Papierloos vergaderen?? 26 maart 2012 De Reehorst - Ede

1. Papierloos vergaderen?? 26 maart 2012 De Reehorst - Ede Eerste Kamer der Staten-Generaal

2. Inhoud • Aanleiding/doel EK-vergaderapp • Innovaties Eerste Kamer • Doel • Voor- en nadelen • Kostenoverzicht papier(loos) • Ontwikkelen nieuwe app • Partners • Hoe werkt het? • Management en beheer • Privacy en beveiliging • Start, uitreiking tablets, invoering, reacties • Ervaringen

3. Aanleiding Al jaren voornemens tot ‘papierarm parlement’ • Tijd is rijp, door de stand van de techniek • Duurzaamheid, bezuinigen, slimmer werken met ICT

4. Doel Realiseren mogelijkheid tot elektronische raadpleging van integrale agenda met vergaderstukken Aanbieden van de integrale stukkenstroom digitaal middels een tablet

5. Innovaties Eerste Kamer Eerste Kamer behoort tot voorhoede • 1988: Memocom-proef PTT met elektronische post • 1989: Viditelloket Eerste Kamer • 1994: Eerste Kamer in de Digitale Stad Amsterdam, als eerste overheidsinstelling • 1997: Livegang www.eerstekamer.nl • 1997: Webwijzer-award voor www.eerstekamer.nl • 2008: 2e prijs Webradar (na Defensie.nl) • 2009: Officiële Publicaties digitaal • 2011: Papierloos vergaderen op basis van elektronische integrale verspreiding Vergaderstukken • 2012: Vernieuwde website (HTML-5) Alle projecten in samenwerking met PDC WWW.PDC.NL

6. Voor- en nadelen • Minder papier • Lagere productiekosten • Lagere verspreidingskosten • Overal raadpleegbaar • Meer afhankelijk van techniek? • Anders werken!

7. Kostenoverzicht papier Kosten per jaar: Papieren Vergaderstukken tot 13 september 2011 • Printenvrijdag-enveloppe€33.200,- • Verspreiding vrijdag-enveloppe €80.000,- • Aanleveren Kamerstukken SD €65.000,- €178.200,-

8. Kostenoverzicht papierloos Kosten eerste jaar: Elektronische verzending na 13 september 2011 • Bouw iPad-applicatie (eenmalig) €104.000,- • iPads + data-abonnementen € 35.514,- (jaarlijks, incl. afschrijving) Totale kosten €139.514,-

9. Besparing papierloos Mogelijke besparing per jaar (na eerste jaar): €178.200,- - €35.514u= €142.686,- CONCLUSIE: • Binnen 12 maanden investeringskosten eruit gehaald • maandelijkse kosten op lange termijn stukken lager

10. Ontwikkelen nieuwe app • Applicatie voor tablet waarmee de Eerste Kamer in staat is om vergaderstukken digitaal onder de leden te verspreiden • Zowel de stukken van de plenaire vergadering als ook van de commissievergaderingen • De bron voor deze stukken is de website (CMS) van de Eerste Kamer en www.officiëlebekendmakingen.nl

11. Partners • PDC Informatie Architectuur • KOOP (Kenniscentrum Officiële Overheidspublicaties) • Sogeti Nederland BV • Dienst Automatisering Tweede Kamer

12. Situatie vóór 13 september 2011 • Dinsdag: Eerste Kamer vergaderdag • Alle Leden ontvangen papieren • stukken per koerier thuis op • vrijdagavond of zatermorgen • Grote hoeveelheid papier (1 meter) • Distributie per koerier over het • hele land

14. Situatie na 13 september 2011 • Elk Lid heeft een tablet in bruikleen ontvangen met de EK App • De EK App bevat een agenda van elke vergadering met de daarbij behorende stukken

15. Hoe werkt het? • Invullen naam en wachtwoord

16. Hoe werkt het? (2) • Applicatie start met agenda-overzicht

17. Hoe werkt het? (3) • Agendapunt is aanklikbaar

18. Hoe werkt het? (4) • Notities invoegen

19. Hoe werkt het? (5) • Printen (via de postkamer) en doorsturen per e-mail

20. Architectuur

21. Management • Tablets worden beheerd met de Online Device Managervan Vodafone • Mogelijkheden: • Wipe tablet bij verlies, • check online status, • push app links, • forceer passcode, • hard-software inventaris • Gebaseerd op een Sybase Afaria client app die op de tablet wordt geinstalleerd

22. Privacy en beveiliging De vergader-app gebruikt algemene informatie Notities worden opgeslagen in de vergader-app achter beveiligd inlog- gedeelte

23. Belangrijk voor slagen project UMTS 3G in-housedekking Vodafone Beveiligd WIFI netwerk met Tweede Kamer

24. Gebruikers • Meeste Leden gebruiken de vergader app met een setje andere apps zoals: • iAnnotate • Goodreader • Quickoffice • De acceptatie van de Leden is nu 100%

25. Invoering • Wekelijks overleg Interne werkgroep • 23 september: eerste digitale verzending • van alle stukken (geen koeriers meer) • Workshops voor Kamerleden • Ict Helpdesk op vergaderdagen • Mededelingen Griffier aan Leden

26. 13 september 2011 Het uur I! Eerste Kamer e-parliament: efficiënt parlement

28. Pre-iPad Parliament door Cees van Rutten en Jos van den Bergh

33. Reacties Dantri – Vietnamese Newspaper CHiều Thượn viện Hà Lan bỏ giấy bút dùng iPad.Theo Các thành viên của Thượng viện Hà Lan giờ đây không phải mang hàng cặp tài liệu đi làm nữa vì tất cả họđều làm việc trên các máy tính bảng iPad của hãng Apple.Thượng viện Hà Lan bỏ giấy bút dùng iPad Các nghị sĩ HàLan sử dụng iPad. Cách đây 2 tuần khi các thượng nghị sĩ nhóm họp trở lại sau kỳ nghỉ hè, họ đã được thông báo rằng họ chỉ còn một tuần để làm việc với các tài liệu in. Sau đó, họ phải ngừng in các tài liệu và học các sử dụng chương trình làm việc mới của Thượng viện trên chiếc iPad được phân phát cho mỗi người

34. HELSINGINSANOMAT - FINLAND Hollannin ylähuone vaihtoi paperikasat taulutietokoneisiinHollannin parlamentin ylähuone siirtyi tänä syksynä kertarysäyksellä paperittomuuteen. Kun 75 senaattoriapalasivat pari viikkoa sitten lomaltaan, heille annettiin upouudet taulutietokoneet räätälöityine senaattiohjelmistoineen ja neuvottiin lopettamaaasia kirjojen tulostaminen tykkänään. Ylähuoneen pääsihteerin mukaan senaattorit ovat olleet tyytyväisiä. "Aiemmin meille kärrättiin joka viikko valtavat kasat papereita, mutta nyt voimme joka perjantai-iltapäivä avata senaattiohjelman, josta löytyvät kaikki seuraavan viikon asiakirjat", kertoi pääsihteeri Geert Jan Hamilton. Koneiden hankinta maksoi parlamentille noin 150 000 euroa, mutta Hamiltonin mukaan tulostamiskuluista ja kuriirimaksuista kertyy joka vuosi säästöä melkein saman verran, 140 000 euroa. Koneiden ylläpito ja satunnaiset tulostamiset maksavat noin 35 000 euroa vuodessa. Edes tietoturva ei ole ongelma, sillä senaattorien käsittelemät asiakirjat ovat useimmiten julkisia.

35. Myfox9.com – U.S.A. Dutch Parliament Swaps Paper for iPadsSoon, the paper recycling bins of Netherlands' lawmakers will be empty now that they are going green by switching to iPads. The Dutch Senate parliament claims to be the first legislature in Europe to completely eliminate paper. The total cost for iPads and the lawmaking applications was just $250,000, but the savings are estimated at $194,000 in the first year alone.Read more: Dutch Parliament Swaps Paper for iPads http://www.myfoxtwincities.com/dpp/news/politics/dutch-parliament-swaps-paper-for-ipads-sept-13-2011#ixzz1cvntisRp t

36. Daily PressSenators ditch pen and paper for iPadsNew York PostDutch Senate Goes Digital Thanks to iPadsThe Boston GlobeDutch legislators get iPads, go fully digitalIPEXDutch Senate replaces printed parliamentary documents with iPadGlobal Centre for ICT in ParliamentSenate of the Dutch Parliament replaces printed parliamentary documents with iPadPadvanceDutch Senators Rule the Netherlands...with iPadsSimplyzestyDutch Senate Goes Digital as iPads Replace Paper DocumentsTMCNETDutch Senators Now Using iPads in Historic Meeting Hall t

38. http://nos.nl/op3/artikel/272417-eerste-p-aan-de-ipad.html http://www.zie.nl/video/algemeen/iPad-voor-alle-leden-Eerste-Kamer/m1ezun1fqcds

41. Ervaringen • Drastische wijziging van werkwijze • Cold Turkey werkte • Enorme vermindering van papierstromen • Op vrijdag eerder toegang tot stukken • Tevredenheid bij Senatoren • PR-effect: Eerste Kamer af van stoffig imago

42. DEMO?

43. Vragen?

44. Otto Redegeld, ICT Adviseur 06-52435085. otto.redegeld@eerstekamer.nl