E-tendering als hefboom voor een verregaande digitalisering in OCMW Gent

1. E-tendering als hefboom voor een verregaande digitalisering in OCMW Gent Studiedag e-Tendering lokale besturen Pol Verbeke 25 maart 2013

2. Situering • OCMW Gent • Uitgebreide dienstverlening - 4 woonzorgcentra (625 bedden) - 120 woongelegenheden - serviceflats - 1 complex pensionwonen thuislozen - 9 dienstencentra voor ambulante senioren - 8 welzijnsbureau’s voor hulpverlening - 1 opleidings- en tewerkstellingscentrum laaggeschoolden - 3 administratieve complexen voor de huisvesting van de personeelsleden - 1 780 personeelsleden, wat overeenkomt met 1 520 voltijds equivalenten - jaarbudget van € 200 miljoen

3. Situering • OCMW Gent • Nieuwe investeringsprojecten in de komende jaren - nieuw woonzorgcentrum met 134 bedden - verdubbeling van het aantal serviceflats - uitbreiding van het pensionwonen voor thuislozen - 3 nieuwe dienstencentra voor senioren • Elke uitbesteding gaat gepaard met een overheidsopdracht- enkele tientallen procedures overheidsopdrachten per jaar - opdrachten van werken voor nieuwbouw en verbouwing - leveringen voor de inrichting en uitbating - tal van diensten, zoals juridische diensten, opleidingen, leningen, verzekeringen

4. Situering • Digitale besluitvorming • E-besluit- programma E-besluit, ontwikkeld door Green Valley ism. Digipolis - in gebruik sedert mei 2010 - nota’s enkel nog ingeven in sjablonen E-besluitmodule - vergaderingen Vast Bureau, OCMW-raad, Bijzondere comité’s, uitsluitend digitaal • Pilootproject elektronische offertes - sleuren met papieren bestekken en offertes voor inzagerecht OCMW-raadsleden - opportuniteit om volledig traject besluitvorming te digitaliseren - alternatief was inscannen papieren documenten, wat achteruitgang betekent - e-tendering als oplossing voor de ontbrekende schakel in digitale besluitvorming - efficiëntie- en milieuwinst in het kader van duurzame overheidsopdrachten - 2 belangrijke overeenkomsten (catering en linnen) liepen korte tijd nadien af - OCMW Gent als trendzetter voor andere lokale besturen

5. Situering • Digitale besluitvorming • Verplicht elektronisch indienen offertes- onmiddellijk gekozen voor verplichting- zonder verplichting geen elektronische offertes - OCMW’s kopen aan in specifieke marktsegmenten met relatief weinig inschrijvers - bij de eerste 2 openingen veiligheidskopie op papier in gesloten omslag toegelaten - wordt enkel geopend wanneer elektronische opening technisch niet lukt - nadien geen veiligheidskopieën meer op papier, ondergraaft elektronisch indienen - nieuwe elektronische opening, indien het technisch niet lukt (nog niet voorgehad)

6. Pilootproject • Algemene offerteaanvraag catering • Voorbereiding- opleidingssessie door projectleider e-tendering Vlaamse Overheid - bekendmaking opdracht e-notification op 13 oktober 2010 - infosessie voor cateringbedrijven op 27 oktober 2010, aangekondigd in bestek - 2 cateringbedrijven aanwezig • Elektronische opening offertes - voorzien op donderdag 18 november 2010 om 11u. - eerste elektronische opening offertes in een individueel lokaal bestuur - persconferentie en receptie om weerklank te geven en spanning op te bouwen - om 11u. (niet vroeger) verschijnt tabblad “openen” op scherm in e-tendering- resultaat : 2 offertes, waarvan slechts 1 geldig elektronisch ondertekend met Eid - geprojecteerd op groot scherm en in beeld gebracht door regionale zender AVS • Ervaring- opening vlot verlopen en geslaagd met dank aan ondersteuning Vlaamse Overheid - 1 inschrijver niet in geslaagd om offerte tijdig elektronisch te ondertekenen - gedaan met op het laatste moment offertes in te dienen - probleem met grote bestanden om als bijlage bij E-besluit te voegen - vermelding in bestek om bestanden op te delen en inventaris/meetstaat in excel

7. Pilootproject • Algemene offerteaanvraag behandeling en huur linnen • Voorbereiding- bekendmaking opdracht e-notification op 15 december 2010 - infosessie voor wasserijen op 7 januari 2011, aangekondigd in bestek - 1 wasserij aanwezig • Elektronische opening offertes - voorzien op donderdag 20 januari 2011 om 10u. - resultaat : 1 offerte met rood kruis naast - blijkbaar niet geldig elektronisch ondertekend - gelukkig kon inschrijver ontvangstbewijs van geldig ingediende offerte voorleggen - oorzaak was uitvallen tijdsklok bij opladen van een 4-tal documenten - probleem gesignaleerd aan helpdesk e-procurement en ondertussen opgelost • Ervaring- technisch probleem leidt tot paniek bij inschrijver- aanbestedende overheid moet geldigheid offertes hoe dan ook onderzoeken - gering aantal offertes (ook bij catering) te wijten aan elektronisch indienen ? - misschien in beginfase onwennig en slechte gewoonte offertes te laat indienen - andere oorzaken : enkel huurlinnen, groot aantal locaties, weinig marktspelers

8. Vervolgtraject • OCMW Gent • Voorbereiding- sensibilisering collega’s technische dienst, aankoopdienst, dienst vorming - info en opleiding van collega’s bij concrete overheidsopdrachten • Elektronische offertes - verplicht voor alle aanbestedingen en offerteaanvragen sedert 1 december 2011 - infosessies voor kandidaat-inschrijvers begin 2012, nadien niet meer nodig - zonder veiligheidskopie, bij elektronisch falen nieuwe elektronische opening - reeds 24 elektronische openingen zonder technische problemen - zowel opdrachten van werken, leveringen en diensten • Verdere digitalisering- E-besluit : alle nota’s en officiële OCMW-vergaderingen verlopen digitaal - E-tendering : alle offertes worden elektronisch ingediend en geopend - Digitaal sociaal dossier vanaf eind 2012 : geen papieren cliëntendossiers meer

9. Vervolgtraject OCMW Gent Ervaring- globaal positief, de drempel is genomen- onmiddellijk voordeel na opening offertes geen parafering blad per blad meer - geen laattijdige offertes meer die op verkeerd adres afgegeven zijn - meer offertes dan bij de eerste 2 elektronische openingen - ook inschrijvers, niet aanwezig op infosessie, dienen geldige offerte in - enthousiaste medewerking leidend ambtenaren bouw- en aankoopdossiers - besluitvorming vanaf opmaak bestek tot gunningsbeslissing volledig digitaal Evaluatie- verplicht elektronisch indienen heeft niet geleid tot grote daling aantal offertes - bijna elke inschrijver dient geldige elektronische offerte in - in sommige gevallen meer elektronische offertes dan vroeger op papier - nieuwe voor ons onbekende inschrijvers dienen elektronische offerte in - minder kans op vergissingen (bv. op verkeerd adres of te laat afgeven) - meer garanties op integriteit (offertes vooraf niet raadpleegbaar)

10. Vervolgtraject • Andere lokale besturen • Voorbereiding- oprichting stuurgroep e-procurement met vertegenwoordigers alle overheden- sensibilisering collega’s andere lokale besturen - collega’s van andere besturen overtuigen van het nut en de voordelen - voorstel om procedure bij eerstvolgende opdracht elektronisch te laten verlopen - ondersteuning geven aan collega’s om drempel te durven nemen • Elektronische offertes - 2011 OCMW’s Brugge, Lokeren, 2012 Sint-Gillis-Waas, Geraardsbergen en Kortrijk - 2013 OCMW Beveren-Waas,… - hopelijk volgen nog lokale besturen (provincies, steden, gemeenten, politiezones) • Ervaring- wie elektronische procedures heeft gevoerd, is globaal positief- zien er duidelijk de voordelen van in - is zeker voor herhaling vatbaar - toch is er twijfel om elektronische procedures te veralgemenen - drempel voor lokale besturen is blijkbaar hoog - enkel concrete gerichte ondersteuning kan lokale besturen over de drempel halen