PRESERVASI & KONSERVASI KOLEKSI PERPUSTAKAAN DAN ARSIP

1. PRESERVASI & KONSERVASI KOLEKSI PERPUSTAKAAN DAN ARSIP Oleh: Tamara A. Salim-Susetyo,S.S., M.A. (berdasarkan buku Ross Harvey, 1993)

2. BAB VIII Pelestarian PasifIsi Intelektual: Alih Media

3. Kegiatan Pelestarian Pasif Isi Intelektual Bahan Pustaka • Hampir semua koleksi bahan pustaka di perpustakaan membutuhkan kegiatan pelestarian isi intelektual yang terkandung di dalamnya. • Mikrofilm akhir-akhir ini telah menjadi salah satu media bahan pustaka yang mengalami proses alih media yang dilakukan di perpustakaan, walaupun pengalihan media ke dalam mikrofilm tersebut membutuhkan perawatan yang lebih besar jika dibandingkan dengan perawatan media penyimpan optik dan konversi data digital yang lain. • Mikrofilm saat ini menjadi salah satu solusi yang paling baik bagi pelestarian isi intelektual bahan pustaka jika sejumlah besar isi intelektual bahan pustaka tetap diinginkan penggunaannya hingga di masa yang akan datang.

4. Proses Alih Media di Perpustakaan • Proses alih media telah menjadi kegiatan yang penting pada program pelestarian bahan pustaka di perpustakaan. • Kegiatan alih media ini memiliki kedudukan yang sama dengan program pelestarian bahan pustaka yang lain seperti: • Pengawasan lingkungan • Penganganan dan penyimpanan secara hati-hati • Pendidikan dan pelatihan • Rencana kesiagaan terhadap bencana • Perawatan dan teknik perbaikan

5. Tujuan Proses Alih Media Menyelamatkan isi intelektual dari suatu bahan pustaka agar dapat dimanfaatkan hingga di masa yang akan datang. Hal itu perlu diikuti dengan penyimpanan yang sesuai bagi salinan utama (copy master) dari bahan pustaka tersebut.

6. Pemilihan Pelestarian Isi Intelektual

8. Hal-hal yang Harus Diperhatikan Dalam Pemilihan Program Pelestarian. • Bagaimana bahan pustaka diperlakukan. • Jenis perawatan apa yang diperlukan dan apakah perawatan tersebut sesuai. • Apa yang bisa diusahakan dalam hubungannya dengan memperluas tujuan perpustakaan.

9. 4 Aspek yang Harus Dipertimbangkan dalam Kebijakan Pemilihan Pelestarian • Kondisi fisik • Intensitas Penggunaan • Faktor kelangkaan bahan pustaka. • Nilai ekonomis, estetika, sejarah, maupun nilai lain yang terkandung di dalamnya.

10. Pembagian Bahan Pustaka yang Harus Dilestarikan Menurut Atkinson. • Kelas 1 Pelestarian bahan pustaka yang memiliki nilai ekonomis yang tinggi. • Kelas 2 Pelestarian bahan pustaka yang saat ini masih digunakan atau yang intensitas penggunaannya tinggi. • Kelas 3 Pelestarian bahan pustaka penelitian yang intensitas penggunannya rendah tetapi berguna dalam penelitian di masa yang akan datang.

11. Identifikasi Bahan Pustaka

12. Cakupan Identifikasi Pemeliharaan Bahan Pustaka • Koleksi Mewakili secara luas pemikiran atau catatan penerbitan dari subjek-subjek khusus atau periode waktu • Penggunaan Penggunaan yang terlalu sering akan membuat bahan pustaka menjadi rusak. • Kondisi Fisik Kerusakan kondisi fisik, dapat disebabkan karena penggunaan yang terlalu sering, penanganan yang tidak benar, maupun faktor internal dan eksternal Dari kondisi fisik ini, dapat dikenali bahan pustaka mana saja yang membutuhkan perawatan pelestarian.

13. Metode-metode Identifikasi Pelestarian Bahan Pustaka • Pemeriksaan Secara Sistematis Terhadap Koleksi • Survei • Peninjauan Koleksi

14. Pembuat Keputusan Pelestarian Bahan Pustaka • Konservator atau pustakawan pelestarian dan juga subject librarian, jika tidak ada maka dapat digantikan dengan pustakawan yang sering menangani koleksi tersebut. • Kurator, subjek specialist, dan staf yang paling berkecimpung dalam pengembangan koleksi dan manajemen koleksi. • Pengguna koleksi yang mungkin memiliki pengetahuan tentang koleksi tersebut, dapat dilibatkan dalam penentuan bahan pustaka yang membutuhkan perawatan pelestarian.

15. Pelestarian Bahan Pustaka vs Pelestarian Isi Intelektual

16. Pertimbangan Mempertahankan Bahan Pustaka Suatu bahan pustaka dapat dipertahankan bentuk aslinya jika mempunyai nilai khusus sebagai suatu objek fisik, yaitu antara lain: • Faktor usia • Faktor keindahan • Faktor kelangkaan • Faktor sejarah dan bibliografis • Faktor nilai moneter

17. The RLG Preservation Manual • Merupakan sebuah daftar mengenai pertimbangan dalam mempertahankan bahan pustaka dalam bentuk aslinya. • Terdiri dari beberapa ketentuan: • Nilai kejelasan • Nilai estetika • Kepentingan dalam sejarah pencetakan judul, usia, kelangkaan, nilai (keuangan), ketertarikan fisik, nilai pameran.

18. Hambatan dalam Pelestarian Bahan Pustaka • Keterbatasan dana • Penggunaan sumber daya yang bertanggung jawab

19. Boomgaarden’s Decision Flow Chart • Menguraikan langkah-langkah yang perlu dilakukan selanjutnya untuk diambil jika suatu bahan pustaka dianggap pantas untuk dipelihara dalam bentuk aslinya.

20. Langkah-langkah yang Terdapat pada Boomgaarden’s Decision Flow Chart • Langkah Pertama Memutuskan apakah perawatan konservasi secara teknis mungkin; • Langkah Kedua Membuat keputusan mengenai perawatan biaya konservasi • Langkah Ketiga Memilih perawatan atau kombinasi perawatan yang mana diperlukan.

21. Langkah-langkah Pencarian Bahan Pustaka Pengganti • Pertama Dilakukan pencarian di katalog perpustakaan untuk memastikan apakah ada copy dari bahan pustaka yang ingin diganti, jika demikian, apakah copy dari bahan pustaka yang ingin diganti memiliki kondisi yang lebih baik atau tidak. • Kedua Pencarian dilakukan melalui alat bantu seperti Books in Prints, British Books in Print, Books on Demands Guide to Prints, Guide to Microforms in Print, dan The National Register of Microform Master. Alat bantu tersebut diperlukan untuk melihat apakah bahan pustaka yang ingin diganti masih dicetak ulang atau tersedia dalam bentuk mikro.

22. Pemilihan Bentuk Pemeliharaan • Fotokopi • Bentuk mikro (mikrofilm, mikrofische) • Data digital • Fotografi

23. Pemeliharaan Fotokopi

24. Keuntungan pemeliharaan bahan pustaka dengan menggunakan fotokopi: • Dapat menghasilkan bentuk copy yang sangat serupa dengan aslinya. • Bentuk copy yang dihasilkan dapat bertahan lama jika menggunakan kertas yang baik. • Pemeliharaan dalam bentuk fotokopi lebih praktis dibandingkan dengan bentuk pemeliharaan yang lain.

25. Kerugian pemeliharaan bahan pustaka dengan menggunakan teknik fotokopi: • Akan menyebabkan kerusakan pada bahan pustaka asli pada proses pemfotokopian. • Bentuk pemeliharaan dalam bentuk fotokopi tidak menghasilkan suatu copy master, yang dapat disimpan dan hanya digunakan apabila ingin membuat copy yang sama dari bahan pustaka. • Menghabiskan biaya yang lebih besar jika diterapkan pada bahan pustaka yang memiliki jumlah halaman yang banyak, daripada jika menggunakan bentuk mikro, khususnya biaya untuk penjilidan dan pembuatan lampiran pelindung bahan pustaka.

26. Pembuatan Bentuk Mikrofilm

27. Bentuk dan Jenis Film • Bentuk mikro yang sering dijumpai di perpustakaan yaitu: • Mikrofilm • Mikrofische • Jenis film yang sering digunakan: • Film 35 milimeter • Film 16 milimeter • Tiga jenis mikrofilm yang tersedia: • Silver-gelatin • Diazo • Vesicular

28. Langkah-langkah dalam Pembuatan Mikrofilm • Pemilihan • Persiapan bahan pustaka • Filming (pembuatan film) • Pengolahan dan pemeriksaan film

29. Biaya Pembuatan Mikrofilm • Biaya pembuatan mikrofilm lebih ekonomis jika dibandingkan dengan pembuatan dan perawatan perbaikan alih bentuk bahan pustaka yang lain, khususnya untukbahan pustaka yang memiliki halaman yang banyak (jumlah halaman di atas 100).

30. Bentuk Mikro:Keuntungan & Kerugian

31. A. Keuntungan • Biaya pembuatan mikrofilm lebih ekonomis jika dibandingkan dengan pembuatan fotokopi. • Mikrofilm memiliki stabilitas dalam waktu jangka panjang, jika memiliki kesesuaian dalam proses pembuatan, kondisi penyimpanan, prosedur penanganan, mikrofilm dapat bertahan selama lebih dari 1000 tahun.

32. Hemat tempat, khususnya untuk mikrofilm yang berseri. • Mikrofilm dapat menjadi murah dan dapat dicopy dengan mudah jika copy masternya telah dibuat. • Sebagian atau isi seluruh mikrofilm dapat dibuat jika terdapat microfiche reader-printer disediakan. • Hanya menggunakan sebuah alat optik sederhana untuk mengakses informasi yang terdapat di dalam bentuk mikro.

33. B. Kerugian • Alat pembaca mikrofilm sulit untuk digunakan oleh para pengguna perpustakaan. • Untuk kenyamanan para pengguna perpustakaan dalam menggunkan bentuk mikro, diperlukan alat optik pembaca yang memiliki kualitas yang baik, tetapi membutuhkan biaya yang cukup mahal. • Pembuatan, penyimpanan, dan penanganan bentuk mikro membutuhkan kesesuaian yang mendekati dengan standar, yang terkadang menghabiskan biaya yang cukup mahal dan sulit dalam perawatannya. • Mudah mengalami kerusakan jika penyimpanan dan penaganannya dilakukan secara sembarangan.

34. Penyimpanan Master Bentuk Mikro

35. Australian Standard (AS-3674-1989). Standar ini menguraikan tentang penyimpanan master negatif bentuk mikro dimana dibutuhkan sebuah ruangan yang terpisah atau ruangan besi, dan tahan api. • Ruangan penyimpanan bentuk mikro tersebut harus dijaga, dengan temperatur tidak boleh melebihi dari 21°C, kelembaban relatif 20 sampai dengan 40 persen.

36. FOTOGRAFI

37. Pemeliharaan: • bentuk fotografi tercetak • pemeliharaan master negatif film • Penyimpanan: • Temperartur rendah • Cahaya rendah • Kelembaban rendah

38. DATA DIGITAL

39. Proses: • Scan image/gambar • Scan teks • Bentuk: • Computer Magnetic tapes • Optical Disc: CD, DVD • Video