Projektmenedzsment

Ahol az ismeretből tudás születik Projektmenedzsment ÁllamReform Operatív Program 2009. november 25-26.

Ahol az ismeretből tudás születik Tematika • A projektmenedzsment története • A projektmenedzsment alapfogalmai, területei, főbb dokumentumai • A projektmenedzsment megközelítési módjai • Projekttervezési technikák • A projektmenedzsment szervezetei • Stratégiai tervezés és projektmenedzsment

Ahol az ismeretből tudás születik A projektmenedzsment története I. Történelmi „projektek” • mióta az emberek nagyobb feladatokat közösen végeznek (pl. hadjárat, építkezés) • informális eljárások • tervező személyes tudása és tapasztalata alapján 20.század • összegyűjtötték és rendszerezték az eljárásokat • tudományos forma kialakítása > projektmenedzsment

Ahol az ismeretből tudás születik A projektmenedzsment története II. Frederick Taylor (1900-as évek, Pennsylvania) • hatékonyságnövelés új útjai? > feladatokra bontás Henry Gantt (I. világháború, Amerikai Haditengerészet) • hadihajók építésének folyamata > feladatokra bontotás • Gantt-diagram > feladatok összefüggésrendszere Modern projektmenedzsment • 1958. Booz Allan Hamilton Inc.: PERT modell (Program Evaluation and Review Technique) • DuPont Corporation & Remington Rand Corporation: Critical Path Method (kritikus út módszer) • 1969. Project Management Institute (PMI) • 1981 The Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK) > szabványok és gyakorlati útmutatók

Ahol az ismeretből tudás születik Projekt I. Jelentése • eredetileg valaminek a tervezése • projectum, projicere (latin): „valaminek az előre vetítése” • „pro” (görög πρό) + „jacere” („vetít”)„valami, ami történik, mielőtt valami mást megteszünk” • 1950-es évektől már a tervet és a végrehajtást is magába foglalta Ismertebb projektek • Manhattan-terv: az első atomfegyver kifejlesztése • Polaris rakéta projekt: egy interkontinentális ballisztikus rakéta vezérlő rendszer • Humán Genom Projekt: az emberi genom feltérképezése • Apollo-program: Holdra szállás

Ahol az ismeretből tudás születik A projekt ismertetőjegyei • Terjedelem (a projektben foglalt részfeladatok mértéke és száma.) • Időtartam, időkorlát • Egyszeriség, különlegesség (a feladat nem ismétlődik ugyanabban a formában) • Komplexitás (belső és külső résztvevők száma, nehézségi fok) • Jelentőség (a vállalati célokra való hatás) • Kockázat (a feladat végrehajtása bizonytalansággal párosul) • Költségek, költségkorlát • Egyértelmű célmeghatározás • Innováció, újszerűség

Téma vagy tartalom alapján Építési IT Termékfejlesztési Kutatási és fejlesztési Szervezetfejlesztési Logisztikai Marketing Előkészítő Közösségi Kulturális Részvétel, illetve kezdeményező szervezet alapján Belső projektek Külső (ügyfél-) projektek Vegyes projektek Komplexitás szerint Egyszerű projektek Komplex, összetett projektek Programok Mega- vagy gigaprojektek Ahol az ismeretből tudás születik Projekttípusok I.

Ahol az ismeretből tudás születik Projekttípusok II. Kutatási • pionír jelleg, a fejlesztési cél csak nagyvonalúan definiált, a projektparaméterek jelentősen változhatnak Fejlesztési • egyértelműen definiált a fejlesztési cél, pl. új termék • a határidőnek kiemelt jelentősége van Beruházási Tervezési • előtanulmányok készítése, koncepció kialakítása • megvalósíthatóság és a gazdaságosság vizsgálata Szervezési (racionalizálási) • a struktúra kialakítása, újjáformálása, folyamatjavítás / -átalakítás, pl. a cég újraszervezése, fúzió egy másik céggel Rollout • új technikának a teljes vállalati bevezetése

Ahol az ismeretből tudás születik Projektmenedzsment definíciók • „A projektmenedzsment a projektkövetelmények teljesítése érdekében végzett tevékenységek során a tudás, képességek, eszközök és technikák alkalmazása.” (PMBOK) • „A projekmenedzsment a projekt végrehajtása során alkalmazott vezetéssel kapcsolatos feladatok, technikák, eszközök, valamint a vezetésszervezés összessége.”(DIN 69901-1 > Deutsches Institut für Normung / Német Szabványügyi Intézet) • „A projektmenedzsment a projekt valamennyi szempont szerinti megtervezése, követése és ellenőrzése, és mindazok motiválása, akik részt vesznek a projekt céljainak az előre meghatározott időben, költségkereteken belül és megfelelő minőségben történő megvalósításában.(PRINCE2 projektmenedzsment módszertan)

Ahol az ismeretből tudás születik A PMI alapfeltevése • a projektmenedzsment eszközök és technikák közösek még az olyan egymástól távol álló területek között is, mint a szoftver-fejlesztés vagy az építőipar • külön szakterület > technikák és eszközök, amelyek lehetővé teszik a projektcsapatnak, hogy úgy szervezzék a munkájukat, hogy az adott korlátokat ne lépjék át

Projekt menedzsment szervezetek és szakmai minősítések • Project Management Institute (PMI) • International Project Management Association (IPMA) • International Association of Project and Program Management (IAPPM) • International Project Management Commission (IPMC) • Association for Project Management (UK) (APM) • Australian Institute of Project Management (AIPM) Szakmai minősítések • Certified Project Manager (IAPPM minősítés) • Project Management ProfessionalCertified Associate in Project Management (PMI minősítések) • Master Project Manager Certification from IPMC Commission

Nemzetközi szabványok • Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) • PRINCE2 (PRojects IN a Controlled Environment – projektek ellenőrzött környezetben) • APM Body of Knowledge (5th edition)APM – Association for Project Management (UK) • P2M (A guidebook of Project & Program Management for Enterprise Innovation, japán harmadik generációs módszertan) • V-Modell (német módszertan) • HERMES (svájci általános módszertan, Luxembourgban és nemzetközi szervezetek által használt) • Organizational Project Management Maturity Model (OPM3) • ISO 10006:1997, Minőségmenedzsment – Minőség a projektmenedzsmentben • JPACE (Justify, Plan, Activate, Control, and End – The James Martin Method for Managing Projects (1981-present))

Ahol az ismeretből tudás születik Projektmenedzsment tevékenységek • Célok és/vagy a munkák megtervezése • Célok elemzése és meghatározása • Kockázatok felmérése és elkerülése • Erőforrás szükséglet becslése • Erőforrások biztosítása, lekötése • A munka szervezése • Emberi- és más erőforrások beszerzése • Feladatok kiosztása • Vezetési tevékenységek • A projekt végrehajtásnak ellenőrzése • Előrehaladás követési és jelentési feladatok • Korrekciós akciók tervezése is végrehajtása • Dokumentációs és kommunikációs tevékenységek

Ahol az ismeretből tudás születik A tradicionális hármas korlát • idő (a projekt végrehajtására rendelkezésre álló idő véges) • költség (a projekt költségvetésében szereplő összeg véges) • hatókör (a projekt által megvalósítandó feladatok végesek) • lehetetlen megváltoztatni a háromszögnek csak az egyik oldalát: ha egyik oldal változik, az kihat a többire is! • 4.korlát: minőség vagy teljesítmény > • további korlátok: ügyfél-elégedettség, kockázat Költség (cost) Hatókör / terjedelem (scope) Idő (time)

Ahol az ismeretből tudás születik A projekt időszükséglete (time) Elemi tevékenység • erőforrás- és időszükséglete már jól becsülhető • végrehajtása jól követhető és ellenőrizhető • megfelelő terméket szolgáltat • elemi tevékenységek, feladatok időráfordításai • időtartama (duration) – pl. 4 nap a teljes padlócsere • időráfordítás (work) – pl. 2 nap munkaráfordítás + 2 nap lakk száradása • párhuzamosan végrehajtható tevékenységek

Ahol az ismeretből tudás születik A projekt költsége (cost) • változó költség: az igénybevétel idejével/mennyiségével arányosfix költség: nagysága nem függ az igénybevétel idejétől • munkaerő • anyag • eszközök, épületek, berendezések bérlése vagy megvásárlása • kockázati tartalékok • tőkelekötés (a projekt végrehajtást finanszírozó tőke) ROI (Return of Investment – a befektetés megtérülése) • a projekt költségén felül mért gazdasági eredmény/a projekt költségének bankbetétbe fektetési haszna • 1< , azaz a projektnek legalább annyi eredményt kell hoznia, mint amennyibe került

Ahol az ismeretből tudás születik A projekt hatóköre / terjedelme (scope) • feladat • végeredmények • végeredmény minősége • hatókörön kívül eső (out of scope) feladatok Változhat!!! • körülmények változása • kiindulási igények változása • egyéb, a tervezéskor nem látott, vagy várt események • határidő / költségek módosulása lehetséges • változás kezelési eljárásai

Ahol az ismeretből tudás születik Minőség • az elvárásoknak való megfelelés mértéke • végrehajtás mennyire követi a folyamatokban meghatározott előírásoktól, szabályoktól • változáskezelés • dokumentációs szabályok (tervek, szerződések, jegyzőkönyvek, emlékeztetők, jelentések stb.) • kommunikációs szabályok • jelentések tartalmi és formai követelményei • kockázatkezelési eljárások követése, betartása • idő- és erőforrás és költségráfordítást jelent

Ahol az ismeretből tudás születik Kockázat • lehetséges negatív hatás • kezelhető és minimalizálható • ha elegendő tervezési kapacitás, idő és költség áll rendelkezésre • ha a projektmenedzser megfelelő gyakorlattal rendelkezik • „pozitív” kockázat: előre vivő lehetőség (pl. nem várt piaci helyzet, valamilyen korlátozás megszűnése).

Ahol az ismeretből tudás születik Projektmenedzsment 9 területe SCOPE TIME COST

Ahol az ismeretből tudás születik SCOPE TIME COST

Feladat lebontási struktúrák (FLS) Az FLS jelentősége FLS lebontási szempontok Tervezés FLS alapján (hálótervezés) Időtervezés és menedzsmentje Mérföldkövek az ütemtervben PM szoftverek szerepe az időtervezésben Erőforrások tervezése és menedzsmentje Milyen korlátokkal szembesülhet az erőforrások tervezése és menedzselése során A hatékony erőforrás menedzsment Logisztikai szempontok az erőforrás menedzsmentben Allokálja eredményesen az erőforrásokat! Projekt pénzügyek menedzsmentje A költségbecslés A finanszírozási igények meghatározása A projektfinanszírozás folyamatának lépései A projekt költségvetés kapcsolata az üzleti tervvel Eredményes és hatékony projekt Teljesítmény-menedzsment a projektmenedzsment folyamatában Optimalizálás és kontroll A teljesítmény mérése Projekt eredmény és teljesítménymutatók hierarchiája Eredményelemzés Projektek kockázat menedzsmentje A projektkockázatok és rangsorolásuk Intézkedési tervet a kockázatok csökkentésére! Ahol az ismeretből tudás születik Projekt folyamatok és eljárások

Ahol az ismeretből tudás születik Főbb projektmenedzsment dokumentumok • mindenki által elérhető tároló helyen (pl. Intranet) • változtatás csak a projekt változáskezelési tervében leírt módon történhet Projekt alapító dokumentum (Project Charter) • a projektet hivatalosan felhatalmazza a feladat elvégzésére • rendelkezésére bocsátja a szükséges erőforrásokat Hatókör meghatározás (Scope Definition) • Mit fog megvalósítani a projekt? • Milyen termékeket kell a projektnek előállítania? Projektmenedzsment terv (Project Management Plan) • Hogyan fog megvalósulni a projekt?

Ahol az ismeretből tudás születik I. Tradicionális, fázisos megközelítés („vízesés” modell) Indítás Végrehajtás projekttevékenységek irányítása és összehangolása formális jóváhagyását előkészítése Tervezés végrehajtandó lépések megtervezése Kontroll Befejezés adminisztratív és pénzügyi lezárás követés és felügyelet

Ahol az ismeretből tudás születik 1. Projekt indítás • formális jóváhagyását előkészítése Project charter / projekt javaslat • üzleti igények, elvárások, követelmények (különböző érdekeltek, szponzorok, ügyfelek) • indoklás (projekt szükségessége) • elérendő célok (lehetőleg mérhető, objektív) • projektvezető személye, hatásköre • résztvevők • hozzávetőleges ütemezés • költségvetés • pénzügyi elemzés (business case) > befektetés megtérülése • kezdeti kockázatok, feltételezések, ismert korlátozó tényezők

Ahol az ismeretből tudás születik Ahol az ismeretből tudás születik 2. Projekt tervezés • eredménye: projektmenedzsment terv • hatókör (scope) pontos meghatározása • részfeladatokra és tevékenységekre bontás • tevékenységek összefüggései • erőforrás és időbecslések elkészítése (tevékenységekhez) • ütemterv és költségvetés megtervezése Segédfolyamatok • kommunikációs terv • kockázatkezelési terv • minőségbiztosítási terv • beszerzési terv

Ahol az ismeretből tudás születik 3. Végrehajtás • Projektindító értekezlet fontossága!!! • minőségbiztosítás • projektcsapat fejlesztése és teljesítményértékelése • információelosztás • beszállítók kiválasztása • Erőforrások feladatokhoz hangolása • Változások kezelése (esetleg válságmenedzselés) • Kommunikáció - megbízó, projekt környezet és felelősök tájékoztatása • elvégzendőkről • dokumentációról • tanulságokról • korrekciókról

Ahol az ismeretből tudás születik 4. EllenőrzésProjekt monitoring, kontrolling • tervezett és tényleges végrehajtás közötti különbségek • problémák észlelése, reagálás Két fő folyamata • projekt teljesítményének követése • integrált változáskezelés Segédfolyamatok • ütemezés • költségek és kockázatok kontrollálása • projekttermékek ellenőrzése • jelentések készítése • szerződésadminisztráció

Ahol az ismeretből tudás születik 4. Projektzárás • a projekt eredmények dokumentált átadása • projektkövetési, karbantartási megállapodás • projektzáró értekezlet • projekttagok visszahelyezése eredeti munkájukba • erőforrások reintegrációja • függő kifizetések elrendezése • szerződések lezárása • szükséges dokumentumok archiválása • bérelt eszközök visszaadása • utólagos költségelszámolás készítése • !!! pozitív és negatív tapasztalatainak kiértékelése, összegyűjtése, dokumentálása > tartalom, célok és módszerek elemzése

Ahol az ismeretből tudás születik

Ahol az ismeretből tudás születik II. Kritikus lánc megközelítés • a tradicionális kritikus út módszer bővítése Kritikus út elemzés • alapja: a tevékenységek időintervalluma, időbeli sorrendje, koordinációja, egymással való kapcsolata • teljes, maximális időtartam becslése • szűk keresztmetszetek előrejelzése • folyamat ellenőrzése, beavatkozási pontok

Ahol az ismeretből tudás születik

Ahol az ismeretből tudás születik III. Folyamat-alapú (agile) projektmenedzsment • az emberi kölcsönhatás menedzsment elvein alapul, a folyamatokat az emberi együttműködések szemszögéből vizsgálja • a projekt inkább relatíve kis feladatok sorozata, a helyzettől függően elképzelve és végrehajtva, mint egy előre eltervezett, teljes folyamat

Milyen a jó projekt? Valós problémákra és lehetőségekre szabott Illeszkedik a hosszú távú fejlesztési tervekhez Élvezi a partnerek és érintettek támogatását Megvalósítható Projektindítás sikeresség, üzleti elképzelések teljesülésének alapja üzleti igényeket megértése üzleti és szervezeti környezet ismerete kockázatok felmérése Ahol az ismeretből tudás születik

Projekttervezés Végrehajtási struktúra elkészítése Erőforrások tervezése Logikai terv elkészítése (keretmátrix) Mérföldkövek és döntési pontok rögzítése Időtervezés Kockázatelemzés Kommunikációs terv elkészítése Ahol az ismeretből tudás születik

Ahol az ismeretből tudás születik Projekttervezési technikák • Stakeholder analízis = KIK az érintettek • SWOT elemzés = MILYEN, aki csinálja • Problémafa = MINEK az érdekében • Célfa = MILYEN eredményért • Logikai keretmátrix = MIT csinál

Stakeholder analízis • Probléma megfogalmazása • Érintettek / stakeholderekProjekt környezet és érdekelti analízis (stakeholder analízis) • Az erőtérkép készítése • Érdekek megjelenítése a célokban

SWOT elemzés Ahol az ismeretből tudás születik a szervezetaktuális állapotát mutatja be táblázatos formában megjelenített „gyorsfénykép” Belső tényezők ERŐSSÉGEK (Strengths) GYENGESÉGEK (Weaknesses) - + LEHETŐSÉGEK (Opportunities) VESZÉLYEK (Threats) Külső tényezők

ProblémafaNegyven feletti nők a munkaerőpiacon Ahol az ismeretből tudás születik A negyven év feletti nők nem tudnak elhelyezkedni Érzékelt probléma A negyven év feletti nőket diszkrimináció éri a munkaadók részéről Okozat Okok feltárása Nem tudnak messzire járni dolgozni Nincs piacképes szakismeretük Nem értenek a számítógéphez Tradicionális családi munkamegosztás

Célfa Ahol az ismeretből tudás születik Elérni kívánt cél A negyven év feletti nők munkaerő-piaci helyzete javul A női esélyegyenlőség erősödik Eredmény Tevékenységek megvalósítása Az atipikus munkavégzési formák (önfoglalkozatás, távmunka) ismertebbek lesznek Képzésekkel nő a célcsoport tudása Informatikai képzéssel erősödik a munkaerőpiaci helyzetük Az önismereti, motivációs, kommunikációs képzés segít

Ahol az ismeretből tudás születik Indikátorok Input indikátorok • a fejlesztés során felhasználást erőforrások, pénzben kifejezve Output indikátorok • közvetlen outputa tevékenységekhez kapcsolódó mutatókpl. nyelvtanfolyam > 35 tanuló órára jár két hétig • eredmény indikátoroka projekt által generált közvetlen és azonnali hatásokpl. 30-an nyelvvizsgát tesznek • hatás indikátorokkövetkezmények a közvetlen hatásokon túl • speciális hatások: közvetlenül a projekthez kapcsolódnak pl. tolmácsként elhelyezkedők száma • globális hatások: hosszabb távon a tágabb népességet érintikpl. külföldi turisták számának növekedése

Ahol az ismeretből tudás születik Logikai keretmátrix I. • 4x4-es táblázat • áttekinthetővé teszi a projektet • logikus módon mutatja meg az összefüggéseket a tervezett tevékenységek és elérendő célok között • bemutatja, hogyan mérhetőek a várt eredmények • segít felmérni és megfogalmazni a projekt kockázati tényezőit • 5 kulcsfontosságú kérdésre kell válaszolnia: • mi történik a projektben? • mi lesz az eredmény? • melyek a közbülső (a közvetlen) eredmények? • hogyan ismerjük fel a sikert? • melyek a kockázatok?

Ahol az ismeretből tudás születik Logikai keretmátrix II.

Logikai keretmátrix II. Ahol az ismeretből tudás születik

A mérföldkövek mátrixba rendezése Ahol az ismeretből tudás születik

Ahol az ismeretből tudás születik Projektek pénzügyi tervezése I. 1. Megtérülési idő (év) • projekt megvalósításához szükséges tőkebefektetés a nyereségből visszatérül • ! a pénz időértéke (diszkontált nettó jelenérték, belső megtérülési kamatláb, diszkontált megtérülési mutató) • lehetséges alternatívák összehasonlítására 2. Költségvetési terva projekt minden fázisára 3. Törlesztési terv(idegen forrás felhasználására) 4. Kockázatelemzés a nyereségességet döntően befolyásoló tényezőkre 5. Cash flow (pénzforgalmi) terv • adott időszak várható pénzbevételeinek és kiadásainak meghatározása • célja a jövőbeni pénzszükséglet felmérése a pénzbevételek és pénzkiáramlás különbségéből

Projektmenedzsment