Upravljanje projektima

1. Upravljanje projektima Veli Lošinj 6.5.2010.

2. Projekti u školstvu • Ima aktivnosti koje se u školama nazivaju projektima a koje zapravo nisu projekti! • Postoje aktivnosti koje se ne doživljavaju projektima a mogu se organizirati i voditi kao projekti. • Potrebno je prije svakog projekta dobro promisliti o tome koji nastavnik/zaposlenik škole odgovara pojedinoj ulozi u projektu.

3. Potrebno je znanje o upravljanju projektima! • Velik je broj nastavnika i ravnatelja koji su do sada u školama uložili trud i vrijeme u niz projekata. • Postoje znanja koja im mogu pomoći da buduće projekte rade i vode lakše i uspješnije. • Znanje se ne stječe samo na tečajevima nego i praksom, kroz niz uspješnih i neuspješnih projekata. I na greškama se uči. • Znanje i iskustvo u organizaciji projekta potrebni su i za iznalaženje resursa potrebnih za njegovu uspješnu realizaciju, primjerice, kod prijava na natječaje za potporu projektima.

4. Upravljanje projektima je jedna od vještina koje ravnatelji (i ostali zainteresirani zaposlenici u školama) trebaju steći, ne da bi nužno sami upravljali mnoštvom projekata, već da bi mogli djelovati savjetodavno i korektivno na zbivanja u školi i sustavu u kojima se njihov angažman očekuje. • Potreban dio stručnog usavršavanja svih. • Fleksibilnost i dosljednost su potrebni.

5. Osnovni pojmovi u upravljanju projektima

6. O čemu govorimo ... • Po čemu se projekti razlikuju od ostalih poslovnih aktivnosti • Definicija projekta – što projekt jest, što nije • Osnovni pojmovi upravljanja projektima: projekt, sudionici u projektu, voditelj projekta, projektni tim, sponzor projekta, ulagači, naručitelj, korisnici, resursi, vrijeme i kvaliteta • Što je proizvod projekta, odnosno projektna isporučevina • „Trokut prilagodbe“

7. Što je PROJEKT? • Projekt = aktivnost s unaprijed utvrđenim: • jasnim i ostvarivim ciljem • konačnim trajanjem • raspoloživim resursima (ljudi, vrijeme, financijska sredstva) • željenom razinom kakvoće konačnog proizvoda

8. Razlika projekata i ostalih aktivnosti • Rutinski poslovi koji se ponavljaju i odvijaju po unaprijed zadanom predlošku NISU projekti. • Primjeri rutinskih poslova: pisanje mjesečnog izvješća, rješavanje predmeta upravnog postupka, računovodstveni obračun, plaćanje računa • Primjeri projekata: organizacija dana škole, organizacija državnog natjecanja, organizacija maturalnog izleta, upisi ...

9. Što su PROGRAMI? • Program = skup povezanih projekata • usklađeno upravljanje pojedinim projektima • koristi veće od zbroja koristi odvojenih projekata

10. Što je CILJ projekta? • Cilj projekta je NEŠTO • čega prije realizacije projekta NIJE BILO, • čega bez projekta NE BI bilo, • vrijedno ulaganja u projekt. • Dobro postavljeni ciljevi su: • Jasno određeni (opisani) • Mjerljivi • Dostižni • Ostvarivi • Vremenski uokvireni

11. Što su to RESURSI projekta? • Sve što koristimo u projektu da bismo ostvarili željeni cilj ... • Ljudi • Sredstva (materijalna, nematerijalna, novčana, ...) • Vrijeme • Projekt se ne može uspješno završiti ako resursi nisu osigurani ili raspoloživi kad su potrebni!

12. Sudionici projekta • Naručitelj(i) projekta • Sponzor(i) projekta • Ulagač(i) u projekt • Voditelj(i) projekta/projekata/programa • PROJEKTNI TIM - članovi tima • Osobe zadužene za realizaciju pojedinih aktivnosti u okviru projekta.

13. Naručitelji projekta • Ustanove ili pojedinci koji imaju potrebu za proizvodom/uslugom koja se projektom ostvaruje • Određuju cilj projekta. • Fizička ili pravna osoba (pojedinci ili ustanove) koja: • postavlja zahtjeve za provedbom projekta • odobrava rezultate projekta • pokriva troškove projekta • koristi se rezultatima projekta • razlikujemo “internog” i “eksternog” naručitelja: • interni radi u istoj ustanovi kao i voditelj projekta

14. Voditelj projekta • zadužen za komunikaciju sa sponzorima i ulagačima te • odgovoran za koordinaciju projektnih aktivnosti kako bi se projekt uspješno završio, odnosno – kako bi se ciljevi projekta ostvarili u željenom vremenu i u okviru unaprijed utvrđenog proračuna projekta. • Za vođenje projekta potrebno je imati: • Komunikacijske vještine • Stručnost u predmetnom području projekta • Znanje o poslovnim procesima i tehnologiji

15. Sponzor projekta • osoba koja svojim autoritetom i mogućnostima osiguranja potrebnih resursa podupire projekt i pomaže voditelju projekta u uspješnoj provedbi projekta • “najvažniji saveznik voditelja projekta” • razlikujemo “internog” i “eksternog” sponzora: • interni radi u istoj ustanovi kao i voditelj projekta • eksterni radi u drugoj ustanovi za koju se projekt izvodi

16. Ulagači • svi oni koji u projekt ulažu potrebne resurse: ljude, sredstva, novac … • osobe (pojedinci ili ustanove) • kojima je u interesu uspješna realizacija projekta • koji aktivno sudjeluju u provedbi projekta • koji ulažu resurse s kojima raspolažu u projekt s ciljem njegove uspješne provedbe • ulagače (i njihove uloge i interese u projektu) je potrebno identificirati tijekom pripreme projekta

17. Nadzor projekta • uspostavlja se zbog: • praćenja provedbe projekta • davanja suglasnosti na rezultate pojedinih faza projekta • izdavanja konačne potvrde kako su rezultati projekta (isporučevine) u skladu sa početnim zahtjevom naručitelja • nije odvojen nego integralan dio aktivnosti na projektu i traje tijekom čitavog projekta

18. Vremenski okvir projekta • Projekt mora imati unaprijed određen (zadan) početak i kraj! • Vremenski kraj projekta određen je željama naručitelja projekta. • Poštivanje vremenskih rokova pri realizaciji projekta jedna je od ključnih mjera njegove uspješnosti. • Nakon što je utvrđen može se mijenjati samo uz suglasnost naručitelja i svih ulagača u projekt!

19. Mjerila uspješnosti projekta • rok • troškovi • kakvoća KAKVOĆA / KVALITETA Trokut prilagodbe Upravljanje projektima podrazumijeva umješno balansiranje resursima (kako bi se željeni cilj ostvario u zadanom vremenu i bez prekoračenja dozvoljenih troškova) i prilagođavanje promjenama u stvarnom okruženju. TROŠKOVI VRIJEME

20. “Trgovanje” mjerilima uspješnosti • Želite li skratiti vrijeme realizacije projekta a zadržati nepromijenjenu kakvoću proizvoda (cilja projekta), troškovi rastu. • Želite li skratiti vrijeme realizacije projekta a ne uvećavati ukupne troškove projekta, kvaliteta konačnog proizvoda (cilja projekta) bit će niža od unaprijed dogovorene. • Želite li sniziti troškove, a ostvariti cilj projekta u nepromijenjenom vremenu, kvaliteta konačnog proizvoda (cilja projekta) bit će niža od unaprijed dogovorene.

21. Podsjetimo se ... • Projekti su vremenski ograničene aktivnosti s jasno postavljenim ciljem i utvrđenim raspoloživim resursima • Aktivnosti koje se ponavljaju NISU projekti. • Sudionici u projektu mogu biti: ulagači, naručitelj, voditelj projekta, projektni tim, sponzor projekta, korisnici. • Upravljati projektom znači raspolagati resursima projekta tako da se zadani ciljevi ostvare u zadanom vremenu sa željenom razinom kakvoće. • Mijenjanje uvjeta u kojima se projekt odvija povlači za sobom redefiniranje raspoloživih resursa (“Trokut cjenjkanja”)

22. Sada nekoliko riječi o tome ... • kako dobro opisati ciljeve projekta ... • što su preduvjeti za uspjeh projekta ...

23. Ciljevi projekta trebaju biti …

24. Školski primjer: JFK i Mjesec • Govor pred Kongresom SAD, 25. 5. 1961 • “Cilj ove nacije je da do kraja ovog desetljeća spusti čovjeka na Mjesec i sigurno ga vrati na Zemlju” • Koje od “SMART” karakteristika dobro definiranog cilja možemo prepoznati?

25. Većina projekata NIJE uspješna! Propali Problematični Uspješni 23% 49% 28% 2000 28% 46% 26% 1998 40% 33% 27% 1995 31% 53% 16% 1994 Graf prikazujeishode oko 30,000 projekata u velikim, malim i srednjim tvrtaka u SAD-u prema The Standish Group od 1994. Izvor: The Standish Group International, Extreme Chaos, The Standish Group International, Inc., 2000

26. Zašto projekti ne uspijevaju? • Nejasni ili neusklađeni ciljevi • Komunikacijski problemi unutar tima ili između ulagača • Probijanje rokova - ne završe se na vrijeme (ili se uopće ne završe) • Nedostatni resursi i nedostatna podrška sponzora • Loša procjena rizika Upravljanje projektima povećava vjerojatnost uspješnog završetka projekta – zato je to skup znanja i vještina koja je potrebno steći!

27. Jason Hiner, TechRepublic1 5 glavnih razloga za neuspjeh projekata: • Neuspjeh promjene kulture poslovanja • Nedostatak posvećenosti projektu • Neuspjesi s prošlih projekata • Neodgovarajuće planiranje • Alati koriste, ali nisu rješenje po sebi http://blogs.techrepublic.com.com/hiner/?p=894

28. John McCormick, Baseline NISU PROJEKTI TI KOJI NE USPIJEVAJU, NEGO LJUDI! http://www.baselinemag.com/c/a/Projects-Management/Projects-Dont-Fail-People-Do/

29. David Garrett: (8)razloga zbog kojih projekti ne uspijevaju • Opseg, opseg, opseg • Taštine • Loša komunikacija • Nedostatni proračuni • Zaboravljeni korisnici • Sponzor koji nestaje • Manjak planiranja • Dobra stara “viša sila” http://www.certmag.com/print.php?in=1394

30. “12 zlatnih pravila” za uspješnije projekte, 1. dio • ostvariti konsenzus ulagača oko ciljeva projekta (prije početka rada na projektu) • izabrati najbolji mogući tim • održavanje jednostavne i razumljive projektne dokumentacije • realistična procjena potrebnih resursa • realističan vremenski plan aktivnosti na projektu

31. “12 zlatnih pravila” za uspješnije projekte, 2. dio • ne izlaziti izvan opsega projekta • voditi računa o ljudima • stalna podrška sponzora • spremnost na promjene i inovacije • dobra međusobna komunikacija • stalno praćenje i procjenjivanje opasnosti (rizika) • potencijal za - vođenje

32. Podsjetimo se ... • što je cilj projekta utvrđuje se na samom početku projekta. Dobro opisan cilj je specifičan, mjerljiv, dogovoren, realističan i vremenski uokviren • za neuspjeh projekta uvijek postoje konkretni uzroci • Za uspjeh projekta ključna je otvorena komunikacija između ulagača u projekt

33. Upravljanje projektima može: • olakšati ono što radimo. • unaprijediti način rada. • ubrzati postizanje ciljeva/rezultata. • sniziti troškove rada. • potaknuti promjenu. Izazovno, inovativno, kreativno, stresno ...

34. Projektni ciklus - procesni model Završetak implementacije Projektni proizvod se uvodi u uporabu Osmišljanje Potvrda o otklonjenim neispravnostima Prihvaćena Vizija / Opseg projekta MSF Provjera (kontrola) i utvrđivanje eventualnih pogrješaka Planiranje Prihvaćeni projektni planovi Dovršetak proizvoda Realizacija

35. Faze projekta • POKRETANJE (iniciranje, osmišljanje) • Planiranje • Provedba (realizacija) • Nadzor (kontrola) • Zatvaranje (zaključivanje) projekta – uvođenje projektnog rješenja u uporabu

36. Osnovna projektna dokumentacija • Temeljni projektni dokument – izjava o viziji i opsegu projekta • Plan projekta • Izjava o ostvarenju opsega projekta • Odobrenje za uvođenje rješenja u uporabu • Dokument o završetku uvođenja rješenja u uporabu (završetku implementacije)

37. Zašto se projekti pokreću? • Projekti se pokreću kako bi se pronašlo rješenje za određeni problem ili potrebu naručitelja projekta. • Rješenje obuhvaća sve potrebno za zadovoljenje potrebe – rezultate projekta, upute za korištenje rezultata i usluge podrške pri njihovom korištenju. • Za pronalaženje rješenja ne mora biti dovoljan samo jedan projekt, nego ih može biti potrebno i više.

38. Ishodišta (polazišta) projekata • Planirani projekti potječu iz planiranog skupa/portfelja projekata usklađenog s prioritetima organizacije ili sustava • Neplanirani projekti nastaju kao odgovor na neočekivane promjene, probleme ili prilike TIM MORA ZNATI RAZLOG POKRETANJA PROJEKTA

39. Od čega se sastoji POKRETANJE projekta? • Utvrđivanje “ulagača” (sudionika projekta) • Odabir i priprema osnovnog projektnog tima • Izrada vizije • Utvrđivanje rješenja • Određivanje opsega rješenja • Utvrđivanje osnova za kasnije promjene

40. Osnovni projektni tim • Skup članova tima koji zajedno s voditeljem projekta radi na projektu od početka do kraja. • Ostali članovi projektnog tima uključuju se u projektne aktivnosti povremeno i ovisno o potrebama. • Svaki član tima ima, sukladno svojim vještinama, znanju i iskustvu određenu unaprijed zadanu ulogu u timu.

41. Kompetencije i stručnosti tima • Tražene kompetencije i stručnosti tima ovise o: • vrsti projekta • specifičnim područjima djelatnosti u kojoj se projekt odvija • Različite definicije • kompetencija – znanje, vještine i razina izvedbe potrebni za učinkovit rad unutar zadanog područja projekta • stručnost – mjera sposobnosti provođenja zadataka povezanih s određenom kompetencijom

42. Organiziranje osnovnog tima • Što je potrebno? • odrediti komplet vještina nužnih za projekt • dodijeliti uloge članovima tima • članovima tima objasniti uloge i odnose • procijeniti spremnost tima • Definicija: SPREMNOST TIMA • kolektivna pripremljenost tima, mjerena stručnostima, za uspješno dovršenje projekta

43. Izrada vizije • Cilj izrade vizije: zajednički pogled na ciljeve, ograničenja i rješenja (ishode) projekta • Fokus projektnog tima • jasno utvrditi problem, potrebu ili priliku • prikupiti početne zahtjeve naručitelja • utvrditi pristup rješavanju problema • odrediti potrebne vještine (kompetencije) tima • definirati ciljeve, pretpostavke i ograničenja • postaviti osnovu za kasnije promjene i revizije

44. Stvaranje zajedničke vizije • 2 pristupa stvaranju zajedničke vizije: • Viziju graditi na sastancima osnovnog tima ili • Prihvatiti viziju koju su timu kao dio projektnog zadatka dali sponzori • Važnost zajedničke vizije • tim dobiva zajednički smjer djelovanja • pojednostavljuje se i osigurava dosljednost u donošenju odluka • veća motiviranost • Što je vizija? Neomeđen pogled na rješenje

45. Vizija, opseg i ciljevi • Vizija je pogled na ono što tim želi postići, neomeđen projektnim ograničenjima • Opseg je onaj dio vizije projekta koji se na projektu može ostvariti u okviru zadanjih ograničenja.To je ukupnost konkretnih rezultata, proizvoda i usluga ostvarenih (pruženih) projektom • Ciljevi – utvrđena (željena) postignuća na kraju projekta ostvarena kroz konkretne aktivnosti na projektu

46. Kriteriji uspjeha faze pokretanja • Postignut je dogovor nositelja interesa i tima o: • motivaciji za projekt • viziji rješenja • opsegu rješenja • konceptu rješenja • timu i strukturi projekta • Dokumentirani su ciljevi i ograničenja • Obavljena je početna procjena rizika • Utvrđeni su postupci praćenja i upravljanja promjenom • Sponzori i/ili ključni nositelji interesa dali su formalno odobrenje

47. Faze projekta • Pokretanje (iniciranje, osmišljanje) • PLANIRANJE • Provedba (realizacija) • Nadzor (kontrola) • Zatvaranje (zaključivanje) projekta – uvođenje projektnog rješenja u uporabu

48. Preduvjeti za planiranje • Završena faza pokretanja, postignut dogovor tima i ulagača: • O motivaciji za projekt • O viziji rješenja • O opsegu rješenja • O konceptu rješenja • O timu i strukturi projekta • Dokumentirani su ciljevi i ograničenja • Obavljena je početna procjena rizika • Utvrđeni su postupci praćenja i upravljanja promjenom • Sponzori i/ili ključni nositelji interesa dali su formalno odobrenje

49. Što planiramo?Odgovore na ključna pitanja! • Koje je sve zadatke potrebno napraviti? • Kako ćemo ostvariti pojedine zadatke? • Koliko nam je vremena potrebno? • Kako provjeravamo jesmo li spremni za realizaciju i jesmo li na dobrom putu (k cilju) • Fokus projektnog tima • prikupiti što više informacija u što kraćem vremenu • znati kada imamo dovoljno informacija za nastavak aktivnosti

50. Planiranje i uspješnost projekta • Planiranje smanjuje rizike jer omogućava • rano otkrivanje pogrešaka • kontrolu troškova • poboljšanje kvalitete • Planiranje zahtijeva trud • potrebna je proaktivnost u planiranju • planiranje je proces