Tim dan Organisasi Proyek

1. Tim dan Organisasi Proyek

2. TIM PROYEK

3. Tim Proyek • Adalah semua personil yang tergabung dalam organisasi pengelola proyek. • Ada personil fungsional dan organisasi induk, ada juga personil yang menjadi inti dari tim. • Project office: • Staf pendukung manajer proyek dan hanya bertanggung jawab pada manajer proyek bertanggung jawab menangani pekerjaan perencanaan jadwal, anggaran, desain dan rekayasa serta kegiatan pendukung lainnya. • Tempat fisik dimana tim proyek berkumpul.

4. Anggota Tim Proyek • Manajer Proyek • Anggota : • Contract Administrator • Project Controller • Project Accountant • Customer Liason • Production Coordinator • Manajer Lapangan • Quality Assurance Supervisor

5. Manajer Proyek • Integrator, komunikator, pembuat keputusan, motivator, enterpreneur dan agen perubahan • Mengintegrasikan beberapa kegiatan yang berbeda untuk mencapai tujuan • Menjadi tempat terakhir dari laporan, memo, permintaan dan keluhan • Bertanggungjawab atas pengambilan keputusan dalam proyek • Memberi motivasi dan pemberi semangat dalam tim untuk mencapai tujuan • Bertanggung jawab dalam pengadaan dana, fasilitas, tim yang berkualitas dan negosiasi • Mempelopori ide baru dan inovatif

6. Tanggungjawab Manajer Proyek • Tanggungjawab utama seorang MP adalah menyerahkan hasil akhir proyek dalam kriteria waktu, biaya dan performansi yang telah ditetapkan, termasuk profit yang ditargetkan. • Tanggungjawab yang lain sangat bergantung pada ukuran proyek, kemampuan MP, asal proyek, dan tugas-tugas yang didelegasikan oleh pihak manajemen yang diatasnya.

7. Secara garis besar tanggungjawab manajer proyek adalah: • Merencanakan kegiatan-kegiatan dalam proyek, tugas-tugas dan hasil akhir, termasuk pemecahan pekerjaan, penjadwalan dan penganggaran. • Mengorganisasikan, memilih dan menempatkan orang-orang dalam tim proyek. Mengorganisasikan dan mengalokasikan sumberdaya. • Memonitor status proyek. • Mengidentifikasi masalah-masalah teknis. • Titik temu dari para konstituen: subkontraktor, user, konsultan, top management. • Menyelesaikan konflik yang terjadi dalam proyek. • Merekomendasikan penghentian proyek atau pengerahan kembali sumberdaya bila tujuan tidak tercapai.

8. Kompetensi dan Orientasi MP • Kemampuan manajerial • Kompetensi teknis funsional • Kombinasi diantara kedua hal tersebut sangat dipengaruhi oleh jenis proyek yang dikerjakan • Dasar pengetahuan : • Penggunaan alat-alat manajemen seperti estimasi biaya, cash flow, penganggaran, insentif dan hukuman • Jenis kontrak dan konsekuensi • Pengendalian manajemen

9. Kategori kualifikasi MP • Karakteristik Personal • Karakteristik personal yang sebaiknya dimiliki seorang Manajer Proyek antara lain: • mempunyai fleksibilitas dan kemampuan beradaptasi yang tinggi • mempunyai kemampuan memimpin dan punya inisiatif • percaya diri, bisa meyakinkan orang lain • punya disiplin • seorang generalis • bisa menemukan masalah sekaligus membuat keputusan • mampu menyeimbangkan antara masalah teknis dengan waktu, biaya dan faktor manusia

10. Ketrampilan Perilaku • Yang termasuk dalam kualifikasi ini antara lain kemampuan mendengaran secara aktif, komunikator yang baik, bisa menjalin jaringan komunikasi informal. Ia juga harus membangun kepercayaan dalam tim, menumbuhkan semangat tim. Seorang MP perlu juga menguasai istilah-istilah teknis yang mungkin digunakan oleh bawahannya untuk memperlancar proses komunikasi. • Ketrampilan Bisnis • Ketrampilan bisnis perlu dipunyai oleh seorang Manajer Proyek karena kemampuan ini akan sangat menunjang keberhasilan dalam mengelola suatu proyek.

11. Kemampuan dalam ketrampilan bisnis, meliputi : • pemahaman mengenai organisasi dan masalah bisnis itu sendiri • pemahaman mengenai manajemen secara umum yang meliputi: pemasaran, pengendalian, pembelian, hukum, • administrasi karyawan dan konsep umum mengenai keuntungan • kemampuan mengubah kebutuhan bisnis menjadi kebutuhan proyek • punya kemauan kuat dan aktif untuk mengajari, melatih dan mengembangkan kemampuan bawahan

12. Kemampuan Teknis • Seorang manajer proyek perlu mengambil keputusan tentang hal-hal yang berhubungan dengan masalah teknis. Untuk itu perlu mengetahui aspek teknis dari proyek yang ditangani. • Dalam proyek yang rendah kandungan teknologi pemahaman teknis bisa didapat dari pengalaman maupun latihan-latihan yang bersifat informal. • Tetapi untuk proyek yang melibatkan pemakaian yang berteknologi tinggi pengetahuan mengenai ilmu dan rekayasa sangatlah penting dimiliki seorang manajer proyek.

13. Anggota Tim Proyek

14. Contract Administrator • Contract administrator terlibat dalam : • penyiapan proposal, • negosiasi kontrak, • mengintegrasikan keperluan dalam kontrak dengan rencana proyek, • mengidentifikasikan dan mendefinisikan perubahan-perubahan terhadap lingkup proyek, • mengkomunikasikan penyelesaian tahap-tahap penting, • dokumentasi masalah hukum, • modifikasi kontrak.

15. Project Controller • Tugas project controller adalah : • membantu manajer proyek dalam perencanaan, pengendalian, pelaporan, dan evaluasi. • Bekerjasama dengan manajer fungsional dalam mendefinisikan tugas dan hubungan tugas antar bagian, dan menentukan orang-orang yang bertanggungjawab untuk mengendalikan tugas, memonitor kemajuan pekerjaan, mengevaluasi jadwal dan kemajuan biaya, merevisi estimasi waktu dan biaya untuk menyelesaikan proyek.

16. Project Accountant • Tugas Project Accountant adalah : Membantu pekerjaan akuntansi dan finansial dari manajer proyek, membantu mengidentifikasikan tugas yang perlu dikendalikan, menyiapkan estimasi biaya untuk pekerjaan-pekerjaan tertentu, menginvestigasi masalah-masalah finansial.

17. Customer Liason • Tugas Customer Liason adalah : • Merupakan perwakilan teknis klien atau user dalam tim proyek. • Ia berperan serta dalam pembahasan teknis dan mereview apa yang sedang berjalan dan membantu dalam pengubahan kontrak, bertanggungjawab menjaga hubungan baik kontraktor customer.

18. Production Coordinator • Tugas Production Coordinator adalah : • Merencanakan, memonitor, dan mengkoordinasikan aspek-aspek produksi. • Tanggungjawabnya meliputi review semua dokumentasi engineering yang dikeluarkan untuk manufacturing, memonitor pengadaan dan perakitan komponen, memonitor ongkos produksi, membuat jadwal untuk aktivitas yang berhubungan dengan produksi.

19. Manajer Lapangan • Tugas Manajer Lapangan adalah : • Mengawasi pemasangan, pengujian, pemeliharaan dan penyerahan hasil akhir proyek kepada pelanggan. • Tanggungjawabnya meliputi penjadwalan operasi-operasi di lapangan, memonitor biaya pekerjaan di lapangan, mengawasi personil dan berhubungan dengan manajer proyek.

20. Quality Assurance Supervisor • Mengatur dan membuat prosedur pemeriksaan untuk memastikan pemenuhan kualitas sesuai kebutuhan.

21. Manajemen Stakeholder

22. Stakeholder • Anggota tim proyek • Customer • Manajer fungsional • Pengguna • Supplier • Beberapa anggota lain : • Pemegang saham • Kreditor • Lingkungan

23. Stakeholder Analysis • Stakeholder sangat berpengaruh dalam kesuksesan sebuah proyek Pertanyaan dalam stakeholder analysis • Siapakah stakeholder? • Apakah posisinya? • Apakah alasan tentang pemilihannya? • Apakah strategi yang harus dilakukan jika personil/posisi tersebut tidak positif terhadap proyek?

24. Aktifitas Manajemen Stakeholder • Mengidentifikasi stakeholder • Mengumpulkan informasi terkait dengan stakeholder • Menentukan posisi stakeholder terhadap proyek • Menentukan kelebihan dan kekurangan stakeholder • Mengembangkan strategi manajemen stakeholder • Memprediksi reaksi stakeholder dan alternatif solusi • Mengimplementasikan strategi stakeholder • Mengevaluasi hasil dan penyesuaian

25. ORGANISASI PROYEK

26. Organisasi Ideal • Organisasi ideal (Max Weber) mengenal adanya : • Spesialisasi • Tingkatan berjenjang • Berdasarkan prosedur kerja • Hubungan yg bersifat impersonal • Promosi berdasarkan kompetensi

27. Organisasi Efektif • Harus dapat memahami tujuan proyek • Mengetahui keberadaan orang-orang yang akan terlibat dalam proyek • Mempublikasikan informasi mengenai tim proyek seawal mungkin • Penentuan pendelegasian tugas dan wewenang • Pengelompokan anggota tim atas dasar fungsinya dalam proyek

28. Dasar Penyusunan Organisasi • Secara umum terdapat beberapa dasar penyusunan struktur organisasi, yakni: • berdasar produk • berdasar lokasi • berdasar proses • berdasar pelanggan • berdasar waktu

29. Organisasi Individual • Proyek yang hanya membutuhkan seorang personel saja • Biasanya PM merangkap sebagai fungsi-fungsi lain dalam proyek • Digunakan dalam proyek dengan skala kecil

30. Proyek Sebagal Bagian dan Organisasi Fungsional

31. organisasi fungsional • Keuntungan penggunaan organisasi fungsional : • Adanva fieksibilitas yang tinggi dalam penggunaan staf/ karvawan. • Orang-orang dengan keahlian tertentu bisa ditugaskan di banvak proyek yang berbeda. • Orang-orang dengan keahlian yang berbeda dapat dikelompokkan dalam satu group untuk berbagi pengetahuan dan pengalaman yang sangat bermanfaat bagi pemecahan masalah teknis. • Divisi fungsional yang bersangkutan bisa jadi basis bagi kelangsungan teknologi bila para personel keluar dan proyek atau organisasi induk. • Divisi fungsional mempunyai jalur-jalur karir bagi mereka yang mempunvai keahlian tertentu.

32. organisasi fungsional • Kerugian penggunaan organisasi fungsional : • Klien tidak menjadi perhatian utama dari aktivitas yang dilakukan orang-orang yang terlibat proyek. • Divisi fungsional cenderung berorientasi pada aktivitas-aktivitas khusus yang sesuai dengan fungsinya. • Kadang-kadang dalam proyek yang diorganisasi secara fungsional tidak ada individu yang diberi tanggung jawab penuh untak mengurus proyek. • Motivasi orang yang ditugaskan ke proyek cenderung lemah • Penusunan organisasi seperti ini tidak memberikan pendekatan yang holistik terhadap proyek.

33. Proyek melekat pada unit komersial yang paling berkompeten, dipimpin oleh project expeditor.

34. Proyek melibatkan beberapa unit fungsional yang dipimpin oleh koordinator proyek

35. Organisasi Proyek Murni • Proyek terpisah dan organisasi induk. • Menjadi organisasi tersendiri dalam staf teknis tersendiri, administrasi yang terpisah dari ikatan dengan organisasi induk, laporan kemajuan atau kegagalan secara periodik mengenai proyek. • Pimpinan dalam hal ini manajer proyek bisa melakukan pembangunan sumber daya dari luar berupa sub kontraktor atau supplier selama sumberdaya itu tidak bersedia atau tidak bisa dikendalikan dalam organisasi.

36. Kelebihan • Manajer proyek (MP) mempunyai wewenang penuh untuk mengelola proyek. • Semua anggota tim proyek secara langsung bertanggungjawab terhadap manajer proyek. • Rantai komunikasi menjadi pendek, yakni antara manajer proyek dengan eksekutif secara langsung. • Bila ada proyek yang sejenis berturut-turut, organisasi ini bisa memanfaatkan para ahli yang sama sekaligus melakukan kaderisasi dalam penguasaan teknologi tertentu. • Karena kewenangan terpusat, kemampuan untuk membuat keputusan bisa cepat dilakukan. • Adanya kesatuan komando. • Bentuk ini cukup simpel sehingga mudah dilaksanakan. • Adanya dukungan secara menyeluruh terhadap proyek.

37. Kelemahan • Bila organisasi induk mempunyai banyak proyek yang harus dikerjakan, biasanya setiap proyek akan mengusahakan sendiri sumberdaya, sehingga terjadi duplikasi usaha dan fasilitas. • Struktur ini akan menambah biaya yang cukup mahal bagi organisasi induk, karena biasanya akan berdiri sendiri dengan staf yang penuh. • Sering kali manajer proyek menumpuk sumberdaya secara berlebihan untuk mendapatkan dukungan teknis dan teknologi sewaktu-waktu diperlukan. • Bila proyek selesai akan terjadi masalah tentang bagaimana nasib pekerja proyek yang ada. • Ketidakkonsistenan prosedur bisa sering terjadi dengan memakai alasan gmemenuhi permintaan klienh.

38. Struktur Organisasi Proyek Murni

39. Organisasi Matriks • Organisasi matriks adalah organisasi proyek murni yang melekat pada divisi fungsional pada organisasi induk. • Menggabungkan kelebihan dari organisasi fungsional dengan organisasi proyek murni.

40. Kelebihan • Proyek mendapatkan perhatian secukupnya. • Karena organisasi matriks melekat pada unit fungsionai organisasi induk maka mudah untuk mendapatkan orang potensial yang dibutuhkan dan setiap unit fungsional. • Tidak ada masalah yang berat yang akan menyusul berkenaan dengan nasib pekerja proyek jika suatu proyek selesai. • Tanggapan terhadap keinginan yang diminta oleh klien bisa cepat diberikan seperti dalam organisasi proyek murni. • Dengan manajemen matrik proyek akan mempunyai akses perwakilan dan divisi administrasi perusahaan induk, sehingga konsistensinya dengan kebijaksanaan, prosedur dan perusahaan induk bisa dijaga. • Bila ada beberapa proyek yang bersamaan organisasi matrik memungkinkan distribusi sumberdaya yang Iebih seimbang untuk mencapai berbagai target beberapa proyek yang berbeda-beda.

41. Kelemahan • Dalam organisasi matrik terdapat kekuatan yang seimbang antara manajer fungsional dan Manajer Proyek, sehingga bila terdapat keraguan siapa yang mesif kena beban, pekerjaan proyek bisa jadi terbengkalai. • Perpindahan sumberdaya dan satu proyek ke proyek lain dalam rangka memenuhi jadwal proyek bisa meningkatkan persaingan antar masing-masing Manajer Proyek ingin memastikan proyeknyalah yang akan sukses bukan target organisasi secara keseluruhan. • Manajemen Matrik melanggar prinsip utama dan manajemen yakni kesatuan komando (unity of command).

43. Memilih Bentuk Organisasi Proyek • Frekuensi adanya y proyek baru : berapa sering suatu perusahaan mendapat proyek dan sejauh mana perusahaan induk tersebut terlibat dengan aktivitas proyek. • Berapa lama proyek berlangsung • Ukuran proyek: tingkat pemakaian tenaga kerja, modal dan sumberdaya yang dibutuhkan. • Kompleksitas hubungan : jumlah bidang fungsional yang terlibat dalam proyek dan bagaimana hubungan ketergantungannya.

44. Matriks dan organisasi proyek murni cocok untuk proyek berskala menengah dan besar, kompleksitas tinggi, beresiko tinggi, batasan waktu ketat • Organisasi fungsional cocok untuk proyek dengan skala relatif kecil, resiko kecil, waktu fleksibel