Estrategia de compras Programa-presupuesto de la Organización 2014 AG/RES. 1 (XLV-E/13)

1. Estrategia de comprasPrograma-presupuesto de la Organización 2014 AG/RES. 1 (XLV-E/13)

2. Antecedentes • La resolución del programa-presupuesto de la Organización para 2014 AG/RES. 1 (XLV-E/13), en la sección III, indica lo siguiente: • Compras • Encomendar a la Secretaría General que, antes del 18 de noviembre de 2013, presente su estrategia, políticas y prácticas de compras, y que incluya información sobre las credenciales y la capacitación que requieren los profesionales de compras; los sistemas de evaluación de licitaciones y de evaluación del desempeño de contratistas; la disponibilidad al público de información sobre las reglas y decisiones relativas a compras, así como sobre las solicitudes de propuestas; la política relativa a protestas sobre licitaciones; el código de conducta para proveedores; el proceso de inhabilitación; el intercambio de información con otras entidades, y las políticas relativas a la presentación de información financiera del personal con responsabilidades en materia de compras. • La Secretaría General presenta la siguiente información a la CAAP.

3. Detalles de estrategia de compras • Corto plazo (2014) • Consolidar relación con proveedores clave para maximizar ahorro en costos • Ampliar programa de tarjeta de crédito en la sede para maximizar descuentos, y minimizar costos de transacciones • Mediano plazo (2014-2015) • Actualizar reglamento compras: hacer reajustes por inflación, automatizar transacciones pequeñas • Ampliar programa de tarjeta de crédito fuera de la sede • Centralizar gestión de viajes (incluso fuera de sede) y reservas de hotel para maximizar descuentos y reducir viáticos para alojamiento • Largo plazo (2016) • Automatización total de gestión viajes: reservas hasta reclamo de gastos • Actualizar/automatizar base de datos de proveedores e incluir cumplimiento con Código de Conducta.

4. Políticas y prácticas • El Departamento de Compras (SAF/DC) ha preparado una pestaña de Compras en la sección de Rendición de Cuentas en www.oas.org para facilitar el acceso a información pública sobre políticas y prácticas de compras. Se incluye: • Orden Ejecutiva N.º 00-01 corr 1, Normas de Adjudicación de Contratos • Directivas 01/08 y 01/11, Modificaciones a Normas de Adjudicación de Contratos • Orden Ejecutiva N.º 05-4 corr 1, Reglamento de CPR • Lineamientos para licitaciones y procesos de evaluación (Lineamientos del CAC) Credenciales y capacitación En la pestaña de Compras se presentan las credenciales y capacitación con que cuenta el personal de la Secretaría General con responsabilidades en el área de compras (Purchasing Oracle Financials, CIPS, AGA, CPCP, etc.).

5. Evaluación desempeño de proveedores • Para contratos y licitaciones importantes, la SG/OEA utiliza el número DUNS (requerido para contratos y adjudicaciones del Gobierno federal de Estados Unidos) para evaluar proveedores. • Una vez otorgados, los contratos son gestionados y evaluados por las áreas técnicas. Los pagos sólo se autorizan previa recepción satisfactoria de productos/servicios. • Luego de consultas con otras instituciones financieras internacionales, la SG/OEA está considerando adoptar prácticas más sólidas para evaluar proveedores.

6. Información pública • Las reglas y decisiones sobre compras y anuncios de licitaciones se publican en pestaña de Compras de la sección Rendición de Cuentas de www.oas.org, e incluye: • Regulaciones: • Normas de Adjudicación de Contratos • Lineamientos del CAC • Reglas para CPR • Solicitud de propuestas/licitaciones: • Avisos de licitaciones: enlace a sitio web de la OEA • UN Development Business: enlace sitio web de Naciones Unidas • DgMarket: enlace sitio web privado • La documentación de apoyo de adjudicaciones no se publica.

7. Política para manejo de impugnación de adjudicaciones • Por lo general, la OEA no hace pública información sobre procesos de licitación. • Si acaso se le pregunta, la SG/OEA indica a los participantes no escogidos que fueron rechazados cuando sus ofertas superaron el presupuesto disponible.  Código de Conducta de proveedores • Todos los proveedores deben cumplir las leyes y reglamentos vigentes. • La SG/OEA no incluye formalmente un código de conducta de su proceso de adquisiciones. • Se requerirían personal y recursos adicionales para establecer y dar cumplimiento a un código formal como el de: • Naciones Unidas, o • Mejores prácticas según otros organismos internacionales.

8. Proceso de inhabilitación • No existe un proceso formal de inhabilitación • DC colabora estrechamente con DAL y DSGFA para tomar medidas administrativas y legales en caso de conducta indebida o incumplimiento de algún proveedor. • En tales casos, los proveedores son suspendidos o considerados como inactivos.   Intercambio de información con otras entidades • La SG/OEA no hace pública información sobre conducta indebida o incumplimiento de proveedores. • Cuando es necesario, DC consulta las listas públicas de proveedores inhabilitados o suspendidos por otras organizaciones internacionales. • DC consulta también directamente con otras organizaciones internacionales sobre sus procesos de inhabilitación o de compras.

9. Políticas sobre información financiera • Todo el personal de compras debe hacer una declaración sobre sus finanzas conforme a: • Normas de Adjudicación de Contratos • Código de Ética • El artículo 4.2.2 del Reglamento de Contratos de Adquisiciones indica lo siguiente: • Sin perjuicio de lo establecido en la segunda oración de la presente Subsección 4.2.2, ningún funcionario que sea propietario o posea cualquier título, derecho, participación de capital, acción, interés u otro derecho exclusivo en una compañía, empresa o cualquier otra entidad empresarial que provea a la SG/OEA de suministros, bienes y servicios a través de contratos de adquisiciones, podrá participar, en el carácter que fuere, en la obtención, negociación, adjudicación u otorgamiento del (de los) contrato(s) de adquisiciones de la SG/OEA referente(s) a dicha compañía, empresa o entidad empresarial.  No obstante, todo funcionario que normalmente deba participar en el proceso de adquisición y que sea propietario de un interés en el capital (por ejemplo, participaciones de capital) o posea otro derecho exclusivo en una compañía que esté siendo considerada a los efectos de la celebración de un contrato con la SG/OEA, o que sea proveedora de bienes o servicios a la SG/OEA, deberá declarar ese interés al Jefe de la Oficina de Servicios de Gestión de Compras al comienzo del proceso de adquisición.  Tras la celebración de apropiadas consultas con el Departamento de Servicios Legales, se decidirá si corresponde prohibir toda participación del funcionario en el asunto.

10. Compras - Rendición de Cuentas