Projectsubsidies organisaties: doel

1. Projectsubsidies organisaties: doel De projectsubsidiëring is erop gericht organisaties die niet structureel ondersteund worden, de kans te bieden om één project, afgerond in tijd en doelstelling, te realiseren. De projectsubsidies zijn gericht op het uitproberen van allerhande initiatieven en experimenten, en dit buiten de bestaande structuren.

2. Projectsubsidies organisaties: sectoren • architectuur • audiovisuele kunsten • beeldende kunsten • dans • festivals • kunsteducatie • muziek • muziektheater • Nederlandstalige dramatische kunst (theater) • sociaal-artistiek • vormgeving • mengvormen

3. Projectsubsidies organisaties: basisvoorwaarden • beschikken over rechtspersoonlijkheid ; zowel commerciële als niet-commerciële rechtspersoonlijkheid zijn toegelaten (geen feitelijke verenigingen) • gevestigd zijn in het Nederlandse taalgebied of in het tweetalige gebied Brussel-Hoofdstad; Deze voorwaarden worden gecontroleerd bij het indienen van de aanvraag.

4. Projectsubsidies organisaties: subsidiëringsvoorwaarden (gelden indien gesubsidieerd en worden gecontroleerd bij het einde van het project) : • de toepasselijke collectieve arbeidsovereenkomsten naleven, gesloten tussen de erkende vakbonden en werkgeversfederaties en geregistreerd op de bevoegde federale overheidsdienst; • aan de bezoldigde zelfstandige artistieke en artistiek-technische medewerkers op wie de organisatie een beroep doet, minstens evenveel betalen als wat minstens aan loonkosten verschuldigd is aan een werknemer voor dezelfde prestatie • enkel werken met zelfstandige medewerkers die een zelfstandigheidsverklaring kunnen voorleggen; • een overzicht kunnen voorleggen van alle inkomsten en uitgaven, verbonden aan het project.

5. Projectsubsidies organisaties : elementenaanvraagdossier • een overzicht van reeds gerealiseerde activiteiten. • een overzicht van de financiële situatie en de nodige elementen waaruit blijkt dat kan worden voldaan aan de basisvoorwaarden en aan de beoordelingscriteria: • Artistieke beschrijving • Zakelijke – organisatorische beschrijving [zie volgende dia’s] • Begroting met toelichting [zie volgende dia’s] • Statuten en ledenlijst • Overzicht financiële situatie • Overzicht gerealiseerde activiteiten • Bijlagen: overeenkomsten, documentatiemateriaal enz.

6. Zakelijke – organisatorische beschrijving Personeel • aantal, wijze van vergoeding (loondienst, SBK, zelfstandige) • gedetailleerde berekening van de lonen en vergoedingen (bv. via fiche sociaal secretariaat in geval van loondienst) Samenwerking en netwerking (incl. planning / spreiding) • samenwerking met, en ondersteuning door andere organisaties: probeer dit steeds te staven met documenten die dergelijke engagementen bevestigen.

7. Toelichting bij de begroting Begroting: overzicht van de voorziene inkomsten en uitgaven verbonden aan het project • Waarop zijn de bedragen gebaseerd? (evt. stukken toevoegen!) • Gedetailleerde uitleg bij de verschillende begrote posten N.B.: Voor duurzame goederen komt enkel het afschrijfgedeelte (pro rata) in aanmerking als kost voor het project in kwestie. Wat moet er zoal grondig worden toegelicht? • Lonen en vergoedingen (zie eerder) • Technische productiekosten • Inkomsten (verkoop, sponsoring, ondersteuning van andere organisaties, eventueel elders aangevraagde subsidies, ...)

8. Projecten organisaties: indienen aanvraagdossier Indiening: • per aangetekende brief of tegen ontvangstbewijs • het aantal exemplaren is gelijk aan het aantal leden van de beoordelingscommissie waaraan het dossier wordt voorgelegd plus drie exemplaren voor het agentschap • Indiendata: • uiterlijk op 15 september van het jaar dat voorafgaat aan het jaar waarin het project van start gaat; • uiterlijk op 15 maart voor projecten die vanaf 1 juli van hetzelfde jaar van start gaan.

9. Uitbetaling projectsubsidies organisaties + kunstenaars • Voorschot 90% • Saldo 10%: het saldo wordt uitbetaald wanneer vastgesteld wordt dat : • het project gerealiseerd werd; • de decretale voorwaarden nageleefd werden. • Dit laatste gebeurt na ontvangst en controle (en, indien nodig, bespreking) van een werkingsverslag, dat ingediend wordt: • na realisatie van de plannen in het aanvraagdossier; • uiterlijk 15 maanden na de officiële toekenning van de subsidie; • uiterlijk op 15 oktober van het volgende jaar.

10. Projectsubsidies organisaties: noodzakelijke elementen afrekening • een inhoudelijk verslag van het gerealiseerde project; • de resultatenrekening over de realisatie van het project met een specificatie van alle vermelde kosten- en opbrengstenrekeningen en een toelichting per post; • de specificatie van alle bezoldigingen, sociale lasten, vergoedingen, commissie- en erelonen, uitkoopsommen en voordelen in natura voor de personen die op artistiek, technisch, administratief of organisatorisch vlak hebben meegewerkt aan de realisatie van het project, met vermelding van de namen van de begunstigden; • als de toegekende projectsubsidie minstens 50.000 euro bedraagt: het verslag van een erkende accountant die niet betrokken mag zijn bij de dagelijkse artistieke, organisatorische of zakelijke werking van de organisatie die het project heeft gerealiseerd, met commentaar bij de resultatenrekening.

11. Projectsubsidies organisaties: aandachtspunten afrekening • Een organisatie die een gesubsidieerd project realiseert, en die daarnaast nog andere activiteiten organiseert, moet in haar volledige boekhouding een duidelijk en identificeerbaar onder-scheid maken tussen de kosten en opbrengsten van de realisatie van het gesubsidieerde project enerzijds, en alle andere kosten en opbrengsten anderzijds. • De administratie mag aanvullende informatie of bewijsstukken opvragen aan de organisatie die een gesubsidieerd project realiseert. • De organisatie moet alle wijzigingen t.o.v. het oorspronkelijke dossier tijdig melden aan de administratie.

12. Beschikbare documenten • Handleiding aanvraag subsidies: update m.b.t. de nieuwe regeling voor subsidies vanaf 2010 vanaf half april 2009 op site Kunsten en Erfgoed • Begrotingsmodel • Overzicht loonkost • Aanvraagformulier Via www.kunstenenerfgoed.be

13. Contacten en links • Architectuur en vormgeving: architectuurenvormgeving@vlaanderen.be • Audiovisueel: audiovisuelekunsten@vlaanderen.be • Beeldende kunst: beeldendekunst@vlaanderen.be • Dans: dans@vlaanderen.be • Festivals: festivals@vlaanderen.be • Kunsteducatie: kunsteducatie@vlaanderen.be • Kunstencentra en Werkplaatsen: kunstencentraenwerkplaatsen@vlaanderen.be • Muziek: muziek@vlaanderen.be • Muziektheater: muziektheater@vlaanderen.be • Publicaties: culturelepublicaties@vlaanderen.be • Sociaal-artistiek: sociaalartistiek@vlaanderen.be • Theater: theater@vlaanderen.be

14. Contacten en links Steunpunten: • Vlaams Theater Instituut: www.vti.be • Instituut voor Beeldende, Audiovisuele en Mediakunst: www.bamart.be • Vlaams Architectuurinstituut: www.vai.be • Muziekcentrum Vlaanderen: www.muziekcentrum.be Ondersteunende organisaties: • Nieuw Internationaal Cultureel Centrum: www.nicc.be • Verenigde Organisatievormen Beeldende Kunst: www.vobk.be • Overleg KunstenOrganisaties: www.overlegkunsten.org • Voor vragen aangaande de oprichting en werking van een vzw: Vlaams Studie- en Documentatiecentrum voor vzw’s: www.vsdc.be • Voor het oprichten van een vzw: Website van het Belgisch Staatsblad www.just.fgov.be daarna aanklikken ‘Rechtspersonen’ • Voor alle vragen van zakelijke en juridische aard:www.kunstenloket.be