Tema 4: La organización interna de la empresa

1. Tema 4: La organización interna de la empresa • “Las organizaciones surgen para hacer que hombres comunes hagan cosas no comunes.” • Organizarse es esencial para toda actividad: personal... asociaciones... empresas... Administración pública... • La función de organización se asigna a la dirección de la empresa pues es la que coordina todos los elementos de la empresa con el fin de alcanzar los objetivos marcados.

2. 4.1 Proceso de dirección: Concepto y funciones (I)

3. 4.1 Proceso de dirección:Concepto y funciones (II) • Planificar: decidir por anticipado qué se quiere hacer y los medios necesarios para ello. • Organizar: diseño de la estructura organizativa. Especialización. División del trabajo. • Recursos humanos: integración de los individuos: reclutamiento, selección, asignación de puestos. • Control: medición de resultados previstos. Identificación de desviaciones. Correcciones.

4. ENTORNO COMPETITIVIDAD SUPERVIVENCIA EMPRESA PLANIFICACIÓN PARTICIPACIÓN INTERCONEXIÓN OBJETIVOS 4.1 Proceso de dirección: Concepto y funciones (III) ORGANIZACIÓN

5. 4.2 Función de planificación (Introducción) ¿Por qué planificamos? “Proporciona un camino...” • Coordina las unidades de la empresa hacia un fin concreto. • Ayuda a lograr el éxito. • Se entiende como un instrumento fundamental de la dirección empresarial y un sólido canal de comunicación dentro la empresa.

6. 4.2 Función de planificación (Concepto) • Fija unos OBJETIVOS. • Marca unas ESTRATEGIAS. • Define las POLÍTICAS de la empresa. • Establece CRITERIOS de decisión. • Persigue la obtención de unos FINES.

7. 4.2 Función de planificación: Clasificación de los planes (I) • SEGÚN SU NATURALEZA Y CARACTERÍSTICAS: - MISION: filosofía particular de la empresa. Expresa o Recoge la la visión global, el fin ultimo que desea cumplir la empresa. (Ejemplo.- Abastecer al mercado del bien o servicio que produce o presta la empresa.) - META(fin fundamental perseguidos por la empresa) / OBJETIVO (desglosado en diversos grados): Al establecer objetivos estamos trabajando más a corto plazo que con la meta y la misión. Define dónde se quiere ir a parar con un nivel de detalle mayor (subobjetivos). Características de los objetivos que se pretendan alcanzar: - tienen que ser realistas, - tienen que establecerse prioridades entre ellos(objetivos y subobjetivos), - hay que alcanzarse con el mínimo de consecuencias imprevistas y los mínimos costes (también los costes sociales) - se tiene que comunicar a las personas implicadas y motivarlas para que se logre el objetivo pretendido.

8. 4.2 Función de planificaciónClasificación de los planes (I) continuación -POLITICAS:principios básicos que marcan las líneas de actuación.(Hecho diferencial de la empresa, que la hace distinta a las demás) -PROCEDIMIENTOS: pasos a seguir a la hora de ejecutar una acción. -REGLAS: normas que delimitan lo que se puede o no se puede hacer. -PRESUPUESTOS: cuantificación de los planes, previsión de recursos, instrumento de control…=> con ello se prevén las necesidades de dinero para llevar a cabo los planes marcados.

9. 4.2 Función de planificaciónClasificación de los planes (II) • SEGÚN LA TEMPORALIDAD: - A LARGO (>5 años) - A MEDIO (>1 y ≤5años ) PLAZO - A CORTO (≤ 1 año) • SEGÚN LAS FUNCIONES O DEPARTAMENTOS: - DE PRODUCCIÓN - DE VENTAS - DE FINANCIACIÓN - DE INVERSIÓN - etc. Según las funciones o departamentos

10. 4.2 Función de planificación: Etapas / Fases • Identificación del problema • Especificación de los objetivos • Determinación de las premisas • Establecer líneas de actuación FEED BACK 360º • Evaluar alternativas (vuelve al principio) • Elección de la mejor • Especificación de los planes • Presupuestación y control

11. 4.3 Función de organización: (Concepto) • Sirve para diseñar estructuras: definir las funciones que debe realizar cada persona de la empresa, • Concreta funciones (indicando la responsabilidad, autoridad de cada persona). • Ordena las relaciones entre tareas y áreas de funcionamiento de la empresa. • Se materializa en los organigramas -> esquemas simplificados de la organización de las empresas.

12. (Ejemplo de un Organigrama de un I.E.S.)

13. 4.3 Función de organización:Etapas de la función de organización 1. Concreción o determinación de los niveles de organización=> establecer la jerarquía de mandos (quién controla y quién ejecuta las tareas dentro de la empresa). 2. Funciones / objetivos de los niveles de mando y de cada persona que integra la empresa. 3. Concreción de tareas a realizar por cada persona. 4. Establecer canales de comunicación en todos los sentidos. Entre departamentos, dentro y fuera dela empresa,… Es importante decir que la organización será distinta según el tipo de empresa.

14. 4.3 Función de organizaciónLa comunicación en la empresa (I) • Es imprescindible para desarrollar los procesos de: planificación y control. • Debe ser bilateral (que haya comunicación en los dos sentidos) y no solo unilateral (que uno hable y el otro solo escuche sin opción a réplica) (JUEGO) • Volumen de información generada. • La información adecuada reduce incertidumbres. • Las bases de datos… • ¿Información = ruido? • Sistemas de información integrados.

15. 4.3 Función de organizaciónLa comunicación interna en la empresa (II) • VERTICAL: entre distintos niveles jerárquicos - ASCENDENTE:de ABAJO(se origina en los empleados) hacia ARRIBA (finaliza en los directivos). Para que directivos o altos cargos conozcan los problemas de los trabajadores para solucionarlos y con ello aumentar su motivación. - DESCENDENTE:de ARRIBA(desde directivos) hacia ABAJO (a empleados). Para informar a empleados de los objetivos más generales de la empresa y de las tareas a desarrollar para alcanzarlos. Este tipo de información es más habitual que la ascendente. • HORIZONTAL:en el mismo nivel jerárquico de mando que pertenezcan a distintos departamentos, con ello la empresa funciona como un todo • ORAL (es la más frecuente) o ESCRITA (esta debe ser clara, saber qué mensaje se quiere dar y cómo hacerlo para que no haya malas interpretaciones

16. 4.3 Función de organizaciónLa organización del trabajo Concepto de Organización del trabajo: conjunto de normas para que se coordinen los distintos medios de los que dispone la empresa de forma que con el mínimo coste se alcancen los objetivos marcados Desde el inicio de la historia siempre ha habido algún tipo de ORGANIZACIÓN. • ORGANIZACIÓN CIENTIFICA DEL TRABAJO: De entre los que destacan los autores: FREDERICK W.TAYLOR: (EEUU) Se centra en la organización del trabajo en la producción industrial, y establece la primera teoría de la organización científica del trabajo, defendiendo: • LaRacionalización del trabajo y su organización en el taller, eliminando los tiempos muertos para aumentar la productividad. • Una Organización burocrática y administrativa, es decir, existe una oficina técnica que organiza las tareas de los trabajadores. • Existencia de varios jefes. • Una organización muy jerarquizada y liderazgo autocrático (autoritario). • Rígidos sistemas de control. • Salarios más altos para los trabajadores que más produjeran-> salario más alto cuanto mayor sea la productividad del trabajador. Al principio , la teoría de Taylor fue bien acogida, pero con el tiempo este sistema no gustó sobre todo a los trabajadores quienes a través de los sindicatos protestaron por la monotonía del trabajo que les producía cansancio y fatiga. HENRY FAYOL: (FRANCIA) “Escuela de jefes” Crea un sistema de organización del trabajo que interrelaciona más el factor humano con la empresa en total, por lo que organiza no solo el trabajo sino también a la empresa en su conjunto. El consideraba que era necesario: • El principio de la unidad de mando y dirección, es decir, que cada persona dependiera de un solo superior. • La jerarquía dentro de la empresa debe estar muy bien definida. • La función administrativa es la más importante, de ella depende el resto de funciones de la empresa. • El trabajo se debe dividir en tareas bien definidas. • La remuneración debe ser equitativa (todos cobran lo mismo) y satisfactoria. • Debe haber equilibrio entre autoridad y responsabilidad. • Tareas : prever, organizar, dirigir, coordinar y controlar.

17. 4.3 Función de organizaciónLa organización del trabajo (continuación) • ESCUELA DE RELACIONES HUMANAS: Surge como intento de solucionar los puntos débiles del sistema de organización científica del trabajo (monotonía y fatiga en el trabajo). Su objetivo es hacer el trabajo más humano dando importancia a las relaciones humanas dentro de la empresa. Destacan: ELTON MAYO: Enfoque psicológico de la organización (experimentos Hawthorne con el que comprobó que si mejoraban las condiciones de trabajo, los trabajadores mejoraban su productividad, es decir, aumentaba la producción de cada trabajador) . Conclusiones a las que llegó: • Existen incentivos distintos de los materiales (más salario) para que los trabajadores se motiven. • Existen otros objetivos para la empresa además de el de maximizar el beneficio. • El hombre no puede programarse como una máquina. El empresario debe motivar a los trabajadores y con ello su productividad aumentará. • Mejora de las condiciones de trabajo => Mejoras de productividad. ABRAHAM H. MASLOW: Autor más destacado de la Teoría Humanista. Considera que la motivación en la conducta humana es lo que hace que aumente la productividad en el trabajo. Clasificó las necesidades humanas en 5 niveles dentro de una pirámide que se han de satisfacer de forma progresiva: en la base de la pirámide establece las necesidades fisiológicas, seguidas de las de seguridad, sociales, de autoestima y en la cima de la pirámide las necesidades de autorrealización. Cuando las necesidades del primer nivel (base) estén satisfechas, es cuando al individuo le surgirán las necesidades que están en el nivel superior, así hasta llegar al nivel más alto. (DIBUJAD LA PIRÁMIDE) Maslow considera que esta estructura no es para todo el mundo igual, pues hay personas que dan más importancia a la autoestima que a la seguridad. Además, puede que surja una necesidad nueva sin tener satisfecha por completo la anterior.

18. 4.3 Función de organizaciónLa motivación en el trabajo (continuación) • Las relaciones laborales. Conflictos. • El trabajo: satisfacciones / insatisfacciones. • La motivación y los incentivos: - DINERO necesario para satisfacer las necesidades de consumo. - EXPECTATIVAS DE FUTURO: ascenso en el puesto de trabajo. - RECONOCIMIENTO EN EL TRABAJO: tener en cuenta el esfuerzo que hace cada persona en su puesto de trabajo - COLABORACION EN EL TRABAJO: participando en la solución de los problemas de la empresa para que vean que su colaboración es necesaria para que la empresa funcione. - NUEVOS INCENTIVOS...

19. 4.3 Función de organizaciónLa organización formal dentro de la empresa (I) CONCEPTO DE ORGANIZACIÓN FORMAL: • Estructura intencional, definida, identificada. • Sitúa sus elementos de forma conveniente. • Adapta a las personas a la estructura de la empresa . • Es un medio organizado de los distintos elementos de la empresa para conseguir los objetivos marcados. • Rol organizativo: papel que cada cual desempeña en el ámbito de la organización. • Principios: de autoridad y responsabilidad. • Se resume en los organigramas de la empresa.

20. 4.3 Función de organizaciónLa organización formal dentro de la empresa (II) ESTRUCTURA ORGANIZATIVA • Los DEPARTAMENTOS: -Por FUNCIONES - Por PRODUCTOS - Por PROCESOS/PROYECTOS - Por CLIENTES - Por ZONAS GEOGRÁFICAS • Las RELACIONES: - LINEALES - De STAFF - FUNCIONALES

21. 4.3 Función de organizaciónLa organización formal dentro de la empresa (III) MODELOS DE ESTRUCTURA ORGANIZATIVA • Lineal o jerárquico: • Basado en el principio de mando (todas los trabajadores dependen de un solo superior). • Modelo para PYMES o para grandes empresas que producen un solo producto. • Ventajas: Es un modelo simple y fácil de entender. Las áreas de responsabilidad están bien definidas (cada trabajador obedece a un solo jefe). Las decisiones se toman de forma rápida. • Desventajas: Falta de especialización de los directivos (abarcan muchos campos) . Mucha concentración de la autoridad. Falta de flexibilidad para adaptarse a los cambios. Falta de motivación de los trabajadores. Las comunicaciones son lentas. Estudiar un dibujo como ejemplo de este tipo de organización formal de una empresa.

22. 4.3 Función de organizaciónLa organización formal dentro de la empresa (III) MODELOS DE ESTRUCTURA ORGANIZATIVA (Continuación) • Funcional: • Existen especialistas para cada tarea concreta de la actividad de la empresa (informáticos, psicólogos, abogados, contables, …) que pueden depender de varios jefes. • Ventajas: Existencia de especialistas por lo que cada uno se dedica a lo que sabe hacer y es especialista. • Inconvenientes: Los trabajadores pueden recibir órdenes de más de un jefe y éstas pueden ser contradictorias, lo que puede ocasionar conflictos de convivencia. Estudiar un dibujo como ejemplo de este tipo de organización formal de una empresa. • En línea y de asesoramiento o staff: • Modelo de organización que intenta solucionar los inconvenientes de los anteriores. • Tiene una estructura central jerarquizada y además posee departamentos de asesoramientos sobre temas específicos para todos los departamentos (llamados también staff, estos no tienen autoridad ante los demás departamentos, sólo informan) • Ventajas: Permite la existencia de especialistas que asesoran a distintos departamentos. Hay unidad de mando por lo que cada persona recibe órdenes de un solo superior • Inconvenientes que tiene, aunque intenta solucionar los que tenían los otros dos sistemas de organización anteriores: Decisiones lentas. Pueden darse conflictos en las relaciones entre el personal si el departamento de asesoramiento se involucra en decisiones que no debe. Los departamentos de asesoramiento suponen mayor coste para la empresa Estudiar un dibujo como ejemplo de este tipo de organización formal de una empresa.

23. 4.3 Función de organizaciónLa organización formal dentro de la empresa (III) MODELOS DE ESTRUCTURA ORGANIZATIVA (Continuación) • En comité: - Cooperación de varias personas para asumir autoridad y responsabilidad (comparten decisiones) • Las decisiones se toman de forma conjunta entre los jefes de los distintos departamentos, con el fin de tener una visión global de todos los aspectos que pueden afectar a la decisión. • Ventajas: Decisiones se toman desde varios puntos de vista, por lo que hay una participación general en cada decisión. • Inconvenientes: Se tarda mucho en tomar decisiones y puede hacerse por compromiso o amistad. Pueden darse problemas al existir más de una autoridad (jefe). Estudiar un dibujo como ejemplo de este tipo de organización formal de una empresa y del siguiente. • Matricial: • Modelo propio de empresas industriales (las que fabrican un producto). • Combina como mínimo dos variables organizativas, como funciones y proyectos enlazados por medio de relaciones de autoridad. • Existe una doble autoridad: cada trabajador recibe órdenes del director del proyecto (horizontalmente) y del director de su departamento funcional (verticalmente). Aunque generalmente el director de proyecto tiene más autoridad que el de su departamento. • Esta estructura organizativa dura lo que dure la ejecución del proyecto. • Ventajas: Es una organización flexible. Es una estructura nueva pero que mantiene la estructura habitual. • Inconvenientes: Necesidad de coordinar a todas las personas de un proyecto que puede resultar difícil. Pueden surgir conflictos entre los distintos directores

24. 4.3 Función de organizaciónLa organización formal dentro de la empresa (IV) Los organigramas • Representación gráfica de una estructura • Sintética y simplificada • Características generales de la estructura

25. 4.3 Función de organizaciónLa organización formal dentro de la empresa (V) Clasificación de los organigramas • Por su forma: Verticales Horizontales Radiales • Por su finalidad: Informativos De análisis • Por su extensión: Generales Detallados • Por su contenido: Estructurales De personal

26. 4.3 Función de organizaciónLa organización informal dentro de la empresa (I) • Conjunto de relaciones PERSONALES. • NO preestablecidas… • Surgidas ESPONTÁNEAMENTE... • LÍDERES espontáneos... • Motivaciones diferentes...

27. 4.4 Función de gestión • Gestión: consiste en conseguir que cada miembro de la empresa realice sus tareas correspondientes y así conseguir los objetivos... • Alta dirección • Nivel intermedio • Nivel de gestión

28. 4.4 Función de gestiónFunciones del directivo • ALTA DIRECCIÓN:“pilota” la empresa… Fija objetivos... grandes estrategias... (destrezas conceptuales). • NIVEL INTERMEDIO:“bisagra”... traduce... desagrega... en ambas direcciones... (conceptuales y técnicas). • NIVEL DE GESTIÓN: en contacto directo con los trabajadores, toman decisiones rutinarias... (relaciones humanas y técnicas).

29. 4.4 Función de gestiónTipos de dirección • Personalista / autoritario: Empresarios individuales... Pymes • Descentralizada: Por objetivos Participativa por objetivos • Teoría X e Y (Douglas McGregor). Teoría X: según la cual hay personas que tiene aversión al trabajo, que no quieren responsabilidades sino que prefieren que les manden y los métodos ya conocidos. La dirección de este tipo de trabajadores será autoritaria. Teoría Y: según la cual hay personas que el trabajo les estimula y les ayuda a realizarse, que tienen ambiciones, imaginación y creatividad, no importándoles asumir responsabilidades mayores. La dirección de este tipo de trabajadores será mucho más flexible y democrática. Para casos de comportamientos intermedios a los dos anteriores (que son extremos), el estilo de dirección será otro donde se deleguen alguna responsabilidad a los trabajadores. McGregor representa esta situación en un gráfico donde en el eje de abscisas (OX) muestra los distintos estilos de dirección y en el de ordenadas (OY) los rasgos generales de las teorías.

30. Teoría X e Y Curva de estilo de dirección Interés alto por el trabajo • Representación de la Teoría X e Y de Douglas McGregor: Interés por el trabajo moderado Interés bajo por el trabajo (Aversión al trabajo) Muy Autoritario Muy democrático Estilos de dirección Delegar alguna responsabilidad

31. 4.4 Función de gestiónfases o etapas en la toma de decisiones • Intuición. • Experiencia. • Proceso racional => Empleando un método científico (como es la Matriz de Decisiones), para lo que hay que seguir una serie de pasos: Definir el objetivo Conseguir información Hipótesis de comportamiento Diseño de alternativas Evaluación de cada alternativa Selección de una alternativa Ejecución de la misma Control (ver si se da lo que se esperaba, si no sucede así hay que proponer soluciones)

32. 1 2 3 Sucesos Estados EN1 EN2 EN3 Probabilidad P1 P2 P3 Alternativa/Estrateg. A1 R11 R12 R13 A2 R21 R22 R23 4.4 Función de gestiónElementos de la Matriz de decisiones • Estrategias (opciones, variables controlables...) • Estados de la naturaleza (variables no controlables) • Resultados esperados • Predicciones de la probabilidad de que se de cada uno de los estados de la naturaleza. ∑Probabilidades=1 => P1+P2+P3=1

33. 4.4 Función de gestiónCriterios de decisión • Decisiones en situación de CERTEZA: conocemos con una probabilidad del 100% el estado de la naturaleza que se va a dar. • Decisiones en situación de RIESGO: conocemos la probabilidad de que se de cada uno de los estados de la naturaleza posibles. • Decisiones en situación de INCERTIDUMBRE no conocemos la probabilidad de que se de cada uno de los estados de la naturaleza. Hay distintos CRITERIOS para tomar decisiones: - CRITERIO PESIMISTA O DE WALD: De entre los peores valores esperados elegiremos aquella alternativa mejor ( la que más ganancia suponga). - CRITERIO OPTIMISTA: De entre los mejores valores esperados escogeremos el mejor. - CRITERIO DE LAPLACE O IGUAL VEROSIMILITUD: Misma probabilidad a cada estado de la naturaleza. De entre los valores esperados elegiremos el mejor. - CRITERIO DE HURWICZ: diferencia entre coeficiente de optimismo (α) y de pesimismo (1-α). Es un criterio intermedio entre el pesimista y el optimista. - CRITERIO DE SAVAGE => MATRIZ DE PESARES O DE COSTES DE OPORTUNIDAD. Escoge de entre los máximos pesares, aquel que es menor.

34. 4.4 Función de gestiónÁrbol de decisión (Concepto) • Grafo • Formado por Vértices unidos por caminos • Explica las distintas secuencias de las decisiones • Y los Sucesos que se pueden presentar. • Es una forma de representar la información disponible de todas las alternativas o estrategias posibles de las que dispone la empresa Resultado 1 E. Natlza 1 Estrategia A E. Natlza 2 Resultado 2 Estrategia B Resultado 3

35. 4.5 Función de controlTipos de dirección Planificación Control • Sistemas de información (feed back 360º): Verificar lo planificado. Detectar desviaciones. En todos los niveles. • Etapas: Marcar estándares. Medir las actividades. Corregir las desviaciones. • Técnicas de control: Auditoría (interna/externa/ecoauditoría) Presupuestarios Estadísticos