Leksioni 6: Administrimi i dokumentacionit shkollor

1. Leksioni 6: Administrimi i dokumentacionit shkollor Si në çdo sektor tjetër edhe në arsim, dokumentacioni është një nga elementët më të rëndësishëm të çdo institucioni arsimor. Prej këtij dokumentacioni arrihet: njohja me historikun e shkollës; bën të mundur vetëvlerësimin dhe vlerësimin e jashtëm; identifikon të dhënat ekonomiko-sociale të nxënësve; krijohet një panoramë e plotë e veprimtarisë së shkollës etj. Në Dispozitat Normative të Arsimit Parauniversitar, i kushtohet një kapitull i veçantë (Kreu IX) dokumentacionit shkollor. Këto Dispozita e përcaktojnë në mënyrë të tillë, se kush është dokumentacioni shkollor dhe si ruhet ai.

2. Neni 74: Dokumentacioni shkollor 1. Shkolla si institucion i rëndësishëm arsimor, ka për detyrë të sistemojë, të mirëmbajë dhe të ruajë dokumentacionin. 2. Shkolla mban në mënyrë të detyrueshme disa dokumente kryesore dhe në afatet e caktuara më poshtë: Ligje dhe vendime të Qeverisë që i dërgohen shkollës. Ruhen përgjithmonë. Akte nënligjore të MASh. Ruhen përgjithmonë. Plane dhe programe mësimore. Ruhen përgjithmonë. Amza e shkollës dhe indeksi alfabetik i amzës. Ruhen përgjithmonë. Regjistri i klasës, i cili plotësohet në lidhje me kërkesat e caktuar në të, çdo ditë pas mësimit sigurohet në zyrën e drejtorit apo zëvendës drejtorit të ngarkuar, ose në sekretari (aty ku ka). Ndalohet dhënia e regjistrit për persona të jashtëm. Regjistri ruhet për 8-vjet.

3. Neni 74: Dokumentacioni shkollor Regjistri i veçantë ku nënshkruajnë nxënësit që marrin dëftesën e lirimit, të pjekurisë (që prej vitit 2011, Dëftesa e Pjekurisë, quhet Diplomë e Maturës). Ruhet përgjithmonë. Proces verbalet e komisioneve të PL, PP, Pp (proces verbalet e PL ruhen në DAR/ZA, ndërsa me fillimin e procesit të MSH proces verbalet e MSH, ruhen në AKP. Proces verbalet e provimeve përfundimtare (shkollore) ruhen pranë shkollave përkatëse). Ruhen për 1 vit. Protokollet e akteve zyrtare. Ruhen përgjithmonë. Plani dhe lisat e kontingjenteve të nxënësve të rinj dhe dokumentet zyrtare, që pasqyrojnë lëvizjet e nxënësve, evidencat e regjistrimit në shkollë. Ruhen për një cikël shkollor.

4. Libri i inventarit të shkollës. Ruhet për 10 vjet. Evidenca e treguesve antropometrikë dhe cilësive fizike të nxënësve, sipas niveleve për çdo moshë. Ruhet përgjithmonë. Libri i procesverbaleve të mbledhjeve të drejtorisë dhe këshillit të mësuesve. Ruhet për 2 vjet. Plani vjetor i përgjithshëm i punës në shkollë. Ruhet për 2 vjet. Vendimi i DA (kopja) [sot DAR/ZA], për shtyrjen e regjistrimit të nxënësve në klasën I të shkollës 8-vjeçare (sot 9-vjeçare) 1 vit më vonë. Ruhet për 2 vjet. Punimet e nxënësve në shkollat e pranimit në shkollat me konkurse. Ruhen për 1 vit. Vula: Shkolla ka vulën e vete, të miratuar nga MASh . Ajo përdoret vetëm nga një person i autorizuar me shkrim nga drejtori i shkollës.

5. Dokumentetbazëqëduhettëketëshkolla Drejtoria e shkollës, ka detyrimin e paraqitjes së të gjitha dokumenteve të përmendura më sipër, ashtu sikundër ajo ka disa dokumentet “operativë” siç janë Udhëzimi i fillimit të vitit të ri shkollor, regjistrimet për herë të parë, largimet nga shkollat, prurjet e reja etj. Pra dokumentet bazë që duhet të ketë shkolla mund të jenë: • Udhëzimi për fillimin e vitit të ri shkollor? • Udhëzimet e ndryshme për lëndë, cikle, profile etj? •Dokumentacioni shtetëror (sipas situatave të zhvillimeve në sistemin arsimor)?

6. Dokumentacioni shkollor ne shërbim të cilësisë Në dokumentacionin shkollor duke pasur si qëllim vënien në shërbim të matjes së cilësisë së këtij dokumentacioni një rëndësi të dorës së parë janë ndryshimet e politikave të MASh, të pasqyruara në planin e punës së shkollës. Aktualisht në përpjekje për përshtatjen e politikave të MASH me kërkesat e BE-së si dokumente të rinj në shkollë, të cilat shoqërohen edhe me mbajtjen e një statistike të veçantë janë:

7. Treguestë që duhen pasqyruar në dokumentet shkollore Numri i fëmijëve shqiptarë të kthyer nga emigracioni dhe që integrohen në sistemin tonë shkollor, grup mosha e tyre, problematika që paraqesin; Ndjekja në dinamikë e arsimit të fëmijëve romë, ballkano-egjiptianë; shansi i dytë, me qëllim reduktimin e braktisjes zero; Ndjekja e problemeve të trafikimit, identifikimi dhe dokumentimi i grupeve potencialisht të rrezikuara nga ky fenomen etj.

8. Kapacitetet e shkollës për menaxhimin e këtyre dokumenteve Është e drejtë të pyetet nëse i ka shkolla jonë kapacitet për të krijuar një dokumentacion të tillë dhe më pas për ta ruajtur atë në përputhje me kriteret që parashikohen në ligj dhe dispozita? Natyrisht që ne duhet të kemi të atilla burime njerëzore (për këtë do të flasim edhe në leksionin pasardhës për “Menaxhimin e burimeve njerëzore”) të mirë përgatitura për këtë dokumentacion madje edhe një dokumentim të problemeve, arritjeve dhe masave që duhen marrë në një kuadër më të ngushtë të vetë shkollës.

9. Çfarëmundtëbëjshkolla Për shembull shkolla mund të bëjë një studim, në lidhje me këto tregues: Imazhi që ka shkolla në sytë e prindërve, ish nxënësve të saj, shkollave dhe cikleve pasardhëse, shkollave pasardhëse, punëdhënësve etj.; Përbërja demografike e zonës ku funksionon shkolla. Rezultatet e shkollës, të krahasuara me shkollat e tjera të zonës/qarkut/vendit. Më pas ajo bën një analizë dhe krahasim të të dhënave të saj vit pas viti që do ta ndihmonin në punën e saj. E gjithë kjo punë duhet të jetë e dokumentuar jo vetëm për të justifikuar të gjitha masat e marra në shkollë, por është edhe një mundësi për një studim më të gjerë në shkallë rajonale dhe kombëtare, pikërisht duke u nisur nga këto të dhëna të dokumentuara

10. Elementëtqëmundtëndihmojnënëkëtëproces Në ndihmë të këtyre të dhënave shërbejnë edhe një sërë të dhënash të tjera që kanë rëndësinë e dorës së parë siç janë: dokumentacioni i kurrikulës shtetërore; udhëzimet e ndryshme të Ministrisë së Arsimit dhe Shkencës, DAR, ZA, Kodi i Punës, kontrata kolektive; Planet e punës dhe analizat e kryera; Vëzhgimet për rezultatet e nxënësve; Materiale informuese, materialet për prindërit;

11. Elementëtqëmundtëndihmojnënëkëtëproces Planet e punës të hartuara për probleme specifike; Plani i kualifikimit të brendshëm; Minutazhi i takimeve të grupeve të punës; Dokumente të tjera të rëndësishëm për cilësinë e shkollës. Lista emërore e nxënësve 6-vjeçar sipas gjendjes civile; Lista emërore e nxënësve 6-vjeçar të regjistruar në shkollë; Lista emërore dhe dokumentacioni përkatës i nxënësve të ardhur dhe të larguar gjatë vitit shkollor;

12. Dokumente të hartuara në formë statistike Të dhëna për frekuentimin e nxënësve dhe dokumentacioni përkatës për ndjekjen e këtij problemi; Të dhëna për rezultatet e nxënësve gjatë vitit shkollor; Të dhënat e provimeve të lirimit, provimeve përfundimtare dhe atyre të MSH; Të dhënat krahasuese të vlerësimit të jashtëm (PL, MSH, Pp).

13. Dokumentet e përkohshme Ka dokumente që marrin një rëndësi të dorës së parë por që janë të përkohshme. Në këtë kuptim pasqyrimi në dokumentacion i procesit të “ALTERTEKSIT”, është një nga këto raste. Dokumentimi i këtij procesi përfshin DRA/ZA-në si dhe vetë shkollën. Natyrisht që shkolla ka peshën më të madhe por edhe DAR/ZA-ja, ka rëndësi në dokumentimin e hapave që ajo ka marr veçanërisht në caktimin e Komisioneve të Përzgjedhjes së Teksteve (KPT).

14. Shembull: Proceduar e ALTERTEKSTIT Drejtoritë Arsimore Rajonale dhe Zyrat Arsimore duhet të kenë të dokumentuara: respektuar kriteret e Altertekstit për numrin dhe përbërjen e KPT-ve; trajnime kanë zhvilluar me drejtuesit e shkollave; hartën e shkollave ku do të zhvillohen takimet e KPT-ve, të cilat do të mbajnë dhe dokumentacionin e përzgjedhjes së tekstit; procesverbalet për tekstet e zgjedhuar me firma e të gjithë anëtarëve; Një relacion të shkurtër për të shpjeguar përzgjedhjen e teksteve etj.

15. Dokumenti kryesor mbi të cilin mbështet procesi i ALTERTEKSTIT? VKM nr. 144, datë 8.03.2006 “Për botimin, shtypjen dhe shpërndarjen e teksteve shkollore ne arsimin parauniversitar” i ndryshuar si dhe Udhëzimi përkatës. Këtë vendim dhe Udhëzimet e dala në përputhje me të është shumë mirë që çdo shkollë t’iu ketë pjesë të saj në referim të punës që bëhet për tekstet shkollore. Po asht jo pakt ë rëndësishme janë edhe dokumentimi i procesit të shpërndarjes së testeve, grupeve që e përfitojnë falas në shkollë si dhe periudha në të cilën u pajisën të gjithë nxënësit me tekste.

16. Përzgjedhja e libritjashtëshkollor Një procedurë po kaq e detajuar duhet të jetë edhe në përzgjedhjen e librit jashtëshkollor në ndihmë të mësimdhënies. Në këtë procedurë dokumentacioni duhet të jetë po kaq i detajuar sa në rastin e përzgjedhjes së tekstit shkollor. Kjo për arsye se librat jashtëshkollorë duhet të plotësojnë kriteret të tilla si: Përshtatshmëria me grup moshën që do ti lexoj; Libri të mos ketë karakter apo nuanca politike; Mundësisht të ketë një lidhje me ngjarje, personalitete apo që ndihmon në njohjen më të mirë të krahinës ku jetojnë nxënësit por edhe të vendit; Autorët të jenë figura të njohura në fushën që përfaqësojnë (letërsi, histori, sociologji, ekonomi etj).

17. Detyrimet e DAR/ZA-sënëkëtëproces Nga ana e saj DAR/ZA duhet të grumbullojë të gjithë dokumentacioni dhe jo vetëm një statistikë të thjeshtë, që kufizohet me librat e shpërndarë dhe sasinë e tyre për çdo shkollë. Ky dokumentacion i përvitshëm shërben për të parë: nëse librat e përzgjedhur janë në përputhje me listën e rekomanduar nga MASh nëse librat e përzgjedhur kanë mundur të plotësojnë kërkesat e mësuesve dhe nxënësve; Sasia e tërhequr nga secila shkollë në bazë të numrit të nxënësve që ajo që ka; Mënyra e administrimit të tyre në bibliotekat e shkollave.

18. Dokumentacioni i drejtorisë së shkollës mbi analizat e sukseseve dhe dobësive të shkollës plani i punës së shkollës; nevojat e saj; statusi i stafit drejtues e mësimor; dosjet e shkollës; Amza dhe regjistrat; Statistika për lëvizjen e shkollës; Raportet e vlerësimit të brendshëm për arritjet e nxënësve; Planin vjetor të aktiviteteve shkollore; Planin e trajnimit të stafit mësimdhënës; raportet e inspektimeve të mëparshme etj.; monitorimin e rregullt të aktiviteteve të planifikuara në planin e punës; vlerësimin e efektivitetit të tyre; përfshirjen e bordit të shkollës në këtë proces.

19. Përseshërbendokumentacioniimësipërm Ky dokumentacion shërben për të zhvilluar analiza dhe mbi bazën e tyre të nxirren konkluzionet mbi punën që zhvillohet në shkollë. Në këtë seri dokumentacioni nuk është e vështirë që të gjenden edhe mangësi. Megjithatë e rëndësishme është që këto mangësi të vihen në dukej, të punohet për korrigjimin e tyre si dhe të ofrohet ndihma e nevojshme por realizmin e detyrimeve që i takojnë shkollës.

20. Shkollat private dhe dokumentacioni i domosdoshëm që duhet të kenë. Dokumentacioni mbi licensimin si institucion arsimor jo publik. Dokumentacioni shkollor (amza, regjistra, statistikat për numrin e nxënësve dhe mësuesve); Evidencat për regjistrimet dhe lëvizjet e nxënësve; Rregullore e brendshme për funksionimin e institucionit; Dokumentacioni mbi rekrutimin dhe shkallën e kualifikimit të stafit mësimdhënës dhe drejtues në përputhje me udhëzimin e MASh, Nr. 22, datë 29.07.2010, për “Emërimet e personelit mësimdhënës dhe drejtues në arsimin parauniversitar”;

21. Shkollat private dhe dokumentacioni i domosdoshëm që duhet të kenë. Dokumentacioni i kontratave të mësuesve (me kohë të plotë me kohë të pjesshme); Dokumentacioni që pasqyron planin mësimor-edukativ dhe atë të veprimtarive jashtëshkollore, që përdoren në shkollë në përputhje me udhëzimin për “Fillimin e vitit të ri shkollor”. Dokumentacioni që pasqyron transparencën e institucionit në marrëdhëniet me publikun: Kontratat që ka shkolla me prindërit dhe nxënësit; Shërbimet që ofron dhe tarifat për frekuentimin në shkollë. Verifikim i modelit të dëftesës që lëshohet për çdo nivel, sipas formatit të miratuar nga MASH-i.

22. Dokumentacioni që duhet të mbahej nga drejtori i shkollës, në bazë të Ligjit për Arsimin fillor dhe të mesëm të vitit 1924. Drejtori i shkollës mban në rregullë këto regjistra: Nji regjistër amze; Nji regjistër të përditshëm; Nji regjistër të landës së mësuesve; Nji inventar orendish e veglash shkollore; Nji katalog të bibliotekës shkollore; Nji protokol konferencash; Nji protokoll të aktevet;

23. Dokumentacioni që duhet të mbahej nga drejtori i shkollës, në bazë të Ligjit për Arsimin fillor dhe të mesëm të vitit 1924. Nji libër prezantimi të mësuesvet; Nji libër të ndëshkimeve të nxanësvet; Nji libër të vërtetasve të lirimit; Nji libër kronikash ku shënohen shkurtazi çdo punë ma me rëndësi e shkollës si dhe historija e saj; Nji radhue të posaçëm për shpenzimet e ndryshme.

24. Dokumentacioni në Institucionet e Arsimit të Lartë Publik (modeli i Universitetit Politeknik) kriteret specifike të pranimit të studentëve në programet e studimit; objektivat, afatet dhe mënyrat me të cilat strukturat përgjegjëse akademike parashikojnë kolegjialisht programimin e veprimtarive të ndryshme formuese, koordinimin dhe verifikimin e rezultateve të tyre; procedurat për ndarjen e detyrimeve mësimore vjetore kategorive të personelit akademik; procedurat për zhvillimin e provimeve apo formave të tjera të kontrollit përfundimtar të dijeve të fituara në një disipline apo veprimtari tjetër formuese, e kontrolleve të pjesshme të dijeve, si dhe të paraqitjes e diskutimit të tezes së diplomës; modalitetet për dhënien e diplomave;

25. Dokumentacioni në Institucionet e Arsimit të Lartë Publik (modeli i Universitetit Politeknik) kriteret dhe procedurat për njohjen e plotë ose të pjesshme të krediteve të grumbulluara nga studentet që kërkojnë të transferohen apo t’ju njihen dije të fituara më parë pas shkollës së mesme; organizimin e plotësimit te debiteve formuese para hyrjes në një program studimi të ciklit të dytë; organizimin e shërbimit për koordinimin e aktiviteteve orientuese për nxënësit ne bashkëpunim me shkollat e mesme, si dhe shërbimin për çdo program studimi të kujdestarisë (tutoratit) për studentet; vlerësimin e cilësisë se të gjitha veprimtarive të kryera; format e publikimit të procedurave të ndryshme dhe vendimeve të marra; modalitetet e caktimit, për çdo veprimtari, të strukturës apo personit që mban përgjegjësi, etj.

26. Detyrat e arsimtarëve, drejtuesve në një shkollë speciale (Modeli i Kosovës) Drejtuesi i shkollës: Duke iu nënshtruar përgjegjësive ndaj MASHT-it, Komunës dhe Këshillit të shkollës, drejtori është përgjegjës për organizimin e procesit mësimor dhe planin e punës, objektivat, vlerësimin dhe administrimin e përgjithshëm të shkollës. Drejtori është i obliguar të paraqes raport vjetor për veprimtarinë e shkollës dhe të jep informacione të tilla sa herë që kërkohet nga komuna dhe MASHT-i.

27. Detyrat e arsimtarëve, drejtuesve në një shkollë speciale (Modeli i Kosovës) Arsimtari: Përgatitet dhe e realizon në mënyrë profesionale dhe pedagogjike plan programin e punës arsimore dhe edukative, I realizon qëllimet dhe detyrat e arsimit dhe edukimit fillor dhe të mesëm Bashkëpunon me prindërit e nxënësve, Mban dokumentacionin dhe evidencën pedagogjike të shkollës mbi punën arsimore – edukative të nxënësve, Merr pjesë në punën e organeve të shkollës, Organizon aktivitete jashtë mësimore të nxënësve, I mban provimet klasore, dhe provimet tjera, I përgatit raportet mbi punën e tij dhe punën e klasës, ku është kujdestar i klasës.

28. Detyrat e arsimtarëve, drejtuesve në një shkollë speciale (Modeli i Kosovës Mësuesi mbështetës: • Mbështet mësimdhënësin në zbatimin e planit mësimor në lëndët përkatëse, • I realizon qëllimet dhe detyrat e arsimit dhe edukimit fillor dhe të mesëm, • Mbështet mësimdhënësin në përgatitjen dhe realizon në mënyrë profesionale dhe pedagogjike plan programin e punës arsimore dhe edukative, • Bashkëpunon me prindërit e nxënësve, • Mban dokumentacionin dhe evidencën pedagogjike të shkollës mbi punën arsimore – edukative të nxënësve,

29. Detyrat e arsimtarëve, drejtuesve në një shkollë speciale (Modeli i Kosovës Mësuesi mbështetës: Merr pjesë në punën e organeve të shkollës, Organizon aktivitete jashtë mësimore të nxënësve, I mban provimet klasore, dhe provimet tjera, I vlerëson nxënësit, I përgatit raportet mbi punën e tij dhe punën e klasës, ku është kujdestar i klasës, Kryejnë punë tjera të caktuara me ligj, statut, akte normative të shkollës, me plan program mësimor .

30. Dokumentacioni, modeli i Maqedonisë Në ligjin e arsimit parauniversitar të Maqedonisë në dokumentacionin zyrtar, përfshihen: raportet vetëvlerësuese, analizat e drejtorisë, rregullorja e brendshme, plani afatmesëm, planet vjetore, procesverbalet e mbledhjeve, regjistri, amza, plani ditor i mësuesit, detyrat e shtëpisë së nxënësve, testet që mësuesit kanë zhvilluar me nxënësit etj.