Séminaire des Régions 13 mars 2009

1. Séminaire des Régions13 mars 2009 Bienvenue à Strasbourg Quand un homme rêve, c’est un songe Quand ils sont plusieurs, c’est déjà une réalité Strasbourg 13 mars 09

2. Ordre du Jour • Bienvenue 10 h 30 • Questions administratives 10 h 45 • Rappel des objectifs 2008 11 h 15 • Nos Succès 2008 12 h 00 • Déjeuner 13 h 00 • Action Nationale 14 h 00 • Objectifs 2009 14 h 30 • Communication (int. et ext.) 16 h 45 • Conclusions 17 h 15 • Retour à l’hôtel 17 h 30 • Visite piétonne, et découverte 18 h 30 • Diner21 h 00 Strasbourg 13 mars 09

3. Bienvenue à Strasbourg • Soyez les bienvenus • Tour de table • Ils se connaissent • Alain Wiebel – DR Est (depuis 2 ans plus) – SG depuis 3 ans, • Nicolas Henry Lepaute –DR Paca depuis 3 mois – SG depuis 12 ans – Dra (depuis 3mois) • Eric Martin – DR a PACA - Resp Grd Travaux CHU Nice – Arseg depuis 2 ans – Président de H360 • Lionel Cottin – DG depuis 10 ans • Bernard Schnaffer – RSG Bouygues Tel Strasbourg depuis 6 ans – Dra Est • Francoise Simon – Permanente Deleg Est depuis 5 ans • Clémentine Aggoun – Permanente Deleg RA depuis 8 ans • Pascal Tersoglio – DR a RA - RSG Sanofi Pasteur depuis 9 ans – Arseg depuis 8 ans • Valérie Ballet – Permanente Deleg Nord depuis 2 ans • Pascal Fournier – RSG Arc internat. – Dra Nord depuis 1an • Thierry Cadiot – RSG depuis 2000 – CoDir depuis 3 ans – Bureau depuis 2 ans • Jacqueline Bijou – Permanente Deleg Paca • Philip Corlay – DR a Bordeaux / sud Ouest – • Et oui, il y a des nouveaux ! Bienvenue à la nouvelle Délégation • Antonio Piffaret – DR a Ouest depuis 2 mois – Bouygues TEL 6 Arseg depuis 4 ans – RSG depuis 15 ans • Thomas Reynard – DR a Ouest depuis 2 mois – 4 ans achat indus – RSG Bouygues Nantes Arseg depuis 1 an • Excusés • Mathieu Pépin – DR Ouest - Audiencia • Jean Luc Dedieu – DR Sud Ouest - Spie • Thierry Ribes – DR a Toulouse - DSI Strasbourg 13 mars 09

4. Bienvenue à Strasbourg • Merci à ceux qui ont fait 2008 • Monique Piotelat • Mathieu Pépin • Et vous la crise ? • Alain : SG -20% sur FM • Nicolas : - 10% - tous travaux suspendus • Eric : pas d’impact significatif à ce jour – recherche de « rentabilité » • Lionel : • Sondage sur l’impact : décisions d’externalisations (25%) • Impact : Voyages, flotte auto, loyers • Recul de 8% du nombre de cotisants (risque – 15 en Q et – 11 en valeur) • Investist sur le site web figé, mais pas la comm • Nbre de séminaires réduit (un au lieu de deux) • Philippe – Bernard - Antonio : • pas de décision annoncée, mais ‘surveillance’ des sous traitants, • optimisation des budgets 2009 et investissement gelés – • réflexion sur le ROI confort – sensibilisation des collaborateurs • Recherche de – 20 % • Pascal T : l’enjeu est plutôt à deux ans – investissement ‘de confort’ bloqués – Consolidation de sites • Pascal F. : Position d’attente – visibilité par semestre – travail sur l’externalisation • Thomas : Marché très tendu – Economies à réaliser • Thierry : - 10 %, pour l’instant .. Strasbourg 13 mars 09

5. Questions administratives • Budget 2009 • Coût des voyages • 44 k€ en 2009 • Report des séminaires • Abandon de CWL, • Nouvelle procédure • Coût de nos réceptions • Développer la voix sur IP • Révision à la baisse • Le nouveau budget vous sera communiqué le 16 par LC • Révision du budget par le bureau à fin mars et à fin juin • Participation au Codir • Toutes les régions sont représentées • Venez au CoDir • chaque région est attendue 2 fois par an • A tour de Rôle • Structure • Profil de nos chères permanentes • Attendus du siège • Approche sur les rôles et missions (Note : Ce travail sera développé dans l’après midi) • des comités locaux • des permanents locaux • des membres associés locaux Strasbourg 13 mars 09

6. Questions administratives • Relance et actions de fidélisations, développement du nombre d’adhérents de la délégation • Relance • Le Central est-il légitime pour réaliser les relances ? • C’est bien de le faire en régions • Nous avons rencontré un problème de fond et de forme (B S), mésentente sur les délais • Trame, argumentaire, Le dossier présenté par Josselin en Février était complet • Processus (dès maintenant et pour 2010) • Appel de fonds en Novembre (central) • Limite de paiement 31 janvier (central) • Relance par mail en février (central) • Relance par téléphone (intérim en central) février • Note : pourquoi ne pas confier ce travail aux permanentes (en extension de leur mi-temps ?) • Action locale sur retour basé sur le fichier central fin février, mars • Fichier transmis par le central toute les semaines, importance de l’actualisation de ce fichier • Etat des adhérents qui ont payé, ceux à relancer • Intérêt du contact local • Reporting avec national sur les relances ciblées locales à partir de début mars • Actions de fidélisations et de prospection • Privilégier l’Approche directe • Organiser des contacts B to B (N HL) • Offrir de nouveaux services comme l’option Protection Juridique de l’individu ? (E M) idem H 360 (permet de fonctionner par prélèvement automatique mais à noter que cotisation réglée par individus, pas entreprises) • Cette idée sera soumise au bureau Strasbourg 13 mars 09

7. Nos Succès 2008 En résumé • Une nouvelle délégation • Une équipe soudée • Un nouveau site Web, avec des pages régionales • Des lauréats à la nuit des Trophées, Yes Strasbourg 13 mars 09

8. Rappels de nos objectifs 2009 • Séminaire du 21 novembre Strasbourg 13 mars 09

9. Rappels de nos objectifs 2009 • Séminaire du 21 novembre Strasbourg 13 mars 09

10. Et oui c’est l’heure .. • Pause déjeuner •  Strasbourg 13 mars 09

11. Ordre du Jour • Bienvenue 10 h 30 • Questions administratives 10 h 45 • Rappel des objectifs 2008 11 h 30 • Nos Succès 2008 12 h 00 • Déjeuner 13 h 00 • Action Nationale 14 h 00 • Objectifs 2009 14 h 30 • Communication (int. et ext.) 16 h 45 • Conclusions 17 h 15 • Retour à l’hôtel 17 h 30 • Visite piétonne, et découverte 18 h 30 • Diner21 h 00 Strasbourg 13 mars 09

12. Actions nationales • SISEG : Porte de Versailles, 31 mars, 1er et 2 Avril • Participation ? • Tous le monde • Planning de présence sur le stand auprès de Salima • S’inscrire • Autres • Cocktail Renault le 1er soir • Trophées de l’innovation le 2ème Soir • Siseg Green • Convention (incl. AG) : Lieu en cours de validation, Vendredi 12 juin • Quelle visibilité ? • Séminaire 2009 : Lieu en cours, samedi 13 juin • Présence obligatoire  • Trophée des Services Généraux : Décembre 2009 • Encore un Lauréat ? • Et pourquoi un seulement ? • Arseg info + conférences • Faire remonter les « interviewables » auprès de Clémentine Strasbourg 13 mars 09

13. Objectifs 2009 • Revue des ambitions • La progression de 25 % est-elle réaliste ? Révision de nos objectif : • à minima ne pas perdre de membres • Développer le réseau, • En mettant l’accent sur le Benchmark, la crise est l’opportunité de ‘montrer’ l’avantage du réseau • Chaque région nous propose une idée : outils, projets, ... (Par exemple : phoning, transverse, interpro,..) • Comment les met-on en oeuvre, sont-elles réalisables ? • Nota : vous avez tous la possibilité de créer des bureaux, des antennes, après accord du VP et du Bureau; cela répond à une problématique de distance et de disponibilité • Discussion sur la Gouvernance : • Une délégation repose sur l’engagement de quelques personnes • A W : Nous gérons un comité qui existe mais qui ne fonctionne pas • Comment faire, pourquoi ne viennent-ils pas ? • Doit-on dissoudre le comité ? : Si besoin • Leur capacité à s’engager n’est pas en rapport avec nos besoins • La conséquence doit-elle être, un déclin si le capitaine ne peut plus assurer ? • A l’inverse, il ne faut pas hésiter à demander à qqu’un de passer la main • Est-ce que 2 bénévoles plus la permanente en ‘délégation moyenne’ est un chiffre normal? • L C : Le thème de l’engagement sera abordé lors du prochain séminaire • L C : On a tendance à vivre sur l’acquis et à empêcher, sans le vouloir, l’inclusion de nouveaux • Ne pas hésiter à confier des missions ponctuelles à des membres adhérents pour répondre à • une problématique de besoins • et de disponibilités (Utiliser la disponibilité partielle de certains pour des missions ponctuelles) Strasbourg 13 mars 09

14. Objectifs 2009 • Définition de notre tactique en 3 ou 4 points (suite): • Région PACA: • Travail sur la confiance, la proximité, • se déplacer, le rencontrer • Privilégier le rapport humain • Travail sur des portes paroles, des représentants • Selon les disponibilités, • Selon le caractère (facilité de contact) • Travail sur le réseau des MASS, qu’il faut développer • Abandonner la casquette Client/ fournisseur, créer un partenariat • Exemple de la visite de l’ALAT • Le MASS a recommandé 2 membres qui sont des prospects • Etre à l’écoute des adhérents • Sondage auprès MACT sur les thèmes, les sujets • Leur donner le retour • Etre présent sur le terrain • Sur les salons • En relationnel B to B (AW :Remarque : le sud a un rythme différent, c’est structurel, au nord d’Aix il est plus difficile de se libérer) • Relancer les membres en sommeil, c’est une priorité • Le danger de les perdre est réel • Mais nous sommes peu nombreux a être réellement actif • Développer l’Inter-associatif • Dans le club des Dirigeants dont une de ses commissions • Avec les RH, les CG, les DCF, la finance, etc.. A l’exemple la conférence sur le thème durablement humain • Les résultats attendus : maintien du nombre d’adhérent • Chiffre au 12/3 38 adhérents (37 Vs N-1) Strasbourg 13 mars 09

15. Objectifs 2009 • Définition de notre tactique en 3 ou 4 points (suite): • Région Nord : • Dans la délégation NPC, seul le Nord est vraiment représenté; • Développer le Pas de Calais et la Somme • Axer sur la Somme car il existe un membre engagé • S’appuyer sur les MASS qui sont source de prospect • N HL : grosse volonté des MASS de s’investir ? • Est, RA : Inviter les MASS à petit déjeuner avec le DR • Les MASS sont demandeur de Business, • Interassociatif : • se rapprocher des CCI • des autres associations (exemple le CDAF qui a de bonnes relations au niveau national) • L C : Utiliser le national pour créer les contacts • Effet de boule de neige en travaillant les dormants • Questionnaire sur les attentes et les ‘frustrations’ • Définir de nouveaux services • Exemple changer les dates de réunions • Une journée de sensibilisation et d’utilisation au portail ARSEG • Une session le matin et une le soir • Mise à dispo d’une salle de formation par un adhérent • Délai deux heures (incl. Démo, Questions-réponses, café, etc..) • Note : le fichier de compétences des membres actifs développé par le NPC n’a pas pris, mais fonctionne en Est • Il fonctionne en Benchmark local • Nom, prénom, téléphone, derniers projet mené, compétences • Obligation d’informer les personnes de la diffusion de ce fichier (CNIL) Strasbourg 13 mars 09

16. Objectifs 2009 • Définition de notre tactique en 3 ou 4 points (suite): • Région Est: • Pas de pourcentage d’objectif • mais un qualitatif, • vers les adhérents représentatifs • Qui génère un effet d’entraînement pour les MASS et les MACT • Consolider l’existant • 4 relances mensuelles dont les membres en sommeil • Continuer le travail sur la qualité des sujets, des animations et conférences • Prospecter : • Travailler à partir d’un fichier qualifié, un fichier CCI (par exemple) • Développer l’Inter associatif • Par la CCI (exemple intervention sur la semaine des PME) • Le Club d’affaire Franco allemand • Encourager le développement de la branche champenoise • Ils ont envie de se retrouver • Apporter un support de la délégation Est • Projet sur la Lorraine • Dans l’esprit des Champenois • Résultats attendus idem 2008, mais objectif +10 % (3 à 4 membres) Strasbourg 13 mars 09

17. Objectifs 2009 • Définition de notre tactique en 3 ou 4 points (suite): • Région Sud Ouest: • Renforcement de la délégation autour des deux pôles Toulouse & Bordeaux • Historiquement la délégation est à Toulouse… • …mais Bordeaux se réveille ! • Point de départ faible, pour des raisons historiques • Problème de distance entre Toulouse et Bordeaux • Créer un réseau bordelais • Avec l’aide Jacqueline • Avec l’appui du national (LC + TC) • Qui aura un effet d’entraînement sur Toulouse • Actions • Faire du « sourcing » avec les prestataires • Pour ‘isoler’ des bonnes volontés • Pour créer un noyau dur • Car s’engager c’est aussi du temps • Tenir une délégation seule : c’est mission impossible • Constituer un noyau dur sera la priorité • NHL : Nous pouvons venir avec Jacqueline en appui Strasbourg 13 mars 09

18. Objectifs 2009 • Définition de notre tactique en 3 ou 4 points (suite): • Région Ouest : • A. Notre Délégation se donne pour ambitions en 2009 : • d’Optimiser le développement de notre réseau régional • de Relayer et promouvoir les activités de l’ARSEG • de Contribuer à la valorisation des métiers de notre secteur d’activités. • B. Pour ce faire, notre Délégation envisage pour 2009 les actions suivantes : • Optimiser le fonctionnement de notre réseau régional • Constituer un fichier stable de participants actifs • Favoriser la diffusion de bonnes pratiques entre membres • Initier des rencontres et visites de sites (hors membres) • 2. Relayer et promouvoir les activités de l’ARSEG • Faire intervenir des Experts des sujets traités dans la Revue • Relayer au plan local les initiatives proposées par le CA de l’ARSEG • Organiser des actions de formations décentralisées • 3. Contribuer à la valorisation des métiers de notre secteur d’activités. • Informer les membres sur les évolutions de notre profession • Echanger sur les enjeux de nos métiers • rencontrer d’autres associations métier régionales • C. Pour y contribuer, les activités suivantes pourront être organisées • Trois Dîners thématiques • Visites de sites ex : Ouest France • Un « mini congrès » régional annuel • Planning prévisionnel • Février 09 : Réunion du Bureau régional – Validation du plan d’actions • Mars 09 : Visite d’un site – Stade de la Baujoire 15 personnes • Avril 09 : Diner thématique • Juin : Visite d’un site • Septembre : « mini congrès » régional annuel (Visite de site, débat, diner) • Quelles sont les attentes de membres de l’Ouest • Avoir des ratios régionaux • Mise en œuvre des contacts : Steelcase, Hertz, Veritas • Pérenniser le Trio nantais • Ouvrir la porte aux amis Rennais Strasbourg 13 mars 09

19. Objectifs 2009 • Définition de notre tactique en 3 ou 4 points (suite): • Région Rhône Alpes : • Ne pas perdre la dynamique initiée depuis un an • Se concentrer sur l’animation de la délégation • Gérer la délégation sur le court terme, en raison du changement de Gouvernance • Travailler sur la fidélisation pour lutter contre le turn-over • Nous avons mis en place un système personnalisé pour l’accueil des nouveaux : • le parrainage • AW : attention à ne pas négliger les anciens ! • C’est une question de temps • LC : Le vrai piège est le groupe constitué qui exclut • Inter-associatif : • on est sollicité, pour une manip précédemment gérée par les DCF • Mais il faut trouver un volontaire au sein du Coral pour le gérer • Tenir des réunion d’animation du réseau • Rencontre partage : guider les gens, présenter les outils • Ateliers d’échanges débats (à l’image des DCF), à l’initiative des MASS • Augmenter le temps d’échange durant les réunions mensuelles • Répondre à un besoin grandissant de réseau (crise oblige) Strasbourg 13 mars 09

20. Communication Interne • Information du Bureau à destination des régions: • La dynamique régionale n’exclut pas la responsabilité du DR vis-à-vis du bureau (cf. règlement intérieur) • Augmenter la communication, les points d’entrées sont L C et T C • L’intérêt des régions est la proximité • Etre en lien direct avec l’Adhérent et ses besoins • Connaitre les attentes de l’adhérent et promouvoir les outils • Cette action est plus difficile en Région parisienne • Qui sont les adhérents inconnus ? • Cette synthèse permet d’orienter les décisions • Remonter l’info des régions pour les bureaux, au VP pour les 1er et 3ème Mercredi du mois, et les Comité Directeur une fois par mois • Rencontre téléphoniques inter-régionales ? • L’intérêt des conférences téléphoniques régulières n’est pas acquis • Mais alors, comment remonter l’info des conférences réussies aux autres régions: • Par les permanentes qui reportent à leurs DR • Permet de donner aux autres des idées de conférence • Utiliser l’espace collaboratif : LC va créer un tableau récap des infos sur les conf et réunions tenues • Elargir la liste de diffusion des comptes rendus • Le séminaire • permet d’échanger des réussites « extra ordinaires » • mais aussi les bonnes pratiques • Il est un outil fédérateur Strasbourg 13 mars 09

21. Communication externe : Relation Presse • Malgré la période de prudence budgétaire, • le bureau a décidé de maintenir le contrat de l’agence de communication Meanings • Car les résultats sont probants : 45 parutions en 3 mois • Car nous ne voulons pas perdre le travail de ces deux dernières années • Nous ne voulons pas que les SG soient les fonctions sacrifiées sur l’autel de la crise et des économies • Relations avec la Presse et les Journalistes • Dans le cadre des communiqués de Presse réguliers, vous pourrez être approchés (Les coordonnées régionales sont sur le site de l’Arseg !) : • Si vous êtes contacté par un (une) journaliste : • Ne JAMAIS répondre à l’improviste, argumentez que vous êtes en réunion, et que VOUS allez le (la) rappeler • Faites vous PRECISER le journal, le nom du journaliste, son téléphone, et le sujet de l’interview, • Excusez-vous de ne pouvoir répondre, et LUI ASSURER que vous le (la) rappelez dans l’heure. • Contactez Delphine Laurain au siège (01 47 48 99 20 ou 99 25), et à défaut l’agence Meanings • Dans tous les cas, • Delphine rappellera le journaliste • Elle lui communiquera le dossier de Presse et l’argumentaire, et « attribuera » l’interview de préférence à un membre qui a été ‘média trainé’ • Elle pourra vous demander de compléter le dossier du journaliste par le côté régional du dossier et vous communiquera à cet effet les éléments ‘Plus’ et les éléments ‘Moins’ • ATTENTION une interview peut se révéler extrêmement bénéfique quand elle bien menée, mais rapidement catastrophique « par exemple, une externalisation voulue pourra vite devenir la confirmation d’une vague de licenciement » • ASSUREZ vous auprès de votre direction si vous pouvez intervenir en tant que RSG de l’entreprise X, à défaut, vous interviendrez en tant que Délégué régional de l’ARSEG …. ! Strasbourg 13 mars 09

22. Autres points et conclusions • Nous allons concentrer nos moyens sur quelques grandes actions pour 2009/2010 • Travailler le réseau • Mettre en avant l’intérêt du Benchmark pour tout RSG, qui lui permet de répondre aux attentes de leurs directions respectives • Recrutement de membres • En privilégiant • La cooptation, • le parrainage • Le réseau • Nous allons (devons ?) développer les Buzzys : • Qui existent en Trois types de grilles • Select, Expert, Standard • La select est la grille simplifiée, il faut la pousser • Pour avoir des chiffres régionaux • Attention les dates sont avancées pour la restitution • Objectif 13 juin 2009 • Travail sur les rôles et missions (élaboration de fiches descriptives) : • du délégué régional (DR) et de son adjoint (DRA) • des comités locaux • des permanents locaux • des membres associés locaux • La synthèse de ces travaux se fera par mail et sur l’espace collaboratif pour une restitution le 13 juin Strasbourg 13 mars 09

23. Je vous propose un fil conducteur pour 2009 : Nous avons choisi la qualité parce que la chance est devenue trop chère Jean Abraham Merci à tous pour votre attention ! Et, rendez-vous pour la visite puis le dîner Strasbourg 13 mars 09