POSLOVANJE NADZORNIH ODBOROV Litija, 12. januar 2011

1. POSLOVANJE NADZORNIH ODBOROVLitija, 12. januar 2011 Helena Kosmač Preizkušena državna notranja revizorka

2. Vsebina predstavitve • Naloge NO • Poslovnik NO • Struktura NO • Pogoji za opravljanje nadzora • Sredstva za delo NO • Postopek dela NO • Izvajanje nadzora • Učinek nadzora • Notranja revizija, Računsko sodišče, Urad za nadzor proračuna • Vprašalnik ZOS o delu NO – analiza • Ugotovitve revizije RS o delovanju NO

3. Organi občine • Občinski svet • Župan • Nadzorni odbor Župan OS NO

4. Pravne podlage Sodila za presojanje pravilnosti delovanja NO: • Zakon o lokalni samoupravi • Statut občine • Poslovnik NO

5. Člani nadzornega odbora opravljajo svoje naloge nepoklicno. • Strokovno in administrativno pomoč za delo nadzornega odbora zagotavljata župan in občinska uprava. • Posamezne posebne strokovne naloge nadzora lahko opravi izvedenec, ki ga na predlog nadzornega odbora imenuje občinski svet. • Nadzor vsebuje ugotavljanje zakonitosti, pravilnosti, učinkovitosti in gospodarnosti poslovanja uporabnikov občinskega proračuna, občinskih javnih sredstev in občinskega javnega premoženja. • V primeru ugotovitve hujših kršitev mora obvestiti pristojno ministrstvo in Računsko sodišče Republike Slovenije. • Delo nadzornega odbora je javno.

6. Pomen NO • NO je najvišji organ nadzora javne porabe v občini. • V okviru svoje pristojnosti NO: • opravlja nadzor nad razpolaganjem s premoženjem občine; • nadzoruje namenskost in smotrnost porabe proračunskih sredstev; • nadzoruje finančno poslovanje uporabnikov proračunskih sredstev.

7. Seje NO Na sejah NO: • določa in sprejema program dela, • odloča o začetku posameznega nadzora, • odloča o odgovornih osebah za izvedbo posameznega nadzora, • obravnava in sprejema predloge poročil NO, • obravnava morebitne ugovore nadzorovanih oseb, • obravnava in sprejema poročila NO, • obravnava odziv odgovornih oseb na poročila NO, • se posvetuje o strokovnih vprašanjih, povezanih z nadzorom in • spremlja poslovanje občine (sodelovanje na sejah OS pri sprejemu pomembnejših aktov, …).

8. Naloge NO • ZLS določa, da je potrebno v statutu občine opredeliti naloge NO • Samostojnost pri določanju nalog je pogoj za neodvisnost in uspešno delo NO • določilo statuta o obvezni obravnavi zadev predlaganih s stani župana, OS posega v samostojnost • Statuti občin običajno določajo: • praviloma preobsežne obvezne naloge – vpliv na samostojnost NO… • praviloma predpisan vpliv župana ali OS na NO pri določanju nadzornih in svetovalnih nalog • sprejem letnega programa dela/nadzora

9. Naloge NO • Letni program dela (podrobneje določen v poslovniku NO): • roki za sprejem – niso vedno določeni, • obseg nalog (vsebina - zahtevnost nadzorov, obseg posameznega nadzora, število nadzorov), • minimalna vsebina posameznega načrtovanega nadzora (nadzorovana oseba; predmet in obseg nadzora; cilji nadzora; osebe, ki bodo izvedle nadzor; predvideni čas za nadzor), • povezava programa dela s finančnim načrtom NO in proračunom občine, • javnost letnega programa dela (običajno ni praksa). • Pristojnost NO: • tudi nadzor preteklih mandatnih obdobij, • tudi nadzor drugih pravnih oseb, ki so (so)financirana iz proračuna občine.

10. Opredelitev nalog NO - nadzori • Vsebina nadzorov: • Strokovna presoja članov NO (letno poročilo, proračun,...) • Predlogi organov občine • Predlogi občanov • Mediji • Usposobljenost in izkušnje članov NO • Obseg posameznega nadzora (usposobljenost, izkušnje, čas) • Število nadzorov (čas, zahtevnost nadzorov, število članov NO,...) • Pomembno, da naloge niso preobsežne (NO je nepoklicni organ občine)

11. Naloge NO – zahtevnost nadzorov Opredeliti je potrebno zahtevnost nadzora ob upoštevanju tako vsebine nadzora kot tudi trajanja nadzora: • zelo zahteven nadzor je nadzor poslovanja občine, posrednega proračunskega uporabnika (v posameznem obdobju ali letu); zelo zahteven je tudi nadzor smotrnosti poslovanja občine ali javnega zavoda; • zahteven nadzor je nadzor zaokroženega dela poslovanja občine, npr. investicijskih odhodkov, postopkov oddaje javnih naročil, plač javnih uslužbencev in funkcionarjev, transferov,... • manj zahteven nadzor je nadzor, ki je osredotočen na posamezno proračunsko postavko ali podpostavko, npr. na odhodke za posamezno investicijo, tekoče transfere na posameznem področju (kmetijstvo, kultura, šport,…), izvrševanje posamezne pogodbe, prihodke od prodaje posameznega premičnega in nepremičnega premoženja, ...

12. Letni načrt dela NO • Cilji dela NO • Opis vsebine dela NO (redni nadzori, izredni nadzori, spremljanje izvrševanja priporočil predhodnih nadzorov, seje NO, spremljanje poslovanja občine,...) • Določiti obseg nalog in minimalno vsebino posameznega načrtovanega nadzora • Izobraževanje članov NO • Finančni načrt

13. Letni načrt nadzorov

14. Poslovnik NO • Opredelitev: • hujše kršitve • Predlog ureditve v povezavi s konceptom pomembnosti pri reviziji: • pomembnost po vrednosti (npr. % v proračunu) • pomembnost po naravi (kršitev predpisov, oddaja JN brez ustreznega postopka, prevzemanje obveznosti brez pravne podlage, kazniva dejanja) • pomembnost po kontekstu (ponavljajoče se kršitve, odločitev NO, primerjava) • Letni program dela NO • določitev minimalne vsebine

15. Struktura NO – vidik ustreznosti • Stopnja in smer izobrazbe članov NO (dobra praksa, da jih ima več kot polovico visoko izobrazbo) • Izkušnje na finančnem, računovodskem, pravnem področju, poznavanje proračuna • Kontinuiteta (zagotovitev) • Postopek določitve članov NO (vključitev javnosti) • Razrešitev in nadomestitev članov NO • Nezdružljivost

16. Pogoji za opravljanje nadzora • ZLS • pravica do podatkov za opravljanje nalog • administrativno in strokovno pomoč zagotavljata župan in občinska uprava • v statutu morajo biti opredeljene obveznosti in pravice občinskih organov v zvezi z delom NO

17. Pogoji za opravljanje nadzora • Strokovna pomoč • obveščanje članov NO o sprejemu in spremembah aktov občine, župana, • obveščanje članov NO o sprejemu ali spremembah zakonodaje, • posredovanje gradiv in mnenj ministrstev, • posredovanje gradiv izobraževanj in seminarjev, ki se jih udeležijo predstavniki občine. • Administrativna pomoč • pripravo vabil in tehnično organizacijska dela za sklic seje, • pripravo gradiv za seje NO, • pripravo posameznih aktov, ki spremljajo postopek nadzora NO (sklepi o izvedbi nadzora, pooblastila, …), • pisanje zapisnikov sej NO, • obveščanje članov NO o izobraževanjih, • sprejemanje in urejanje pošte za NO, • arhiviranje gradiv NO, • vodenje evidence o opravljenem delu članov NO, …

18. Pogoji za opravljanje nadzora • Obveznosti občinskih organov • predvsem zagotovitev ustreznih zahtevanih podatkov v ustreznem roku • Pravice občinskih organov • seznanitev z vrsto in obsegom nadzora • zagotavljanje nemotenega poslovanja (čim manj moteno delo) • ustrezen rok za pripravo podatkov • dajati dodatna pojasnila • dati pripombe, odgovor oziroma ugovor na ugotovitve

19. Pogoji za opravljanje nadzora • Poslovanje z dokumentarnim gradivom • Uredba o poslovanju organov javne uprave z dokumentarnim gradivom • Organizacija dela NO – težave zaradi nepoklicnega opravljanja funkcije • Kdaj izvajati nadzor? • Kako do podatkov? • Kako do pojasnil? • Arhiviranje gradiv! • Določitev uslužbenca OU, ki bo odgovoren za koordinacijo administrativne in strokovne pomoči

20. Sredstva za delo NO • Statuti občin – sredstva za delovanje se zagotavljajo v občinskem proračunu na podlagi letnega programa nadzora • ZJF, status NO, določila statuta– ločeno načrtovanje sredstev za delovanje NO, posebna proračunska postavka • NO finančno ovrednoti načrtovane aktivnosti - priprava predloga potrebnih sredstev ter ga pravočasno posreduje županu (v skladu z roki za pripravo proračuna)

21. Sredstva za delo NO • Nadomestilo za opravljanje nadzorov • Sejnine (seje NO, prisotnost na sejah OS, sejah odborov, komisij,...) • Strokovna izobraževanja • Plačilo izvedencev • Povračila potnih stroškov • Strokovna literatura

22. Sredstva za delo NO • Nagrajevanje temelji na občinskem aktu, ki ga sprejme občinski svet • Zgornja meja – smiselna uporaba določil ZLS, ki veljajo za člane OS in določila občinskega akta o plačah • Nagrajevanje bi moralo biti usmerjeno v izvajanje nadzora • Nagrajevanje nalog – predvsem nadzornih – bi moralo biti odvisno od njihove zahtevnosti (strokovne kot časovne) • Merila za vrednotenje nalog (določena, ustrezno razčlenjena)

23. Sredstva za delo NO Predlog potrebnih sredstev za delovanje NO Letni program dela NO (predlog) Sprejeti proračun Predlog proračuna 9.000 EUR 7.000 EUR 10.000 EUR

24. Predlog potrebnih sredstev za delo NO

25. Postopek dela NO • Temeljna dejavnost nadzor • Pravni okvir (kaj pravijo predpisi) • Program nadzora (kako bomo preverjali skladnost s predpisi) • Izvajanje nadzora in dokazi (dokumenti, delovni zapisi o ugotovitvah) • Spoštovati postopek v skladu s pravilnikom - osnutek poročila, odzivno poročilo – pravice nadzorovanca • Poročilo - rezultat izvedbe posameznega nadzora • Seje NO (zapisniki NO) • Svetovalna funkcija

26. Izvajanje nadzora • Letni program dela • Sklep o izvedbi nadzora • Pooblastilo članu NO • Izvajanje nadzora • Osnutek poročila o nadzoru • Ugovor nadzorovane osebe • Poročilo o nadzoru • Odziv župana in OS

27. Poročilo • V skladu z zahtevami 32. člena ZLS mora NO o svojih ugotovitvah in mnenjih izdelati poročilo. • Obvezne sestavine poročila so določene v Pravilniku o obveznih sestavinah poročila NO občine.

28. Vsebina poročila • Predstavitev • Povzetek ugotovljenega stanja • Uvod (osnovni podatki, pravna podlaga ter namen in cilj nadzora) • Ugotovitveni del: • Razkrite napake oz. nepravilnosti • Predpisi, ki so bili kršeni ter navedba dejanskega stanja, ki izkazuje napake oz. nepravilnosti • Ocenjevanje zakonitosti in pravilnosti ter učinkovitosti in gospodarnosti • Priporočila in predlogi • Zahteva in rok za poročanje o izvajanju priporočil

29. Svetovanje • Po ZLS ni predvideno • Poraba časa – izvajanje nadzornih nalog • Ločitev funkcij odločanja, izvajanja, nadzora • Neobvezna strokovna presoja (ne zavezuje NO) • Odgovornost organov pristojnih za sprejem odločitev ostaja • Svetovanje – smiselno tudi nadziranje – omejitev določa šesti odstavek 100. člena ZJF (notranji revizor ne sme opravljati revizije v postopkih, v katerih je prej sodeloval)

30. Učinek nadzora • Župan, OS in uporabniki občinskega proračuna so dolžni obravnavati poročilo NO in v skladu s pristojnostmi upoštevati njegova priporočila in predloge. • V statutu občine morajo biti opredeljene obveznosti in pravice občinskih organov v zvezi s priporočili in predlogi NO.

31. Učinek nadzora • Obveznosti občinskih organov • določiti način, kako župan in OS obravnavata poročila NO – npr. obvezna obravnava na seji OS, • določiti rok za obravnavo poročila – npr. na naslednji seji OS po dokončnosti poročila ali v določenem roku (od 45 do 60 dni), • predvideti možnost ali obveznost, da nepravilnosti, ki jih je ugotovil NO, prouči notranji revizor občine, • predpisati pisni odziv organov občine oziroma odgovornih oseb nadzorovane osebe na poročilo NO • predpisati spremljanje in dokumentiranje popravljalnih ukrepov. • Pravice občinskih organov • predvsem možnost, da se ugotovitve, priporočila in mnenja NO ne upoštevajo, ko na podlagi strokovne presoje notranjega revizorja, občinske uprave, mnenja ministrstva ali drugih strokovnjakov obstaja dvom o utemeljenosti ugotovitev NO

32. Uspešnost poslovanja - ali NO dosega svoj CILJ ? • Nadzoruje – redno izvajanje nadzora v skladu z načrtom dela • Poroča s pisnim poročilom o nepravilnostih, nesmotrnostih županu, OS • Poročilo se obravnava na seji OS • Ureditev poslovanja (priporočila NO se upoštevajo) • Spremljanje izvrševanja danih priporočil (poročilo nadzorovanca) • NO obravnava poročilo o izvedenih popravljalnih ukrepih na svoji seji • Spremljanje tekočega poslovanja občine • Vpliv na pravilnost in smotrnost poslovanja občine

33. Uspešnost poslovanja - pogoji • Strokovnost • Samostojnost določanja nalog • Finančna sredstva (neodvisnost) • Ustrezno nagrajevanje • Strokovna in administrativna podpora • Zagotovljen odziv

34. Nadzor nad poslovanjem občine • NO • Notranja revizija (še ni prisotna v vseh občinah) • Računsko sodišče • Urad za nadzor proračuna

35. Vprašalnik ZOS o delu NO - 1 • Pregled dela NO s strani RSRS • Statut občine določa naloge, postopke in načine dela NO • NO je sprejel svoj poslovnik • V poslovniku so navedene bistvene naloge • NO izdela poročilo s priporočili • Poročilo skladno s pravilnikom, na obrazcu • Osnutek poročila • Navedba namena in cilja posameznega nadzora • Navedba ocene zakonitosti, pravilnosti, učinkovitosti oz. gospodarnosti • Navedba kršitev z opisom dejanskega stanja

36. Vprašalnik ZOS o delu NO - 2 • Osnutek poročila posredovan nadzorovancu v pripombe (v rokih) • Obravnava poročil s strani pristojnih organov • Upoštevanje priporočil • Strokovna in administrativna pomoč • Zunanji strokovnjak, izvedenec • Priprava letnega programa dela in finančnega načrta • NO vsako leto opravi nadzor proračuna, ZR (tudi KS, JZ, JP) • Ustreznost vključitve predloga proračuna NO • Obveznost prisotnosti NO na seji OS (proračun, ZR,...) • Pisno letno poročilo o delu NO, porabi sredstev

37. Vprašalnik ZOS o delu NO - 3 • Obravnava letnega poročila NO na seji OS • Ugotovljena hujša kršitev • Ocena koristnosti dela NO za poslovanje občine • Ustreznost kvalitete in strokovnosti dela • Ustreznost strukture članov • Javnost kandidacijskega postopka za člane NO • Primernost komunikacije med županom, OS, NO • Pretok informacij – ustrezen, zadosten in pravočasen

38. Računsko sodišče • Opravilo je revizijo o delovanju NO: • V 20 občinah • Delovanje NO v letih 2003 in 2004 • Poročilo izdano avgusta 2005 • Trem občinam je izreklo negativno mnenje • Od vseh 20 občin je bilo zahtevano odzivno poročilo http://www.rs-rs.si/rsrs/rsrs.nsf/I/C125718400326103C125707A003A4DD8

39. Računsko sodišče - 1 • Ugotovitve: • Izplačilo sejnin NO za neizvedene seje • Sejnine presegle z IA določeno mejo izplačil za člane NO, izplačila za nadzor niso določena oz. skladna z IA • Nesprejetje poslovnika NO • Kršitev lastnih določil o stopnji izobrazbe • Razrešitev člana NO, brez da bi bili podani razlogi v skladu z ZLS • Nenadomestitev člana NO oz. dolgotrajen postopek nadomestitve • Statut občine ne določa pravic in obveznosti občinskih organov, ne določa postopka dela NO • Neupoštevanje uredbe o poslovanju organov javne uprave z dokumentarnim gradivom

40. Računsko sodišče - 2 Ugotovitve: • NO ni zadostil zahtevam glede vsebine statuta (obveznosti in pravice v zvezi s priporočili in predlogi NO) • V poslovniku NO ni opredeljeno kaj je hujša kršitev oz. nepravilnost pri poslovanju občine • Neustrezno načrtovanje sredstev za delo NO • Niso načrtovana na posebni PP • NO ne pripravi predloga • V ZR običajno le nadomestila članom NO, ni drugih odhodkov • Niso načrtovana sredstva za zunanje strokovnjake, izvedence • Predlagana sredstva NO so zmanjšana • Niso določeni skrbniki in odredbodajalci PP • NO ni poročal v predpisani obliki oz. sploh ni poročal • NO poroča samo v obliki poročila o delu • Župan in OS ne ukrepata na ne oz. neustrezno poročanje NO

41. Računsko sodišče - 3 • Ugotovitve: • Obvezna obravnava zadev na podlagi sklepa župana ali OS – poseg v samostojnost NO • Preobsežna in neizvedljiva določila o obveznih nalogah – poseg v samostojnost NO • Letni program dela je predviden v statutu, ni pa določena njegova minimalna vsebina • Določila o zagotovitvi strokovne in administrativne pomoči ter o dolžnostih in pravicah organov v povezavi z delom NO so preveč splošna • Vrednotenje nadzora: • Nadzori niso vrednoteni oz. so v primerjavi s sejami prenizko vrednoteni • Nadzori se ne vrednotijo po zahtevnosti • Ne vrednotijo se druge naloge NO