Kontaktmøte 21. mars 2013

1. Kontaktmøte 21. mars 2013

2. Agenda Sak 1/13 Referat fra forrige møte Sak 2/13 Nye styringssignaler • Veiledere fra DSB • Fylkesmannens embetsoppdrag Sak 3/13 Regionplan for samfunnssikkerhet og beredskap og Fylkes-ROS - orientering om revisjonsarbeidet v/rådgiver Tord Smestad – 30 min Sak 4/13 Beredskap – Røde Kors – 30 min Sak 5/13 Fylkesberedskapssjefen orienterer • Status nødnett • Hjemmeside – øvingsplanlegging – maler og tips • Glasskula • Ref. fra fagsamling • Tilsynsplan • Brukerforum CIM • mv Sak 6/13 Eventuelt

3. Sak 2/13 - Styringssignaler Veiledere • Veileder om fylkesmannen tilsyn • Veileder til lov og forskrift om kommunal beredskapsplikt Fylkesmannens embetsoppdrag • Fra JD via FAD

4. Litt om tilsyn «Best practice» Merknad Minimum Avvik

5. Kompetanse, fra H-03/07 • Det tilsynet som det etter denne avgrensingen blir plass til, kan omtales som ”lovlighetstilsyn”, jf. § 60 b. I dette ligger som nevnt at tilsynsorganet skal føre tilsyn med lovligheten av kommunens oppfyllelse av plikter pålagt i eller i medhold av lov. • Dette innebærer at tilsynsorganet ikke har kompetanse til å sette til side kommunens hensiktsmessighetsskjønn, unntatt når det foreligger usaklig forskjellsbehandling, når det er tatt utenforliggende hensyn, når resultatet er grovt urimelig eller når inngrepet er uforsvarlig.

6. Forskrift om kommunal beredskapsplikt • § 1, formål • § 2 – 4, Operative paragrafer • § 5 – 10, Prosessparagrafer

7. § 2. Helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse a) eksisterende og fremtidige risiko- og sårbarhetsfaktorer i kommunen b) risiko og sårbarhet utenfor kommunens geografiske område som kan ha betydning for kommunen c) hvordan ulike risiko- og sårbarhetsfaktorer kan påvirke hverandre d) særlige utfordringer knyttet til kritiske samfunnsfunksjoner og tap av kritisk infrastruktur e) kommunens evne til å opprettholde sin virksomhet når den utsettes for en uønsket hendelse og evnen til å gjenoppta sin virksomhet etter at hendelsen har inntruffet f) behovet for befolkningsvarsling og evakuering

8. Tilsynet: • Påse at alle punkter er vurdert • Ikke å ha vurdert ett område vil medføre avvik • Urimelig vurdering vil medføre avvik (skal mye til)

9. § 3. Helhetlig og systematisk samfunnssikkerhet og beredskapsarbeid a) utarbeide langsiktige mål, strategier, prioriteringer og plan for oppfølging av samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeidet b) vurdere forhold som bør integreres i planer og prosesser etter lov 27. juni 2008 nr. 71 om planlegging og byggesaksbehandling (plan- og bygningsloven)

10. a) utarbeide langsiktige mål, strategier, prioriteringer og plan for oppfølging av samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeidet • plan- og bygningslovens plan- og prosesskrav legges til grunn. • Det følger av forskriften at kommunen plikter å etablere samfunnssikkerhet og beredskap som eget ansvarsområde • Kravet til systematikk innebærer at kommunen må etablere målstruktur, planer og styringssystemer for samfunnssikkerhets og beredskapsarbeidet i tråd med gjeldende krav til virksomhetsstyring i kommunen. • Kravet til systematikk er også et krav om internkontroll. Dette følger av kommuneloven § 23 nr. 2 som pålegger administrasjonssjefen et generelt kontrollansvar for at kommunens virksomhet drives i samsvar med lover og forskrifter.

11. b) vurdere forhold som bør integreres i planer og prosesser etter lov 27. juni 2008 nr. 71 om planlegging og byggesaksbehandling (plan- og bygningsloven) • Planstrategi: Den helhetlige risiko- og sårbarhetsanalysen bør nyttes som et grunnlag for vurdering av kommunens planbehov • Samfunnsdel: Det er viktig at samfunnssikkerhetstemaer fra den helhetlige risiko- og sårbarhetsanalysen, og som videre er fulgt opp i kommunal planstrategi, behandles samfunnsdelen • Handlingsdel: Handlingsdelen skal anvise tiltak for gjennomføring av målsettinger for samfunnssikkerhet i samfunnsdelen, og være en konklusjon på hvordan samfunnssikkerhetsutfordringene skal følges opp. • Arealdel: Kommunen bør i forkant av arealplanleggingen være kjent med om det foreligger risiko- og sårbarhetsforhold som kan ha betydning for arealbruken

12. Tilsynet: • Kontrollerer at dette er fulgt opp i dokumenter • Merk: Fylkesmannen har ikke innsigelsesmyndighet etter pbl for samfunnsdelen, men kan gi avvik etter sivilbeskyttelsesloven

13. § 4. Beredskapsplan a) en plan for kommunens kriseledelse som gir opplysninger om hvem som utgjør kommunens kriseledelse og deres ansvar, roller og fullmakter, herunder hvem som har fullmakt til å bestemme at kriseledelsen skal samles b) en varslingsliste over aktører som har en rolle i kommunens krisehåndtering. Kommunen skal informere alle som står på varslingslisten om deres rolle i krisehåndteringen c) en ressursoversikt som skal inneholde opplysninger om hvilke ressurser kommunen selv har til rådighet og hvilke ressurser som er tilgjengelige hos andre aktører ved uønskede hendelser. Kommunen bør på forhånd inngå avtaler med relevante aktører om bistand under kriser d) evakueringsplaner og plan for befolkningsvarsling basert på den helhetlige risiko- og sårbarhetsanalysen e) plan for krisekommunikasjon med befolkningen, media og egne ansatte

14. d) evakueringsplaner og plan for befolkningsvarsling basert på den helhetlige risiko- og sårbarhetsanalysen • I en evakueringssituasjon har kommunen et hovedansvar for etablering og drift av et mottaks-/evakuertesenter (EPS) og eventuell innkvartering. • Kommunen skal bistå Politiet, dvs. at evakueringsplanen må utarbeides i samarbeid med Politiet (og evt andre ulykkeseiere) • Derfor skal beredskapsplanen inneholde en plan for befolkningsvarsling.

15. e) plan for krisekommunikasjon med befolkningen, media og egne ansatte • Krisekommunikasjon er kommunens kommunikasjon med medier, samarbeidsparter, egne ansatte og ikke minst befolkningen, i alvorlige uønskede hendelser og kriser. • Bestemmelsen krever at kommunen legger den helhetlige risiko- og sårbarhetsanalysen til grunn for planlegging av krisekommunikasjon. • Det innebærer at kommunen må vurdere informasjonsbehov og kommunikasjonsutfordringer i forhold til de uønskede hendelser som er kartlagt i analysen.

16. Tilsynet: • Er planen tilstede, oppdatert årlig og realistisk • Inneholder den minimumskravet av underliggende planer • Inneholder den andre planer under samme overbygning (samordnet og integrert): Helselovgiving, vannverk, smittevern, dambrudd mv.

17. § 5. Samarbeid mellom kommuner • Der det er hensiktsmessig bør det etableres samarbeid mellom kommuner om lokale og regionale løsninger av forebyggende og beredskapsmessige oppgaver, med sikte på best mulig utnyttelse av de samlede ressurser. Hver kommune skal ha en egen beredskapsplan og helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse i henhold til forskriften.

18. § 6. Oppdatering / revisjon • Risiko- og sårbarhetsanalysen skal oppdateres i takt med revisjon av kommunedelplaner, jf. lov 27. juni 2008 nr. 71 om planlegging og byggesaksbehandling (plan- og bygningsloven) § 11-4 første ledd, og for øvrig ved endringer i risiko- og sårbarhetsbildet. • Kommunens beredskapsplan skal til enhver tid være oppdatert, og som et minimum revideres en gang pr. år. Av planen skal det fremgå hvem som har ansvaret for oppdatering av planen og når planen sist er oppdatert.

19. Risiko- og sårbarhetsanalysen skal oppdateres i takt med revisjon av kommunedelplaner, jf. lov 27. juni 2008 nr. 71 om planlegging og byggesaksbehandling (plan- og bygningsloven) § 11-4 første ledd, og for øvrig ved endringer i risiko- og sårbarhetsbildet. • …og for øvrig ved endringer i risiko- og sårbarhetsbildet. • Klimaendringer • Kritisk infrastruktur

20. Kommunens beredskapsplan skal til enhver tid være oppdatert, og som et minimum revideres en gang pr. år. Av planen skal det fremgå hvem som har ansvaret for oppdatering av planen og når planen sist er oppdatert. • …til enhver tid være oppdatert • Minimum en gang pr år • Endringslogg med ansvar

21. Tilsynet: • § 5: skal mye til at det blir avvik her • § 6: • En ren kontroll av oppdatering. Blir avvik helt automatisk hvis ROS og beredskapsplan ikke er oppdatert iht minimumskravet. • Merk.: Den planen som gjelder på tilsynsdagen er den som gjelder (dvs ikke den som antagelig blir godkjent i neste uke…)

22. § 7. Øvelser og opplæring • Kommunens beredskapsplan skal øves hvert annet år. Scenarioene for øvelsene bør hentes fra kommunens helhetlige risiko- og sårbarhetsanalyse. Kommunen skal øve sammen med andre kommuner og relevante aktører der valgt scenario og øvingsform gjør dette hensiktsmessig. • Kommunen skal ha et system for opplæring som sikrer at alle som er tiltenkt en rolle i kommunens krisehåndtering har tilstrekkelige kvalifikasjoner.

23. Kommunens beredskapsplan skal øves hvert annet år. Scenarioene for øvelsene bør hentes fra kommunens helhetlige risiko- og sårbarhetsanalyse. Kommunen skal øve sammen med andre kommuner og relevante aktører der valgt scenario og øvingsform gjør dette hensiktsmessig. • Øvelser: • Stabsøvelser • Fullskalaøvelser • Skrivebordsøvelser • Mv • Det er kommunen selv som er ansvarlig ihtforskriften • Fylkesmannen øver kommunen som et gratis tilbud, men ikke nok til at forskriftens krav ivaretas. Egeninitierte øvelser må gjennomføres. PS. Gjørv

24. Tilsynet: • Er det gjennomført øvelse de siste to år? • Er det et system for opplæring av ansatte i krisehåndtering?

25. § 8. Evaluering etter øvelser og uønskede hendelser • Kommunen skal etter øvelser og uønskede hendelser evaluere krisehåndteringen. Der evalueringen gir grunnlag for det skal det foretas nødvendige endringer i risiko- og sårbarhetsanalysen og beredskapsplaner.

26. Tilsynet: • Foreligger det evalueringsrapporter? • Er det foretatt evalueringsmøter?

27. § 9. Dokumentasjon • Kommunen skal kunne dokumentere skriftligat forskriftenskrav er oppfylt.

28. Veileder om Fylkesmannens tilsyn • Oppfølging av tilsynet: • Foreløpig tilsynsrapport, tilbakemelding på fakta • Endelig tilsynsrapport, plan for lukking av avvik med rimelig frist • Kommunen rapporterer når avviket er lukket • Kontroll av at avviket er lukket, avhengig av tidsfrist • Dersom avviket ikke er lukket innen fristen, gis varsel om pålegg • Deretter gis pålegg, dvs et vedtak iht forvaltningsloven • DSB er klageinstans

29. Fylkesmannens embetsoppdrag Vektlegger: • Tilsyn • Kritisk infrastruktur, men spesielt nødaggregat i kommunene • Skoleskyting • Klimatilpasning

30. Sak 5/13 Fylkesberedskapssjefen informerer • Hjemmeside øvingsplanlegging (Vises) • Glasskula • Flom • Skogbrann • Skoleskyting (NB)

31. Tilsynsplan 2013 Vår • 22.mars Søndre Land • 22.mai Sør Aurdal Høst • 10.september Dovre • 28.oktober Sør Fron • 29.oktober Lesja • 12.november Nordre Land

32. Øvingskommuner 2013 • Øvelse Totenåsen + • Sør Aurdal • Lunner

33. Hendelser i utlandet • In Amenas, Trond Bolle mv • Normal håndtering • Media • Pårørende • POSOM

34. Sak 6/13 Eventuelt • Neste møte: