Sähköinen asiakirjahallinto – mitä se on, mitä se vaatii?

1. Sähköinen asiakirjahallinto – mitä se on, mitä se vaatii? Sosiaalialan sähköisen asiakirjahallinnon kehittäminen 14.2.2007 Tomi Rasimus

2. Arkistolaitoksen rooli sähköisessä asiakirjahallinnossa • Sähköiset asiakirjat ja sähköinen asiointi -> Kohti sähköistä asiankäsittelyä • Sähköisen asiankäsittelyn hyödyt ja haasteet • AMS:sta tiedonhallintajärjestelmä Jukka Tuomela, TaY

3. Opetusministeriön alaisen arkistolaitoksen muodostavat Kansallisarkisto (vuoteen 1994 saakka Valtionarkisto) ja sen alaisina piirihallinto-viranomaisina seitsemän maakunta-arkistoa • Hämeenlinna • Joensuu • Jyväskylä • Mikkeli • Turku • Oulu • Vaasa • www.narc.fi Jukka Tuomela, TaY

4. Arkistolaitoksen rooli sähköisessä asiakirjahallinnossa • Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003) • Arkistolaitos antaa tarkempia määräyksiä ja ohjeita sähköisen asioinnin kirjaamisesta tai muusta rekisteröinnistä sekä arkistoinnista • Arkistolaitoksen VAPA-järjestelmä • Hallituksen vuoden 2005 strategia-asiakirja: • julkishallinnon sähköisten aineistojen säilytys- ja palvelujärjestelmän suunnittelu on määritetty arkistolaitoksen tehtäväksi • KuntaTIMEn loppuraportti: • Kansallisarkisto vastaa kansallisen sähköisen arkistointi- ja palvelujärjestelmähankkeen toteuttamisesta SÄHKE-määritysten pohjalta • KELA: Sosiaali- ja terveydenhuollon valtakunnallinen arkistopalvelu Jukka Tuomela, TaY

5. Asiakirjat • Heijastavat paikkansapitävällä tavalla mitä tehtiin tai mitä päätettiin ja tukevat näin toiminnan ja sen todennettavuuden tarpeita • Asiakirja muodostuu sisällöstä sekä metatiedoista, jotka kuvaa asiakirjan rakenteen, kontekstin ja suhteet muihin asiakirjoihin • Asiakirjat ovat todistusvoimaisia, kun niiden autenttisuus, eheys, luotettavuus ja käytettävyys on varmistettu Jukka Tuomela, TaY

6. Mitä asiakirjat merkitsevät organisaatiolle? • Asiakirjat ovat tulosta toiminnan toteuttamisesta tai tehtävien hoidosta • Asiakirja palvelee asioiden hoitamisen ja käsittelyn välineenä • Asiakirjojen avulla organisaatio • toimii suunnitelmallisesti, tehokkaasti ja vastuullisesti • tuottaa palveluja johdonmukaisesti ja tasapuolisesti • tukee ja dokumentoi toimintapolitiikkaa ja päätöksentekoa • tuottaa johdonmukaisuutta, jatkuvuutta ja tuottavuutta johtamiseen ja hallintoon • pystyy jatkamaan toimintaansa mahdollisten onnettomuuksien jälkeen • vastaa oikeudellisiin ja normatiivisiin vaatimuksiin (säilyttäminen, tarkastus, valvonta) • saa suojaa ja tukea oikeusriidoissa • suojaa etujaan sekä työntekijöiden, asiakkaittensa ja osakkaittensa oikeuksia Jukka Tuomela, TaY

7. Tehotonta asiakirjahallintoa • Viikossa kuluu 8 tuntia työntekijää kohden: • asiakirjojen hakuun (1 tunti) • hankaluuksiin käsitellä asiakirjoja (1,5 tuntia) • vaikeuksiin tallentaa asiakirjoja (1 tunti) • asiakirjojen jakeluongelmiin (1 tunti) • asiakirjojen julkaisuongelmiin (0,5 tuntia) • sellaisten asiakirjojen laatimisen, jossa laatiminen ei perustu suunnitelmalliseen prosessiin (0,5 tuntia) • asiakirjojen jäsentymättömään selaamiseen (0,5 tuntia) • asiakirjojen epäselvään merkitykseen (0,5 tuntia) • paperiperusteiseen jakeluun (1 tunti) • paperiperusteiseen arkistointiin ja tiedon tehottomaan jäljitettävyyteen (0,5 tuntia) Jukka Tuomela, TaY

8. Kohti sähköistä asiankäsittelyä • Tavoitteena yhtenäistetyt tietojärjestelmät ja yhteentoimivat prosessit • Käsittelyprosessien kehittäminen tietojärjestelmää varten • Vanhentuneita prosesseja ei automatisoida • Prosesseissa huomioitava asiakirjahallinnon vaatimukset • Tavoitteena sujuvuus, tehokkuus ja tuottavuus • Prosessien omistajien tunnistaminen • Vastuukysymykset • Prosessien mallintaminen Jukka Tuomela, TaY

9. Kohti sähköistä asiankäsittelyä • Tavoitteena työnkulun hallinta ja automatisointi • Tehtävät ja asiakirjat siirtyvät käsittelijältä toiselle ennalta määriteltyjen ja sovittujen sääntöjen ja toimintamallien edellyttämällä tavalla • Käsittelyvaihetietojen kattava tallentuminen • Paperiprosessien jäädessä pois sähköisen rinnalta joudutaan erityisesti kiinnittämään huomiota tietojen oikeellisuuteen, käytettävyyteen ja säilymiseen • Sähköinen asiointi kytketään osaksi asianhallintaa • Tämänhetkiset järjestelmät ja käytännöt eivät välttämättä tue sähköistä asiointia • Järjestelmien integrointi • Asiakkaan oikeudet asiansa käsittelyn seurantaan • Eheys ja alkuperäisyys turvataan asianmukaisella ja aukottomalla käsittelyprosessilla => luotettava tietojärjestelmä Jukka Tuomela, TaY

10. Kohti sähköistä asiankäsittelyä • Asiakirjapohjien kehittäminen ja yhtenäistäminen • Järjestelmät palvelevat aktiiviajan toiminaan tarpeita, jolloin tiedon elinkaaren loppupää usein unohtunut • Asiakirjahallinnolliset ominaisuudet puutteellisia • Säilytysajat eivät periydy arkistonmuodostus-suunnitelmasta (asiakirjallisen tiedon hallintavälineestä) • Järjestelmiin sisältyvien tietojen hävittäminen voi olla hankalaa -> järjestelmien hävittämistoiminnallisuuksien kehittäminen • Asioiden ja asiakirjojen tilasiirtymien määrittely • Asia: avattu, vireillä, ratkaistu • Asiakirja: luonnos, hyväksytty, allekirjoitettu, valmis, hävitetty/siirretty Jukka Tuomela, TaY

11. Kohti sähköistä asiankäsittelyä • Järjestelmän vaatimusmäärittelyssä huomioon asiakirjahallinnon ja arkistoinnin vaatimukset • Järjestelmää käytetään vain yhdellä tapaa • Koulutuksen merkitys • Työnkulkujen ohjaaminen • Käyttöoikeudet vastaavat työtehtäviä ja niitä pidetään ajan tasalla • Sähköinen asiankäsittely lisää virkamiesten vastuuta asiakirjallisten tietojen käsittelyssä Jukka Tuomela, TaY

12. Sähköisen asiankäsittelyn hyötyjä • Tieto siitä, mitkä asiat ovat vireillä ja mitkä päätetty (ratkaistu) • Ajantasaiset tiedot asioiden käsittelyvaiheista • asioiden koordinointi ja hallinta paranee • Välitön pääsy asiaan liittyviin asiakirjoihin • Asiakirjojen löydettävyys parempaa ja nopeampaa kuin paperiarkistosta • Asioiden ja toimeksiantojen määräajat • Saadaan suoraan tilastotietoja, jotka aikaisemmin piti laskea • Tilastointi- ja seurantaominaisuudet paljolti vielä hyödyntämättä Jukka Tuomela, TaY

13. Sähköisen asiankäsittelyn hyötyjä • Monipuoliset hakuominaisuudet: • Asia: rekisterinumero, asiaryhmä, valmistelija, nimike, kuvaus, avausaika, vireille saattamisaika, toimeksiantaja, päätöspäivä, vaihe, toimenpidetyyppi, määräpäivä, lähettäjä, lähettäjän organisaatio, vastaanottaja • Asiakirja: sisältö, nimike, rekisterinumero, asiaryhmä, laatija, laatimisaika, tyyppi, kuvaus, vastaanottamisaika, säilytysaika päättyy, säilytysajan pituus, kieli, julkisuus, salassapitoperuste, vastaanottaja, tila • Ei tarvitse tulostaa ja arkistoida asiakirjoja • Asiakirjat hävitetään sähköisesti (hävittämistoiminnallisuus) Jukka Tuomela, TaY

14. Sähköisen asiankäsittelyn haasteita • Tiedon hallinnan, käytettävyyden ja löydettävyyden paraneminen eivät aina riitä perusteluiksi sähköiseen asiankäsittelyyn siirtymiselle • Tietojärjestelmän tulisi palvella vielä paremmin operatiivista toimintaa ja käyttäjiä • Toimintaprosessien ja asiankäsittelyn edelleen kehittäminen, määrämuotoistaminen ja yhtenäistäminen • Operatiivisen tietojärjestelmän ja sen taustalla olevan AMS:n kehittäminen  toimintaprosessien ja asian käsittelyvaiheiden ohjaaminen • Käyttäjäystävällisyyden lisääminen Jukka Tuomela, TaY

15. Elinkaaren hallinta ja ohjaaminen • Asiakirjallisen tiedon elinkaarta hallitaan ja ohjataan metatietojen avulla • Sähköisessä ympäristössä asiakirja ei ole asiakirja ilman ulkoisia metatietoja • Lähtökohtana metatietoarvojen automaattinen tallentuminen • Järjestelmä ja arkistonmuodostussuunnitelma tuottavat suurimman osan arvoista • Käyttäjä tallentaa hyvin vähän • Asiankäsittelyn luotettavuuden ja aukottomuuden turvaaminen Jukka Tuomela, TaY

16. AMS asianhallinnan ohjausvälineenä • AMS ohjaa organisaation asiakirjallisten tietojen elinkaaren suunnittelua ja hallintaa • Asiakirjalliset tiedot sidotaan tehtävä- ja asiayhteyteen • Tietosisällön yksityiskohtaisuus • AMS kehittyy tiedonhallintajärjestelmäksi • AMS-integraation toteuttaminen • AMS:n avulla mahdollisuus ohjata asian käsittelyn etenemistä ja metatietoarvojen tallentumista ja täydentymistä tietojärjestelmässä • Edellyttää käsittelyvaihetietojen tallentamista AMS:iin • Tiedon elinkaarta ohjaavat toiminnallisuudet ja käsittelysäännöt • Käsittely- ja säilytysaikasääntöjen yksinkertaisuus Jukka Tuomela, TaY

17. ARKISTON- MUODOSTAJA AMS ARKISTO TEHTÄVÄ KÄSITTELYPROSESSI ASIAKIRJA- TYYPPI ASIANKÄSITTELY ASIA TOIMENPIDE ASIAKIRJA Jukka Tuomela, TaY

18. AMS Seulotut Asian avaaminen Toimen- piteitä Asian päättäminen Säilytys Metatiedot Siirtotiedosto Jukka Tuomela, TaY

19. Jukka Tuomela, TaY

20. Jukka Tuomela, TaY

21. Jukka Tuomela, TaY

22. Jukka Tuomela, TaY

23. Jukka Tuomela, TaY

24. Jukka Tuomela, TaY

25. Jukka Tuomela, TaY

26. Jukka Tuomela, TaY

27. Jukka Tuomela, TaY