MODUL 2 WRITING SKILL KURSUS PEMBANGUNAN EKSEKUTIF Dewan Laksamana 26 Mei 2005

1. MODUL 2 WRITING SKILL KURSUS PEMBANGUNAN EKSEKUTIF Dewan Laksamana 26 Mei 2005

2. OBJEKTIF TOPIK HARI INI : Agar Pelatih Mampu Melakukan Komunikasi Bertulis dengan Yakin • URUSAN KOMUNIKASI BERTULIS PENAWAR : • Surat • E-mail • Faks • Memo • Proposal • Laporan (Report)

3. SURAT Dalam konteks Penawar • Bahasa pengantar yang digunakan Penawar adalah INGGERIS • Bahasa Melayu HANYA digunakan bila diperlukan eg. Untuk • interaksi dengan sebahagian Jabatan Kerajaan) • Mesti menggunakan ‘Letterhead’ yang sesuai • Mesti di tandatangani • Semua surat yang keluar, MESTI ada salinan nya didalam fail • yang telah ditetapkan bagi memudahkan rujukan dimasa akan • datang

4. SURAT Dalam konteks Penawar BAGAIMANA NAK BUAT SURAT ? • CARA MUDAH…. • Dapatkan salinan surat sedia ada dari dataserver yang bersesuaian • dengan jenis yang diperlukan (jangan segan bertanya dengan teman- • teman dalam mencari surat yang bersesuaian ini) : • Pastikan a. Pembukaan suratnya sesuai dengan kehendak • b. Penutup nya sesuai • ‘Save As’ surat tersebut ke folder kita • Ubah suai isi surat mengikut apa yang ingin diperkatakan • Dapatkan seseorang untuk mem’ proff read’ surat anda sebagai • langkah berhati-hati sekiranya anda tidak yakin - ini penting • terutama sekiranya surat anda adalah untuk komunikasi dengan • orang luar

5. SURAT Dalam konteks Penawar BAGAIMANA NAK BUAT SURAT ? • Untuk ‘membantu’ sesama sendiri dalam mengeluarkan surat, pastikan : • Setiap surat mesti ditulis NOTA KAKI bagi memudahkan kita mencari • surat tersebut dikemudian hari • Soft copy hendaklah disimpan di folder mengikut Jabatan • (Bukan nama pembuat) • Pastikan Hard copy disimpan di dalam fail

6. E-mail Dalam konteks Penawar BAGAIMANA NAK TULIS E-MAIL ? • E-mail berbeza dari surat kerana ianya lebih ringkas dan tidak memerlukan • penggunaan bahasa persuratan yang formal. • KEBAIKAN : • Memudahkan komunikasi • Mempercepat interaksi • Mempercepatkan proses mendapatkan feedback • KEBURUKAN : • Kerana ianya ringkas, tendency untuk salah tafsir /salah faham lebih besar • Tidak formal - perlu tengok kesesuaian sekiranya kita ingin berinteraksi • dengan orang luar • Lebih sesuai untuk kegunaan inter department / dalam oraganisasi

7. E-mail Dalam konteks Penawar TATACARA DALAM MENULIS E-MAIL ? • KEBANYAKAN E-MAIL YANG ADA DI PENAWAR SELALU DISALAHTAFSIR KERANA : • Penggunaan hbahasa yang agak kasar • Penggunaan bahasa pasar • Tidak mengambilkira audiens dan mengikut perasaan • CARA MEMPERBAIKI KOMUNIKASI E-MAIL : • Pastikan audiens yang akan menerima e-mail kita - doktor, orang atasan, • rakan sejawatan dll • Guna bahasa persuratan sedapat mungkin walaupun pada kosepnya e-mail • itu sepatutnya ringkas • Elakkan penggunaan bahasa seperti ‘KORANG’ ‘TAK FAHAM LAGI KE’, • ‘BERAPA KALI NAK CAKAP’….dan lain-lain perkataan yang menunjukkan • perasaan emosi

8. E-mail Dalam konteks Penawar TATACARA DALAM MENULIS E-MAIL ? SEBENARNYA SEMUA PENULISAN FORMAL TIDAK BOLEH MENGANDUNGI UNSUR-UNSUR EMOSI

9. E-mail Dalam konteks Penawar TATACARA DALAM MENULIS E-MAIL ? • PENGGUNAAN TUJUARAH E-MAIL • TO : untuk nama-nama yang ditujukan e-mail tersebut • CC : untuk mereka-mereka yang perlu TAHU tentang e-mail • tersebut tetapi tidak secara direct • BCC: untuk mereka yang perlu tahu tentang e-mail tersebut • tetapi anda tidak mahu penerima tahu tentangnya - • mungkin disebabkan sensitiviti takut kecil hati dll • kesilapan dalam penggunaan di atas boleh mengakibatkan salah taksiran dimana sipenerima mungkin bukan orang yang hendak kita tujukan e-mail tersebut

10. FAKS Dalam konteks Penawar TATACARA DALAM MENULIS FAKS? • BILA FAKS SESUAI DIGUNAKAN? • Untuk kegunaan komunikasi dengan organisasi LUAR yang memerlukan • tindakan SEGERA • Yang difaks - samada surat rasmi atau dokumen seperti proposal, • quotation dll (dokumen sebegini perlu disertakan dengan ‘faks cover’) • Dokumen yang di faks perlu dihantar juga salian asalnya melalui pos • Perlu di cop ‘Telah di Faks’ pada dokumen tersebut sebelum di pos • Pastikan salinan disimpan di fail setelah di cop sebagai bukti kita telah • meng faks dan menghantar dokumen tersebut

11. FAKS Dalam konteks Penawar CONTOH FAKS Format FAKS KPP ada dalam folder LETTERHEAD & FAX atau FORM di kebanyakan folder Jabatan - sila rujuk jabatan yang berkenaan untuk mendapatkannya

12. FAKS Dalam konteks Penawar TATACARA DALAM MENULIS FAKS? • PASTIKAN BUTIRAN DALAM KOTAK FAKS DI PENUHI : • Nama Penerima • No Faks Penerima • No Telefon Penerima • Tajuk (Re :) • Nama Pengirim • Tarikh • Bilangan Muka Surat - penting terutama jika kita menghantar dokumen lain contohnya proposal, quotation dll, perlu ada faks cover dan jumlah muka surat adalah termasuk faks cover ini • Salinan CC (jika perlu)

13. MEMO Dalam konteks Penawar TATACARA DALAM MENULIS MEMO ? • BILA MEMO DIGUNAKAN? • HANYA untuk kegunaan DALAMAN sesebuah organisasi • Bertujuan untuk pemberitahuan • Ringkas • Boleh dihantar kepada setiap individu ATAU ditampal pada • papan kenyataan • Selalunya digunakan untuk memaklumkan sesuatu prosedur • baru, panggilan mesyuarat dll

14. MEMO Dalam konteks Penawar CONTOH MEMO • To: Yusnizar Mohd Noh • Nurul Azwana Nordin • From: Noranita Abdul Aziz • Jabatan HR • CC : Dr MD Mokhsen Kasebullah • Date:23/10/2014 • Re:PenamatanOperasi Poliklinik Penawar di Pekan Nenas • Adalah dimaklumkan bahawa Kumpulan Perubatan Penawar akan menamatkan operasi Poliklinik Penawar cawangan Pekan Nenas berkuatkuasa pada 1 Februari 2005. Sehubungan itu puan adalah diperlukan untuk membuat pilihan dan membuat tindakan seperti berikut : KUMPULAN PERUBATAN PENAWAR Format MEMO KPP ada dalam folder FORM di kebanyakan folder Jabatan - sila rujuk jabatan yang berkenaan untuk mendapatkannya

15. PROPOSAL Dalam konteks Penawar Proposal telah ditunjukkan rangkanya dalam Modul 1 - Project Management sebelum ini

16. REPORT Dalam konteks Penawar • Penulisan Laporan amat PENTING dan perlu di ketahui oleh SEMUA orang • Jenis-jenis Laporan yang biasa dikeluarkan: • Monthly Report • Progress Report • Activity / Performance Report

17. REPORT Dalam konteks Penawar • PERSIAPAN SEBELUM MENULIS REPORT : • Pastikan maklumat yang diperlukan dalam report anda • Kumpul data-data yang diperlukan • Susun data-data mengikut kehendak report - contohnya untuk laporan • penggunaan mesin fotostat kena sediakan table penggunaan untuk • pengumpulan data

18. TATACARA PERSIAPAN REPORT • Wujudkan folder untuk data-data report mengikut • kategori bagi memudahkan data-data dimasukkan REPORT Dalam konteks Penawar

19. TATACARA PERSIAPAN REPORT • Contoh File Pengumpulan Data REPORT Dalam konteks Penawar

20. REPORT Dalam konteks Penawar Setiap Tugasan perlu disertakan dengan Report Sebagai pegawai yang berwibawa - perancangan tentang report perlu disediakan AWAL selari dengan perancangan tugasan itu sendiri

21. REPORT Dalam konteks Penawar CONTOH REPORT Seperti Contoh Monthly Report

22. Ringkasan tajuk yang telah diperbincangkan bagi Modul 2 ini : • Surat Rasmi • E-mail • Faks • Memo • Proposal • Report Sekian…..Ada Soalan ???