Neugestaltung von Berufungsverfahren und Berufungsordnung an der FH Bielefeld

1. Neugestaltung von Berufungsverfahren und Berufungsordnung an der FH Bielefeld Projektbericht für den CHE-Hochschulkurs „Gestaltung von Berufungsverfahren“ Prof. Dr. Volker Herzig

2. Übersicht • Projektbeschreibung • Besetzung der kleinen Arbeitsgruppe • Methodik der kleinen Arbeitsgruppe • Projektvorgaben und -erwartungen • Projektstrukturierung • Verfahrensablauf • strittige Punkte • Verabschiedung im Senat und Implementierung

3. Projektbeschreibung (1) • Ziel • Optimierung des Berufungsverfahrens an der FH Bielefeld • Anlass • Handlungsbedarf aufgrund veränderter rechtlicher Rahmenbedingungen im Personalbereich • größere Autonomie der Hochschulen bei der Besetzung von Professuren • Verantwortung und Entscheidungskompetenz für Berufungen ab sofort bei der Hochschulleitung

4. Projektbeschreibung (2) • Relevanz • Berufungsverfahren sind ein wesentlicher Kern der Qualitätssicherung an den Hochschulen. • Von der Gewinnung wissenschaftlich qualifizierter und geeigneter Hochschullehrer/innen hängt die Entwicklung einer Hochschule in Forschung, Lehre, Weiterbildung und akademischer Selbstverwaltung entscheidend ab. • Der verschärfte Wettbewerb der Hochschulen untereinander um die „besten Köpfe“ erfordert neues Bewusstsein und adäquate Instrumente der Rekrutierung.

5. Projektbeschreibung (3) • Vorgehensweise • Rektorin setzt eine große Arbeitsgruppe zur Neugestaltung des Berufungsverfahrens und der Berufungsordnung ein. • In der ersten Sitzung am 09.12.2004 werden Themenfelder und Projektziele mit Vertretern mehrerer Fachbereiche diskutiert. • Es wird eine kleine Arbeitsgruppe installiert, die in insge-samt 11 Sitzungen verschiedene Aspekte und Handlungs-felder im Kontext des Berufungsverfahrens bearbeitet und entsprechende Ergebnisse vorlegt. • Die große Arbeitsgruppe wird über den Projektstand in zwei Sitzungen am 21.03. und 20.06.2005 informiert.

6. Besetzung der kleinen Arbeitsgruppe • CHE • zwei Mitarbeiter als externe Berater • FH Bielefeld • Rektorin • Hochschullehrer aus dem FB Sozialwesen • Hochschullehrer aus dem FB Gestaltung • Hochschullehrer aus dem FB Wirtschaft (Leitung) • Dezernent Personal (Koordination) • Gleichstellungsbeauftragte

7. Methodik der kleinen Arbeitsgruppe (1) • Die kleine Arbeitsgruppe vereinbart eine stringente Arbeits-weise mit kurzen Zeitabständen (1-3 Wochen) zwischen den einzelnen Sitzungen. • Die aktive Projektarbeit dauert ca. 3 Monate (Mitte Januar bis Mitte April 2005 und endet mit einer Vorstellung der Ergebnisse in der großen Arbeitsgruppe (Juni 2005). • Um den Prozess zu beschleunigen, übernehmen die Grup-penmitglieder die inhaltliche Ausarbeitung einzelner Hand-lungsfelder zwischen den Sitzungsterminen. • Die Teilnehmer tauschen sich zwischenzeitlich über email-Kontakt untereinander aus.

8. Methodik der kleinen Arbeitsgruppe (2) • Es herrscht ein konstruktives Arbeitsklima. • Die verschiedenen Gestaltungsaspekte werden aus Sicht der einzelnen Mitglieder teilweise kontrovers diskutiert. • Es werden vertretbare Kompromisslinien gesucht und ge-funden. • Der Vorsitzende moderiert die Sitzungen und achtet auf den Projektfortschritt. • Die externen Berater bringen Fachwissen und Erfahrungen aus anderen Hochschulen konstruktiv ein. • Alle Sitzungen werden mit einem Ergebnisprotokoll doku-mentiert.

9. Projektvorgaben und -erwartungen • Berufungsordnung einfacher gestalten • Verfahrensablauf beschleunigen • Umgang mit Bewerbern verbessern • Auswahlkriterien um Sozialkompetenz erweitern • Weitergeben von „Erbhöfen“ vermeiden • Probezeit zur Eignungsfeststellung besser nutzen • Stellen- und Informationswert externer Gutachten erhöhen • externe Beteiligungen in Berufungskommissionen vorsehen • bei der Ausschreibung Profilmerkmale herausstellen • Kontaktperson für die Bewerber bestimmen • rechtzeitige Stellenzuordnung (Entw.-Plan) vornehmen

10. Projektstrukturierung • sieben zentrale Handlungsfelder • Stellenzuordnung nach strategischen Gesichtspunkten • Straffung des Berufungsverfahrens • Objektivierung der Kriterien der Personalauswahl • Verbesserung der Qualitätssicherung im Auswahlverfahren • Erhöhung der Verfahrenstransparenz • Verbesserung des Umgangs mit Bewerbern • institutionalisierter Dialog über Ziele und Leistungen nach der Berufung

11. 1. Stellen zuordnen • strategische Bedeutung (hoher Kostenanteil, große Relevanz für Hochschulentwicklung) • frühzeitige und sorgfältige Planung der Stellenbesetzung • Möglichkeit der Umstrukturierung durch Bildung neuer Schwer-punkte anstatt unreflektierter Fortschreibung alter Stellen • Wettbewerb der Fachbereiche um Personalmittel • Stellenzuordnung durch das Rektorat aufgrund eines trans-parenten Verfahrens und eines Systems der rechtzeitigen Verständigung

12. 2. Berufungsverfahren straffen • rasche Stellenbesetzung (Sicherung guter Bewerber, Lehrangebot) • Beteiligte: Dekan/in  Rektor/in  FBR  Berufungskomm. • Vorsitzende/r der Kommission agiert operativ • Planungsbeginn zwei Jahre vor Eintritt der Vakanz • bei Zielkonflikten zwischen Schnelligkeit und Güte der Auswahl erhält die Qualitätssicherung den Vorrang • Erstellung und Bekanntgabe eines Zeitrasters durch die Kommission • Herstellung von Verfahrenssicherheit und -transparenz

13. 3. Auswahlverfahren objektivieren • Jeder Stellenausschreibung geht eine Profilbeschreibung voraus. • Nach der Stellenfreigabe erstellt der/die Dekan/in die Profilbe-schreibung in Abstimmung mit dem/der Rektor/in vor dem Hintergrund der Entwicklungspläne. • Sie beinhaltet eine detaillierte Beschreibung der Aufgaben, Anforderungen und Perspektiven der Stelle und dient • nach außen als inhaltliche Präzisierung der Ausschreibung • nach innen als Instrument zur Objektivierung der Eignungs-prüfung • für die externen Gutachter als Raster für ein mehrdimen-sionales Rating.

14. 4. Qualität im Verfahren sichern (1) • Die einzelnen Prozessschritte innerhalb der Berufungskommis-sion sind Kern des Auswahlverfahrens und müssen von dieser qualitätsmäßig laufend geprüft und gesichert werden: • Sichtung und Bewertung der Bewerbungsunterlagen • Einladungen zu Probelehrveranstaltungen • Durchführung von Bewerberinterviews • Listen-Erstellung bei Berücksichtigung aller Erkenntnisse • Externer Expertise verbessert die Chance auf innovative Sichtweisen und Objektivität: • Einbindung mindestens eines externer Kommissionsmitgliedes • Einholung externer Gutachten in der Endauswahl

15. 4. Qualität im Verfahren sichern (2) Kommissionszusammensetzung • Über die personelle Zusammensetzung der Berufungskommis-sion setzt sich der/die Dekan/in mit dem/der Rektor/in ins Benehmen, ehe der FBR die Mitglieder wählt. • Die Berufungskommission umfasst 8 Mitglieder: • vier Hochschullehrer/innen davon mind. ein(e) externer Professor/in, Ausnahme • ein Mitglied aus der Gruppe der akademischen Mitarbeiter/innen • zwei Mitglieder aus der Gruppe der Studierenden • ein(e) weitere/r Mitarbeiter/in. • Die/der bisherige Stelleninhaber/in ist kein Komm.-Mitglied.

16. 4. Qualität im Verfahren sichern (3) Auswahlverfahren • detaillierte Beschreibung eines mehrstufigen Prozesses in der Berufungsordnung Gutachtenpraxis • gesetzliche Vorschrift zur Einholung von externen Gutachten über die Listenplatzierten • Benennung von zwei externen Gutachter durch die Mitglieder der Berufungskommission • Erstellung von externen Einzelgutachten in Form eines mehr-dimensionalen Ratings hinsichtlich vorgegebener Kriterien

17. 4. Qualität im Verfahren sichern (4) Entscheidung und Berufung • Entscheidung über die Reihung der Kandidaten liegt bei der Berufungskommission, Vorschlag an den FBR • Rektor/in bestätigt Liste oder gibt sie an den FBR zur Überprüfung zurück • Rektor/in führt Rufgespräch mit dem/der Erstplatzierten

18. 5. Transparenz des Verfahrens erhöhen (1) • Schaffung von Klarheit und Durchsichtigkeit aller Verfahrens-schritte für alle Beteiligten • hochschulinterne Perspektive: • kompakte und verständliche Berufungsordnung • Unterrichtung der Beteiligten über Verfahrensablauf durch Rektor/in und Verwaltung im Rahmen der konstitutiven Sitzung • Kommissionsvorsitzende(r) ist alleinige(r) Ansprechpartner/in für alle internen Anfragen und Stellungnahmen während des Verfahrens • zeitnahe Erstellung und Bereitstellung von Protokollen • Zusammenfassung aller relevanten Unterlagen und Leitlinien in einem Handbuch für jeden Fachbereich

19. 5. Transparenz des Verfahrens erhöhen (2) • Bewerberperspektive • Veröffentlichung der Berufungsordnung und der Verfahrensbe-schreibung im Internet • Kommissionsvorsitzende(r) ist alleinige(r) Ansprechpartner/in für alle Fragen der Bewerber während des Auswahlverfahrens • Ein Leitfaden zur Informationspolitik beschreibt chronologisch und inhaltlich die Benachrichtigung der Kandidaten in den verschiedenen Phasen des Bewerbungs- und Auswahlverfahrens. • Nach der Rufannahme wird dem/der Neuberufenen eine Mentor zur Seite gestellt.

20. 6. Umgang mit Bewerbern verbessern (1) • Schaffung eines nachhaltigen positiven Personal-Images der FH als attraktiver Dienstherr • angemessene Ansprache und zuvorkommende Behandlung aller Bewerber während des gesamten Verfahrens • fairer Umgang mit abgelehnten Bewerbern • Aussendung positiver Signale an die bestgeeigneten Bewerber • nachhaltiger Aufbau und Pflege eines anerkannten Rufes der FH in der Scientific-Community

21. 6. Umgang mit Bewerbern verbessern (2) • Ansätze für ein bewerberorientiertes Auswahlverfahren • Entgegenkommen bei der Zeitplanung anreisender Bewerber • aktive Bereitstellung von Informationen zur Orientierung am Hochschulort und in der Hochschule (Anfahrtsskizzen, Hotelver-zeichnis, öffentlicher Nahverkehr) • Hilfestellung bei der Suche nach Möglichkeiten der Kinderbetreuung • Berücksichtigung familiärer Verpflichtungen bei der Stundenplaner-stellung • Angebot von Weiterbildungsmaßnahmen • Begleitung des/der Neuberufenen durch einen kollegialen Mentor • Berücksichtigung von Wünschen bei der Ausstattung und Arbeitsplatzgestaltung

22. 7. Dialog über Ziele und Leistungen führen Rektor/in unter Beteiligung des FB (Dekan/in) • Entfaltung eines partnerschaftlichen Verhältnisses mit dem/der Neuberufenen • konstruktiver Ausgleich der Interessenlagen bez. der Entwick-lungsperspektiven zwischen Individuum und Institution • Institutionalisierung eines laufenden Dialogs zu Zielvereinba-rungen nach dem Führungsmodell des „management by objectives“ (MbO) • Verabredungen über Aufgaben, Fristen, Zuständigkeiten und Anreize erhöhen die Eigenverantwortung und Motivation des Einzelnen

23. Verfahrensablauf (1)

24. Verfahrensablauf (2)

25. Verfahrensablauf (3)

26. strittige Punkte • externe Mitgliedschaft in der Berufungskommission • Ausschluss des bisherigen Stelleninhabers • Benehmen der Rektorin für die Benennung der Kandidaten für die Mitgliedschaft und den Vorsitz in der Berufungskom-mission • Verfahren im Zusammenhang mit der Begutachtung auswärtiger Hochschullehrer

27. Verabschiedung im Senat und Implementierung • Der Verfahrensvorschlag wird am 08.12.2005 im neuen Senat erneut beraten und zur Abstimmung gebracht. • Die Umsetzung erfolgt unmittelbar nach Beschlussfassung. • Die Konkretisierung der einzelnen Handlungsfelder in den jeweiligen Fachbereichen ist teilweise noch zu leisten und bedarf zudem einer permanenten Anpassung an die geltenden Bedingungen.