Vedení projektu bez formální autority

1. Vedení projektu bez formální autority Igor Luhan 22.9.09

2. Příznaky: • Jak motivovat subdodavatele, zvlášť pak externisty na bodyshop? • Jak motivovat členy týmu ze strany zákazníka? Nepodléhají mi a kašlou na to • Jak motivovat klíčové pracovníky zákazníka, ale i vlastní, když PM nemůže hospodařit s budgetem projektu?

3. 3 berličky • Formalistní • Procesy • Metriky • Osobnostní • Vliv

4. Procesy (1) • Využívejte procesy, které již existují (ale třeba je nevyužíváte) • Především v oblasti obstarávání • Využívejte osoby, které pomohou najít ten „správný bič“ • Hledejte možnosti uplatnit prémie a penále (určitě existují) • Přesně specifikujte výstup, definujte odpovědnosti • To vše chce moc a moc času • Precizně definujte proces řízení změn • Má to smysl i na triviálních projektech • D: definujte pravidlo, že default odpověď na změnu, která neprošla změnovým řízením, je ZAMÍTNUTO

5. Procesy (2) • Řízení rizik • Již od samého začátku • Závislost na určité osobě je rizikem – pracujte s ním • Řízení kvality • Kvalitář může být největším spojencem • Standardy jsou dány a kontrolovány • Odpovědnost se přenáší na vedení • … ale musí chápat podstatu problému • … ale i největším nepřítelem

6. Procesy (3) • Řízení toku informací • Moc ukrytá v tomto procesu je značná, stejně jako v možnosti publikovat informace • Informace jsou zdrojem řízení • Nové procesy = hodně práce, nutnost přesvědčit, podpora okolí (projektová kultura) • Dobře definované a dokumentované procesy jsou jedním z největších nástrojů PM • D: navázat na běžící a živé procesy pod dozorem managementu (životní proces) • D: rozpracovat dokument popisu rozsahu (definici) do detailu

7. Metriky (1) • Metriky determinují způsob chování na projektu • Definujte metriky tak, aby vedly k žádoucímu způsobu chování • Primárně definujte chování a z k němu přizpůsobujte metriky • Typicky je právě toto zanedbáváno • Věnujte pozornost názvu a zdůvodnění metriky • Je snadno měřitelná? Je objektivní? • Nevyužívat pro „trestání“, ale pro motivaci • Definovat akceptační kritéria, exaktně a včas (během návrhu)

8. Metriky (2) • Využívat issue list • Málokdo chce vidět své jméno na něm • Opatrně, nezneužívat, nebezpečí inflace • Déletrvající projekty • Ztráta motivace • Nahradit metrikami, které budou ukazovat pokrok • Opakování = rutina, buďte kreativní

9. Vliv (1) • Styl rozhodování • Konsenzus vždy zlepšuje možnost řídit • Vyvážit čas potřebný na ztotožnění se s rozhodnutím s časem, který je tomu třeba věnovat • Motivace • Herzberg - motivační faktory: úspěch, uznání, práce jako taková, odpovědnost, postup a růst. • Většina z nich je v rukou PM (ale chce to kreativitu) • Faktory hygieny nejsou v rukou PM, neřiďme je, stejně nemotivují.

10. Vliv (2) • Komunikace • Redundantní komunikace není chybou • D: písemné potvrzení obsahu telefonického rozhovoru • Obsah a forma komunikace podílníkům definuje jejich pohled na projekt a váš vliv na ně • Včasné varování vs. mrtvý brouk • Přenášení formální odpovědnosti za dílčí části na ně • Návodné otázky • D: Je tento postup jediný možný, nebo existují alternativy? • D. Je to v souladu s celkovými prioritami? • Při odmítnutí pokládejte otázku PROČ?

11. Vliv (3) • Něco za něco (princip bártru) • V případě PM je to o kreativním nalezení „zboží“ ke směně • Individuální pro každého člena týmu – poznat a pochopit • Náměty: • Je to správná cesta k seberealizaci • Získáte přístup k zajímavým běžně nepřístupným informacím • Je tam příležitost osobního rozvoje • Získáte novou hračku • Je to něco úplně nového • Jde o prestižní projekt / Budete pracovat ve špičkovém týmu • Zvýrazníte svůj význam pro firmu • Získáte nové kontakty • etc.

12. Vliv (4) • Osobnostní charakteristiky • Buďte vždy pozitivní • Zapisujte, registrujte, publikujte • Sdílení odpovědnosti s kýmkoliv (např. PO) je jako sdílet banán s gorilou