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SECRETARÍA DE CONTROL INTERNO. EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO IMPLEMENTACIÓN MECI VIGENCIA 2007. BASE LEGAL FUNCIÓN ADMINISTRATIVA Y CONTROL INTERNO CONSTITUCIÓN POLÍTICA
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SECRETARÍA DE CONTROL INTERNO. EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO IMPLEMENTACIÓN MECI VIGENCIA 2007
BASE LEGAL FUNCIÓN ADMINISTRATIVA Y CONTROL INTERNO CONSTITUCIÓN POLÍTICA ARTÍCULO 209- La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrollo con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad….. Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus ordenes, tendrá un CONTROL INTERNO que se ejercerá en los términos que señale la Ley. ARTÍCULO 269- En las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la Ley…….
LEY 734 DE 2002- CÓDIGO DISCIPLINARIO ÚNICO. ARTÍCULO 34 – Deberes. Son deberes de todo servidor público. Numeral 31. Adoptar el Sistema de Control Interno y la función independiente de Auditoría interna que trata la Ley 87 de 1993 y demás normas que la modifiquen o complementen. LEY 87 DE 2003 ARTÍCULO 6º - Responsabilidad del Control Interno, expresa: “ El establecimiento y desarrollo del sistema de control interno en los organismos y entidades públicas será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente. No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno, también será responsabilidad de los Jefes de cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos.
DECRETO 2145 DE 1999 ARTÍCULO 5 - RESPONSABLES. Numerales e y f) El servidor público, como eje del sistema de control interno, tiene la obligación de realizar todas y cada una de sus acciones atendiendo los conceptos de autocontrol y autoevaluación, apoyando las actividades orientadas a fortalecer el funcionamiento del sistema de control interno del organismo o entidad a la cual pertenece. (Manuales de Funciones) ARTÍCULO 15 - EVALUACIÓN. Parágrafo. Los responsables del proceso son: El Nivel Directivo. Debe evaluar los avances y grado de cumplimiento del plan indicativo ( Plan de Desarrollo) , toma de decisiones correspondientes y da las orientaciones y lineamientos a seguirpor parte de las áreas de la organización para garantizar el logro de los resultados previstos.
Todos los Niveles y áreas de la Organización deben evaluar periódicamente los avances de sus planes de acción y reportarlos a la oficina de planeación, con el propósito de que ésta consolide y presente la información al nivel directivo junto con las propuestas de ajuste a que haya lugar y realizar ( todos los niveles) el seguimiento y control a su gestión particular, mediante la aplicación de los mecanismos e instrumentos de control diseñados y adoptados tanto en los planes como en los procesos y procedimientos. • La Oficina de Planeación – Debe consolidar la evaluación de los planes y discutir con las áreas involucradas la necesidad de ajustes para ser presentados al nivel directivo, en caso de que involucren cambios de las estrategias y actividades contenidas en los planes, y • La Oficina de Control Interno debe evaluar el sistema de control interno de la entidad, con énfasis en la existencia, funcionamiento y coherencia de los componentes y elementos que los conforman y presentar informes a la dirección y al Comité de Coordinación de Control interno de la entidad, con el propósito de que allí se evalúen, decidan y adopten oportunamente las propuestas de mejoramiento del sistema
COMITÉ COORDINADOR DE CONTROL INTERNOMUNICIPIO DE ENVIGADO • LEY 87 DE 1993 • ARTÍCULO 13- ( Campo de aplicación - se aplicará a todos los organismos y entidades de las ramas del poder público en sus diferentes órdenes ..... ) deberán establecer al más alto nivel jerárquico, un comité de coordinación del sistema de control interno, de acuerdo con la naturaleza de las funciones propias de la organización. • DECRETO 2145 DE 1999 • ARTÍCULO 5 . Numeral d) El Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno Institucional, Responsablecomo órgano de coordinación y asesoría del diseño de estrategias y políticas orientadas al fortalecimiento del sistema de control interno institucional, de conformidad con las normas vigentes y las características de cada organismo o entidad.
DECRETO No 696 DE 2005 “Por el cual se adopta en el Municipio de Envigado, el Modelo Estándar de Control Interno para las entidades del Estado MECI 1000: 2005 establecido mediante el Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005y setoman otras determinaciones”. RESOLUCIÓN No 601 DE 2006 “Por la cual se organiza el Comité Coordinador de Control Interno de la Administración Central del Municipio de Envigado”.
MUNICIPIO DE ENVIGADO • Comité Coordinador de Control Interno • Esta conformado por: • Alcalde quien lo preside. • Secretario de Control Interno quien lo sustituye cuando haya imposibilidad de éste para presidir el Comité. • Secretarios de Despacho, Tesorero General y Jefe de la Oficina Asesora. • Representante de Calidad de la Administración Central Municipal.
El Comité de Coordinación de Control Interno se reunirá por lo menos cada dos (2) meses y extraordinariamente cuando el Alcalde o, uno de sus miembros del Comité lo determinen.
FUNCIONES DEL COMITÉ • Expedir las políticas, métodos y procedimientos del Comité que permitan el desarrollo e implementación del Sistema de Control Interno. • Velar por la evaluación continua de la efectividad del Control . • Verificar que se atiendan las recomendaciones generadas por la Oficina de Control Interno y por el Órgano de Control Fiscal. • Estudiar y revisar la evaluación del cumplimiento de las metas y objetivos de las diferentes Dependencias (Plan de Desarrollo).
Definir el Plan de Mejoramiento Institucional. • Aprobar el Modelo de Operación por Procesos y su relación con la Estructura Organizacional. • Aprobar las Políticas de Administración de Riesgos. • Aprobar el Plan de Auditoría Interna, presentado por el Jefe de la Oficina de Control Interno. • Estudiar y validar el Plan de Trabajo por el año fiscal (del 1 de enero al 31 de diciembre), presentado a más tardar el 30 de enero de cada año, por el Representante de la Dirección.
LOS SECRETARIOS DE DESPACHO, DIRECTORES, JEFES DE DEPENDENCIA Y ORGANISMOS DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL. Son responsables por la implementación del Modelo Estándar de Control Interno al interior de cada una de sus Secretarias, dependencias u organismos; por la identificación, diseño, estandarización y actualización permanente de los procesos bajo su responsabilidad, por el análisis y valoración de los riesgos, por la implementación de controles, aplicación de métodos y procedimientos de autocontrol, puesta en marcha de planes de mejoramiento del sistema de control Interno de su correspondiente operación.
Esquema de organización Planes Principios Normas Métodos Procedimientos Actuaciones Acciones Adm. Información Y Recursos Mecanismos de Evaluación y Verificación LEY 87 DE 1993(Art. 1. DEFINICION DE CONTROL INTERNO) El Control Interno, es un SISTEMA integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes,métodos,principios, normas,procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administraciónde la información y los recursos se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes, dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.
ELEMENTOS COMPONENTES SUBSISTEMA • Acuerdos, Compromisos o protocolos Éticos • Desarrollo del talento Humano • Estilo de Dirección 1.1 Ambiente de Control • Planes y Programas • Modelo Operación por Procesos • Estructura Organizacional 1.2 Direccionamiento Estratégico Control Estratégico • Contexto Estratégico • Identificación de Riesgos • Análisis de Riesgos • Valoración de Riesgos • Políticas de Administración de Riesgos 1.3 Administración de Riesgos • Políticas de Operación • Procedimientos • Controles • Indicadores • Manual de Procedimientos 2.1 Actividades de Control Control de Gestión • Información Primaria • Información Secundaria • Sistemas de Información 2.2 Información • Comunicación Organizacional • Comunicación Informativa • Medios de Comunicación 2.3 Comunicación Pública • Autoevaluación de Control • Autoevaluación de Gestión 3.1 Autoevaluación • Evaluación Independiente al SCI • Auditoria Interna Control de Evaluación 3.2 Evaluación Independiente • Plan de Mejoramiento Institucional • Plan de Mejoramiento por Procesos • Plan de Mejoramiento Individual 3.3 Planes de Mejoramiento
Estado general del Sistema de Control Interno • El Estado General, es que se cuenta con un grado de avance e implementación • muy alto el cual refleja la realidad de la Entidad. • El resultado que dio las encuestas de auto-evaluación del MECI que es del 89.06%, lo que permite concluir que se logrará la meta a diciembre 08 de 2008 de tener implementado el Modelo Estándar de Control Interno en su totalidad. • El haber certificado el Municipio de Envigado en la Norma Técnica de Calidad para el Sector Público NTCGP:1000. • La organización cuenta con una cultura muy alta frente a estos temas lo que permite que se asimile mucho más rápido lo que corresponde desarrollar. • Contamos con grupos de trabajo muy compactos que se han mantenido desde los inicios de la implementación y cuentan con responsables de cada una de las dependencias, los cuales han sido multiplicadores de conocimientos y coordinadores de la implementación en cada área de la organización.
La programación para el ajuste durante el año de algunos elementos que nos permita cumplir a buen termino con lo establecido dentro del Modelo Estándar de Control Interno, solo está pendiente de la aprobación por parte del Comité Coordinador de Control Interno. • Falta ajustar el elemento de Políticas de la Entidad. • Realizar ajustes a los riesgos y por ende a las políticas de riesgo, ya que en el año 2006 el elemento de riesgos e indicadores fueron los más mal calificados y se logró trabajarlos durante el 2007. • Falta ajustar algunos apartes de acuerdos compromisos y protocolos éticos en cuanto a cómo detectar sus violaciones y qué hacer cuando se presenten. • El elemento Sistemas de Información, falta ajustar el diagnóstico con la opinión de los usuarios y de igual manera ajustar así el plan de informatica para el Municipio de Envigado. • Falta ajustar el elemento comunicacional a las nuevas realidades que se presenten con el cambio de administración.
Contamos en la Entidad con página Web que nos permite hacernos más cercanos a nuestra comunidad. • Hemos participado en el programa de Transparencia Municipal auspiciado por la ONG Transparencia por Colombia y para la vigencia 2004 ocupamos el primer lugar entre los municipio de primera categoría; de igual forma se remitió información para participar por las vigencias 2005 y 2006 y estamos próximos de conocer los resultados, esperamos obtener nuevamente un buen resultado ya que procesos administrativos como los que hemos adelantado con MECI y Calidad nos hacen más transparentes y eficientes.
Recomendaciones • Tomar a favor todo el avance que se posee en cuanto a la implementación del MECI y redefinir un cronograma de trabajo para el año 2008 que efectivamente logre la culminación y armonización entre los sistemas de Gestión de la Calidad, MECI y MCICO, tal y como lo hemos denominado como un único Sistema de Gestión. • Contar con el apoyo incondicional de la nueva administración de la Entidad, tal y como se logró con la administración anterior, ya que gran parte del desarrollo, implementación y puesta en marcha es contar con un nivel directivo que entienda y vea como un valor agregado tales procesos para que así lo replieguen en cada una de las dependencias de la entidad y lo conviertan en una prioridad común. • Conservar los equipos de trabajo denominados agentes de cambio para terminar con la implementación, ya que en ellos se cuenta con una gran capacidad instalada y comprensión de lo que se debe hacer.
Calificación Modelo Estándar de Control InternoPor Componente
Calificación Modelo Estándar de Control InternoPor Subsistema
INFORME ANUAL DE EVALUACION DEL CONTROL INTERNO CONTABLE 2007 1. ESTADO DEL CONTROL INTERNO CONTABLE 1.1 IDENTIFICACIÓN 1.1.1 DEBILIDADES 1.1.1.1 No se hace mes a mes de manera periódica la conciliación entre las áreas de presupuesto y tesoreria. No obstante el reporte de fin de año queda conciliado. 1.1.1.2 Falta Cultura contable entre los usuarios que proveen de información al proceso contable. 1.1.1.3 Se tiene la costumbre de dejar represar la información en las dependencias para después remitirla en conjunto a contabilidad en las fechas límites.
1.1.2 FORTALEZAS 1.1.2.1 Se hace conciliación mensual entre contabilidad y presupuesto y contabilidad y tesoreria, lo cual permite tener una información confiable. 1.1.2.2 Se cuenta con un sistema (software) integrado para el manejo de la información, ya que el detalle se maneja en el área que la origina y luego por interfase es subida a contabilidad. 1.1.2.3 Se tienen definidas las acciones en el área contable por cada uno de los ciclos y a su vez, se cuenta con un profesional responsable de este, el cual es perfectamente conocedor. Es decir se cuenta con un área contable bien organizada con profesionales universitarios - contadores públicos. 1.1.2.4 La cultura contable que se posee en el área financiera del Municipio, de hecho hemos sido Municipio piloto para varios procesos adelantados por la Contaduría General de la Nación, tal es el caso del Chip. 1.1.2.5 El sistema no deja realizar aplicaciones si no esta parametrizado desde contabilidad.
1.2 CLASIFICACIONES 1.2.1 DEBILIDADES 1.2.1.1 Consideramos que no se poseen o no se identifican, debilidades ya que todo el tema de la clasificación se tiene desde contabilidad y allí se tiene un manejo apropiado del tema contable. 1.2.2 FORTALEZAS 1.2.2.1 Toda la parametrización se origina en el área contable y financiera, caso concreto los registros de las transacciones de los procesos con los diferentes proveedores de la información contable se amarran a cuentas contables y de acuerdo al Plan General de Contabilidad Pública. Es decir, si alguna información no esta previamente parametrizada de acuerdo a los lineamientos contables, no se puede subir tal información toda vez que se tiene el control o semáforo desde el software.
1.2.2.2 Toda la estructura contable esta bajo el control del Área Financiera de la Entidad, lo cual da confiabilidad. 1.2.2.3 Son bien asimiladas las guías e instrucciones que en materia de la Contaduría General de la Nación, se cuenta con un grupo primario en el cual se discuten todas las novedades que se emanan desde la CGN. 1.2.2.4 Se cuenta con personal profesional estable y conocedor, lo que permite confiabilidad y oportunidad en la información y genera sentido de pertenencia.
1.3 REGISTRO Y AJUSTES 1.3.1 DEBILIDADES 1.3.1.1 La valoración de bienes acorde con la Circular Externa 045 de 2001, siguiendo directrices para el saneamiento contable se valoraron por el valor catastral quedando la cifra subvalorada, por el costo que esto implica para un municipio de las Características de Envigado, adicionalmente no se cuenta con la partida presupuestal para hacerlo. 1.3.1.2 Faltan controles contables al Software especialmente en la identificación y uso de terceros en las diferentes aplicaciones, es decir falta controles que permitan que si la información no cumple unas características definidas en contabilidad, no se pueda registrar, lo cual daría mayor confiabilidad.
1.3.1.3 La oportunidad en la atención de necesidades de acondicionamiento del software por parte del proveedor de este. 1.3.1.4 La dependencia que se tiene del proveedor del software, ya que estos son los dueños de las fuentes de la aplicación. 1.3.1.5 Para la causación de las cuentas por pagar, en la institución no se tiene la cultura de ir evacuando la información en la medida que va llegando, sino que se va acumulando para cuando van llegando las fechas corte remitirlas al área contable, lo cual genera traumas por el gran volumen de información.
1.3.2 FORTALEZAS 1.3.2.1 Se realizan conciliaciones periódicas entre contabilidad y los demás procesos proveedores de información y de esta manera garantizar que la información de los módulos efectivamente corresponde con la que se tiene en contabilidad. 1.3.2.2 Se cuenta con profesionales en él área contable por cada ciclo contable. 1.3.2.3 Se cuenta con información oportuna de los módulos proveedores de información por interfase hacia contabilidad. 1.4 ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE ESTADOS, INFORMES Y REPORTES CONTABLES 1.4.1 DEBILIDADES 1.4.1.1 Dependencia de otros procesos en áreas como tesoreria y presupuesto para el cierre contable.
1.4.2 FORTALEZAS 1.4.2.1 Cumplimiento de Obligaciones oportunamente. 1.4.2.2 Reporte de información a Entes de Control de manera oportuna. 1.4.2.3 Municipio piloto en la implementación del Chip. 1.5 ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN. 1.5.1 DEBILIDADES 1.5.1.1 Falta de cultura en el nivel de directivo sobre la importancia de la información contable de manera periódica para toma de decisiones. 1.5.1.2 Falta de personal que se pueda dedicar al análisis financiero. 1.5.1.3 Falta cultura en la presentación periódica de información que incluya indicadores, tendencias, comparativos.
1.5.2 FORTALEZAS 1.5.2.1 Personal conocedor del tema financiero en el sector público 1.5.2.2 Se cuenta en la entidad con medíos a través del cual se puede publicar la información para conocimiento en general de la ciudadanía. 1.5.2.3 Contar con información a tiempo lo que ha permitido participar en programas de transparencia (Índice de Transparencia Municipal Corporación Transparencia por Colombia) y ser este uno de los ítems bien calificados y a su vez permitir a Envigado ser uno de los Municipios mejor calificados en Colombia.
PROPUESTA PARA APROBACIÓN PLAN ANUAL DE AUDITORIAS 2008 SECRETARÍA DE CONTROL INTERNO
