Dokumentasjon fra gruppeøvelser

1. Dokumentasjon fra gruppeøvelser • IHR - administrative effektiviseringer, UiO Oslo, 14. januar 2011

2. Kartlegging av studieadministrative prosesser på UiO”Planlegging, gjennomføring og oppsamling på eksamen”, VSM-øvelse Oppmeldning Faglig planlegging Administrativ planlegging Gjennom-føring Faglig sesur & efterarbeid Adm. efterarbeid Informasjonom emnet /1 min Rapport hentes ut /1 min Farver og typer Emneaktivering (3500 pr. semester) /3 min Kalender/time-planlegging /dage Prosesser /Hvem Innlegg i Studentweb /1 min Lage oppgaver /? Møte-planlegging /? Aktiviteter /Tid Veiledning til studenter /1 min Frister overholdes ikke Planlegging av vakter /? Ideer/Løsninger Unntakelser Andel i % /Tid Kikke på oppmeldinger /1 min Bestilloppgaver /? Sentralisering Antall Liggetid (gns) Henv. til institutt <1 % /1 min 95 % 1 uke Purring 15 p pr. emne Sløsing Purre på opppgaver /? Faste eksamenslokaler Ideer/Løsninger Målform /? Én session oftere end i dag Avsender/bestiller: Studieprogrammet Mottaker/kunde: Den studerende Antall eksamen pr. år på UiO: Mellom 75.000 og 100.000 Varianter: Skoleeksamen, phd-forsvar, mv. Motta & kopiere oppgaver /? Større eksamenslokaler (færre vakter) Distribuere oppgaver /?

3. Gruppeøvelse Sløsing – Bilagslønn Gruppe 4 For mange systemer FS-SAP-ePhorte – eget utviklet system (5) For mange og for lite koordinerte bestillinger/beslutninger/endringer fra sentralt => lokale enheter (4) Manglende iintegrasjon (3) Uklare grensesnitt (1) Mange manuelle operasjoner Mangler totaloversiktv/UiO om bruk av midl. ansatte Lite koordinering Returløp Gruppe 3 For mange ledd? (3) En oppgave/kompleks rutine mange gjør sjelden (3) Gjør du feil, ingen mekanisme som gjør at feilen rettes raskt (3) Logikken bak hva som må dokumenteres (1) Fravær av elektronisk saksflyt (1) Fyller ut skjema manuelt (1) Ligger til signering (kontrakt) (1) Kontrakter utarbeidet av folk som ikke gjør dette til daglig – usikkerhet (1) Utførelse av oppgaver knyttet til fullmakt – ikke til adm/operativgj.f (1) Ventetid ved attestasjon og anvisning (BDM) av timelister/bilag (1) Ventetid før man får tilbakemelding på evt. mangler Tiden på å finne rette skjema Sårbart om man gjør feil i utfyllingen Hvis feil =>”gjører” kontakter Øk. lokalt, Øk. Lokalt sjekker – men hvordan. Betalt: ok, Ikke bet ut: Sjekker med lønnseksjon Uklar informasjon til den som skal ha kontrakt =>mangler (fx. skattekort) Honorar/lønnsmottaker får ikke presis info om når lønn vil bli utbetalt Får i retur, må gjøre oppgaven riktig. Må følge opp at noe har forsvunnet og lønn ikke blir betalt Mange gjentagende ansettelsesforhold i stedet for ”rammetilsetting” (volum) For mange skjema (kontrakt. timeliste, utbet.skjema) Utarbeidelse av kontrakter For mange underskrifter Løse lapper vs. BasWare Grensesnitt økonomi/studiekonsulent Oversendelse av OPA/ØPA Kun lønnskjøring 2/mnd (fravær av løpende lønnsproduksjon)

4. Fravær av et godt prosjekt-styringssystem som er integreret mot økonomi- og HR system Noen systemer er lite intuitive Sjælden ooplæring i nye systemer Mye tid går med til å legge inn samme informasjon flere ganger i ulike systemer Tekniske systemer som ikke snakker sammen (Phyllabus, EPHORTE, FINNROM, FS, HR portal, SAP, Easy Cruit) Kompleks bestillingssystem Tar for mye tid å bestille Enkelte ansatte må bruke mye tid å kunne flere systemer Noen mailer i notes Noen mailer i mailsystemet Må sjekke begge steder Noen mailer i notes Noen mailer i mailsystemet Må sjekke begge steder Systemer som ikke fungerer skaper stor frustrasjon Menge systemer – høyt grensesnitt i forhold til sporadisk bruk Systemer som ikke kommuniserer, eks. E-PHORTE - EASYCRUITER HR portalen: For mange tastetrykk og for mange operasjoner Dokumentasjon – ”Sløsinggjennomgang light” – seminar på UiO, den 14. januar 2011 Mange systemer å forhold seg til • HR portalen: • Mange trykk for å registrere ting (tid) • Mye feilmeldinger man ofte ikke skal forholde seg til Systemer ikke gode nok for bruker – eks: Brukergrensesnitt i EPHORTE Ulik registrering av data i FS gir dårligere data (for rapporter) Usikker på om vi tar systemer fullt i bruk for år erstatte manuelle rutiner Systemer som ikke er tilpasset TA´s prosjektvirksomhet Overdreven tro på konsulenters evne til å definere virksomhet som grunnlag for innkjøp av forvaltningssystemer (mye arbeid med oppfølging) Uklart for ansatte hvorfor vi må ligge inn så mye informason i f.eks. HR portalen EPHORTE – dårlig funksjonalitet, jobber treigt, får ikke ut effekt uten system for elektronisk signering Systemer som ikke «snakker» med hverandre – eks.: SAP og FS Lite hjelp til øyeblikkelige spørsmål – superbruker virker ikke Økonomisystemet har store skyggesystemer i Excel – ikke sammenkoblet – store overføringsoppgaver MÅ gjøres manuelt (mye manuel punching for økonomimedarbejdere) Tekniske problemer med e Phorte = Prioritert Finn rom funksjonalitet ikke tilpasset administrativ drift (kun studie) Mailsystem urgammelt mht funksjonalitet EPHORTE – saks- og arkivsystem – system i SKANDALE Administrative systemer snakker ikke sammen NEDE TID IKKE VARSLET – ELLER SENT VARSLET

5. For-ansatte sidene – dårlig struktur – vanskelig å finne informasjon Doble prosesser, papir og elektronisk (SAP) Dokumentasjon – ”Sløsinggjennomgang light” – seminar på UiO, den 14. januar 2011 Doble prosesser, papir og elektronisk - reiseregninger Informasjon fra ledelsen – hva skjer/besluttes i Ul6, dir. nettverk, rektorat etc.. Ephorte – doble prosesser, papir og elektronisk Dobbel datafangst i personaleprosesser Doble prosesser, papir og elektronisk (arkiv) Råtten datakvalitet i administrative systemer Utfordring ved endring i prosesser og roller: Rask nok prosess for å realisere de nye behovene i IT systemer og rapporter Skrivebordet (Desk) – Fragmentering (kalender, e post, lagring, rom reservasjon) Doble prosesser, papir og elektronisk (økonomi) Møte inkalling: Først ser jeg på når hver person er ledig. Når jeg har funnet felles åbninger logger jeg mig inn på rombestilling – og så tilbage til kalenderen FS – dr.gradsmodul – må likevel finne ut ting manuelt Dobbel datafangst – FS og SAP Dårlige bruker grensesnitt Mange systemer - hvert system ulik oppbygging – ikke hyppig bruk av en del systemer (må spørre noen) Mangel på system integrasjon Avklaring av hvem som er autorisert (??) Flere systemer for å håndtere ansatte ( lønn, saksbehandling/arkiv). Spesielt midlertid ansatte (FS – SUPR – SAP – EPHORTE) Mangel på tilrettelegging for desentral datafangst Sikkerhets nivå gjør unødvendig mange begrensninger i IE og Mail Vanskelig å implementere innkjøpssystemer ITIL mangler Sentralisere post mottak - for mange steder i dag Undervisnings planlegginssystemerer som snakker med andre (FS-SAP) E Phorte har for mange muligheter – for komplisert for vanlig bruker For mange systemerc Mail, kalender og rom booking er 3 system Effektivisere anbud, inkjøpp, faktura SAP ikke desentral datafangst Vanskelig og lite brukervennlig saksbehandlingssystem (e Phorte) Møte rom booking Notes og finn rom Innkjøpssystem og fakturasystem er to forskjellige system Ingen åpen IP aksess på trådløst Remote Desktop gir ikke adgang til lokale disker – mange trinn for å hente data) Budsjetteringsverktøy Kopling mot leder Sentralisere arkiv Elektronisk innlevering av eksamensoppgaver – vil spare tid og kapasitet Bestillinger pr. mail til utførslse E Phorte – tilgan og saksbehandling Felles post mottak EPHORTE – dårlig bruker grensesnitt Vanskelig å finne saker i e Phorte = Prioritert