4. BÜROLARDA ZAMAN VE TOPLANTI YÖNETİMİ

4. BÜROLARDA ZAMAN VE TOPLANTI YÖNETİMİ

4.1. Zaman Yönetimi Zaman yönetimi; ihtiyaçları belirlemek, bu ihtiyaçları karşılayabilmek için gerekli olan hedefleri oluşturmak, öncelikli işleri belirlemek ve önceliklerle zamanı planlama, programlama ve listele yoluyla uyumlaştırmaktır.

Zamanı iyi kullanmak akılcı, bilinçli ve planlı çalışmaktır. Zamanın nereye harcandığı konusunda günlük olarak bilgi toplanması ve bu bilgilerin analiz edilerek zaman kullanma sorunlarının belirlenmesi ve sorunlara çözüm bulunması gerekmektedir.

Yöneticilerin zamanlarını nasıl kullandıkları konusunda kurumsal ve uygulamaya yönelik pek çok araştırma mevcuttur. Yapılan bu araştırmalar sonucunda elde edilen bulgular yöneticilerin mevcut ve yeni sorumluluklarını karşılamaları açısından zamanlarını nasıl kullanmaları gerektiğini yeterince bilmediklerini ortaya koymaktadır.

4.2. Zamanın Etkili Kullanılmasını Engelleyen Faktörler • Yöneticilerden kaynaklardan sorunlar • Kamu yönetiminde yöneticilerin en büyük zaman tuzağı ziyaretçilerdir. • Yöneticilerin herkesi memnun etme politikası, kimseye “hayır” diyememesi,

Plansız ve programsız çalışmaktır. • Yöneticilerdeki zaman darlığının en büyük nedenlerinden biri de merkeziyetçiliğidir. • Aşırı hiyerarşik örgütlenme, • Çok sık sosyal etkinlik düzenlenmesi,

Sık sık yapılan toplantılardır. • İletişim kanallarının eksikliği ve zayıflığı yöneticinin sekreteri olmaması yada iyi bir sekreteri olmaması. • Yetenekli ve nitelikli personelin ve astlarının olmaması,

5.3. Zamanın etkin Kullanılması İçin Davranış ve Yöntemler Zamanın etkin kullanılması için öncelikle insanların zamanı nasıl kullandıklarının farkında olmasıdır.

Eğer kişi zamanı boşa harcadığının farkında ise yapılacak iş zamanın etkin kullanımında gerekli tavır ve yöntemleri belirlemek ve uygulamaktır.

Hem normal yaşantımızda hem de iş yaşantımızda hepimizin zamanla ilgili sorunları vardır. Bu durumda uygun davranış biçimi, sorunlarla yaşamak değil, sorunları tespit edip çözüm yolları aramaktır.

4.3.1. Zaman Tutanağı Hazırlama ve Akşam Analizi Zaman tutanağı, belirli dilimlere ayrılmış zamanın nereye harcandığını gösteren düzenlenmiş bir listedir.

Bu listenin amacı, bireyin zamanını nasıl harcadığını görmesi ve bir sonraki gününü geçmişteki zaman tuzaklarını dikkate alarak planlamasını sağlamaktır. Zaman tutanağı akşam analiziyle birlikte uygulanması gerekenbir işlemdir.

Akşam analizi, gün içerisinde yapılan ve kaydedilen tüm faaliyetlerin olması gereken ile karşılaştırılması ve olumsuz sapmalara neden olan eylemlerin belirlenerek denetim altına alınması sürecidir.

4.3.2. Planlamaya Önem Verme Planlama, zamanın kullanılmasında en etkili yöntemlerden birisidir. Yapılacak işlerin hangi yollarla, hangi araç-gereçler kullanılarak ve kimler tarafından yapılacağı önceden belirlenirse, yöneticilerin uygulamada işleri kolaylaşır.

4.3.3 Ertelemelerden Kaçınma Önceden hazırlanan planlara göre bazı durumlarda erteleme yapılması zorunlu olabilir ancak bu ertelemelerin en aza indirilmesi,zamanın etkin yönetilmesi açısından gereklidir.

4.3.4. Yetkinin Devredilmesi Yöneticiler, zamanlarını rutin işlerden çok planlama ayırmalıdırlar. Rutin faaliyetlerin yapılması, yetkilerin astlara devredilmesi ile yürütülebilir.

4.3.5. İletişim Araçlarının Etkin Kullanılması Okunması kolay belgeler hazırlamak için şu noktalara dikkat etmek gerekir:

Başlamadan önce gerekli malzeme ve bilgilerin hepsini tedarik edin, • Bir yazılı metin göndermek yerine bir telefon etmenin avantaj ve dezavantajlarını düşünün,

Belirtmek istediğiniz konular için bir taslak hazırlayın ve bunları mümkün olduğu kadar kısa ve öz bir biçimde kağıda aktarın, • Belgede giriş, gelişme ve sonuç bölümlerinin olmasına dikkat edin, raporların sonuna bir özet eklemelisiniz

Basit ve anlaşılır bir dil kullanın, • Tekrar bölümler için kısaltmalar kullanın.

4.3.7. Daha Etkili Okumak Hızlı okuma yeteneğini geliştirmek, özellikler her gün bürolarında yoğun bir biçimde belgeler üzerinde çalışan yöneticilerin kazanması gereken bir özelliktir.

Hızlı okumak için, metne dikkatli bir şekilde tüm hatlarıyla okumadan önce kısa bir göz atılmalıdır. Bu yolla etkili ve daha hızlı okumak mümkündür. Bunu yapmak için metin üzerinde başlıklara, özetlere ve resimlere göz atılmasıyla içerik konusunda ön bir bilgi sahibi olunabilir.

4.3.8. Etkili Toplantı Yönetimi Toplantılar, genellikle yöneticilerin gereğinden fazla zaman harcamasına neden olur. Çoğu zaman bir yöneticiyi aradığımız, ya da yanına gittiğimizde, şu anda toplantıda cevabını alabiliriz. Etkin bir toplantı yapılması zaman kaybını en aza indirir

4.3.9. Yöneticinin “hayır” Demeyi Öğrenmesi Yöneticiler zamanı etkin kullanmak istiyorlarsa mutlaka “hayır” demeyi öğrenmelidirler. Aksi takdirde talep edilenler, yöneticinin kişisel planlarınızı bozacak ve zaman kaybına neden olacaktır.

4.3.10. Açık Kapı Politikasının Gözden Geçirilmesi Zamanlaması uygun olmayan ya da görüşülmek istenmeyen ziyaretçilerin içeriye girmesi engellenmelidir. Açık kapı politikasının değiştirilmesi kapıyı tamamen kapatmak anlamına gelmemektedir.

5.3.11. Sekreterlerden Etkin Olarak Yararlanılması Yöneticilerin iş programlarının yapılması, randevuların ve toplantıların organize edilmesi, telefon görüşmelerinin yaptırılması zaman kaybını en aza indirecektir.

5.3.12. Seyahat Zamanın kullanışlı Hale Getirilmesi Yöneticiler gittikleri bölgelerde iletişim ve ulaşım sorunu yaşayabilir. Bu durum önemli bir zaman kaybına yol açar. Yapılması gereken görüşülecek kişilerle ilgili bir liste çıkarılmasıdır.

4.3.13. Etkili İnsan gücü Yönetimi İyi işleyen bir zaman yönetimi sürecine sahip olabilmek için, yönetici ve personele arasında karşılıklı sevgi ve saygı, ekip çalışması anlayışı, işi en iyi şekilde gerçekleştirme arzusu gibi hususların bulunması gerekir.

4.4. Zamanı Etkin Kullanma Eylem Planı Zamanı daha iyi yönetme kabiliyetini edinmek, bir bakıma insanın ömrüne ve benine karşı olan sorumluluklarını yerine getirmesiyle eş anlamlıdır. Bazı insanlar hayatının büyük bir çoğunluğunu çok koşuşturarak geçirmektedir.

Bazılarıysa, sürekli yoğun bir biçimde çalışarak geçirmektedir. Aslında insanın yapması gereken işlere ayıracağı zamanı vardır. Burada önemli olan, kişinin kendisini ilgilendirmeyen işleri ayıklaması ve sadece ilgili işleri yapması gerektiğidir.

Birden çok kişinin; bir sorun olay ya da olgu üzerinde görüşme yapmak veya bir karar almak amacıyla bir araya gelmesine toplantı denir. Toplantılar örgütlerin her bir kademesinde sıkça uygulanan bir örgütsel etkinliktir.

5.5.Toplantı Yönetimi Toplantı yönetimi, her örgütte yöneticilerin kullandığı önemli bir yönetme aracıdır. Toplantı yönetimiyle; etkili bir iletişim ve eşgüdüm sağlanır. Yönetimde bilgi alış-verinin sağlanması, sorunların tartışılıp çözülmesi,örgütle ilgili karar alınması toplantıların verimliliğine bağlıdır.

4.5.1. Toplantı Yerleri ve Özellikleri Etkili ve verimli bir toplantı için öncelikle toplantının yapılacağı yer uygun özelliklere sahip olmalıdır. Bu özellikler:

Toplantı yeri dikkatle seçilmeli, • Toplantı salonlarında açık renkler kullanılmalı, içeride salon çiçekleri bulunmalıdır, • Toplantı salonu gürültüden uzak olmalı, • Toplantı salonunda sigara içilmemelidir,

Salonda koltukların hareket etmeyecek sabit veya ağır olması da iyi değildir. • Salonda başkanın karşısında duvarda bir saat bulunmalıdır. • Toplantıya katılanların önüne bloknot, kağıt, kalem, su ve bardak konmuş olmalı,

Büyük toplantılarda, toplantıya katılanların önünde mikrofon bulunmalıdır. • Toplantı salonunda telefon bulundurulmamalıdır ve cep telefonların kapalı olması sağlanır.

4.5.2. Başarılı Bir Toplantı Yönetimi İçin Yapılaması Gerekenler 1-Toplantıyı Planlama: Başarılı bir toplantı için planlamanın önemi büyüktür. İyi bir planlama için dikkat edilmesi gereken noktalar şunlardır.

Toplantını süresi belirlenmelidir, • Toplantıya kimlerin katılacağının belirlenmesi, • Toplantıya katılacak kişiler aranmalı, toplantının önemi ve katılımcılardan beklenenler iletilmelidir. • Toplantı için önce bir gündem oluşturulmalıdır.

2- Toplantı Yönetimi: Liderler, iyi ve dürüst bir yönetim tarzı gösterdikleri, cevaplar üzerinde baskı kurmak yerine açıklıkla sorular sordukları ve toplantı boyunca çok fazla konuşmadıkları zaman daha etkili olurlar.

Toplantı esnasında yöneticilerin sergilemesi gereken davranışlar şunlardır: • Toplantıya önce yönetici gelmeli ve toplantı zamanında başlatmalıdır.

Toplantının sekretaryasını yani gündem maddelerini ve alınan kararları not etmek üzere bir kişi görevlendirmelidir. • Toplantıda herkese konuşma imkanı verilmeli konuşanlar saygıyla dinlenmelidir.

Toplantılarda beyin fırtınası tekniği kullanarak sorunlar tespit edilmeli ve sonuçlar aranmalıdır. • Toplantı yönetiminin en önemli konularından biri, zamanı iyi yönetmektir.

Toplantının sonuna doğru toplantıyı değerlendirmek için bir süre ayrılmalıdır ve toplantı bir kapanış konuşmasıyla sonlandırılmalıdır.

3- Takip:Bu aşamada toplantının, başarılı olup olmadığı konusunda çalışmalar yapılır. Başarı, ancak katılımcıların kendilerinden beklenenleri yerine getirmeleriyle mümkün olur.

Toplantıdan sonra, üyelerden biri toplantı tutanakları almalıdır. Bu aşamada tutanaklarla ilgili sorumluluk, toplantı yöneticisine aittir. Bu tutanaklarda şu bilgiler bulunmalıdır:

Toplantının saati ve tarihi, nerede yapıldığı, kimin başkanlık ettiği, • Bütün katılımcıların adları ve katılmayanların mazeret beyanları, • Tartışılan gündem maddeleri ile varılan bütün kararlar,

Toplantının saat kaçta sona erdiği, • Bir sonraki toplantının yapılacağı yer,tarih ve saat.

4. BÜROLARDA ZAMAN VE TOPLANTI YÖNETİMİ