Förstudie Nytt affärssystem

1. Förstudie Nytt affärssystem

2. Ledning Processer Plan, analys och uppföljning ProduktProgram Offering Management OMM Förfrågan / Idé till ny produkt (N) Underhåll av produkt (U) Stödfunktioner BehovsFlöde Customer & Demand Management CDM Marknadsplan till behov, Avtalshantering – hedgning (M) Behovsplanering till avslut (B) Kundorder till fakturering (K) Försörjnings- Flöde Supply ManagementSMM Upphandling / Inköp Insatsmaterial – hedgning (I) Plan till produktion, SMV, PV, STV, MV (P) Godsmottagning / Lagerhantering / Leveranshantering (L) IT Ekonomi, F-Inköp Personal, Information Teknik, Underhåll, Kvalitet, Miljö

3. Övergripande grundkrav Funktionalitet • Vid varje transaktion i affärssystemet så antas och förutsätts att, vid behov, de ekonomiska transaktionerna genomförs för t ex. Godsmottagning, Returhantering, Inventering • Samtliga produkter och hela produktionsanläggningen ska hanteras i affärssystemet • Stödja Konvergent och Divergent produktion samt att batchhantering följer hela flödet. • Stödja Process och Diskret tillverkning. • Integrerat koncernstöd med möjlighet till tvärsoperationer utan att byta ”domän” • Producent och grossisthantering • Enhetshantering för t ex Kg Styck pall bunt etc • Återgångshantering för kundorder • Flera ärvda kalendrar t ex Huvud-, produktions-, kund-, och leveranskalender • Avtalshantering med motprestation • Export av data utav slutanvändare, Import på högnivå av superuser

4. Övergripande grundkrav, forts Implementering • Data migrering från Movex och Rejus till nytt affärssystem -> Data måste tvättas • Genomgång av samtliga artikel-, kund- och leverantörsnummer • och uppdateras. Teknologi • Bra rapportgenerator • Produktion 7/24 ej driftstopp av servers Kommersiellt • Låg totalkostnad – hellre mycket i grundutförande och lite anpassning

5. Övergripande grundkrav, forts Leverantör • Kontinuitet och kunnande Övrigt • Rapportering ska enkelt kunna ske vid källan in i affärssystemet, gäller hela företaget med andra ord samtliga medarbetare • Utbildningsmaterial utifrån våra processer ska finnas vid implementation och grundutbildning • Utbildningsmaterialet skall kunna användas som processbeskrivning över tid och vara lätt och ej resurskrävande att uppdatera

6. Troliga Anpassningar • Avtalshantering • Transportplanering • Receptoptimering / uppföljning (Best Mix) • Metallbok = Hedgning / Gungan (obs! bruten dag) • Dagsprislista • Cyklisk och Sekventiell produktionsplanering • Konsignationslager, avtalssaldo med kundinteraktion (Web) • Certifikathantering • Eventuellt Astrada Pro • Eventuellt Cognos

7. Information Kund Ny produkt OMM Ny produkt Variant Köp OMM OMM Bedömning OMM OMM OMM N-030 N-010 N-020 N-060 N-040 N-050 Ny produkt ProduktProgram Offering Management OMM Förfrågan / Idé till ny produkt (N) Underhåll av produkt (U) Förfrågan / Ny Idé Artikel- register Logistik Teknik Ekonomi Produktion Lager-hantering Marknad

8. Krav • Stödja bedömningsprocessen, t ex verktyg, kapabilitet, kapacitet • Stödja förkalkyl • Workflow för skapande av artikel • Kopiering/återanvändning av Artikelstrukturer & Operationsstrukturer ProduktProgram Offering Management OMM Förfrågan / Idé till ny produkt (N) Underhåll av produkt (U)

9. Uppdatering av produkt data OMM Periodiskbedömnings process OMM OMM Information Kund OMM Uppföljning OMM Utredning U-020 U-040 U-030 U-010 U-050 Underhåll av produkt Produkt-rapport från affärssystem ProduktProgram Offering Management OMM Förfrågan / Idé till ny produkt (N) Underhåll av produkt (U) Kund kontakt Logistik Teknik Ekonomi Produktion Artikel- register Lager-hantering Marknad

10. Krav • Stödja regelbundna bedömningar av Produktsortimentet ex produktrapporter • Stödja efterkalkyl • Workflow för underhåll och avregistrering av artikel • Stödja klassificering av artiklar t ex ABCD ProduktProgram Offering Management OMM Förfrågan / Idé till ny produkt (N) Underhåll av produkt (U)

11. Artikelregister Avtalshantering Marknadsplan CDM Uppdatera SVP CDM Simulera Plan CDM Hedgning CDM CDM CDM Ändringar / Återkoppling Kund CDM CDM Bearbeta prognos/ Behov M-030 M-010 M-070 M-080 M-060 M-050 M-040 M-020 Marknadsplan till behov Artikel och lagerregister Kund Prognos / Behov Logistik BehovsFlöde Customer & Demand Management CDM Marknadsplan till behov, Avtalshantering – hedgning (M) Behovsplanering till avslut (B) Teknik Ekonomi Produktion Behovs-prognos Marknad

12. Krav • Prognoshantering samt stödja bearbetning av prognoser • Kunna simulera olika scenario över tid, vad händer om? • Stöd inför kundbesök t ex uppföljning, kunddata, avtal, historik, priser etc. • Avtalshantering avseende: • Metallbokning - gungan • Prissättning, inklusive olika tillägg • Rabatthantering vid fakturautskrift • Motprestation i säljavtalet • Handelskedja (motprestation) • Proaktiv nytt avtal behövs tid/volym; motprestation/uttag • Se dokument: Frågor att besvara inför Nytt Affärssystem • Kundportal t ex avtalssaldo, konsignationslageravrapportering • Hantering av Gungan, saldo, loggbok även kopplad till hedgning BehovsFlöde Customer & Demand Management CDM Marknadsplan till behov, Avtalshantering – hedgning (M) Behovsplanering till avslut (B)

13. Bearbeta prognos / Behov Uppdatera Huvudplan Ändringar / Återkoppling Marknad och Kund CDM CDM CDM Omsätta prognos / skarpa order till Plan CDM B-040 B-020 B-030 B-010 Behovsplanering Registrerad Kundorder Logistik BehovsFlöde Customer & Demand Management CDM Marknadsplan till behov, Avtalshantering – hedgning (M) Behovsplanering till avslut (B) Behovs- prognos Ekonomi Produktion Huvud- plan

14. Krav • Omsätta prognoser till huvudplan • Stödja arbeta med både ”Skarpa” behov (Kund order) och ”Planerade” behov (Prognos / Leveransplan) • Kunna simulera olika scenario på operativ nivå, vad händer om? • Kapacitets- och Cyklisk och sekventiell (bruten) planering BehovsFlöde Customer & Demand Management CDM Marknadsplan till behov, Avtalshantering – hedgning (M) Behovsplanering till avslut (B)

15. Planeringsfönster princip Plan till produktion (P) Produktionsplanering 1-4 veckor Behovsplanering till avslut (B) Huvudplanering 1-3 månader Marknadsplan till behov (M) Sälj & Verksamhetsplanering 3-12+ månader V1 V2 V3 V4 Fryst fönster Låst fönster Öppet fönster

16. Kundorder till fakturering (K) CDM CDM Kundregister hantering CDM Reklamations hantering Utredning Kundorder Plocka Kundorder CDM CDM Registrera order/ Uppdatera avtal CDM Bevakning av Kundorder K-010 K-050 K-060 K-040 K-030 K-020 Kundorder till fakturering Kundens order Logistik Evuppdateratavtal Teknik Ekonomi Produktion RegistreradKundorder Faktura Marknad Lager-hantering

17. Kundorder till fakturering (K) Krav • Ge snabbt besked, kunden i telefon, med avseende på: • Möjligt Leveransdatum • Kundorder delleverans-, slutleverans datum • Transportplanering, turbilar och volym • Automatiskt pris från avtal / dagspris • Certifikathantering • Avtalssaldokontroll in och ut • Finns artikeln upplagd? • Stödja bevakning av kundorder, hantering / omplanering av: • Restorder • Delleveranser • Stödja flytt och ändring av kundorder. Spara både 1:a lovat daum och 2:a lovat datum • Stödja certifikathantering från underleverantör • Transportplanering, Inleveranser / Utleveranser även från underleverantör av färdigt gods

18. Kundorder till fakturering (K) Krav, forts • Kreditcheck ekonomiskt och avtalssaldo vid registrering av order, frisläpp av plock och innan leverans • Automatisk prissättning vid olika tidpunkter, även vid ej prisfixerad kundorder. • Vid ordermottagning ta hänsyn till samtliga lagerplatser oavsett artikeltyp. • Avtalssaldokontroll in och ut / Kundportal • Möjlighet till Extra information i orderhuvud samt per order rad • Möjlighet till att på order infoga information till produktion och till plock/packning • Möjlighet till att ha multipla korsreferenser på artikel nummer • Multipla språk ska kunna hanteras på samtliga kunddokument. • Elektroniska dokument (pdf) direkt från affärssystemet till kund t ex ordererkännande. • Möjlighet att på kundordern fakturera olika tillägg, även med rabatt: • Se dokument: Frågor att besvara inför Nytt Affärssystem

19. Kundorder till fakturering (K) Krav, forts • Dokument t ex: • Ordererkännande, Följesedel, Faktura, Certifikat, Fraktsedel ; cmr1, Etiketter, Avtalssaldo, Mottagningssedel(metalluppgift) , Distributionsorder, Räntor, Krav, Kontoutdrag • EDI • Kundportal • WMI

20. SMM Kostnads- föring Gods- Mottagning SMM CDM Utredning Inköp Insatsmaterial SMM Skapa Inköpsplan CDM Hedgning SMM SMM Reklamations hantering SMM Leverantörs- register hantering Bearbeta ink material/behov SMM Avtals hantering I-060 I-050 I-070 I-020 M-060 I-100 I-080 I-090 I-010 Inköp råmaterial Behov SMM I-030 Registrera inköpsorder Logistik Huvud- plan Ekonomi Produktion Återgång Huvud-plan Försörjnings- Flöde Supply ManagementSMM Upphandling / Inköp Insatsmaterial – hedgning (I) Plan till produktion, SMV, PV, STV, MV (P) Godsmottagning / Lagerhantering / Leveranshantering (L) Kund-returer (avtal) Betalning SMM Bevakning av order I-040

21. Krav • Hantering Råmaterial: • Huvudplanstyrt • ”Best mix” styrning av inköp • Stödja Beställnings punkt system • Stödja ”Bäst före datum” • Stödja bevakning och omplanering av inköpsorder • Stödja 1, 2, 3 stegs mottagning Ankomst, kvalitetskontroll, Lagerläggning • Hantering av externa certifikat in i systemet. • Stödja godsmottagning Tjänster • Hantering av ”problem” artiklar • EDI Försörjnings- Flöde Supply ManagementSMM Upphandling / Inköp Insatsmaterial – hedgning (I) Plan till produktion, SMV, PV, STV, MV (P) Godsmottagning / Lagerhantering / Leveranshantering (L)

22. Rapportera/lagerlägg order Avvikelse hantering SMM SMM SMM Lego tillverkning Bevakning av order Simulera Körplan SMM SMM CDM Bearbeta inköps-och huvudplan Produktion Skapa / Godkänn Körplan SMM Frisläpp order SMM SMM P-050 P-070 P-080 P-010 P-030 P-090 P-020 P-040 P-060 Plan till produktion Inköps-plan Huvud- plan Logistik Teknik Ekonomi Lager hantering Produktion Försörjnings- Flöde Supply ManagementSMM Upphandling / Inköp Insatsmaterial – hedgning (I) Plan till produktion, SMV, PV, STV, MV (P) Godsmottagning / Lagerhantering / Leveranshantering (L) Marknad Huvud- plan

23. Krav • Mycket enkel avrapportering direkt i produktion. • Stödja enkel korrigering vid avrapportering • Stödja produktionsplanering i hela produktionskedjan, kapacitets/mtrl-kontroll • Ta hänsyn till Cyklisk och sekventiell (bruten sekvens) produktion • Stödja bevakning och omplanering körplan • Stödja spårbarhet i produktion • Avrapportering och ID per göt • Automatisk rapportering vid götintag / lagerflytt (spårbarhet) Försörjnings- Flöde Supply ManagementSMM Upphandling / Inköp Insatsmaterial – hedgning (I) Plan till produktion, SMV, PV, STV, MV (P) Godsmottagning / Lagerhantering / Leveranshantering (L)

24. Krav, forts • Stödja inventering och rullande inventering • Logga produktionstid, Start, Stop, Störning Se dokument: Frågor att besvara inför Nytt Affärssystem • Återgångshantering (förflyttning till smv? Utbytesberäkning) • Hantera / spara produktions relaterad data • Stödja verktygshantering • Stödja planerat underhåll • Stödja Legotillverkning Försörjnings- Flöde Supply ManagementSMM Upphandling / Inköp Insatsmaterial – hedgning (I) Plan till produktion, SMV, PV, STV, MV (P) Godsmottagning / Lagerhantering / Leveranshantering (L)

25. Ankomst registrering SMM L-010 Godsmottagning Mottagen leverans Inköpsplan Avtalsuppdatering Kvalitetskontroll Lagerläggning Försörjnings- Flöde Supply ManagementSMM Upphandling / Inköp Insatsmaterial – hedgning (I) Plan till produktion, SMV, PV, STV, MV (P) Godsmottagning / Lagerhantering / Leveranshantering (L)

26. Plocka Kund order CDM Förbereda transport CDM L-020 L-030 Leveranshantering Levererad produkt Lager hantering Registrerad kundorder Lager hantering Försörjnings- Flöde Supply ManagementSMM Upphandling / Inköp Insatsmaterial – hedgning (I) Plan till produktion, SMV, PV, STV, MV (P) Godsmottagning / Lagerhantering / Leveranshantering (L)

27. Utredning Lagerhantering Revidering av lagerartiklar CDM Rapportering lageruttag CDM CDM Underhåll av lagerartiklar CDM Uppläggning av ny artikel CDM Underhåll av lagersaldon CDM Inventering CDM L-100 L-090 L-050 L-060 L-070 L-080 L-040 Lagerhantering Lager-hantering Lager hantering Logistik Teknik Ekonomi Artikel- register Produktion Försörjnings- Flöde Supply ManagementSMM Upphandling / Inköp Insatsmaterial – hedgning (I) Plan till produktion, SMV, PV, STV, MV (P) Godsmottagning / Lagerhantering / Leveranshantering (L) Marknad

28. Krav • Hantering av spärrat gods • Reklamationshantering • Systemstöd lagerläggning för flytande lagerplatser • Systemstöd inventering • Batch nummerhantering • Godmärkning typ ”Nummerskylt” • Systemstöd plockning med ”crossdocking” från produktion • Transportplanering, In och Ut leveranser • Matchning av Fraktkostnader mot Kundorder faktura • Hantering av Fakturering på kundorder av frakt och emballage • Hantering av retur emballage • Konsignationslager Avgränsning: • Mobila terminaler ej i första skedet Försörjnings- Flöde Supply ManagementSMM Upphandling / Inköp Insatsmaterial – hedgning (I) Plan till produktion, SMV, PV, STV, MV (P) Godsmottagning / Lagerhantering / Leveranshantering (L)

29. Ekonomi • Spärra utleveranser vid behov kredit/strul kund • Valutasäkring • Lagervärderingsunderlag, uppföljning för givet datum/klockslag historiskt. • Gemensamt anläggningsregister • Efterkalkyl (Anpassning beroende på val av Affärssystem, Astrada Pro) • Metallbok = gungan / hedgningshantering inklusive avstämning / rullningskostnader • Bankintegration • Möjlighet till fakturaskanning • Ekonomisk uppföljning av interna/externa projekt • Månadsbokslut/Årsbokslutsunderlag framställning ej beroende av ”rätt framställningsdatum”. Utförs av ekonomi avdelningen själva. • Likviditetshantering, med motprestation, efterhandsprissättning råvaruinköp, etc • Levererat ej fakturerat, avstämning konto 2491 Stödfunktioner IT Ekonomi, F-Inköp Personal, Information Teknik, Underhåll, Kvalitet, Miljö

30. Förnödenhetsinköp • Enkel registrering av udda inköp • Typ av inköp: Blandat…. • ”Trading” material • Energi • Förbrukningsmaterial • Avfall • Tjänster • Leasing / Hyra • Investerings projekt Stödfunktioner IT Ekonomi, F-Inköp Personal, Information Teknik, Underhåll, Kvalitet, Miljö

31. Överföring av data från Agda till Redovisning/Ekonomi • Processägaren ansvarar för: • att arbetet i processen utförs korrekt i Affärssystemet. • att informationen för processen är korrekt i Affärssystemet. • Befattningsbeskrivning • Krav på att du kan eller ska utbildas på tillämpliga processer i affärssystemet • Krav på att tillämplig data och information underhålls. • Utbildningsplan ska innehålla processkunskapskrav i affärssystemet. Avgränsning: • Ej Kom & Gå system • Ej Lönehantering Stödfunktioner IT Ekonomi, F-Inköp Personal, Information Teknik, Underhåll, Kvalitet, Miljö

32. Teknik • Spårbarhet / utbyten av inrapporterade data (Återgångshantering) • Maskintillgänglighetsuppföljning av inrapporterade data UH • Schemaläggning av arbetsorder vilka i sin tur tar kapacitet från produktion. • Enkel ombokning av ej utförd arbetsorder • Lätt avrapportering av arbetsorder. • Akut åtgärd, enkel att bokföra i efterhand • Integrerat inköpssystem • Förebyggande underhållsplanering • Gemensamt anläggningsregister • Koppling mellan underhållsdokument - anläggningsobjekt Stödfunktioner IT Ekonomi, F-Inköp Personal, Information Teknik, Underhåll, Kvalitet, Miljö

33. Kvalitet • Certifikatdata hantering / utskrift i samband med utleverans • Koppling spektrometer • Reklamationshantering • Spärra gods i alla led • Spårbarhet genom hela produktion, från råvara till slutprodukt • Interngranskning ska utökas med att även granska processen och informationen i affärssystemet för respektive process Avgränsning: • Avvikelsehantering fortsatt i QualiWare Miljö • Tid Volym, kontra utsläpp uppföljning • Inköp av kemikalier mm uppföljning Stödfunktioner IT Ekonomi, F-Inköp Personal, Information Teknik, Underhåll, Kvalitet, Miljö

34. Virtualiseringsmöjlighet • 7/24 (utan backupstopp) • Ej leverantörsberoende (person) • Helpdesk hos leverantör / implementatör • Masschange eller motsvarande uppdateringsmöjlighet • Uppgradering enkel och billig (mjukvara samt personifierade klienter) • Få begränsningar vid byggande av vyer och paneler Stödfunktioner IT Ekonomi, F-Inköp Personal, Information Teknik, Underhåll, Kvalitet, Miljö

35. Ledning • Goda och enkla möjligheter till uppföljning. Både aggregerat och med drill down teknik inom samtliga områden. • Öppna API:er och öppen databas • Användarvänlig rapportgenerator • All rapportering ska loggas med tidsstämplar och user id (koppling processdata, utbildning etc) • Kontrollera flytande värden t ex orderstock, avtalssaldo i efterhand utan att spara aggregerad data. Uppföljning ska ske på transaktionsnivå, datum och klockslag. Plan, analys och uppföljning