Program, dag 1

1. Projektet Säker förlossningsvård Mycket välkomna till SFOGs, SBFs och SNSs startseminarium för revisorer april 2009 2009-04-27

2. Program, dag 1 • Introduktion 10 – 12.15 • Lunch 12.15 – 13 • Teamen tillämpar instruktionen på klinikernas svar 2009-04-27

3. Program, dag 2 • Teamen återsamlas kl. 8.30 – 9.15 för avstämning av arbetet och gemensam diskussion av ev. principiella frågeställningar. Sedan fortsatt arbete i teamen. • Lunch 12.15 – 13, tvärs över gården • Seminariet avslutas kl. 14 – 16 med att varje team lyfter de frågeställningar mm som man vill prioritera för gemensam diskussion. Därefter säkerställs att allt är tydligt och klart. 2009-04-27

4. Projekt säker förlossningsvård och LÖF – Landstingens Ömsesidiga Försäkringsbolag 2009-04-27

5. Grundkoncept för samarbete • Studier baserade på PSRs journalarkiv utgör det vetenskapliga underlaget för Projekt Säker Förlossningsvård • SFOG, SBF och SNS ansvarar för projektets innehåll och genomförande • LÖF har finansierat Sophie Berglunds doktorandarbete och stödjer projektet ekonomiskt och administrativt. 2009-04-27

6. Styrgrupp • Ulf Högberg, ordf. Svensk Förening för Obstetrik och Gynekologi (SFOG) • Charlotta Grunewald, SFOG • Ingela Wiklund, ordf. Svenska Barnmorskeförbundet (SBF) • Ann-Kristin Sandin-Bojö, styrelseledamot SBF • Stellan Håkansson, ordf. Neonatalsektionen, Svenska Barnläkarföreningen • Kaj Essinger, VD LÖF • Jon Ahlberg, chefläkare LÖF 2009-04-27

7. Processen 1. Verksamhetsledningen - självvärdering och rapport (50 TKR) 7. Hearing klinikledningar, revisorer och styrgrupp, totalt 1 år efter punkt 4. 2. Startseminarium för revisorer – analyserar svaren och förbereder platsbesök 6. Revisorerna - analyserar rapporten och ger feed-back till kliniken. Rapporterar till LÖF att överenskomna åtgärder genomförts (150 TKR) 3. RevisorernaPlatsbesök – fördjupad analys, sammanfattning av iakttagelser 5. Verksamhetsledningen - åtgärder och rapport till teamet inom sex månader 4. RevisorernaSkriftlig återföring inom fyra veckor. Överenskommelse om åtgärder. 2009-04-27

8. Självvärderingsinstrumentet Organisation Kommunikation Kompetens Teknik Läkemedelshantering Dokumentation Uppföljning

9. Verksamhetsledningens självvärderingsrapport Instruerade att Svara så utförligt att säkerheten kan bedömas både av dem själva och av revisorerna Bifoga rutiner/riktlinjer Redovisa idéer om åtgärder i anslutning till svaret på respektive fråga En fråga per högst en A4 Bifoga klinikens senaste årsrapport till SFOG som bakgrundsmaterial 2009-04-27

10. Verksamhetsledningens självvärderingsrapport Forts. • Hur och säkerställa är två nyckelord • Efterfrågas hur det skapas förutsättningar förochförvissas om det frågan gäller • Hur det mäts eller på annat sätt följs upp att rutiner/riktlinjer efterlevs i praktiken • Revisorerna kommer att analyser svaren med hjälp av ett revisionsprotokoll 2009-04-27

11. Revisionsprocessen STARTSEMINARIET • Utse en teamledare • Planera arbetet, gör en tidsplan • Skapa en gemensam överblick över underlaget för revisionen • Analysera materialet med hjälp av revisionsprotokollet (excelfil) • Identifiera oklarheter • Planera platsbesöket 2009-04-27

12. Revisionsprocessen • Genomför platsbesöket • Sammanfatta, skriv återföringsrapport och kom överens om åtgärder • Ta emot och bedöm redovisning av åtgärder • Delta i avslutande hearing 2009-04-27

13. Revisionsprocessen: ansvar och befogenheter • Revisionen/återföringen ska vara stödjande för verksamhetsledningens patientsäkerhetsarbete inom verksamhetens befintliga resurser och förutsättningar • Revisorsteamet värnar om ett objektivt förhållningssätt • Revisorsteamet är tydligt med att uppmärksamma de säkerhetsrisker man bedömer finns • Kommer överens med verksamhetschefen om åtgärder • Verksamhetschefen har ansvaret för patientsäkerheten vid kliniken och de eventuella åtgärder som genomförs 2009-04-27

14. Revisorerna: sekretess • Revisorerna behandlar självvärderingsrapporten liksom uppgifter i övrigt som revisorerna tar del av som sekretessbelagt arbetsmaterial • Självvärderingsrapporten, revisorsteamets arbete och resultat inklusive återföringsrapporten och överenskommelsen om åtgärder diskuteras därmed inte med andra än ledningen för den deltagande förlossningskliniken (om inte annan överenskommelse träffats) 2009-04-27

15. Revisionsprocessen: teamledare • Håller koll på tidsplanen • Redaktör för protokoll, återföringsrapport och överenskommelse om åtgärder • Håller kontakt med verksamhetschefen • kontaktar verksamhetschefen 14 dagar före platsbesöket • kontaktar verksamhetschefen för synpunkter på återföringsrapporten och stämmer av med teamet • kommer överens med Verksamhetschefen om åtgärder • Ser till att LÖFs administratör får allt material som ska arkiveras 2009-04-27

16. Revisionsprocessen: tidsplan • Kontakt med VC 14 dgr före platsbesöket • Platsbesök på bokad tid i slutet av maj och början på juni • Skriftlig återföringsrapport samt undertecknad överenskommelse om åtgärder helst före midsommar • Klinikens åtgärdsredovisning kring årsskiftet • Avslutande hearing med klinikledningarna och revisorerna ett halvår senare 2009-04-27

17. Revisionsprocessen: analys • Använd revisionsprotokollet! • Är frågan fullständigt besvarad? Finns oklarheter? • Bedöm om det är troligt att verksamheten har hög patientsäkerhet i den eller de aspekter frågan gäller. • Notera de områden/säkerhetsrisker som ni bedömer vara, eller verkar vara, i behov av åtgärder. • Formulera frågor om det ni behöver undersöka närmare 2009-04-27

18. Revisionsprocessen: planering av platsbesöket • Prioritera vad ni vill se, vilka frågor ni behöver ställa, vilka områden / säkerhetsrisker ni önskar uppmärksamma verksamhetsledningen på. • Planera så att ni får en ostörd timme för förberedelser inför det avslutande mötet med verksamhetsledningen. 2009-04-27

19. Revisionsprocessen: platsbesöket • Vid introduktionen på morgonen, informera noggrant om uppdraget som revisor 2009-04-27

20. Revisionsprocessen: platsbesöket - mötet i slutet av dagen SAMMANFATTA ERA IAKTTAGELSER • Börja med de starka sidorna • Lyft fram områden där ni bedömer att åtgärder behövs • Var noga med att klargöra att ni kan behöva justera bedömningen efter att teamet fått mer tid att summera vad som framkommit 2009-04-27

21. Revisionsprocessen: återföring till kliniken Återföringsrapporten = teamets egen samlade bedömning, Överenskommelsenom åtgärder - förutsätter konsensus med verksamhetsledningen Viktigt hålla överenskomna tider! 2009-04-27

22. Processen: avstämning och rapportering • Stäm av genomförda åtgärder mot överenskommelsen • Är de genomförda åtgärderna relevanta och tillräckliga enligt er bedömning? • Ge en skriftlig återföring till verksamhetschefen • Underrätta LÖF att överenskomna åtgärder genomförts • Samtliga ovanstående uppgifter ska slutföras senast inom fyra veckor efter överenskommet datum för klinikledningens åtgärdsredovisning 2009-04-27

23. Revisionsprocessen: sista momentet (september 2010?). • Hearing med klinikledningar och ev. revisorer. Utformning under diskussion. 2009-04-27