MEETING SYSTEMS BV VOOR EFFECTIEF VERGADEREN

1. MEETING SYSTEMS BV VOOR EFFECTIEF VERGADEREN

2. Meeting Systems bv levert software als hulpmiddel om het vergaderen te ondersteunen met de volgende kenmerken: • Volledig Web-based (Software as a Service) • Gericht op productief vergaderen • Eenvoudig en snel te gebruiken • Geen zware investering, maar een laag bedrag per gebruiker per jaar

3. SOFTWARE AS A SERVICE Internet Application Service Provider Gebruikers Onafhankelijk van plaats

4. productiviteit • Snelle voorbereiding • Doelgericht en korter vergaderen • Directe distributie agenda en notulen • Informatie direct beschikbaar (managementinformatie) • Kwaliteit • Voorbereiding en Consistentie • Agenda en Notulen door vaste herkenbare lay-out Meeting Systems is een webapplicatie om het vergaderen te verbeteren op het gebied van:

5. Software voor effectief vergaderen Agenda • Database • Vergaderstructuur • Contacten • Onderwerpen • Besluiten • Acties • Vergaderen • Voorbereiding • Vergadering • Uitwerking Notulen Besluiten en Acties Management informatie Bespaart tijd en geld Verhoogt de kwaliteit

6. Database • Gestructureerde gegevensopslag • Alle vergaderinformatie direct beschikbaar naar diverse gezichtspunten • Historie per onderwerp • Openstaande acties • Besluitenlijst • Projecten • Contacten • Direct inzicht in alle notulen • Database • Vergaderstructuur • Contacten • Onderwerpen • Besluiten • Acties Bespaart tijd bij zoeken naar informatie

7. Vergaderen • Voorbereiden vergaderingen • Druk op de knop voor nieuwe agenda • Druk op de knop voor verzenden agenda • Vergaderen • Notulen obv bestaande struktuur • Onderwerpen, besluiten en acties • Complete openstaande actielijst • Uitwerken • Druk op de knop voor verzenden • Persoonlijke acties in de e-mail • Vergaderen • Voorbereiding • Vergadering • Uitwerking Bespaart veel tijd en zorgt voor constante kwaliteit output

8. Agenda • Automatische overname • Deelnemers • Openstaande onderwerpen • Druk op de knop voor verzenden agenda • Automatisch naar alle deelnemers • Lay-out automatisch opgemaakt • Eigen logo • Lettertype en lettergrootte Agenda Bespaart veel tijd en zorgt voor constante kwaliteit

9. Notulen • Automatisch • Alle gegevens van de agenda overnemen • Maken van de notulen • Aanklikken aanwezigen • Toevoegen tekst aan onderwerpen • Koppelen besluiten en acties aan onderwerpen • Koppelen verantwoordelijken aan acties • Versturen notulen met druk op de knop • Vaste lay-out met eigen logo • Automatisch met openstaande actielijst Notulen Bespaart veel tijd en zorgt voor constante kwaliteit

10. Acties en Besluiten • Continue beschikbaar en inzichtelijk • Gekoppeld aan onderwerpen • Acties • Gekoppeld aan verantwoordelijken • Beschikbaar per • Persoon (verantwoordelijke) • Onderwerp • periode Besluiten en Acties Zorgt voor inzicht en bespaart veel tijd

11. Management informatie • Inzicht naar meerdere gezichtspunten • Vergaderstructuren (afdelingen, projecten etc.) • Acties en besluiten • Vergaderduur • Organisaties en contactpersonen • Printen en of downloaden Management informatie Zorgt voor inzicht en bespaart veel tijd

12. Voordelen • Besparing tijd door: • Snellere voorbereiding • Snel opzoeken informatie • Korter vergaderen • Besparing geld door: • Besparing tijd • Beter onderhandelen door snelle en goede informatie • Meer resultaat door beter management obv managementinformatie • Betere voortgang door: • Doelgerichtheid • Gericht actiemanagement • Duidelijkheid door structuur • Constante kwaliteit door: • Vaste lay-out en vaste structuur (agenda’s en notulen) Zorgt voor inzicht en bespaart veel tijd en geld en verhoogt de kwaliteit