Ausgangslage

1. Change-Management mit (Standard)SoftwareAm Beispiel des Einsatzes von SAP R/3 in der Bundesverwaltung der Republik ÖsterreichNovember 2003

2. Ausgangslage • Erfolglose Verwaltungsreformvorhaben • Krise der öffentlichen Finanzen (Defizite) • Kritik an der Dimension der Verwaltung • fehlende Kenntnis über Nachfrage, Kosten, Nutzen der öffentlichen Leistungen • der Bürger wird immer mündiger • ganzheitliche Denkansätze treten in den Vordergrund • neue Techniken schaffen neue Lösungen • ...

3. Realisierung der Verw-Innovation • Outsourcing als alleinige Antwort? • Ewige Aufgabenkritik? • Was geschieht mit den (verbleibenden) Kernaufgaben? • Weitermachen wie bisher (mit reduziertem Aufgabenumfang)?

4. Ausgangslage • Das Bundesministerium für Finanzen ist gemeinsam mit dem Rechnungshof verantwortlich für ein einheitliches Haushalts- und Rechnungswesen des Bundes • Das BMF hat sich entschlossen das bestehende Altsystem (Eigenentwicklung) durch den Einsatz von Standard-Software (SAP R/3) bis 2004 breitflächig und und prozessorientiert abzulösen • Seit dem Jahr 2000 wird sukzessive implementiert bzw. umgestelltStatus 11/2003: 9 Ressorts produktiv 2 Ressorts in Vorbereitung

5. Standardsoftware -1 • Beseitigung von Anwendungsstaus (Mahnwesen, Dauerzlg, etc.) • mehr Flexibilität in den Budget- und Verrechnungsstrukturen • frühzeitige ADV-Unterstützung auch in den Budgeterstellungsprozessen • On-line Zurverfügungstellung aktueller Daten in mit individuellen Auswertungsmöglichkeiten • Integration aller Organisationsebenen • Personaleinsparungen

6. Standardsoftware - 2 • verfügbare Funktionen, individuell mit Customizing einstellbar • in funktionaler und technischer Sicht durch weltweite Installationen bewährt • kaum Diskussionen über Funktionen, Schnittstellen udgl. • Datenmodell konsistent und übergreifend (Datawarehouse) • Software/Hardware-Plattform unabhängig • Partizipation an technischen Weiterentwicklungen

7. Funktionelle Herausforderung • Budgetmanagement (Planung, Vollzug) • klassische Buchführung • Cash-Management • Kostenrechnung • Einkauf, Vertrieb • Anlagenverwaltung • Reporting (operativ, Business Warehouse, MIS) • Projektmanagement • Schnittstellen, ......

8. monatliches/jährliches Berichtswesen Budget Erstellung Budget Analyse/Forecasting laufendes Jahr Vollzug Budget Vorschau auf künftige Jahre Controlling Vorbereitung Liquiditäts- Rechnungs- management legung Implementierte SAP-Funktionen PS Projektsystem ISPS BW MM - Beschaffung SD - Vertrieb CO - KORE ......... FI

9. Haushaltsmanagement (IS-PS) • Budgeterstellung/-änderungen • Unterstützung der Budget- Erstellungsprozesse auf allen Ebenen • Bottom-Up-Erstellung, Top-Down-Korrektur, Vorgabewerte • Budgetstände der jeweiligen Ebenen sind mit Versionen abbildbar und nur für die Zuständigkeitsbereiche einsehbar • Budgetvollzug • Unterstützung bei allen Budgetvollzugsprozessen(auch der anderen Module) • Buchung = "Abfallprodukt" des Geschäftsprozesses • aktive/passive Budgetverfügbarkeitskontrolle • Budgetstatus/forecast

10. Aktuelles Budget Zuweisung, Erhöhung, Verminderung, Umschichtung Genehmigtes Originalbudget Mittelsperre Vorläufige/endgültige Bindung des BMF, HHLO, ANWO Verfügbares (Rest-) BudgetAktive / Passive Verfügbarkeitskontrolle Budgetplanung Bestellanforderung(MM-Bezug) Zahlung Zahlungsanordnung Zahlungsauftragserteilung BUDGETSTEUERUNG INFORMATION Je Einzel- /Aggre- gationselement Obligo aus Bestellung(MM-Bezug) Rechnungseingang mit Bezug zu Mittelreser-vierung, -vorbindung, -bindung Wareneingang/Leistungs-erbringung(MM-Bezug) Rechnung/Vorerfassung (MM-Bezug) • Mittelbindung • einzelne finanzielle Verpflichtung • Bestellung ohne MM • Darlehens- / Förderungszusagen Mittelreservierung aus Dauerschuldverhältnissen, Mieten, Wartungs- / Versicherungsverträgen, Energie, Telefon, Nutzungs- leasing, hochgerechnete Gehälter, Transfers Mittelvorbindungverwaltungsinterne Mittelbindung für späteren Bedarf, wie Ausschreibung, Kauf in der zweiten Jahreshälfte Stand des Budgetvollzugs differenzierte Dokumentation des Ist-Standes und Ausblicks (Phase) des Budget-Vollzugsstandes (Finanzbedarf) aus wertemäßiger, sachlicher und zeitlicher Sicht

11. Organisatorische Herausforderung Focus auf Prozesse über • -Standards • -Knowledge-Transfer • -Implementations-Coaching • -Akzeptanz • -Veranwortung • -Evaluierung • -Vermessung • -Nutzen

12. OE-Werkzeug: ARIS ARIS Prozessmodelle sind die Basis für die Initialisierung einer kontinuierlichen Prozessverbesserung Wie sieht der Zusammenhang zwischen Aufgaben, Organisationseinheiten und Medien aus? Wann, innerhalb eines Prozesses, soll was gemessen werden? ARIS

13. Einnahme- Einnahmen- voraussetzung ist gegeben Annahmean- ordnung ist gebucht buchungen Annahmean- ordnung anlegen Anweisungs- referent Annahmean- ordnung freigeben Anordnungs- befugter Einnahmen Annahmean- ordnung buchen Buchhaltungs- referent HV-SAP HV-SAP HV-SAP Medien ARIS - Prozessdesign Ereignis gesteuerte Prozesskette (ePK)

14. Reorganisation des HaReWe • Das Projekt zur bundesweiten Einführung von Standard-Software ist in erster Line ein Prozess-Reengeneering-Vorhaben, Informations-Technologie ist Mittel zum Zweck • Das Reorganisationswerkzeug: SAP R/3 • Software als ständiger Organisator von Abläufen • Vereinheitlichung/Standardisierung der Prozessschritte • Bereitstellung von Funktionalitäten, die typisch für die öffentliche Verwaltung sind

15. Reorganisationsziele • Einheitliches Haushalts- und Rechnungswesen durch Abbildung des gesamten Budgetkreislaufes • Redesign der Ablauf- und Aufbauorganisation • Schaffung der technisch-funktion. Basis für NPM • Integration der 1. und 2. Ebene der Haushalts-organisation: • oberste Organe, Ministerien, BKA • nachgeordnete Mittelbehörden • Deckung des Informationsbedarfes aller Ebenen (insbesondere BMF)

16. HV-SAP - Projektorganisation

17. Redesign der Ablauf-/Aufbauorganisation • Eigene Organisationsentwicklung • Standardisierung/Normierung von Geschäftsprozessen • Identifizierung geeigneter Prozesse: • durch mengen- und wertmässige Relevanz • bundesweiter Anfall bringt bundesweiten Nutzen • Umfang der identifizierten Prozesse (ca. 1,7 Mio)

18. Prozessbeispiel • „Der“ Beschaffungsprozess

19. Budgetvollzug / Ausgabenseitiger Geschäftsfall / 1 IST-Prozess Dienststelle (jeweilige OE) Genehmigungs- pflichtigen Bedarf unterfertigen Wirtschaftstelle Kreditprüfung durchführen (manuell) Bestell-ZVA Bestell-ZVA Phase 3 erstellen und an Buchhaltung unterfertigen weiterleiten Buchhaltung Bestell-ZVA Bestell-ZVA Bestell-ZVA Kontierung in HV eingeben, prüfen kontieren prüfen Eingabe prüfen Medium Haushalts- Papier Formulare verrechnung Durchlaufzeit Tag 2 Tag 4 Tag 5 SOLL-Prozess Dienststelle (jeweilige OE) Wirtschafts- referat Buchhaltung Medium Durchlaufzeit

20. Budgetvollzug / Ausgabenseitiger Geschäftsfall / 2 IST-Prozess Ware und Phase 4 Rechnung prüfen bzw. inventarsieren Rechnungseingang/Lieferung Zahlungs-ZVA Lieferant & Rechnungs- Bestell-ZVA Rechnungs- Kontierung Eingabe und Rechnung Besteller ZVA in HV ZVA ablegen prüfen prüfen informieren kontieren an Besteller eingeben Haushaltsverrechnung Papier Formulare Papier Formulare Tag 6 Tag 7 SOLL-Prozess

21. Budgetvollzug / Ausgabenseitiger Geschäftsfall / 3 IST-Prozess Zahlungs-ZVA Zahlungs-ZVA & Rechnung an unterfertigen Buchhaltung Zahlungs-ZVA Phase 5 und Rechnung OE-Leiter ZVA prüfen Kontierung Zahlungs-ZVA Zahlungs-ZVA Eingabe und Zahlungs- kontieren prüfen in HV eingeben prüfen vermerk setzen Haushaltsverrechnung Papier Formulare Tag 9 Tag 10 Tag 11 SOLL-Prozess

22. IST-Prozess Sammelauftrag Sammelauftrag an ÖPSK erstellen & senden unterfertigen Tag 12 SOLL-Prozess Basis: ca. 1,0 Mio Bestellvorgänge (Untergrenze) Beschaffungsvolumen: ca. 60 Mrd ATS

23. IST-Prozess Verbesserungs- potential Referenzprozess Ereignis 1 Ereignis 2 Ereignis 3 Ereignis 4 optimierter Prozess Prozessoptimierung • Referenzvorgabe • Optimierungsmaßnahmen • Abweichungsanalyse • Bewertung der verbleibenden Abweichungen

24. Technologie Organisation Prozesse OE - Umfeld • Wechselwirkungen • Nutzung von Synergien • Abhängigkeiten

25. Ressort- Experten BMF/BRZ Berater Referenz-Konzept betriebswirtschaft-liches Wissen Sachkompetenz Systemkenntnis Vertretung der eig. Ziele Kenntnis der Unternehmensabläufe Organisationsentwicklung Ressortlösung Vorgehensmodell -1

26. Vorgehensmodell - 2 Knowledgetransfer und Evaluierung OE - Ressort Entwicklung(Ressort) Organisationsentwicklung (OE) • Tools • Modus • Demo-Lösung • Referenzprozesse Wissen Aktivität Evaluierung(Ressort, BMöLS) Projektteam - OE 4 - 6 Monate

27. Reverse Business Engineering RBE als Tool zur Evaluierung und Vermessung von Prozessen im Vergleich mit Soll- oder Durchschnittswerten • Unterstützung bei: • Prozess-Analysen • Problemprüfungen • Prozessprüfungen • Zeitreihenprüfungen • Transaktionsprüfungen • Organisationsvergleiche • ...... RBE Einsatz noch offen

28. Zukunftsoptionen mit SAP R/3 (1) • Technisch/funktionaler Bereich • vorhandene Software-Funktionalitäten - späterer Einsatz geplant • Organisatorischer Bereich • Einbeziehung aller Bereiche der Haushaltsführung (insbesondere Vorfeld) • Aufgehen aller Buchhaltungen in die neu zu schaffende Buchhaltungsagentur des Bundes • Integration der ca. 1500 Kassen in die Buchhaltungsagentur als virtuelle Organisation • „wirtschaftliche Macht des Bundes“ nutzen (Bundesbeschaffungseinrichtungen)

29. Zukunftsoptionen mit SAP R/3 (2) • Organisatorischer Bereich (Fortsetzung) • flächendeckende (Bundes-)KLR • Förderdatenbank • Facility Management • Connectivity zur Aktenverwaltung (Bundes-ELAK) • Basis für ein gänzlich neues Rechnungswesen (Diskussion Kameralistik versus Doppik) - Globalbudget? • Einsatz von SAP HR in der Personaladmini-stration für Aktive und Pensionisten per 2005 • Aufbau eines MIS (HV, PM, BKLR, sonst. Daten)