Organisations-Entwicklungsprojekt u. Organisations-Entwicklungsprozess im Gesundheitsamt des Wetteraukreises 1996 bis

1. Organisations-Entwicklungsprojekt u.Organisations-Entwicklungsprozessim Gesundheitsamtdes Wetteraukreises1996 bis 2001 Bilanz und Perspektive Dr. Hans-Otto Tropp Gesundheitsamt u. Zentrale Steuerungsunterstützung, Wetteraukreis

2. Change Managementim Gesundheitsamt Spielräume zwischen HH-Konsolidierung und New Public Health darstellen und nutzen Dr. Hans-Otto Tropp Gesundheitsamt und Zentrale Steuerungsunterstützung, Wetteraukreis

3. Spielräume zwischen HH-Konsolidierung und New Public Health darstellen und nutzen Change Management im Gesundheitsamt Dr. Hans-Otto Tropp Gesundheitsamt und Zentrale Steuerungsunterstützung, Wetteraukreis

4. Übersicht • Ausgangslage • Integratives Konzept • Ergebnisse • Perspektive

5. Übersicht • die Organisationsentwicklung und Steuerung in einem Fachamt • die Entwicklungsschritte zu einem integrativen Verfahren zur Steuerung und Organisationsentwicklung • erste Ergebnisse im Zuge der schrittweisen Anwendung in einem kommunalen Gesundheitsamt

6. Der Wetteraukreis • Der Wetteraukreis – ein 1.100 qkm großer Landkreis mit knapp 300.000 Einwohnern, nördlich von Frankfurt / Main • Das Wetterauer Gesundheitsamt – ein Fachamt mit 42 Mitarbeiter/innen auf 34 Stellen • Jahres-Budget 2000 rund 4,26 Mio. DM, entspricht 14,40 DM pro Bürger • Der Kostendeckungsgrad in 2000 bei 12,7 Prozent und 1999 bei 12,4 Prozent

7. Regelkreis Gesundheitsberichterstattung Entscheidungsträger Gesundheitsplanung Auswertung Gesundheitsförderung Gesundheitsschutz Gesundheitshilfe Fremdbefunde Untersuchungen Regelkreis “Gesundheit in der Kommune” Qualitätssicherung

8. „OE-Projekt-Auftrag“ • Effektivität und Effizienz der Organisation steigern • Einsparpotentiale nutzen und damit • Beitrag zur HH-Konsolidierung leisten

9. Defizite vor der Organisationsentwicklung hinsichtlich: • Produkt-Steuerbarkeit (Anzahl und Zuschnitt) • Vereinbarung von Zielen und Zielgruppen • Ermittlung von Kosten und Erlösen • Ermittlung der Wirtschaftlichkeit • Ermittlung der Produkte- Wirkungen • Abstimmung zwischen Zentralämtern und Fachamt

10. Defizite vor der Organisationsentwicklung hinsichtlich: • Verknüpfung von Fachbericht mit K-/L-Bericht • Integration der verschiedenen Ziele und Anforderungen • nachvollziehbare Prioritätenfestlegungen • Anpassung der Produkte an veränderteBedingungen • Beachtung des Bedarfs und der Inanspruchnahme von Dienstleistungen • Beachtung der Produkte anderer Leistungsanbieter

11. Man musste vermissen • ein praktikables Kommunikationsmittel für die Steuerung (eine gemeinsame „Steuerungssprache“) • Überblick und Transparenz • das Erkennen der Zusammenhänge • die Darstellung des Vorankommens, • Integration der Berufe mit sozialem Anspruch • den fachlichen Nutzen • breite Motivation und Identifikation

12. Ein Steuerungskonzept • diverse verlässliche Einzelverfahren • in einem stimmigen Steuerungskonzept

13. Die Entwicklungsschritte • Entwurf eines Modells und eines Regelkreiseszur Steuerung und Organisationsentwicklung • Entwicklung eines EDV-gestütztenArbeitskonzeptes • schrittweise Praxiseinführung. Erprobung inunterschiedlicher Anwendungstiefe • Weiterentwicklung. Abgleich mit anderen Lösungen, Erfahrungsaustausch, Evaluation

14. Regelkreis IM Zielstruktur ZIELE SOLL Zielvereinbarungen OE-Aufträge bearbeiten BERICHTE MASSNAHMEN Fachbericht K/L-Bericht Produkte, Leistungen, Prozesse IST AUSWERTUNGEN SOLL / IST-Vergleiche zur K / L-Rechnung und K / N-Rechnung und zur SITUATION der ZIELGRUPPEN Bedarf, Angebote und Inanspruchnahme von Dienstleistungen Routine-Steuerung

15. Theorie und Praxis TheorieundPraxis

16. Dies brachte an Fortschritt: • rationelle Ergebnisdokumentation • schneller und sicherer Zugriff • schrittweiser Aufbau eines multiplenMonitorings für das Controlling • prägnante SOLL / IST-Vergleiche • übersichtliche Kommunikationsgrundlagen • Produktzuschnitt und -anzahl steuerbar • konkurrierende Produkte und Produktgruppenstellen sich dar

17. EDV-Arbeitskonzept Teil 1 . . .für • die Hinterlegung der vereinbarten Methoden Teil 2 . . .sinngemäß für • die Dokumentation der aktuellen Ergebnisse und Vereinbarungen Teil 3 . . .sinngemäß für • die Archivierung

18. Im EDV-Arbeitskonzept angelegt • Verfahren zur Steuerung und Organisationsentwicklung • Zielbeschreibungen, Zielgruppenbeschreibungen • Entwickeln der Zielstruktur • Zielintegration • Mitarbeitergespräche, Orientierungsgespräche • Zielvereinbarungen • Beachtung kommunikativer und psychosozialer Faktoren • Produkte, Leistungen, Prozesse • Stellenbeschreibungen • Routinesteuerung

19. Im EDV-Arbeitskonzept angelegt • Auftragsbearbeitungen als Projekte • Auftragsbearbeitungen unterhalb der Projektschwelle • K/L Rechnung • K/L-Bericht • Fachbericht • Verknüpfung von K/L-Rechnung mit Routinesteuerung • Fachbericht mit K/L-Bericht • Beschwerdemanagement • Stichwortkatalog und Begriffsbestimmungen • Materialsammlung und • Literatur

20. Im EDV-Arbeitskonzept angelegt • Ergebnisdokumentationen zur Steuerung • und Organisationsentwicklung • Vereinbarte Zielstruktur Zielgruppenbeschreibung • Zielintegration, Prioritätenfestlegungen • Produkte, Leistungen, Prozesse, Stellenbeschreibungen • Ergebnisse der Mitarbeitergespräche • Geschlossene Zielvereinbarungen • Laufende Routine-Steuerungs-Maßnahmen • Laufende Auftragsbearbeitungen unterhalb der Projektschwelle

21. Im EDV-Arbeitskonzept angelegt • Ergebnisdokumentationen zur Steuerung • und Organisationsentwicklung • Laufende Auftragsbearbeitungen als Projekte • K/L-Rechnung, letzter Stand • Abgeschlossene BERICHTE • K/L-Bericht • Fachbericht • Verknüpfungen von K/L-Rechnung und Routine- steuerung, Fachbericht und K/L-Bericht

22. Regelkreis IM Zielstruktur ZIELE SOLL Zielvereinbarungen OE-Aufträge bearbeiten BERICHTE MASSNAHMEN Fachbericht K/L-Bericht Produkte, Leistungen, Prozesse IST AUSWERTUNGEN SOLL / IST-Vergleiche zur K / L-Rechnung und K / N-Rechnung und zur SITUATION der ZIELGRUPPEN Bedarf, Angebote und Inanspruchnahme von Dienstleistungen Routine-Steuerung

23. Integriert werden insbesondere • Steuerung und Organisationsentwicklung • Ressourcen, Produkte und Wirkungen • die verschiedenen Zielsysteme, Zieleund Anforderungen • fachliche Anforderungen und Finanzziele • die Zielgruppen-Entwicklung • Leistungsangebote anderer Leistungsanbieter

24. Integriertwird über . . . • Mitarbeiter- bzw. Zielvereinbarungsgespräche • Gruppenorientierungsgespräche • Rahmenzielvereinbarungen und Zielvereinbarungen • K/L-Rechnung und fachliche Steuerung bzw. K/L-Berichte und Fachberichte • Projektarbeit • Neue Methoden

25. Regelkreis IM Zielstruktur ZIELE SOLL Zielvereinbarungen OE-Aufträge bearbeiten BERICHTE MASSNAHMEN Fachbericht K/L-Bericht Produkte, Leistungen, Prozesse IST AUSWERTUNGEN SOLL / IST-Vergleiche zur K / L-Rechnung und K / N-Rechnung und zur SITUATION der ZIELGRUPPEN Bedarf, Angebote und Inanspruchnahme von Dienstleistungen Routine-Steuerung

26. Wirkungsorientierte Verknüpfung von ökonomischer und fachlicher Steuerung • 1. Soll – Vereinbarung / Festlegung • Leistungs- und Wirkungsziele • Messkriterien für Zielerreichungen • Produkten, Leistungen, Tätigkeiten • (Soll-Standards) • 2. Anbieten der Produkte und Durchführung der Leistungen (OUTPUT) • 3. IST- Monitoring • 4. SOLL-/IST-Vergleich (Zielerreichungsgrad) • 5. Gesundheitsbericht • 1. Soll – Vereinbarung / Festlegung • Ökonomischer Ziele • Gesamtbudget, Teilbudgets (INPUT) • 2. Kosten und Erlöse richtig zuordnen • 3. IST- Monitoring • 4. SOLL-/IST-Vergleich (Budgeteinhaltung) • 5. Kosten-/Leistungs-Bericht Verknüpfung Verknüpfung Verknüpfung 6. Kosten- / Nutzen-Bericht 7. Produktinnovation

27. Priorisierungs-Kriterien • Subsidiarität • Akute Gefahr / Dringlichkeit • Bevölkerungsmedizinische Relevanz • Gestaltender Anteil • Gesetzmässigkeit / Politischer Wille • Wirkungsnachweis • Wirtschaftlichkeit

28. Kapitel”Beachtung kommunikativer und psychosozialer Faktoren”

29. Erste Ergebnisse und Zwischenergebnisse • Der Organisationsentwicklungs-Auftrag des Kreisausschusses wurde erfüllt • Handlungsspielräume wurden genutzt • Kompatibilität zwischen ökonomischer und fachlicher Steuerung wird schrittweise hergestellt • zahlreiche Fehlerquellen für K/L-Rechnungund Controlling können produktnah ermittelt werden

30. Der Auftragzur Organisationsentwicklung wurde erfüllt . . . • fortlaufende Anpassung der Aufbau- und Ablauf-Organisation an veränderte Bedingungen • Wahrnehmung der dezentralenRessourcenverantwortung als Pilotamt • im zweiten Jahr hintereinander konnten die ökonomischen Ziele erreicht werden

31. Der Auftrag zur Organisationsentwicklung wurde erfüllt . . . • es wurden wiederholt ein Beitrag zur Haushalts-Konsolidierung geleistet und Amtrücklagen erwirtschaftet • forcierter Aufbau, Unterhaltung und Nutzung einer leistungsfähigen EDV-Ausstattung

32. Handlungsspielräume wurden genutzt • Wiederaufbau des Jugendzahnärztlichen Dienstes gemäß Modellprojekt; Realiserung prognostizierter Einsparungen • Kostenneutrale Einrichtung eines niedrig schwelligen Gesundheitshauses für die Produkte der Gesundheitsförderung, u. a. Aufbau einer Selbsthilfe- Kontaktstelle • Erste Fach-Berichterstattungen („GBE“) in Infektionshygiene und Kinder- u. jugendärztl. Dienst ergaben belastbare Entscheidungsgrundlagen und eine Beteiligung betroffener Zielgruppen

33. Handlungsspielräume wurden genutzt • Die Umsetzung des neuen Infektionsschutz- gesetzes gelang sehr zufriedenstellend.Besonders die Instrumente „Orientierungsgespräche“ und Zielvereinbarungen“ und der Einsatz der EDV-Ausstattung bewährten sich. • Kosten- und Leistungs-Rechnung und Prioritätenfestlegungen erbringen belastbare Entscheidungsgrundlagen,z. B. Für Ressourcenverschiebungen

34. Erste eigene Analysen zu • Zielgruppen-Entwicklungen • Bedarf und Inanspruchnahme von Dienstleistungen • Wirkungen eigener Dienstleistungen • Leistungsangebote anderer Leistungsanbieter • Vernetzungsgraden und Vernetzungsbedarf verlangen z. T. tiefgreifende Änderungen derAufbau- und Ablauforganisation

36. Fortschritte bei • Darstellung und Nutzung derHandlungsspielräume im fixen Budget • Anpassung an veränderte Bedingungen • Transparenz, Übersicht und Zuordnungen • Berechnungsgenauigkeit, Fehlerfindung • Formulierung von Zielen und Zielgruppen, Zielvereinbarungen, Kennzahlen • Erfüllung von Voraussetzungen für produktbezogenen Haushalt

38. Nachhaltig zu intensivieren: • Entwicklung des Controllings mit K/L-Rechnungund verknüpftem Berichtswesen, aufbauendauf dem multiplen Monitoring • Optimierung der Einnahmensituation und des Kostendeckungsgrades • Weiterentwicklung der Vernetzungen innerhalbdes Amtes und über die Amtsgrenzen hinaus, Nutzung von Synergismen

39. Nachhaltig zu intensivieren: • Verbesserung des Förderungsmanagements und der Vertragsgestaltungen mit freien Trägern • für all diese Teilprojekte bedarf es einer Verbesserung der zielorientierten Kommunikation • Evaluation, Validierung

40. Handlungsautonomie . . . • Auch ein Fachamt kann Handlungsautonomie erhalten und muss nicht von außengesteuert und entwickelt werden • Aktive Selbstentwicklung ohne ein stimmiges Konzept möglich ?

41. Im Profit-Sektor • Ziele und Wirkungen klar • direkterer Zusammenhang zwischen Zielerreichung/Gewinn und Vergütung • Mitarbeiter direkter und leichter motivierbar • es ist einfacher und betriebsbedingt möglichgeeignete Teams zusammenzustellen