Obsługa finansowa umów w Działaniu 1.4 Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, 2007-2013

1. Obsługa finansowa umów w Działaniu 1.4Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, 2007-2013 Dział FinansowyNARODOWE CENTRUM BADAŃ I ROZWOJU

2. Zgodnie z ustawą o finansach publicznych z 27 sierpnia 2009 r. płatności na realizację programów operacyjnych są - w części odpowiadającej wkładowi środków europejskich (85%) – dokonywane w formie płatności. Natomiast część płatności odpowiadająca wkładowi krajowemu (15%), towarzyszącemu wkładowi środków europejskich, jest dokonywana w formie dotacji celowej.

3. Otrzymane dofinansowanie Beneficjent wydatkuje i rozlicza w trybie przewidzianym dla danej formy „wypłaty”. Oznacza to, iż część dofinansowania otrzymana w formie dotacji celowej będzie musiała być wydatkowana i rozliczana zgodnie z przepisami właściwymi dla dotacji, a więc z uwzględnieniem przede wszystkim roczności budżetu.

4. Dla części dofinansowania wypłaconej ze środków europejskich (85%) nie stosuje się zasad roczności budżetowania, a środki przekazane w ramach zaliczek ze środków europejskich pozostają na rachunkach beneficjentów i mogą być wydatkowane w ramach realizacji projektu w kolejnym roku kalendarzowym, z zastrzeżeniem terminu wynikającego z paragrafu 9 ust 8 umowy o dofinansowanie.

5. Dla części dofinansowania wypłaconej z dotacji celowej (15%) obwiązuje zasada roczności budżetu. Środki przekazane w formie zaliczek niewykorzystane do 31 grudnia należy zwrócić w terminie do 15 stycznia na wskazany przez IP rachunek bankowy. Od niezwróconych środków nalicza się odsetki określone jak dla zaległości podatkowych, począwszy od dnia 16 stycznia. W celu ponownej wypłaty zwróconych środków należy dokonać aktualizacji harmonogramu płatności oraz złożyć wniosek o zaliczkę.

6. Płatności: 1) dotyczą wydatków finansowanych ze środków europejskich (85%); 2) obejmują tylko wydatki kwalifikowane; 3) w formie zaliczki lub refundacji; 4) nie są objęta zasadą roczności budżetu; 5) obsługę bankową płatności prowadzi BGK zgodnie z przyjętym terminarzem płatności.

7. Terminarz płatności środków europejskich Dostępny na stronie www.bgk.pl

8. Współfinansowanie: 1) część wydatków odpowiadająca wkładowi z budżetu krajowego (15%); 2) następuje w formie dotacji celowej; 3) obejmuje tylko wydatki kwalifikowane; 4) wypłacane przez instytucję z którą Beneficjent zawarł umowę albo przez BGK; 5) w formie zaliczki lub refundacji; 6) jest objęte zasadą roczności budżetu.

9. Zgodnie paragrafem 9 umowy ust. 8, Beneficjent jest zobowiązanyzłożyć wniosek o płatność rozliczający transzę zaliczki w całości w terminie 120 dni od dnia jej przekazania na rachunek bankowy. W przypadku niezłożenia przez Beneficjenta wniosku o płatność na kwotę lub w terminie określonych w umowie o dofinansowanie (120 dni), od środków pozostałych do rozliczenia, przekazanych w ramach zaliczki, będą naliczane odsetki jak dla zaległości podatkowych, liczone od dnia przekazania środków do dnia złożenia wniosku o płatność lub zwrotu zaliczki (z art. 189 ust. 3 ufp).

10. Rozliczenie zaliczki polega na: • wykazaniu we wniosku o płatność kosztów kwalifikowalnych tj. złożeniu do IP wniosku w terminie 120 dni od dnia przekazania zaliczki (decyduje data wpływu lub data nadania wniosku) lub • zwrocie niewykorzystanych środków w terminie 120 dni od dnia przekazania zaliczki.

11. Zgodnie z art. 207 ust. 1 ufp, w przypadku gdy środki przeznaczone na realizację programów finansowanych z udziałem środków europejskich będą wykorzystane niezgodnie z przeznaczeniem, wykorzystane z naruszeniem procedur, pobrane nienależnie lub w nadmiernej wysokości, podlegają zwrotowi przez Beneficjenta wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, liczonymi od dnia przekazania środków (zaliczki lub refundacji).

12. W przypadku konieczności dokonania zwrotu należy o tym fakcie poinformować Instytucję Pośredniczącą. Zwrotu można dokonać dopiero po otrzymaniu pisma z IP z informacją: - czy i od jakiej daty naliczać odsetki jak dla zaległości podatkowych; - o numerze rachunku na który należy dokonać zwrotu oraz - o terminie dokonania zwrotu.

13. Wypłaty dofinansowania w projekcie, w wysokości określonej w umowy o dofinansowanie, przekazywane są na rachunek Beneficjenta na podstawie złożonego i zaakceptowanego wniosku o płatność w formie: 1) refundacji całości lub części poniesionych kosztów kwalifikowanych albo 2) zaliczki albo 3) w obu formach wymienionych w pkt 1 i 2.

14. Beneficjent, po spełnieniu warunków wynikających z Umowy, otrzyma od Instytucji Pośredniczącej dofinansowanie przeznaczone na realizację Projektu w podziale na badania przemysłowe oraz prace rozwojowe. Umowa o dofinansowanie określa maksymalną kwotę dofinansowania stanowiącą : % wydatków kwalifikowanych na badania przemysłowe i % wydatków kwalifikowanych na prace rozwojowe.

15. REFUNDACJA Dofinansowanie wypłacane w formie refundacji całości lub części wydatków kwalifikowalnych poniesionych ze środków własnych Beneficjenta. ZALICZKA Wypłata na podstawie wniosku o płatność zaliczkową.

16. ZALICZKA założenia odrębnego oprocentowanego rachunku bankowego lub subkonta wyłącznie do obsługi płatności zaliczkowych (Beneficjent i Partnerzy) wpłaty na rachunek do obsługi zaliczki mogą pochodzić wyłącznie od Instytucji Pośredniczącej oraz od Płatnika odsetki bankowe narosłe od kwot dofinansowania w formie zaliczki, przekazywanych w ciągu roku kalendarzowego na realizację Projektu, Beneficjent zobowiązany jest zwrócić w terminie do 15 stycznia roku następnego oddzielnym przelewem na rachunek bankowy wskazany przez Instytucję Pośredniczącą wg stanu na dzień 31 grudnia danego roku.

17. Warunkiem wypłaty Beneficjentowi kolejnej transzy dofinansowania w formie zaliczki jest rozliczenie co najmniej 70% łącznej kwoty przekazanych wcześniej transz. Pierwsza płatność zaliczkowa nie może przekroczyć 50% łącznej kwoty dofinansowania.

18. Beneficjent zobowiązany jest do wniesienia zabezpieczenia w formie weksla in blanco opatrzonego klauzulą „nie na zlecenie” z podpisem notarialnie poświadczonym albo złożonym w obecności osoby upoważnionej przez Instytucję Pośredniczącą, wraz z deklaracją wekslową.

19. W przypadku, gdy: - dofinansowanie jest przekazywane w formie zaliczki albo refundacji i zaliczki przekazywanej w jednej lub kilku transzach oraz - wartość przyznanego dofinansowania w formie zaliczki przekracza kwotę wskazaną w rozporządzeniu w sprawie zaliczek, zabezpieczenie ustanawiane jest, oprócz formy określonej w ust. 2, w jednej lub kilku z form, o których mowa w § 6 ust. 4 rozporządzenia w sprawie zaliczek.

20. Rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 18 grudnia 2009 r. w sprawie warunków i trybu udzielania i rozliczania zaliczek oraz zakresu i terminów składania wniosków o płatność w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich (Dz. U. Nr 223, poz. 1786) § 6. 1.Zaliczka jest wypłacana beneficjentowi po ustanowieniu i wniesieniu przez niego zabezpieczenia należytego wykonania zobowiązań wynikających z umowy o dofinansowanie. 2.Zabezpieczenie, o którym mowa w ust. 1, ustanawiane jest w formie weksla in blanco wraz z deklaracją wekslową, w przypadku gdy: 1) wartość zaliczki nie przekracza 10.000.000 zł lub 2) beneficjent jest podmiotem świadczącym usługi publiczne lub usługi w ogólnym interesie gospodarczym, o których mowa w art. 93 i art. 106 ust. 2 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej, lub jest jednostką badawczo-rozwojową w rozumieniu ustawy z dnia 25 lipca 1985 r. o jednostkach badawczo-rozwojowych (Dz. U. z 2008 r. Nr 159, poz. 993 oraz z 2009 r. Nr 168, poz. 1323).

21. §6 ust. 4 Rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 18 grudnia 2009 r. w sprawie warunków i trybu udzielania i rozliczania zaliczek oraz zakresu i terminów składania wniosków o płatność w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich (Dz. U. Nr 223, poz. 1786) W przypadku gdy wartość zaliczki przekracza 10.000.000 zł, zabezpieczenie, o którym mowa w ust. 1, ustanawiane jest w wysokości co najmniej równowartości najwyższej transzy zaliczki wynikającej z umowy o dofinansowanie, w jednej lub kilku z następujących form wybranych przez instytucję, z którą beneficjent zawarł umowę o dofinansowanie: 1) pieniężnej; 2) poręczenia bankowego lub poręczenia spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, z tym że zobowiązanie kasy jest zawsze zobowiązaniem pieniężnym; 3) gwarancji bankowej; 4) gwarancji ubezpieczeniowej; 5) poręczenia, o którym mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2007 r. Nr 42, poz. 275 oraz z 2008 r. Nr 116, poz. 730 i 732 i Nr 227, poz. 1505); 6) weksla z poręczeniem wekslowym banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej; 7) zastawu na papierach wartościowych emitowanych przez Skarb Państwa lub jednostkę samorządu terytorialnego; 8) zastawu rejestrowego na zasadach określonych w przepisach o zastawie rejestrowym i rejestrze zastawów; w przypadku gdy mienie objęte zastawem może stanowić przedmiot ubezpieczenia, zastaw ustanawiany jest wraz z cesją praw z polisy ubezpieczenia mienia będącego przedmiotem zastawu; 9) przewłaszczenia rzeczy ruchomych beneficjenta na zabezpieczenie; 10) hipoteki; w przypadku gdy instytucja udzielająca dofinansowania uzna to za konieczne, hipoteka ustanawiana jest wraz z cesją praw z polisy ubezpieczenia nieruchomości będącej przedmiotem hipoteki; 11) poręczenia według prawa cywilnego.

22. Beneficjent jest zobowiązany do wniesienia do Instytucji Pośredniczącej prawidłowo ustanowionego zabezpieczenia w wysokości: 100 % kwoty dofinansowania, o której mowa w § 7 ust. 1, w przypadku zabezpieczenia określonego w ust. 2 – w terminie 14 dni od dnia wejścia Umowy w życie oraz 150% kwoty najwyższej transzy zaliczki, w przypadku zabezpieczenia określonego w ust. 3 – w terminie do dnia złożenia wniosku o wypłatę pierwszej transzy zaliczki.

23. Wydatki ponoszone na podstawie faktur zaliczkowychnie mogą być finansowane ze środków przekazanych w formie zaliczki w projekcie. Wydatki ponoszone na podstawie faktur za „częściowe” wykonanie usługi lub dostawę towaru, wystawionych zgodnie z postanowieniami umowy zawartej pomiędzy Beneficjentem a wykonawcą, stanowią wydatki kwalifikowalne.

24. ZASADY ROZLICZANIA WYDATKÓW

25. Beneficjent składa do Instytucji Pośredniczącej, w terminach określonych w umowie, wniosek o płatność bez załączników dokumentujących poniesione wydatki. Dokumenty potwierdzające poniesienie wszystkich wydatków rozliczanych w danym wniosku o płatność Beneficjent przechowuje w swojej siedzibie.

26. Zgodnie z Umową o dofinansowanie Beneficjent jest zobowiązany do składania wniosków o płatność nie rzadziej, niż co 3 miesiące, w terminie 15 dni od dnia zakończenia trzeciego miesiąca, z zastrzeżeniem ust. 8 (począwszy od dnia podpisania umowy). Wniosek o płatność będzie weryfikowany w zakresie finansowym przez pracownika Sekcji Finansowania POIG, który będzie opiekunem finansowym projektu oraz przez pracownika Sekcji Sprawozdawczości i Monitoringu w zakresie sprawozdawczym.

27. Średni czas weryfikacji wniosku o płatność: • refundacyjnego lub rozliczającego zaliczkę wynosi ok. 17 dni • zaliczkową wynosi 1 dzień. Czas od momentu akceptacji wniosku o płatność do wypłaty dofinansowania na rachunek beneficjenta wynosi ok. 11 dni.

28. Wniosek o płatność w formie papierowej musi być tożsamy z wersją elektroniczną. O tożsamości obu wersji wniosku o płatność rozstrzygasuma kontrolna – musi być zgodna na wersji elektronicznej i wersji papierowej wniosku.

29. Generator wniosków o płatność jest do pobrania pod poniższym adresem: http://www.poig.gov.pl/Dokumenty/wzory_dokumentow/Strony/Wzorydokumentow.aspx#zakladka=3&strona=1

30. Dodatkowo do wniosku o płatność należy dołączyć Kartę rozliczenia zadania w projekcie oraz Zestawienie dokumentów z przypisaniem do Harmonogramu rzeczowo-finansowego realizacji projektu (opcjonalnie). Powyższe dokumenty podpisuje osoba upoważniona do reprezentowania Beneficjenta i zaciągania w jego imieniu zobowiązań finansowych.

31. Podczas weryfikacji wniosku o płatność sprawdzeniu podlega w szczególności: - czy wydatki poniesiono zgodnie z postanowieniami umowy o dofinansowanie (w tym zgodnie z Harmonogramem rzeczowo-finansowym realizacji projektu określonym w umowie); - czy wniosek o płatność został prawidłowo wypełniony; - czy poniesione wydatki są zgodne z Katalogiem wydatków kwalifikowanych…, Wytycznymi krajowymi oraz Wytycznymi programowymi;

32. - czy wydatek jest bezpośrednio związany z projektem i niezbędny do jego realizacji i został poniesiony w związku z realizacją projektu; - czy wydatki zostały poniesione w terminie kwalifikowalności wydatków, określonym w umowie o dofinansowanie, to jest czy w tym terminie została opłacona faktura.

33. Dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków wykazanych w każdym z zaakceptowanych wniosków o płatność będą weryfikowane w siedzibie Beneficjenta przez Instytucję Pośredniczącą lub podmiot przez nią upoważniony tj. Fundację „Fundusz Współpracy”.

34. Podczas weryfikacji w siedzibie Beneficjenta dokumentów potwierdzających poniesione wydatki sprawdzeniu będą podlegać w szczególności następujące kwestie: - czy Beneficjent posiada wszystkie wymagane dokumenty (kopie umów, faktur, przelewów itp.); - czy dokumenty zostały prawidłowo opisane; - czy prace/usługi/dostawy, w związku z realizacją których wydatek został poniesiony, zostały faktycznie wykonane (weryfikacja na podstawie dokumentów); - w przypadku kopii dokumentów – czy zostały poświadczone za zgodność z oryginałem przez upoważnioną osobę.

35. W przypadku, gdy dokumentacja potwierdzająca poniesione wydatki zawiera braki lub błędy, Beneficjent, na wezwanie Instytucji Pośredniczącej, jest zobowiązany do złożenia brakujących lub poprawionych dokumentów w terminie 7 dni od dnia doręczenia wezwania. Nieusunięcie przez Beneficjenta braków lub błędów w dokumentacji potwierdzającej poniesione wydatki, może skutkować uznaniem całości lub części wydatków za niekwalifikowane oraz: - koniecznością zwrotu dofinansowania lub - pomniejszeniem dofinansowania w ramach kolejnych wniosków o płatność o wydatki uznane za niekwalifikowane.

36. DOKUMENTOWANIE PONIESIONYCH WYDATKÓW

37. Każdy oryginał dokumentu księgowego (fakturę, rachunek itp.) należy opisać wskazując następujące informacje: - nazwa (tytuł) projektu wynikający z umowy o dofinansowanie; - data zawarcia i numer umowy o dofinansowanie; - opis związku wydatku z umową o dofinansowanie – należy zaznaczyć w opisie, do którego zadania i której kategorii wydatków zatwierdzonych w umowie (Harmonogram) odnosi się wydatek;

38. - informacja o współfinansowaniu projektu ze środków EFRR – tj. Projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego; - dekretacja oraz nr księgowy dokumentu; - informacja o poprawności formalnej i merytorycznej; - adnotacja o sposobie zapłaty (jeżeli nie wynika to z dokumentu). Na fakturach wyrażonych w walutach obcych należy dodatkowo podać kurs waluty z dnia dokonania płatności za fakturę.

39. Wynagrodzenia: 1. lista płac i zestawienie wynagrodzeń w projekcie (z którego wynikałaby wielkość wynagrodzeń kwalifikowanych w projekcie); 2. umowa o dzieło, umowa zlecenia wraz z protokołem odbioru wykonanych prac; 3. potwierdzenie dokonania płatności wynagrodzeń (wyciąg z rachunku bankowego); 4. wyciągi bankowe potwierdzające uregulowanie zobowiązań publiczno-prawnych (wobec ZUS i US) – potwierdzenie dokonania zbiorczych przelewów wraz z oświadczeniem wskazującym na to, że zapłacone składki lub zaliczki dotyczą osób, których wynagrodzenia są wydatkiem kwalifikowanym w projekcie.

40. W przypadku pracowników z którymi zostały zawarte aneksy do umów określające część etatu, która będzie przeznaczona na wykonywanie czynności związanych z realizacją Projektu, nie ma obowiązku prowadzenia kart czasu pracy. W takim przypadku zaangażowanie danego pracownika w realizację Projektu określa aneks do umowy o pracę, a rodzaj wykonywanych w Projekcie zadań wynika z zakresu obowiązków danego pracownika.

41. W przypadku osoby wykonującej czynności związane z realizacją Projektu z różnym zaangażowaniem w poszczególnych miesiącach (np. w jednym 30 h, w kolejnym 100 h) należy prowadzić karty czasu pracy, w celu określenia zaangażowania danego pracownika w realizację Projektu oraz rodzaju wykonywanych w Projekcie zadań.

42. Zakup towarów i usług: 1. faktura lub dokument księgowy o podobnej wartości dowodowej, umowa zlecenia lub umowa o dzieło; 2. potwierdzenie dokonania płatności (wyciąg z rachunku bankowego); 3. protokół odbioru wykonanych prac lub zakupionego towaru (jeśli dotyczy); 4. dla umowy zlecenia lub umowy o dzieło potwierdzenie uregulowania zobowiązań publiczno-prawnych wobec ZUS i US (zbiorcze przelewy i oświadczenie jak dla wynagrodzeń); 5. przy zakupie środków trwałych - dokument potwierdzający przyjęcie środka trwałego na stan (OT - przyjęcie środka trwałego).

43. Koszty ogólne: 1. informacja o stosowanym przez Beneficjenta sposobie naliczania kwalifikowanych kosztów ogólnych w projekcie; 2. faktury lub dokumenty księgowe o podobnej wartości dowodowej;3. potwierdzenie dokonania płatności (wyciąg z rachunku bankowego).

44. JAK PRAWIDŁOWO PRZYGOTOWAĆ WNIOSEK O PŁATNOŚĆ

45. Wniosek należy przygotować w aktualnej wersji Generatora Wniosków o Płatność. Przed wypełnieniem wniosku proszę zapoznać się z Instrukcją wypełniania wniosku o płatność. Nie przesyłać do IP wniosków o płatność z adnotacją „Wydruk próbny” (oznacza, że wniosek został nieprawidłowo wypełniony i zostanie odrzucony).

46. Wniosek o płatność zgodny z postanowieniami aktualnej umowy o dofinansowanie (w tym z Harmonogramem realizacji projektu określonym w umowie) - nie z postanowieniami aneksu, który nie został jeszcze podpisany. Płatności (zaliczki i refundacje) muszą być zgodne z określonymi w aktualnym Harmonogramie realizacji projektu (nie należy przekraczać tych kwot).

47. Karty rozliczenia zadania muszą odzwierciedlać dane z aktualnego Harmonogramu rzeczowo-finansowego realizacji projektu (rodzaje wydatków kwalifikowanych oraz przypisane im kwoty). Dane z wniosku o płatność (tabela 11 - przypisanie wydatków do poszczególnych zadań i kategorii) muszą być zgodne z danymi podanymi w Kartach rozliczenia zadania.

48. Wniosek o płatność oraz dołączone do niego dokumenty należy czytelnie podpisać. Jeśli wniosek podpisuje osoba, która nie została wskazana w umowie o dofinansowanie należy przesłać upoważnienie do reprezentowania Beneficjenta i zaciągania w jego imieniu zobowiązań finansowych (kopia upoważnienia - potwierdzona za zgodność z oryginałem).

49. Szare pola we wniosku o płatność (np. pod tabelą 11 na wersji papierowej) wypełnia pracownik instytucji weryfikującej wniosek o płatność. W punkcie 1 wniosku („wniosek za okres do…”) należy wpisać datę zapłaty ostatniego z dokumentów księgowych wykazanych we wniosku.

50. W pkt. 2 wniosku o płatność należy: - podać nazwę Beneficjenta identyczną z nazwą w umowie (np. bez adresu); - wskazywać osoby do kontaktu, które są odpowiedzialne za przygotowanie wniosku o płatność i szybko odpowiedzą na pytania IP; - wpisywać numer rachunku bankowego w przypadku wnioskowania o zaliczkę lub refundację.