Audit dan Penutupan Proyek

1. Audit dan Penutupan Proyek

2. Audit Proyek • Audit Proyek meliputi 3 tugas utama : • Mengevaluasi apakah proyek memberikan manfaat yang diharapkan kepada semua stakeholder ? Apakah proyek dikelola dengan baik ? Apakah pelanggan dipuaskan ? • Menilai apa yang dilakukan dengan buruk dan hal-hal apa saja yang mendukung sukses • Mengidentifikasi perubahan untuk meningkatkan penyerahan proyek di masa mendatang.

3. Audit Proyek • Audit proyek bukan sekedar laporan status yang memeriksa kinerja proyek. • Audit proyek lebih inklusif, audit meninjau ulang mengapa proyek dipilih, menilai kembali peranan proyek dalam prioritas organisasi, meninjau budaya organisasi apakah budaya tersebut memfasilitasi proyek, menilai apakah tim proyek berfungsi dengan baik dan apakah diorganisasi dengan tepat, bagaimana pengaruh faktor lingkungan, peninjauan ulang terhadap semua faktor yang relevan pada proyek dan untuk mengelola proyek di masa depan

4. Audit Proyek • Audit Proyek bisa dilakukan sementara proyek sedang dikerjakan ataupun saat proyek telah diselesaikan • Faktor yang mempengaruhi kedalaman dan detail audit : ukuran organisasi, nilai penting proyek, jenis proyek, resiko proyek, ukuran proyek, masalah-masalah proyek • Rencanakan dan batasi waktu untuk audit.

5. Petunjuk Melakukan Audit Proyek • Filosofi : Audit proyek bukan ilmu sihir • Fokus pada masalah proyek, dan bukan pada apa yang telah terjadi atau oleh siapa • Peka terhadap reaksi dan emosi manusia, ancaman/resiko yang melekat pada sesuatu yang sedang dievaluasi sebaiknya dikurangi sedapat mungkin • Ketelitian data harus dapat diverifikasi atau dicatat sebagai subyektif, judmental, atau desas-desus • Perlu dukungan dari manajemen senior/pimpinan • Sikap bersahabat, empati dan obyektivitas mendorong kooperasi dan mengurangi kecemasan • Selesaikan secepat mungkin dan masuk akal • Pemimpin audit seharusnya punya akses ke manajemen senior di atas manajemen proyek.

6. Proses Audit A. Inisiasi dan pembentukan tim Pimpinan audit harus memiliki karakter : • Tidak memiliki keterlibatan langsung atau kepentingan langsung dalam proyek • Adil dan tidak berat sebelah antara manajer senior dan stakeholder proyek lain • Bersedia mendengar • Independen dan berwenang melaporkan hasil audit tanpa takut dituduh memiliki kepentingan khusus • Dalam membuat keputusan ia menekankan kepentingan organisasi • Memiliki pengalaman yang luas dalam industri atau organisasi

7. Proses Audit A. Inisiasi dan pembentukan tim Anggota seharusnya juga memiliki karakteristik yang sama, bahkan kalau mereka dipilih karena keahlian khusus mereka. Beberapa anggota tim proyek perlu dimasukkan dalam tim audit Hal yang perlu diperhatikan pada audit adalah bahwa hasil akhir harus menunjukkan pandangan dari luar yang independen terhadap proyek. Menjaga independensi dan pandangan obyektif sulit karena audit sering dipandang sebagai hal negatif oleh stakeholder proyek. Karier dan reputasi dapat turun (bahkan pemberhentian atau pengasingan/mutasi), walau dalam organisasi yang toleran terhadap kesalahan. Oleh karena audit internal peka terhadap politik, sering dipilih audit oleh konsultan dari luar.

8. Proses Audit B. Mengumpulkan dan Menanalisis Data Pengumpulan data dapat melalui questioner sbb. • Apakah budaya organisasimendukung dan sudah tepat untuk proyek sejenis ini ? • Apakah dukungan manajemen senior sdh cukup ? • Apakah ada hubungan yang jelas antara strategi dan sasaran organisasi • Apakah prioritas mencerminkan pentingnya masa depan organisasi ? • Apakah orang dan telenta yang tepat ditugaskan pada proyek ini ? • Apakah penyerahan dan pengiriman proyek berjalan sukses ?

9. Proses Audit B. Mengumpulkan dan Menanalisis Data • Apakah perencanaan dan pengendalian proyek sudah memadai ? • Apakah proyek sesuai dengan rencana dari segi waktu dan biaya ? • Apakah komunikasi berjalan dengan baik ? • Jika proyek selesai bisakah staf ditugaskan ke proyek baru ? • Apakah tim terkelola dengan baik ? Adakah konflik sumber daya organisasi ? • Apakah disarankan evaluasi eksternal ?

10. Proses Audit C. Pelaporan • Klasifikasi proyek, jenis, ukuran moneter, jumlah staf, tingkat teknologi, pendukung • Analisis terhadap informasi yang dikumpulkan, misi dan sasaran proyek, prosedur dan sistem yang digunakan, sumber daya yang digunakan. • Rekomendasi, tindakan korektif, sukses positif • Pelajaran yang didapat • Lampiran, hanya yang diperlukan

11. Latihan • Lakukan audit untuk suatu mata kuliah yang Anda ikuti • Mata kuliah mewakili proyek dan silabi mewakili rencana proyek. • Rangkumlah hasil audit dan buatlah dalam bentuk laporan

12. Penutupan Proyek

13. Penutupan Proyek • Pada penutupan proyek Pimpro menghadapi tugas yang bersifat teknis dan nonteknis. • Tugas nonteknis mencakup masalah yang berkaitan dengan sikap, perasaan, dan harapan personel proyek sebagai akibat selesainya proyek, karena sangat mempengaruhi motivasi kerja. Hal yang perlu diperhatikan antara lain : • Pelepasan sesuai dengan tingkat kebutuhan proyek • Perencanaan penugasan secara terbuka / fair • Pimpro terlibat aktif dalam perencanaan penugasan

14. Tugas Teknis, al sbb. : Menyerahkan hasil fisik proyek Menyelesaikan buku pedoman operasi dan pemeliharaan kepada organsasi Menyusun laporan penutupan proyek Bagian pengadaan dan keuangan menyelesaikan masalah klaim, garansi, pembayaran, tagihan, dan menutup buku keuangan Membuat catatan aset dan persiapan pemeriksaan audit Pimpro dan pimpinan perusahaan membuat perencanaan re-assignment tenaga ahli dan personil tetap Demobilisasi tenaga kerja dan peralatan konstruksi Membersihkan barang sisa proyek Implementasi program masa jaminan, karena masa jaminan biasanya cukup panjang sampai jauh setelah proyek ditutup Sertifikat pengujian / penyelesaian fisik Penutupan Proyek

15. Penutupan proyek Engineering dan kontruksi Finansial dan Akuntansi Organisasi dan Personalia Pengadaan • Manual operasi & • pemeliharaan • Lap penutupan • Gambar desain • Dokumen proyek • Serah terima hasil • proyek • Audit • Receivable • Laporan • keuangan • -Catatan asset • Demobilisasi • Penilaian prestasi • Penugasan perso- • nil ( re-assignment) • Penyelesaian • klaim • Garansi • Penyediaan suku • cadang Kegiatan teknis penutupan proyek

16. Laporan Penutupan Proyek Maksud dan tujuan • Masukan kepada pimpinan perusahaan dan staf tentang aspek pengelolaan proyek • Umpan balik bagi bidang teknik maupun bidang lain, mengenai kinerja dan peranannya dalam penyelenggaraan proyek • Hal khusus, mis kondisi lokasi, tenaga kerja, transportasi, dll • Kesulitan, hambatan yang dialami selama proyek berlangsung

17. Laporan Penutupan Proyek Materi laporan • Uraian pendekatan aspek manajemen dan oraganisasi yang telah dilakukan, keputusan strategis, altenatif dan dampaknya terhadap proyek • Pengalaman koordinasi, integrasi antara peserta proyek, seperti kontraktor, supplier, konsultan, dan internal perusahaan • Prestasi atau kinerja teknis, pencapaian mutu, biaya, waktu, serta penjelasannya. • Kinerja administrasi termasuk keuangan, kontrak, kepegawaian, perburuhan dsb • Change order, keterlambatan pasokan, rework dsb • Evaluasi peralatan kerja utama • Persoalan akibat kurang lengkapnya persyaratan kontrak dsb