Ledarskap i en projektstyrd organisation

1. Ledarskap i en projektstyrd organisation Anders Edvik & Esbjörn Mildh Malmö högskola

2. Historisk bakgrund • Projekt som organiseringsform utvecklades under andra världskriget av amerikanska militärindustrin. • Det fanns behov av såväl kortare utvecklingstider för framtagning av nya vapensystem som mer avancerad teknologisk funktionalitet (exempelvis utvecklingen av atombomben Manhattanprojektet). • Samarbetet (upphandlingsdirektiv) mellan militärindustrin och det civila samhället innebar att organiseringsformen spreds till andra sektorer inom arbetslivet.

3. Projektformen i dagens arbetsliv • Genom utvecklingssamarbete mellan svensk och amerikansk industri under femtio- och sextiotalet, spreds projektformen till svensk industri. • Projektformen har hittills nyttjas inom industri, bygg- och anläggningssektorn. • I takt med att verksamhetsnäratjänster ökar i omfattning, såsom konsultföretag, blir projektformen allt vanligare som organiseringsform.

4. Utgångspunkter för dagens arbetsorganisering Utvecklingen kan karaktäriseras av: • Organisering kring process, inte uppgift • Platt hierarki • Lagarbete • Kundtillfredsställelse som mått på prestation

5. Projekt och dagens arbetslivsutvecking forts • Belöningar som bygger på grupprestation • Maximalt antal kontakter med leverantörer och kunder • Informationshantering • Utbildning och omskolning av anställda på alla nivåer

6. Varför projektformen? Projektformen blir allt vanligare mot bakgrund av att omvärlden förändras allt snabbare. Projektformens två funktioner för organisationen: stabilitet respektive flexibilitet.

7. Vad kännetecknar projektformen? • Definierade mål • Definierade tidsramar • Definierade resurser • Arbetet utförs i team • Arbetet följer inte etablerade strukturer och samarbetsformer • Arbetsinsatsen är av engångskaraktär (temporär)

8. projektformen – ur ett målrationellt perspektiv • Utifrån projektmålet bryts processen ner i faser som därefter planeras i tid och utifrån resurser. • Varje fas definieras utifrån funktionalitetskrav och för att projektet ska få gå vidare till nästa fas, fordras att funktionalitetskraven är uppfyllda. Grind Grind Grind Leverans Idé Utveckling Genom- förande

9. Projektformen – ur ett förändringsperspektiv • Projekt associeras med förändring, flexibilitet, kreativitet, innovation, utveckling, förnyelse, med andra ord oförutsägbarhet.

10. Ordnade rationella system: Mekaniska Kända Formella strukturer Kontroll Byråkrati Mätbara uppgifter Natur Ordning Mellanmänskliga äventyr: Organiska Okända Individer och relationer Frihet Entreprenörskap Konstnärskap Kultur Kaos Utgångspunkter att förstå projektledning utifrån:

11. Planeringens dillemma

12. Projekt och linje – en dubbel problematik Byråkratisering av projekt • standardisering av projektrutiner skapar tröghet • nya problem pressas in i existerande problemdefinitioner • procedurer och lösningar används oreflekterat • organisationen behöver lära sig av projekt för att kunna anpassa sig omvärlden • om projekt inriktas enbart mot resursoptimering och operationell effektivitet, riskerar organisationen att inte samla upp lärande från projektet

13. Projekt och linje – en dubbelproblematik Projektifiering av linjen • ledningen ställer frågor och formulerar uppgifter som i egentligen borde lösas i linjen • effektiviteten minskas eftersom projektformen inte klarar av att hanterar uppgiften lika smidigt som linjen • linjen bör istället utveckla nya procedurer och regelverk för hantering av uppgiften

14. Projektet och dets kontextuella beroende • Tidigare belyst som något unikt, oberoende av omgivningen, organisationen och historik • succés kriterierna är baserat på förmågan att kunna planera och strukturera • en universell metod med fokus på optimering • Projektet förhandlar ständigt sina resurser med linjen – succé för projektet kan bero på skicklighet i dessa förhandlingar framför bra planering och projektledning • Vissa metoder är framgångsrika i ett projekt men kan leda till fiasko i andra projekt eller under andra omständigheter • Projekt utgår inte från ett vakuum – Projektledningen är präglat av organisationens normala sätt att leda - av historik

15. Ledarskap av projekt – från ett internt perspektiv • Det intraorganisatoriska - i förhållande till resurser, politik, makt och relationer - förhandling, allianser och positionering • Planering och organisering - bakgrund och behov - syfte och mål - ramar och planering • Individ och grupp - samsyn på uppgift - commitment - lärning och utveckling

16. Ledarskap av projekt – från ett externt perspektiv • Omvärldsfokus - förändringar och nyorientering - att ha öga på sekundärintressenter • Partnerskap / interorganisatoriska perspektiv - Avtal och kontrakt - kommunikation - olika kulturer och sätt att arbeta • Relationer och kunskapsöverförning - samarbete och förväntningar - lärande och kunskapsutveckling

17. Projektledare: tre idealprofiler • Projektmakaren • Projektverkaren • Projektstrukturalisten

18. Ett exempel på en projektstyrningsmodell • Projektuppgiften • Sätta kursen mot behov och nytta • Styra uppgiften & kvaliteten • Ta fram och överlämna produkter • Styra förändringsprocessen • Fokusera uppmärksamhetsområdena • Intressenter • Uppnå ägarskap • Påverka intressenters förväntningar • Uppnå förståelse och acceptans • Lyssna och förstå • Informera • Projektledning • Leda projektet • Planera och avsluta • Organisera och leda inåt • Hantera osäkerheten • Säkra lärande • Omgivning • Övervaka och reagera • Skapa sammanhang med omgivningen • Säkra att regler och lagar följes • Resurser • Tillföra kompetens • Styra energin • Styra ekonomin • Styra faciliteterna • Styra logistiken (Mikkelsen & Riis 2004)

19. Villkor för att utöva projektledning linjeorganisationens struktur, procedurer & regelverk Projektkultur & arbetskultur Projektledarnas personliga ledning Toppledningens personliga kompetens & ledarstil Projektets innehåll & kännetecken Projektetsplacering i linjeorganisationen Projektets betydelse & placering i strategin Projektledarens personliga kunskap & stil

20. Styrkor: Anpassning till omvärlden. Lättare att skapa fokus kring en uppgift. Tid- och resursramar hjälper till att prioritera. Projektformen skapar engagemang genom delaktighet. Svagheter: Kan bli ineffektiva då rutiner saknas. Otydlig ansvarsfördelning mellan linje och projekt. Erfarenheterna från projekt tas inte tillvara i kommande sådana. För många projekt skapar stress. Projekt är ett mode Hur kan vi stärka styrkorna och minimera svagheterna?