Oportunidades em Gestão Predial SECRETARIA DE ESTADO DA CASA CIVIL Outubro 2010

1. Oportunidades em Gestão Predial SECRETARIA DE ESTADO DA CASA CIVIL Outubro 2010

2. Gestão de Facilities no Estado do Rio • ESTRUTURA DA APRESENTAÇÃO • Infra-estrutura: histórico precário X esforço de modernização • Projetos para período 2011/2014 • Facilities no Governo do Rio: Desafios • Facilities no Governo do Rio: Oportunidades

3. PILARES DE ATUAÇÃO

4. MODERNIZAÇÃO DA GESTÃO

5. Estrutura Organizacional • Excesso de servidores, servidores sem função definida e servidores com baixo índice de produtividade SITUAÇÃO ANTERIOR AÇÃO • Revisão da estrutura da Casa Civil com o apoio da consultoria PriceWaterhouseCoopers • Estrutura racional com clareza das atribuições de cada área • Redução de 125 cargos em comissão • Revisão das competências individuais e das funções exercidas PRINCIPAIS GANHOS

6. Sistema de Atos Oficiais do Executivo - SAOE • Alto tempo gasto para recuperação do conteúdo dos Decretos/ Atos • Consulta manual e altamente ineficiente • Gestão de altos volumes de papel SITUAÇÃO ANTERIOR AÇÃO • Digitalização dos Decretos e implantação do SAOE • Rápido acesso às informações (via web) tanto por servidores quanto pela população • Redução do manuseio de papéis • Maior integridade dos documentos devido à sua digitalização • Liberação de espaço físico PRINCIPAIS GANHOS

7. e-DOFS • Processo de envio de matérias para publicação no D.O. altamente ineficiente • Servidores trabalhando durante a madrugada • Trabalho executado de forma manual/ artesanal • Emprego de recursos desnecessários (veículos, motoristas) SITUAÇÃO ANTERIOR AÇÃO • Implantação do e-DOFS • Implementado na rede governo o sistema de envio de documentos oficiais, via web, com a publicação eletrônica do D.O. /poder executivo disponível na internet • Redução na Casa Civil, de 23 para 5 servidores atuando na preparação das publicações • Melhoria da eficiência na Casa Civil e nos órgãos emissores • Redução do tempo de preparo e envio para publicação PRINCIPAIS GANHOS

8. RPM Digital – RH • Emissão mensal de relatório de pagamento impresso em papel • Tempo excessivo para prover informações aos interessados • Acúmulo de altos volumes de papel SITUAÇÃO ANTERIOR AÇÃO • Implantação de consulta via web (RPM Digital) • Agilidade na consulta e resposta aos órgão e servidores interessados • Maior eficiência operacional (maior produtividade) • Redução do manuseio e guarda de papéis • Liberação de espaço físico PRINCIPAIS GANHOS

9. Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED • Dados relativos a processos administrativos fragmentados, replicados e espalhados por diversos órgãos • Alto custo devido a tramitação física dos processos administrativos SITUAÇÃO ANTERIOR AÇÃO • Abertura de Licitação (01/03/2010) para implantação do “Processo Digital” • Acelerar o processo de tomada de decisões: acesso instantâneo e simultâneo às informações, via web, com segurança e confiabilidade, por meio do uso de certificação digital, controle de acesso, assinatura eletrônica e criptografia; • Controlar o fluxo de documentos com o acompanhamento automático (on-line) das ações a serem executadas em cada documento e permitir auditoria interna e externa; • Melhorar Serviço/Reduzir prazo de atendimento de solicitações de servidores e cidadãos • Evitar prejuízos legais, fiscais ou de retrabalho originados pela imprecisão, desatualização ou perda da informação, aprimorando a segurança das informações vitais PRINCIPAIS GANHOS

10. Gestão Documental • Ausência de gestão e controle sobre os processos administrativos • Alto tempo de resposta para recuperação e tramitação de informações e documentos • Perda da memória organizacional (demissões ou reestruturações) SITUAÇÃO ANTERIOR • Criação e treinamento de comissões de gestão de documentos de 115 órgãos e entidades (Decreto 42.002) • Publicação da Lei Estadual 5.562 que institui a Política Estadual de Arquivos. AÇÃO • Permitir o acesso aos processos administrativos do Estado de forma organizada, rápida e protegida • Redução do volume de processos administrativos cuja guarda é desnecessária • Fortalecimento de mecanismos de transparência administrativa e de comunicação PRINCIPAIS GANHOS

11. Novo APERJ • Instalações degradadas e sem condições para atendimento adequado às necessidades dos órgãos e da população SITUAÇÃO ANTERIOR AÇÃO • Projeto de modernização e construção do novo APERJ • Oferecer à população novas e modernas instalações com adequadas condições de atendimento e consulta à documentação pública • Recuperar e destacar, por meio do memorial do RJ, a memória do Estado atuando em 7 temas: Introdução / Nossa Identidade / Nossa Terra / Nossa Cultura / Nossa Sociedade / Nossa Memória e Nossa História • Oferecer aos órgãos do Estado suporte técnico adequado PRINCIPAIS GANHOS

12. Frota de Veículos • Veículos antigos ocasionando elevadas despesas com manutenção • Desvio de função dos servidores empregados na manutenção • Necessidade de manter estoque de peças SITUAÇÃO ANTERIOR AÇÃO • Terceirização da frota e da oficina • Disponibilização de veículos novos para serviço e representação em substituição aos veículos antigos • Terceirização da Manutenção • Economia da ordem de R$ 1,4 milhão/ ano (INDG) PRINCIPAIS GANHOS

13. Rede Governo de Telefonia Integrada • Inexistência de controle da planta de telefonia do Estado • Prestação do serviço sem licitação • Ausência de gestão das contas de telefonia SITUAÇÃO ANTERIOR AÇÃO • Licitação das redes de telefonia móvel e fixa do Estado • Redução de R$ 88 milhões/ ano para R$ 9 milhões/ ano (- 90%) na conta de telefonia do Estado • Conhecimento pleno da planta de telefonia do Estado • Integração fixo/móvel (fale a 5 dígitos) sem custo • Gestão das contas com controle da despesa por ramal PRINCIPAIS GANHOS

14. Reforma do Prédio Anexo • Instalações em péssimo estado de conservação com áreas degradadas oferecendo risco de sinistro aos servidores SITUAÇÃO ANTERIOR AÇÃO • Retrofit do prédio anexo do complexo do Palácio Guanabara, com disponibilização de moderna infraestrutura • Instalações modernas, com condições de trabalho adequadas (espaço, recursos, ergonomia) • Motivação e valorização do servidor público • Aumento da sinergia e interação entre os servidores PRINCIPAIS GANHOS

15. Palácio Guanabara • Instalações degradadas, necessitando de conservação em áreas críticas como telhados , encosta e infra estrutura elétrica SITUAÇÃO ANTERIOR AÇÃO • Projeto de restauração do Palácio Guanabara • Preservação de patrimônio cultural • Possibilidade de visitação pública • Recuperação das áreas degradas, oferecendo aos servidores melhores condições de trabalho PRINCIPAIS GANHOS

16. Palácio Laranjeiras • Climatização insuficiente, causando desconforto aos usuários e visitantes SITUAÇÃO ANTERIOR AÇÃO • Instalação de novos equipamentos para climatização • Conservação do patrimônio • Melhores condições de trabalho • Correção de problemas da instalação existente PRINCIPAIS GANHOS

17. Reformas • Órgãos com instalações degradas, necessitando de conservação em áreas críticas como telhados e infraestrutura SITUAÇÃO ANTERIOR AÇÃO • Reformas • Órgãos que sofreram reforma: • Arquivo Público – APERJ; • Depósito Público – DDPERJ; • Residência de verão da ilha de Brocoió; • Rio Solidário. PRINCIPAIS GANHOS

18. Heliponto Guanabara • Instalações degradas, necessitando de conservação em áreas críticas como pista de pouso e encosta SITUAÇÃO ANTERIOR AÇÃO • Reforma • Segurança à decolagem e pouso das aeronaves • Atendimento às normas da ANAC • Conforto e segurança aos usuários PRINCIPAIS GANHOS

19. Informática – Casa Civil • Equipamentos obsoletos e em quantidade insuficiente • Softwares desatualizados e sem suporte técnico • Uso de tecnologias ultrapassadas ou de soluções domésticas SITUAÇÃO ANTERIOR AÇÃO • Reestruturação da Assessoria de Informática • Modernização de todos os computadores e instalação de máquinas para todos os servidores • Atualização dos softwares (sistema operacional e aplicativos) • Uso de tecnologias mais modernas (central de fax via PC, pool de impressão à laser, rede sem fio) PRINCIPAIS GANHOS

20. PROJETOS 2010/2014

21. Projetos 2010/2014 Novo APERJ • Conclusão da construção do prédio do arquivo e do memorial do RJ Novo PROCON-RJ • Implantação do novo órgão Gestão Documental • Implantação do Programa de Gestão de Documentos do Governo do Estado do RJ • Consolidação dos 4 processos piloto • Casa Civil – Nomeação e Exoneração • SEPLAG – Cadastro de veículos / Solicitação de combustíveis • SEFAZ – Processo Administrativo de Tributação • Ampliação do uso da ferramenta por meio da integração das demais entidades da administração pública direta e indireta GED

22. Projetos 2010/2014 Palácio Laranjeiras • Conclusão das obras de restauração Sala de Situação • Implantação de sala de decisão para secretariado e portal com indicadores e informações estratégicas Copa do Mundo de 2014 • Coordenação dos projetos da Copa do Mundo na Casa Civil Jogos Olímpicos de 2016 • Coordenação dos projetos dos Jogos Olímpicos na Casa Civil

23. Projetos 2010/2014 Projeto Transparência • Ferramenta de avaliação dos recursos repassados através de convênios firmados com o Governo Estadual e-trainning • Desenvolvimento de projeto de treinamento via internet Programa Ações Integradas SENAD • Coordenação da Implementação do Programa Federal de combate ao uso de drogas, no Estado Infovia.RJ 2.0 • Nova Rede Governo com facilidade para videoconferência, ensino à distância e telemedicina

24. Desafios na Gestão Predial Setor Público: Por que a maioria dos esforços para inovar são mal sucedidos Governança • Ausência de um líder com a autoridade para forçar mudanças nos Órgãos • Ausência de liderança engajada na execução • Perda de poder daqueles que irão deixar de controlar recursos Visão estanque Foco no atingimento de objetivos individuais/departamentais Os benefícios são distribuídos de forma irregular ou centralizados; portanto, não há incentivos para que os Órgãos participem Pouco Incentivo para que haja comprometimento com as necessidades do Órgão Recursos humanos Política trabalhista (ninguém perde o emprego) Redução de quadro de pessoal baseado na antiguidade Dificuldade de alinhar indivíduos às melhores práticas Orçamento Poucos recursos para investir em modernização da gestão

25. Desafios na Gestão Predial Projeto Piloto Casa Civil • Desenvolvimento de Modelo de Gestão predial para a Casa Civil (6 diferentes locais; 8 imóveis de porte e complexidade consideráveis) Modelo Estadual de Gestão Predial • Desenvolvimento de projeto de Gestão Predial para mais de 1600 escolas, inúmeros hospitais, delegacias, prédios públicos, etc. • Desenvolvimento de modelo de gestão dos milhares de imóveis Estaduais (de uso, para renda, para alienação) Modelo de Gestão imobiliária

26. Oportunidades na Gestão Predial Carteira de imóveis Estimada em mais de 6 mil imóveis, com cadastro, gestão e manutenção deficiente Modelo Estadual de Gestão Predial Implementação de melhores práticas Gestão baseada em indicadores e metas Disseminação de novo modelo para demais esferas de governo Inventário atualizado Otimização do portfólio: venda, locação, uso próprio Modelo de Gestão imobiliária Abordagem MBC Mão na massa Melhoria da gestão de recursos no setor público Desenvolvimento de novo e promissor mercado para facilities

27. Dúvidas Marco Antonio Horta Pereira Subsecretário de Estado – Casa Civil 21 2334-3133 marcohorta@casacivil.rj.gov.br