Formation - Action « Gérer son ERIC Quels outils, pour quels besoins ? »

1. Formation - Action « Gérer son ERIC Quels outils, pour quels besoins ? » Association Le Hublot Nice (06) 20 novembre 2008

2. 29 participants (dont 18 en présentiel + 11 en visio) : Issus de l’ensemble de la région et hors région, venant d’horizons divers : animateur, développeur ; et de structures ERIC différentes : association, collectivités.

3. En visio conférence depuis les Hautes Alpes Nombre d’ERIC  : 18 Nombre d’associations : 4 Nombre de territoires de projet : 2 Institutions : 1

4. Propos introductifs 1/2 Natacha Crimier Mission TIC Conseil Régional PACA La rencontre permet dans un premier temps de disposer d’un panorama des outils utilisés par les espaces régionaux internet citoyen pour connaître leurs besoins et leurs pratiques. Pour les structures nouvellement labellisées, auxquelles un souhait particulier de bienvenue dans le réseau (cas de l’ERIC de Lourmarin et du Club informatique des Salles et du Verdon) est adressé, cette rencontre doit permettre de s’appuyer sur des pratiques et des outils que d’autres ERIC utilisent et maîtrisent. Cela donne l’occasion de transférer des compétences et de participer à la vie du réseau. C’est une journée riche en échanges qui doit permettre d’envisager la mise en œuvre d’un ou de plusieurs outils communs de gestion, avec le souhait de travailler sur des indicateurs de valorisation de l’activité des ERIC au niveau régional. Des remerciements sont adressés au Hublot de Nice et au Centre de Ressources Alpin de Veynes, qui ont su organiser cette journée en visio et permet à 11 personnes de suivre les échanges à distance.

5. Propos introductifs 2/2 Jézabel Roullée Proposition • Le réseau des ERIC en région Provence Alpes Côte d’Azur existe maintenant depuis presque 7 ans, avec des espaces aux expertises différenciées dans la gestion de leur activité. • Chaque ERIC développe ses propres outils de gestion et de suivi de son activité ; souhaiterait optimiser leur mise en place ou envisage tout simplement d’en acquérir ou développer de nouveaux. • Le suivi régulier des activités et des publics peut paraître chronophage, voire trop contraignant lorsque cela est vécu comme un contrôle et non pas comme une méthode de planification. Cela est encore plus vrai, lorsque l’animateur est seul pour faire face à l’ensemble des obligations relevant de l’animation et la gestion de l’ERIC, avec un temps et des moyens parfois restreints. • Comment optimiser la gestion de l’espace, avec des outils qui en facilitent le suivi et permettent par conséquence de valoriser le travail auprès des partenaires ? • Les objectifs de la journée « Gérer un espace, quels outils de gestion et de suivi mettre en place » sont de deux ordres : • recenser des besoins des ERIC en termes de gestion et de suivi de leur activité ; • à partir des pratiques de chacun, étudier les outils disponibles (au sein du réseau et hors réseau)

6. Expression des besoinsdes ERIC « tour de table »

7. Tour de table : expression des besoins 1/4

8. Tour de table : expression des besoins 2/4

9. Tour de table : expression des besoins 3/4

10. Tour de table : expression des besoins 4/4

11. Présentation des outils de gestion des espaces « Bourse aux Outils »

12. ERIC du Briançonnais : le cybersat 1/2 Laurent Barnéou–Rousset Communauté de Communes du Briançonnais Vu le contexte géographique de la CC du briançonnais (réseau de 9 espaces publics numériques, dans 9 communes), il a fallu développer une solution de gestion capable de gérer les accès pendant et en dehors de la présence de l’animateur. Chacune des installations est dotée d'un système double boot (Linux et Windows) permettant de garder un système d'accès sécurisé lors des déplacements. 1°) Gestion hors animations : Le système "Internet-ici" est distribué par la société Neptune. Il s'agit d'une gestion de type cyber café, développé sous Linux, donnant accès uniquement à un utilisateur possédant un ticket. Le ticket est délivré après avoir rempli la charte d'utilisation du service et sous présentation d'une pièce d'identité, authentifiant l'exactitude des champs renseignés sur la charte. Le ticket peut être employé sur les 9 installations. Il permet d'accéder à une session personnalisée et d'utiliser un large choix de logiciels multimédia (traitement de texte, tableur, navigateur internet, lecteur multimédia, logiciels FTP etc….) tout en limitant certaines opérations ( installation de logiciels personnels et non authentiques, sécurisation de l'accès web par le biais d'une liste noire etc.…). Le ticket est valable deux mois et est délivré gratuitement par la structure accueillant l'ERIC.

13. ERIC du Briançonnais : le cybersat 2/2 2°) Gestion pendant les animations : - les ordinateurs sont basculés sous Windows. Étant donné que plus de 90 % des ordinateurs vendus dans le commerce sont livrés avec le système d'exploitation Windows, il a fallu garder ce système afin de se rapprocher au maximum de ce que les utilisateurs retrouveront chez eux. L’outil de gestion repose sur une application en PHP (hypertext Preprocessor) qui est un langage de programmation dynamique, en lien avec une base de données MYSQL. Cet outil est géré en local et ne nécessite aucune connexion internet. Il s'agit du logiciel Easy PHP comprenant : - un serveur apache (serveur interprétant le langage PHP) - une base de données MYSQL L’animateur a développé des pages PHP permettant de renseigner une fiche journalière afin de connaitre : - Le nombre de personnes venues et leurs profils (tranche d'âge, sexe) - La durée approximative d'utilisation du service Retrouvez la présentation PowerPoint complète de Laurent Barnéou-Rousset sur la plateforme numérique des ERIC et des territoires.

14. EPN Pierrefitte sur Seine : EPN Admin 1/4 Marc Carlucci, développeur d’EPN Admin Hamid Le Fleurier, EPN Arobase Pierrefitte EPN Admin est un logiciel modulaire permettant de s’adapter à n’importe quels besoins d’un EPN Développé initialement pour la gestion des EPN de la ville de Pierrefitte/Seine (93), EPNAdmin arbore 6 ans d’existence, permettant d’accéder à une interface complète de gestion via Internet (PHP/MySQL), pour les besoins : - administratifs : gestion du planning d’une salle (possibilité de gestion par poste), de la maintenance, des adhésions, statistiques détaillées -  techniques : gestion du matériel, création / gestion des comptes utilisateurs (courriels, crédits, favoris…) - pédagogiques : auto-évaluation, construction de parcours personnalisés de formation EPNadmin est un logiciel libre en constante évolution, de par les rapports étroits qu’il entretient avec sa communauté d’utilisateurs. L’assistance technique est très disponible et attend des retours des utilisateurs. Le site : http://epnadmin.net

15. EPN Pierrefitte sur Seine : EPN Admin 2/4 • Fonctionnalités accessibles pour l’animateur : • Visualiser la liste des animateurs • Créer un compte de courriel pour un animateur • • Accéder au planning animateurs (en développement) • Visualiser/paramétrer le courriel animateur • Créer et paramétrer les comptes courriel des usagers • Permet de gérer directement ce qui relève de la création et du paramétrage de sites web sur le domaine : • Accéder à la liste de tous les sites web recensés • Créer de nouveaux sites web sur les sous domaines. • Gérer le paramétrage des sites • Permet de gérer directement tout ce qui relève de création et paramétrage de comptes usagers : • Créer et paramétrer un nouveau compte usager • Rechercher un usager • Gérer les impressions de carte usagers • Supprimer les comptes périmés (en spécifiant les indicateurs de péremption) • Recherche et gestion de toutes les sessions d'ateliers initiation ou autres • Recherche d'ateliers avec clefs de recherche • Accès au planning et planification des sessions par salle/date • Accès aux sessions planifiées et inscriptions + bilan • Accès aux sessions passées et inscriptions + bilan • Possibilité d'export du planning au format CSV

16. EPN Pierrefitte sur Seine : EPN Admin 3/4 • Recherche et gestion des bases de données pédagogiques : • Recherche de descriptif et contenus d'ateliers avec clefs de recherche et stockés soit sur le serveur local ou sur serveur EPNAdmin partagé • Créer un nouvel atelier et le paramétrer en terme d'objectifs, de descriptif animations, pièces/fichiers associés et paramétrage de questions d'évaluation (qui apparaîtront dans le module d'évaluation usagers) • Gérer les réservations des usagers en accès individuel : • Créer, paramétrer et supprimer une salle d'activité • Créer des modèles de calendrier d'activités • Gérer l'équipement informatique de l'espace : • Ajout/suppression d'un équipement (ordinateurs, périphériques et logiciels) • Accès et paramétrage de la liste des ordinateurs, périphériques et logiciels • Gérer et enregistrer des demandes de maintenance : • Enregistrer une demande de maintenance • Visualiser toutes les demandes de maintenance en cours et passées • Module de recherche • Gérer les prêts de matériel : • Visualiser, modifier les prêts et emprunts de matériel • Faire de nouvelles demandes d'emprunt de matériel

17. EPN Pierrefitte sur Seine : EPN Admin 4/4 • Paramétrer et produire des données quantitatives et qualitatives sur les divers aspects de fonctionnement. Les statistiques sont accessibles, cela peut servir pour réfléchir, améliorer les propositions de service, travailler à dossiers de subventionnement, créer des bilans périodiques • Fonctionnalités accessibles : • Bilan synthétique (nombre usagers, ateliers, heures en accès individuel • Évolution mensuelle (données quantitatives sur le nombre d'inscriptions • Données sur la qualité des usagers (tarifs, âge...) • Données chiffrées sur la durée/périodicité des utilisations/usagers • Données chiffrées sur la finalité/outils des usages en accès individuel • Données chiffrées sur les ateliers (nombre de sessions,organisateurs, nombre de • participants...) • Données qualitatives sur les ateliers • Données chiffrées sur l'évolution d'acquisition des compétences par les usagers EPN Admin dispose d’une interface d’utilisation pour l'usager qui n'est pas dans les autres logiciels. Les usagers s'évaluent par le biais d'un questionnaire, avec une fiche de synthèse de leur compétence qui peut être réalisé à l’issue d’un atelier. Il peuvent construire leur parcours en s'inscrivant dans un atelier ou en demandant un atelier. L’outil ne gère pas les machines et le réseau, ni les connexions wifi. Retrouvez les fiches de présentation de l’outil sur la plateforme numérique des ERIC et des territoires.

18. Présentation de l’outil : Cybermin 1/2 Amaury Fruchard, chef de projet «  Cybermin » Cybermin est un outil Open Source de gestion des espaces numériques multimédia. Outil quelque peu similaire à EPNAdmin, il permet une gestion via Internet (PHP/MySQL) des adhérents, du parc informatique et des interventions, la communication avec les usagers et des statistiques avancées. Destiné d’abord aux animateurs, il permet la gestion des adhérents, des ateliers, du parc machine. Brèves d’information, inscription aux ateliers, liens favoris communs et personnels : il est également apprécié par les utilisateurs. Cet outil a été développé en logiciel libre spécialement pour le Cyber-espace de Gentilly et vise avant tout à une gestion administrative de l’espace évitant au gestionnaire tout « bricolage » avec des fichiers de tableur ou de base de données. Une version 2.0 est disponible à la demande. Le site http://www.cybermin.org/

19. Présentation de l’outil : Cybermin 2/2 Fonctionnalités de l’outil : • Gestion de l'espace et de l'occupation des postes • L’outil ne gère pas les passages • Il y a volontairement peu d’application pour être certain qu’elles fonctionnent dans tous les espaces • L'espace peut proposer aux adhérent de rajouter des liens (aujourd’hui cela n'est plus trop valable avec la netvibes) • L'avenir de cette application est d’avoir intégré la dimension multi sites, cette brique multi site a été rajouté dernièrement. • Ne pas réinventer, partager ce qui est déjà réalisé. • La question est de savoir comment on mutualise nos expériences, nos savoirs faire. La mutualisation n'est peut être pas dans les outils, mais dans le contenu. • communauté des EPN de montbeillard • site des réseau en Wallonie • La demande des politiques est de conserver les informations en local.

20. Portail Cyberbase Laurent Ciavatti IFAP Le Portail Cyber-base est le maillon fort du réseau des cyber-bases puisqu’il constitue, outre un outil d’échanges entre toutes les structures labellisées et la Caisse des Dépôts (forums, permanences juridiques, etc), une solution de gestion du parc informatique d’une structure. De plus, il permet d’obtenir des statistiques détaillées sur la fréquentation de sa salle puisqu’il offre la possibilité de gérer ses usagers. L’accès au portail n’est possible qu’aux structures labellisées cyber-bases (représentant un coût d’environ 2.000 euros par an). Le site : http://www.cyber-base.org/ • Fonctionnalités : • - configuration de gestion des salles, réservation de poste. • remplir un formulaire de contact pour renseigner ensuite le profil de l'usager. Nombreux champs obligatoires à renseigner, risque de perdre en qualité d'accueil. • - utilisation de cet outil intéressant pour le traitement statistique • - Ne permet pas de faire une surveillance des utilisateurs sur l’ ordinateur, l’animateur ne sait pas ce que les usagers font sur l'ordinateur. • - Souhait : une gestion poste par poste.

21. ERIC de Pépin : Maelys Philippe Declerc PEPINERIC

22. ERIC Logis des Jeunes de Cannes : CyberLuxe 1/2 Olivier Cambier, Logis des Jeunes de Provence de Cannes • Cyberluxe est un ensemble de 2 applications, l’une cliente et l’autre serveur : • Cyberlux Serveur est l’application serveur et s’installe sur le PC de l’animateur qui pourra ainsi contrôler son point cyber. - Cyberlux Station est l’application cliente et s’installe sur tous les PC à contrôler. • Le but de Cyberlux est de verrouiller tous les PC. Un client désirant surfer sur Internet ou utiliser une application du PC devra soit demander l’autorisation à l’animateur soit posséder une carte en fonction du règlement du lieu d’accès public à Internet où il se trouve. • Le but de Cyberlux est aussi et surtout de libérer l’animateur de tout contrôle. Toutes les actions sont enregistrées (le temps d’utilisation, le nombre des impressions, l’historique des consultations et beaucoup d’autres fonctionnalités). • Logiciel de contrôle de l'espace pour un accès autonome lorsqu’il n’ y a pas d'animateur en présentiel. • Il permet une gestion applicative de la surveillance d’un EPN (monitoring), de la sécurité et de la sauvegarde des logs • Il n’offre aucune possibilité d’établir des statistiques sur le public. • Il peut être couplé à un logiciel offrant une gestion administrative d’un parc pouvant servir les objectifs d’un EPN. Son utilisation est gratuite pour un parc de 6 machines (poste administrateur inclus). • .

23. ERIC Logis des Jeunes de Cannes : CyberLuxe 2/2 - L’outil permet de créer des comptes personnalisés, et permet l'identification des usagers et des log. L’avantage de contrôle est par rapport à l'usager, l’animateur peut lui envoyer un petit message par chat, permet à l'animateur de pas faire le « flic » - Possibilité de réservation - Possibilité de caisse - Tarif : 250 € pour 255 postes connectés, gratuit pour moins de 5 postes. - Outil de gestion multi sites, multi salles. - Protection sur les couleurs d'impression, pour contrôler les impressions - La gestion du wifi est indépendant pour une gestion en poste fixe Maintenance des ordinateurs : Deep Freez, Windows steady states, se sont 2 outils qui permettent de réinstaller l’ordinateur au démarrage. Le site : http://www.data-concept.eu/index.ph... A télécharger gratuitement sur : http://telecharger.yacapa.com/telechargement/Agenda/cyberlux-1012.html

24. ERIC Mode 83 Vincent GOLETTO MODE 83 L’association Mode 83 a développé en interne, un outil de gestion des ERIC en PHP/Mysql contenant 3415 inscrits depuis 2000. Cet outil gère : • les créneaux de réservations des adhérents par type d’ateliers (environs 24 par an, soit 4 à 5 par semaine) et • les créneaux d’accès libre (6h à 8 h) par semaine. L’association mode utilise aussi un autre système de gestion de plannings destiné à des stages plus spécifiques programmés aussi en php/mysql.

25. DiscussionsÉchanges

26. Discussions / Échanges 1/2 Le coût de fonctionnement d’un outil : libre ou payant? • La solution de la société Neptune est certes payante, mais adaptée pour un ERIC en étoile, cette solution permet de satisfaire le cadre règlementaire. Une solution de ce style, pourrait être achetée et mutualisée pour l'ensemble des ERIC de la région PACA. • Avant d'acheter un outil d’une société privée, regardons les outils et les pratiques des ERIC pour utiliser des outils qui ont fait leur preuve au sein du réseau, et en région. • C’est un premier atelier qui permet de brosser un panorama des outils existants, qu’ils soient payants ou gratuits. Pour faire un choix, s’orienter, il importe d’avoir une connaissance de tous les outils. Le choix d’un outil est guidé par sa capacité ou non de répondre à des besoins, et pas forcément par sa gratuité ou non. • Prochain travail : définir les 4 ou 5 profils d’ERIC, pour voir quels sont les outils utilisés en fonction de la typologie de l’espace. • Quel est l’outil commun qui permettrait de répondre aux obligations légales? Identification ou authentification des utilisateurs ? • Doit-on parler d’identification des utilisateurs, ou d’authentification ? • La CNIL ne donne aucune obligation pour authentifier les utilisateurs, cela n'est pas nécessaire. • L’obligation réglementaire : sauvegarder les logs pendant un an.

27. Discussions / Échanges 2/2 Réflexion autour d’un outil de gestion commun dans d’autres régions : La région Picardie rencontre des difficultés pour trouver un dénominateur commun aux besoins des EPN, à cause de la diversité des structures. La région Basse Normandie, modifie l’outil EPNAdmin pour gérer tous les EPN. Le travail qui est fait aujourd’hui permettra de rendre l’outil libre sur d'autres régions. Piste de collaboration à développer avec les régions Picardie et Basse Normandie sur du partage d'expériences et de réflexions. Trouver le bon outil : il vaut mieux ne pas détourner les outils de leurs usages initiaux car cela ne fonctionne pas à terme. Si une application ne marche pas, il ne vaut mieux pas l'utiliser. Ne pas chercher à tout automatiser. Mutualiser : ne remettons pas de ressources financières publiques dans ce qui existe déjà, ne réinventons pas. Trouver l'équilibre entre l’outil qui permet de faire des traitements statistiques et communiquer, et le service offert à nos adhérents avec une identification acceptable (ne pas mettre le trop de champ dans un formulaire / questionnaire en 1er …) L'application ne doit pas contraindre l'animation, avoir une application qui aide et respecte la souveraineté de l'animateur dans son espace. Maîtrise des données : Opter pour un outil simple qui permet à nos élus de surveiller la fréquentation, de garder la maîtrise des données en local. Les usages : faut-il impérativement demander aux gens ce qu'ils font sur internet, sachant qu'il font plusieurs choses à la fois?

28. Eléments de synthèse 1/2 • Recensement des besoins des ERIC : • Gestion des connexions physiques et wifi • Gestion des inscriptions / adhérents. Éviter la double manipulation : papier / saisie sur tableur. • Traitement statistique : exploitation des données pour éviter les multiples manipulations de ces informations • La gestion des animateurs et des postes informatiques est un aspect moins prioritaire au vu des points précédents. L’accueil du public génère bien le plus de travail et d’organisation. • Pour une meilleure lisibilité des outils disponibles; les ERIC devront enrichir un document qui permet : • Définir les 3 ou 4 profil d’ERIC existant, les typologies d‘espaces (en étoile, en accès libre, un animateur protéiforme, multi-salles…) pour permettre de retrouver rapidement l’outil utilisé en fonction du type d’ERIC • Identifier, répertorier les outils utilisés, en fonction des besoins, • Cela nécessite que tous contribuent pour enrichir le document. • L’objectif est qu’un ERIC puisse voir en fonction de ses besoins, les outils qu’il peut utiliser et surtout l’interlocuteur/animateur qui peut l’aider. • Poursuivre le travail, organiser des ateliers de travail et d’échanges.

29. Eléments de synthèse 2/2 La rencontre a permis d’établir un panorama des outils et d’identifier les personnes ressources qui, au vu de leurs compétences, ne sont pas suffisamment reconnues. Le constat est qu’au sein du réseau, il existe des animateurs particulièrement aguerris à ces outils. Car si l’outil « tout en un » n’existe certainement pas, on identifie au moins 1 ou 2 outils qui pourront satisfaire et améliorer la gestion d’un espace. Concernant les aspects de mutualisation entre les régions, la région Provence Alpes Côte d’Azur se rapprochera de la région Basse Normandie et Picardie qui mènent la même réflexion.

30. Evaluation de l’atelier • Appréciations (voir document à part) – Très majoritairement positives • Des attentes satisfaites – Pour la totalité des participants - Des échanges de qualité, riches et constructifs appréciés par l’ensemble des participants. Suite de l’atelier … « En faisant des recherches plus approfondi sur Internet, j’ai peut être trouvé un logiciel de gestion de salle qui pourrait peut être convenir à tous les ERIC, EPN, etc… de la région. Il permet le contrôle distant par adhérents (code d’accès) des pc sous linux ainsi Windows, les filtrages des sites, des droits d’accès, planning de réservation, statistiques, etc… J’ai envoyé un mail au concepteur en lui demandant s’il permettait la gestion des logs et la gestion des connections WI-FI. Dès que j’ai une réponse je vous la fait savoir. Ce logiciel est : IT-EPN (http://www.it-optics.com/article.php3?id_article=194) Cordialement. GALLIANO Xavier, Animateur, Espace Multimédia de Sisteron Tél : 04 92 61 44 85, M@il : ems@sisteron.fr, Web : www.sisteron.fr