Vabatahtlike värbamine ja valik

1. Vabatahtlike värbamine ja valik Häli Õigus Nov. 2011

2. Eesmärk • Teeninduse tase • Motiveeritus • Töö kvaliteet • Usaldusväärsus

3. Lahendus • Suhtumine vabatahtlikesse • Õige vabatahtlik õigel positsioonil • Tööülesannete, ameti “müük” • Vabatahtlike valik • Vabatahtlike koolitamine

4. PÖFF 2010 • 14 linna üle Eesti • Kestus – 15 päeva • 230 vabatahtlikku Tallinnas, 38 Tartus, 75 teistes linnades • Filme üle 500 • Väliskülalisi üle 200 • 65 700 kinokülastust

6. Protsess • Vajaduste kaardistamine • Ametite, ametiprofiilide loomine • Kuulutamine, kandidaatide otsimine • Kandidaatide eelvalik • Kandidaatide valik • Ametite määramine vabatahtlikele • Tagasiside

7. 1. Vajaduste kaardistamine • Vestlused kolleegidega • Tööülesannete optimeerimine • Koormus

8. Tulemus: 12 Ametit • Kino: Piletikontroll (40), garderoobiabiline (10), Infotöötaja (30), Piletimüüja (30) • Tehnika: tehnikaabilised (8) • Logistika: autojuhid (15), kullerid (15) • Kontor: kontoriabilised (8), programmi assistent (2) • Turundus: küsitlejad (8), assistendid (2) • Külalised: külaliste saatjad (15), infotöötajad (15) • Üritused: hostessid (8)

9. 2. Ametiprofiili loomine • Milleks on abi vaja? • Mis on tööülesanded? • Mis oskusi töö eeldab? • Millised isiksuseomadused on vajalikud? (lähtuvalt org.väärtustest ja ametikohast) • Mis on orienteeriv ajakulu? • Mida saame pakkuda?

10. Näide – piletikontrolli ülesanded • Klientide teenindamine, abistamine • Piletite, kaelakaartide kontrollimine • Festivali külastajatega suhtlemine • Probleemide tuvastamine, lahenduse leidmine • Hea festivalimeeleolu loomine

11. Näide: piletikontroll – oskused, isiksuseomadused • Keelteoskus • Klienditeenindus – oskus, tahe • Täpsus, korrektsus • Julgus • Hea suhtlemisoskus • Sõbralikkus, abivalmidus • Avatus, tolerants

12. Ülesanne grupis • Palun looge valitud organisatsiooni näitel vabatahtlikule ametiprofiil: • 3-5 peamist tööülesannet • 1-3 vajalikku oskust • 3 vajalikku isiksuseomadust

13. 3. Kandidaatide otsimine • Kuulutamine (kanalid!) • Varasemate kandidaatide taaskutsumine • Sihtotsing

15. Tulemus: • 400 kandidaati, kellest • 95 varasemat vabatahtlikku • 305 uut soovijat

16. 4. Eelvalik • Varasemad vabatahtlikud otse edasi, ametikohtadele määramine vastavalt huvide kaardisutsele Uute kandidaatide eelvalik: • CV • Motivatsioonikiri • Ametieelistused

17. 5. Kandidaatide valik

18. Valikumeetodid • CV põhjal • Grupiülesanne • Intervjuu • Proovitöö • Proovipäev • Soovitajad

19. Grupitöö • Optimaalne 6-8 inimest grupis • Ökonoomsus, ajasääst • Võrdluspunkt • Võimalus näha rohkemat, kui intervjuul – meeskondlikkus, koostöö, julgus

20. Grupitöö ülesehitus • 1. tutvustusring • 2. koostööülesanne (probleemsituatsioon, puzzle, lauamäng jne.) • Analüüs • 3. vabatahtlikutöö tutvustus meie poolt • Edasine protsess, kokkulepped

21. Intervjuu põhiteemad • Võimekus, senised teadmised ja kogemused • Isiksus ja kompetentsid • Motivatsioon ja perspektiiv • Hoiakud ja väärtushinnangud • Lisaks: • Info andmine organisatsiooni, ametikoha ja ülesannete kohta • Kandidaadi küsimused

22. Intervjuu - haridus • Sissejuhatus • Hariduskäik Mida õppis? Miks seda eriala? Kas jäi valikuga rahule? Mis tuli lihtsalt, mis oli keeruline? Kas soovib edasi õppida midagi?

23. Intervjuu – töökogemus (sh.vabatahtlik töö) • Ettevõte, amet, staaz • Peamised tööülesanded • Mis ülesanded enim motiveerisid? • Mida ei meeldinud teha? • Suurimad saavutused • Ebaõnnestumised • Kiitus?

24. Intervjuu - isiksuseomadused • Kuidas tänane meeskond/koolikaaslased Sind iseloomustaksid? • Mis omadusi hindad oma kolleegides? • Mis roll on Sul meeskonnas töötades? • Kuidas oma tööd planeerid-organiseerid? • Stressirohked olukorrad • Keerulised situatsioonid tööl – kuidas käitus, mida tundis, kuidas toime tuli? • Tugevused, arenguvajadused?

25. Intervjuu – motivatsioon ja ootused • Miks soovid meile appi tulla? • Miks just meie organisatsioon? • Miks tegutsed vabatahtlikuna? • Mis sind tegutsema motiveerib? • Mida näed end tegemas lähiaastatel? • Kuidas see amet aitab sellele kaasa?

26. Intervjuu - lisaküsimused • Hobid, sõbrad, pere? • Kui palju oled valmis panustama? • Mis on Sinu ootused meile? • Mis ülesandeid sa meelsamini tahaksid täita? • Millal saad alustada?

27. Intervjuu lõpetamine • Org. Tutvustus • Tööülesannete tutvustus • Töö kirjeldus • Ootused • Kandidaadi küsimused • Kokkulepped edaspidiseks

28. Meelespea • Loo avatud ja meeldiv õhkkond • Lase kandidaadil vastata ja mõelda • Ole ettevalmistunud! • Selgita kohtumise eesmärki ja ajakulu • Eelista avatud küsimusi, ära suuna • Anna positiivset tagasisidet • Tee amet atraktiivseks, kuid anna sellest adekvaatne pilt

29. Ülesanne • Palun jaotage rollid - kandidaat ja intervjueerija, 5 min ettevalmistust • Vastavalt varem koostatud profiilile selgitage välja, kas see inimene sobib antud tööd tegema. • Teised grupiliikmed aitavad hinnata kandidaadi sobivust, aitavad küsimuste esitamisel kaasa.

30. Ülesanne • Hariduskäik • Töökogemus • Kogemus vabatahtlikuna • Isikuomadused • Motivatsioon • Lisaküsimused

31. 5. Ametite määramine • Vabatahtlike eelistused • Grupitöölt/intervjuult kogutud info • Motivatsioon • Kokkulepe-koostöö kandidaadiga talle sobivaima rolli leidmisel • Ameti + kino määramine vastavalt tüübile

32. Tagasiside • Kõiki kandideerijaid tänada • Kõik peaksid saama vastuse – kas positiivse või eitava vastuse • Mõtle valikud läbi ja anna vajadusel ausat tagasisidet • Ütle EI nii, et kandidaadil ei kaoks isu edaspidi vabatahtlikuks tulla. • Tagasiside - Kiitus ja arenguvajadused juba olemasolevatele vabatahtlikele.

37. Aitäh!