Arkivkurs praktiske arkivrutiner

1. Arkivkurs praktiske arkivrutiner Postmottak, Journalføring, Arkivering Nettverkssamling for privatarkiv 31 mai 2012, Vadsø

2. Daglige post og arkivrutinerarkivforskriften kapittel III, A. • Postmottak og fordeling • Stempling og journalføring • Saksfordeling og oppfølging • Utekspedering, arkivering og kontroll • Utlån

4. POSTBEHANDLING • Posten skal leveres til arkivtjenesten • Post er post. Det spiller ingen rolle hvordan posten leveres eller i hvilken form den kommer

5. Ulike typer post og saksdokumenter • Personlig adressert post • Kopier og rundskriv mottatt fra andre • Møteinnkallinger fra andre • Post til egen administrasjon, fagsaker • Regninger, fakturaer, innbetalingsgiroer • Personalsaker • Verdipost • Telefax • E-post • Hastesaker

6. Mottak og åpning av post • Skill ut personlig adressert post eller sendinger som etter åpningen viser seg å være feil adressert. • Post adressert til kontoret, eller med kontorets navn påført fremfor personnavn åpnes av arkivpersonalet og legges i omslag. • Kontroller innholdet, er alle vedlegg med? • Skill ut alt som etter åpningen viser seg å være arkivuverdig materiale • Rundskriv kan registreres i en egen rundskrivsliste

7. Telefaks og e-post • Telefax og e-post som på grunn av innholdet må regnes som saksdokumenter skal arkivmessig sett behandles på samme måte som vanlig post. • Organet (kommunen) skal ha et sentralt e-postmottakDet sentrale e-postmottaket skal ligge i arkivtjenesten, og det er dennes oppgave å åpne og vurdere e-post

8. POSTBEHANDLING • All post som kommer inn til organet skal håndteres i henhold til innholdets karakter • Ordinær post adressert til organet • Åpnes av arkivtjenesten

9. POSTBEHANDLING • Personlig adressert post • Adressaten står alltid øverst i adressefeltet. • Slik post skal, dersom arkivtjenesten ikke har fått fullmakt til å åpne, leveres uåpnet til adressaten • Inneholder brevet sakspost, skal denne leveres arkivtjenesten for vanlig postbehandling

10. ARKIVBEGRENSING • Arkivforskriftens § 3-18 og 3-19 inneholder bestemmelser for arkivbegrensning i offentlige organer og virksomheter • Retningslinjene og gjennomføringen av arkiv-begrensningen er et felles ansvar for både ledere, saksbehandlere og arkivtjenesten

11. STEMPLING • Arkivverdige dokumenter stemples med et journalstempel for å knytte dem til journalen, og for å kunne identifisere dokumentene senere. • Organets navn, hvilken avdeling/kontor saken sorterer under, saksansvarlig og saksbehandler, saks- og dokument-nummer, journalføringsdato og arkivkode

12. KLASSERING • Arkivverdige dokumenter skal klasseres, det vil si påføres arkivkode etter innhold. • Klasseringen foretas vanligvis i arkivtjenesten, og det skjer i forbindelse med postbehandlingen. • Man skal alltid klassere i henhold til den arkivnøkkelen som virksomheten bruker.

13. Stempling- datering- klassering. • Alle dokumenter som skal registreres skal stemples • Arkivuverdig materiale skal ikke stemples eller registreres. • Stemplet bør ha en enhetlig standard innad i kommunens administrasjon. • Stempelet skal identifisere dokumentene; • Dersom omslag brukes må man likevel stemple selve dokumentet. • Et rødt (el. blått) stempel skiller originaldokumenter fra kopier.

14. Journal - journalføring • Et fortløpende register over inn- og utgående brev. • Restansekontroll og oppfølging av saksbehandler • For å se sammenheng i arkivet og for framfinning av dokumenter • Identifisere dokumenter for innsyn • Dokumentasjon • Viser hvilke brev som er mottatt, hvor de er i arkivet og hvordan de er fulgt opp

15. Hvilke dokumenter skal journalføres? • 1. SAKSDOKUMENT • Det er journalføringsplikt for alle inn- og utgående dokumenter som etter Offentlighetslovens §§2 og 3 må regnes som saksdokumenter for organet, dersom de er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. • 2. SAKSFREMLEGG MED VEDLEGG TIL KOMMUNALT FOLKEVALGT ORGAN

16. Hvilke dokumenter kan Journalføres? • 1. ORGANINTERNE DOKUMENT:kladder, interne beskjeder, meldinger og rapporter, arb.notater, dokument som er produsert i organet til bruk, registreres så langt organet finner det tjenlig.Merk: Forskjell mellom Arkivforsk §2-6 og Jf.offl. § 5-1 def. av “Interne dokument”. • 2. STORE ENSTYPESAKER:lånesaker, søknad om tilskudd, bilag

17. Hvilke dokumenter skal ikke Journalføres? • Dokumenter som kommer inn under bestemmelsene om arkivbegrensing i arkivforskr.§ 3-19, skal ikke journalføres og de skal heller ikke arkiveres:- Trykksaker, rundskriv, interne notater som ikke inngår i saksbehandling og som ikke inngår som dokumentasjon

18. Arkiveringsplikten går lenger enn journalføringsplikten • Alle dokument som kommer inn under arkivlovens definisjon av arkiv i § 2 og som ikke er gjenstand for arkivbegrensning etter arkivforskr. §§ 3-18 og 3-19, skal arkiveres. • Dette gjelder også organinterne dokumenter, enten de journalføres eller ikke.

19. Hvilke opplysninger skal registreres om det enkelte dokument? • Journalopplysninger når dokumentet registreres inn: • 1. Journalføringsdato • 2. Saks - og dokumentnummer • 3. Avsender og/eller mottaker • 4. Opplysninger om sak, innhold eller emne, dvs dokumenttittel eller annen innholdsbeskrivelse. • 5. Dokumentets datering • 6. Arkivkode i henhold til arkivnøkkelen • Ved arkivlegging registreres også: • 7. Ekspedisjons- eller avskrivningsdato • 8. Avskrivningsmåte

21. Viktig å passe på ved journalføring • Viktig å passe på at arkivarene bruker samme språk og forkortelser hver gang de registrerer dokumenter i journalsystemet. (SKRIVEREGLER) • For å få til god registrering som sikrer gjenfinning, må virksomheten lage regler for hvordan de forskjellige feltene i registreringsbildet skal fylles ut. • Arkivkode; ved tvil om den er riktig, kontakt arkivtjenesten • Virksomheten må også utarbeide regler for hva som defineres som en sak, slik at alle dokumentene i samme sak får samme saksnr.

22. Formål med disse funksjonene • Gi dokumentene en sikker og entydig identifikasjon • Knytte de enkelte dokumentene til den saken de tilhører • Finne tilbake til sakene • Hindre uhjemlet innsyn • Plassere dokumentene i organets system for oversikt • gjenfinning, gjenfinning, gjenfinning!

23. POSTLISTE / JOURNAL • Fortløpende liste over alle journalførte dokumenter. Postlista følger dokumentene til den enkelte saksbehandlers enhet. • Postlista gjennomgås med tanke på arkivkode, saksbehandler og unntak fra offentlighet, returneres til arkivtjenesten, som fører eventuelle rettelser i offentlig journal

24. AVSKRIVING • Journalen skal etter avskriving vise: • Om et inngående dokument er behandlet • Hvordan dokumentet er behandlet • Når dokumentet ble avskrevet • Hvem som var saksansvarlig

25. KOPIBOK • ”Organet skal normalt lage kopibok som inneheld kopi av alle utgåande dokument.” • Kopiboka ordnes kronologisk • Et organ kan gjerne ha to kopibøker slik at man kan skille ut de dokumentene som er unntatt offentlighet • Kopibøkene er ikke kassable, og skal bindes inn senest ved bortsetting

26. SLUTTBEHANDLING • Når en sak er ferdigbehandlet fra saksbehandler skal arkivtjenesten: • Avskrive eventuelle uavskrevne dokumenter • Kontrollere at alle utgående dokumenter er korrekt journalført • Kontrollere at alle registrerte dokumenter finnes i den fysiske mappa • Kontrollere at mappa er ryddig og ikke inneholder metall, plast og lignende • Avslutte saken i sak-/arkivsystemet

27. ARKIVLEGGING • Ferdigbehandlede, avsluttede saker legges på rett plass i arkivet • Primærkoden saken er registrert under viser hvor i arkivet saken skal ligge.

28. OFFENTLIG JOURNAL • Trenger kun å inneholde de obligatoriske opplysningene. • Alle dokument som er registrert i en journal skal tas med på offentlig journal!! • Konfidensielle opplysninger skal skjermes fra offentligheten. • Nøytrale betegnelser som ikke røper opplysninger som skal skjermer : Hele journalen er offentlig • Man kan registrere opplysningene som ikke skal være offentlige,og stryke disse ut i den kopien som legge ut for offentligheten: Man får en offentlig og en fullstendig journal, A- og B-journal

29. UTLÅN FRA ARKIVET • Opprett regler for utlån av saksmapper • Bruk utlånskort • Kontroll på utlån sikrer :-bevaring av arkivene-rettsikkerhet for kommunen og individ-sparer tid på å leite hos saksbehandlere-hindrer ”personlige arkiv”