תכנון תכולה בגישה הקלאסית

תכנון תכולה בגישה הקלאסית מהדורה 06

רשימת נושאים • גישת PMI • מה זה WBS • איך זה נראה-דוגמאות • עקרונות לבניית WBS • כיצד ממשיכים הלאה • גישת ההשגים

גישת PMI

5.1 איסוף דרישות

תוכנית לניהול הדרישות • איך לתכנן לעקוב ולדווח על פעילויות הדרישות • פעילויות ניהול התצורה לדרישות • תהליך תעדוף הדרישות • ניהול מטריצת העקיבות לדרישות

5.2 הגדרת תכולה-Scope

5.3 יצירת מבנה תכולת העבודה-WBS

WBS • משמש כשפה משותפת של כל בעלי העניין בפרויקט, לכל אורך חיי הפרויקט • משמש בסיס ל : הערכת עלויות, תכנון זמנים, ניהול סיכונים, דיווח התקדמות, מדידת ביצועים, ניהול שינויים • כלי תכנון בסיסי לכל מנהל פרויקט • Work Breakdown Structure

דוגמא ל WBS בנית בית פרטי

דוגמא: תכנון פורטל ארגוני

חשיבות ה WBS

הגדרת תכולה: מטרות • הגדרת התכולה הינו מסמך המפרק את הפרויקט לרכיבים הנקראים חבילות עבודה(WP-Work Packages) • מבנה היררכי זה נקרא: מבנה פירוט העבודה/WBS/מילון ה WBS • פיתוח, שימוש ותחזוקה נכונים של ה WBS הם תנאים הכרחיים, אולם לא בלעדיים להצלחת הפרויקט • המסמך מאפשר לשפר את דיוקם של אומדני העלויות, המשך והמשאבים • המסמך מאפשר להגדיר תוכנית בסיסית למדידת ביצועים ולבקרתם • המסמך מאפשר הטלת אחריות ברורה לבעלי תפקידים שונים

דוגמא ל WBS גישת התוצר

דוגמא ל WBS אחיד לבנית טלפון חכם

WBS : דוגמא בצורה של עץ היררכי

:WBSדוגמא בצורה טקסטואלית 0.0 Retail Web Site 1.0 Project Management 2.0 Requirements Gathering 3.0 Analysis & Design 4.0 Site Software Development 4.1 HTML Design and Creation 4.2 Backend Software 4.2.1 Database Implementation 4.2.2 Middleware Development 4.2.3 Security Subsystems 4.2.4 Catalog Engine 4.2.5 Transaction Processing 4.3 Graphics and Interface 4.4 Content Creation 5.0 Testing and Production

:WBSדוגמא בצורה טקסטואלית

WBS : דוגמא נוספת בצורה של עץ היררכי

ייצוג ה- WBS באמצעות Project

: ההבדל בין גישת המוצר והתהליך WBS לא חשובה השיטה-העיקר לכסות את כל העבודה הנדרשת

מספר השכבות בלתי מוגבל ומותאם למאפייני הפרויקט ההיררכיה מורכבת מ 2-6 רמות: פרויקט. תתי פרויקט, משימות, תת משימות, חבילות עבודה בדרך כלל מקובל שהפרויקט כולו נחשב לשכבה 0 השכבה התחתונה ביותר(חבילת עבודה) היא גם יחידת העבודה הקטנה ביותר למעקב מומלץ לפרט ב WBS גם את תהליכי ניהול הפרויקט מומלץ לשמור על עקרון 7+2( אבל לא פחות מ 2) מאפייני WBS

עקרונות לפיתוח מבנה היררכי של WBS • המבנה מתאר תכולת עבודה ולא סדר ביצוע • המבנה והגדרת חבילות העבודה צריכים להיות תואמים לתהליכי העבודה בארגון • מבנה ה WBS צריך להיות גנרי ככל האפשר • מומלץ לפתח את ה WBS באמצעות סדנה בה משתתפים אנשי המפתח • שיטת הפיתוח צריכה להיות על מטה • הWBS חייב להתעדכן עם כל שינוי שחל בפרויקט • ה WBS חייב להכיל 100% של העבודה הנדרשת , לא יותר וגם לא פחות, בכל הרמות • אסור שתהיה חפיפה בין חבילות • להימנע מפרוט יתר של חבילות עבודה

הנחיות להגדרת חבילות עבודה • תוצר מוגדר והומוגני • ניתן לבצוע על ידי גורם אחראי אחד בלבד* • ניתן לבצע את יחידת העבודה בצורה רציפה • קריטריוני סיום ברורים • אילוצים ותלויות מוגדרים היטב • סיכון נמוך • משך ביצוע משוער – עד שבוע* • אין קושי לתקצב את יחידת העבודה • תיעוד מסודר באמצעות תוכנה לניהול משימות

תיעוד חבילה

מפת דרכים להכנת תוכנית עבודה • הגדרת עבודה של כל חבילת עבודה • הזנת פעילויות הפרויקט • הקצאת משאבים לפרויקט • קישור הפעילויות והזנת אילוצים • תזמון פעילויות • עידונים • שמירת תכנון בסיסי

רשימת הנושאים • כיצד נולדות רשימת משימות ארוכה כאורך הגלות? • חסרונות הגישה הקלאסית של ה To do List • ההבדל בין משימה לבין הישג • גישת ההשגים המדידים

מחשבותיו של PM בפגישת התנעה • כבר בצעת את נאום בניית הצוות ואמרת לכולם עד כמה אתה סומך על כל אחד מהם שיבצע את משימותיו • כבר אמרת להם שהם בוודאי יודעים על המשימות שלהם יותר ממך • הקול הפנימי שלך, מונחה פרנויה, אומר לך דברים נוספים • זהו פרויקט חשוב לחברה , אבל לא פחות חשוב לקרירה שלך • כדי להצליח , חשוב מאד ששום דבר לא יפול בין הכסאות • יש לא מעט אנשים בצוות. שהצלחת הפרויקט לא בדיוק נוגעת להם • בוודאי שאין לפרויקט זה יותר חשיבות מאשר שאר חמשת הפרויקטים בהם הם כבר נוטלים חלק • מסקנה: מוטב שתחשוב על כל פרט כי רב אנשי הצוות לא יטרחו!

בעיות בגישת ה WBS בפרויקטים גדולים • מנהל הפרויקט מסתובב עם רשימה של עשרות משימות ומנסה לוודא ביצוע • בפרויקטים רוחביים יש סיכוי קטן מאד שמנהל הפרויקט יוכל לחשוב מראש על כל המשימות האפשריות • רשימה גדולה של פעילויות מזמינה מדיניות של מיקרו-ניהול וכתוצאה מכך העובדים מפעילים ראש קטן • קשה מאד לתחזק את הרשימה ובמיוחד לנהל ביעילות את דוחות הסטטוס הרבים • התלות במנהל הפרויקט היא עצומה • מדדי הביצוע/איכות של החבילות אינן מוגדרים היטב • בפרויקט לחוץ נוצרת אוירה של האשמות הדדיות

מה המטרה האמיתית של WBS • WBS אינה רשימה ממצה של כל המיקרו-משימות שאמורות להתבצע בפרוייקט. • WBS הינה רשימת המשימות להם יוקצו אנשים שיקבלו את האחריות המלאה לביצוען • במקום לחבר רשימה אין סופית של משימות לביצוע, עדיף לחבר רשימת תחומי אחריות עם האנשים המתאימים ביותר לכל תחום בהתאם לכישורים האישיים. • הגדרת מדדי ההצלחה לתחום האחריות ומשך הזמן תנוהל אישית עם כל אחראי

רשימת משימות מפורטת

מי באמת יכול להכין רשימת משימות? • מי שלא סובל משגעון גדלות • אנשי הצוות ,שמגיעים בדרך כלל מיחידות ארגוניות שונות • אנשי הצוות יודעים על המשימות הרבה יותר ויכולים להציע פתרונות יצירתיים

WBS חלופי

צורת מחשבה שונה • ה PM מגדיר את ההישג הנדרש ולוחות הזמנים נקבעים עם העובד • החלוקה למיקרו משימות, אם יש צורך בכך תבוצע על ידי העובד ואינה מענינו של ה PM

הגישה ההשגית • ה PM חייב לחדד את דרישותיו ולא להשאיר אותן עמומות • הגדל היצירתיות אצל העובדים • התאמת משימות ליכולת ונסיון העובדים • WBS קצר יותר • פיקוח ומעקב נוחים יותר • פחות מקום להאשמות הדדיות

מקורות • PMBOK • פרק ניהול פרויקטים ב P2080 • סרטון קצר Work Breakdown Structure • סרטון

תכנון תכולה בגישה הקלאסית