39X) • Reprise (débit 39X – crédit 7817)

  25. Les contrôles de la balance La classe 4 Les comptes de tiers • Les principaux contrôles à opérer • Le choix du compte à utiliser • Chaque compte spécifique du plan comptable doit être utilisé (et non pas un autre compte) • La prise en charge des ressources affectées • Débit 4684 – crédit 4682 • Le sens des soldes

  26. Les contrôles de la balance La classe 5 • Les comptes financiers • Les principaux contrôles à opérer • Le rapprochement avec

  27. Les contrôles de la balance Les classes 6 et 7 • Les comptes de charges • Les comptes de produits • Rapprochements avec la comptabilité de l’ordonnateur • Situation des dépenses engagées • Bordereaux • mandats • ordres de reversement • Situation des recettes • Bordereaux • ordres de recettes • ordres de réduction de recettes

  28. Les contrôles de la balance • Un outil utile à utiliser régulièrement • Dans GFC « onglet Utilitaire » • La vérification périodique : un document à éditer et à conserver

  29. Le compte financier Chronologie et déroulement des opérations pour la saisie du compte financier • Dans l’application COFI • 1° Opérations avant édition • Contrôle • Sauvegarde • Compte de résultat • Solde classes 6 et 7 • Préparation • Validation  • Dans l’application GFC • 7° Documents • Journal • Fiches de comptes • Balance

  30. Le compte financierLes contrôles au lancement • Contrôle de la balance avec le total du journal des valeurs générales et inactives édité et en attente d’édition • Contrôle de la balance avec les fiches de comptes éditées et en attente d'édition • Contrôle des bilans d'entrée et du bilan d'ouverture pour les valeurs générales et inactives • Contrôle des valeurs inactives - Contrôle non bloquant • Edition sous la forme d’une balance de type détail les comptes des valeurs inactives • Contrôle de l'affectation du résultat de l'exercice précédent • Vérifie l’affectation du résultat de l’exercice précédent en contrôlant que le montant du résultat à affecter est égal au montant du résultat affecté ainsi qu’au total des affectations • L’affectation du résultat peut se faire sur un compte de report à nouveau NB : contrôle impossible si le solde des classes 6 et 7 a été effectué manuellement

  31. Le compte financierLes contrôles au lancement • Contrôle de la variation du fonds de roulement • Vérifie que la variation du fonds de roulement de Comptabilité Budgétaire est égale à la variation du fonds de roulement de Comptabilité Générale • Contrôle de l'exécution du budget première section avec la comptabilité générale • Les débits des opérations de l’exercice des comptes de classe 6 doivent être égaux au montant des mandats admis pour ces comptes • Les crédits des opérations de l’exercice des comptes de classe 6 doivent être égaux au montant des reversements pour ces comptes. • Les crédits des opérations de l’exercice des comptes de classe 7 doivent être égaux au montant des recettes admises pour ces comptes. • Les débits des opérations de l’exercice des comptes de classe 7 doivent être égaux au montant des annulations de recettes pour ces comptes. Ce contrôle est bloquant si pour un compte, une égalité n’est pas vérifiée, sauf si le solde des classes 6 et 7 a été effectué manuellement.

  32. Le compte financierLes contrôles au lancement • Contrôle des dépassements de crédits au niveau du service - Contrôle non bloquant • Vérifie que les crédits budgétaires de chaque service n’ont pas été dépassés. Ce contrôle est effectué au niveau de la Comptabilité Budgétaire de l’établissement • Contrôle des contributions entre services - Contrôle non bloquant • Permet de signaler une situation anormale dans la comptabilité des contributions entre services • Contrôle de cohérence du sens des soldes - • Détecte les comptes et subdivisions de compte dont le solde est de sens incorrect • 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 182, 183, 184, 186, 187, 188, 189, 2, 3, 408, 41, 463, 466, 4672, 4674, 500, 5112, 5113, 5114, 5115, 5116, 5117, 5118, 53, 54, 5159, 861, 862, 863

  33. Le compte financierLes contrôles au lancement • Contrôle des ordres de paiements - Contrôle non bloquant • Pour tout compte concerné par des ordres de paiements, le montant des ordres de paiements du compte doit être égal au total débit des opérations de l’exercice de ce compte diminué du montant éventuel des mandats d’extourne de ce compte • Contrôle de concordance 181-185 • Vérifie la cohérence de la comptabilité des Budgets annexes par rapport à leur budget principal. Comptes 18 • Ce contrôle est effectué pour les budgets annexes et les budgets principaux supports de budget(s) annexe(s). • Lors du contrôle de la trésorerie d’un budget principal la cohérence doit être réalisée pour tous ses budgets annexes. • Lors du contrôle de la trésorerie pour un budget annexe, la cohérence est vérifiée uniquement cet établissement. • NB : contrôle impossible si le solde des classes 6 et 7 a été effectué manuellement

  34. Le compte financierLes contrôles au lancement • Contrôle du résultat et de la CAF • Ce contrôle vérifie deux égalités : • égalité entre le résultat de la comptabilité budgétaire et le résultat de la comptabilité générale • égalité entre la CAF/IAF de la comptabilité budgétaire et la CAF/IAF de la comptabilité générale NB: contrôle impossible si le solde des classes 6 et 7 a été effectué manuellement • Contrôle de cohérence des dépréciations et amortissements des immobilisations – Contrôle nonbloquant • Ce contrôle permet de s’assurer que la valeur nette des biens immobilisés n’est pas inférieure à leur valeur initiale et que la totalité des amortissements de financement n’est pas supérieur aux financements sur subventions.

  35. Le compte financierLes contrôles au lancement • Contrôle des reports à nouveau • Contrôle que l’on n’a pas un solde non nul à la fois pour un compte 110 et le pour un compte 119. • Contrôle annuel des financements sur réserves – Contrôle non bloquant • Calcul pour vérification du prélèvement sur les fonds de réserve pour financer les immobilisations de l'exercice • Contrôle de trésorerie – Contrôle bloquant ou non • Identique au contrôle de trésorerie de la vérification périodique de Comptabilité Générale.

  36. Le compte financierLes contrôles au lancement • Contrôle des soldes des comptes 13... • Le solde débiteur du compte 139 doit être inférieur ou égal au solde créditeur des comptes 131 à 138. Si débit 139 > crédit 131/138 anomalie bloquante • Les opérations de l’exercice au débit des comptes 131 à 138 doivent être égales à celle au crédit du compte 139. Si OPD13 inf ou sup OPC139, anomalie non bloquante • Contrôle de cohérence des variations de stocks • Permet de signaler une situation anormale dans la comptabilité des comptes de variations de stock avec les opérations de l’exercice des comptes de stock correspondant.

  37. Le compte financierLe résultat (pièce 6) Le compte de résultat retrace la gestion de l’établissement, en présentant sous forme synthétique les charges et les produits de la section de fonctionnement, tous services confondus répartis en 3 parties: • Charges et produits d’exploitation, • Charges et produits financiers • Charges et produits exceptionnels. • Il traduit le résultat général de l’exercice et détermine une capacité ou une insuffisance d’autofinancement. • Cette pièce doit être éditée avant d’effectuer le solde des classes 6 et 7

  38. Le compte financierLe résultat (pièce 6) • Le mode de calcul du résultat est inchangé : Résultat = total des recettes de fonctionnement nettes – total des dépenses de fonctionnement nettes • Le résultat des services spéciaux est inclus dans le résultat unique de l’établissement. • En revanche, s’il y a un budget annexe, son résultat est indépendant du résultat du budget principal de l’établissement (2 votes). • Le CA se prononce sur l’affectation du résultat. Il peut répartir le résultat sur des comptes de réserves distincts.

  39. Le compte financierLe résultat - CAF

  40. Le compte financier Chronologie et déroulement des opérations pour la saisie du compte financier • Dans l’application COFI • 2° Pièces 2 à 9 bis : Balance définitive des comptes du grand livre - Développement des charges Développement des produits, Exécution du budget, Bilan, Balance définitive des comptes de valeurs inactives • Rapport du chef d'établissement • Rapport de l'agent comptable • 3° Pièces 10 à 18 • Tableau des immobilisations, amortissements et dépréciations, Inventaire des approvisionnements, Variation détaillée des stocks et en-cours • Tableau des provisions • Eléments d’analyse financière • Procès-verbal de caisse et de portefeuille au 31 décembre • État de développement du compte de dépôts de fonds au Trésor, État de concordance de compte des budgets annexes • 4° Pièces 18 à 24 • État de développement de solde du compte, État de développement de solde des comptes des valeurs inactives, État des consommations afférentes aux concessions de logement, Extrait du PV de délibération du Conseil d'Administration, Feuillet des signatures • Sauvegarde

  41. Le compte financierLes pièces

  42. Le compte financierLes pièces

  43. Le compte financierLes pièces

  44. Le compte financierL’exécution du budget (pièce 5) La pièce 5 du compte financier est composée de 2 tableaux : • Le tableau d’exécution du budget • Le tableau de financement • La pièce n°5 du compte financier présente la synthèse, par service utilisé par l’établissement (AP, VE, ALO, SBN , SRH), des dépenses et des recettes nettes relatives à l’exécution du budget ainsi que la réalisation de l’équilibre du budget par la méthode de la CAF ou IAF. • Ces services sont détaillés en première section, pour chaque service général et chaque service spécial utilisé par l’établissement et en seconde section pour les opérations en capital. • Ces services sont totalisés par type de service (général, services spéciaux) et par section. • Un total général termine tableau d’exécution du budget

  45. Le compte financierL’exécution du budget (pièce 5) Le tableau de financement • Le tableau de financement restitue les emplois en regard des ressources. • Emplois : total des lignes • Insuffisance d’autofinancement  • Immobilisations (20 à 23) • Participations et autres immobilisations financières (26 à 27) sauf 275 • Remboursements des dettes financières  (16, 17) • Dépôts et cautionnement versés (275) • Ressources : total des lignes • Capacité d’autofinancement  • Apports (102 et 103) • Subventions (13) • Aliénation ou cessions mobilières (775) • Augmentation des dettes financières (16, 17 créditeur) • Dépôts et cautionnement remboursés (275) • Calcul de l’apport au fonds de roulement : si le total des ressources est supérieur au total des emplois. • Calcul du prélèvement sur fonds de roulement : si le total des emplois est supérieur au total des ressources.

  46. Le compte financierLe bilan (pièce 7)

  47. RCBCLe bilan (rappel)

  48. RCBCLe bilan (rappel)

  49. RCBCLe bilan (rappel)

  50. RCBCLe bilan (rappel)

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